新時期檔案事業(yè)發(fā)展面臨的主要問題與對策
——以會計檔案管理為例

李青怡

（玉溪市紅塔區(qū)檔案館，云南 玉溪 653100）

0 引言

為全面推進檔案的治理、資源、利用、安全等體系建設(shè)，深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，強化科技和人才支撐，著力推動檔案工作走向依法治理及為開啟全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家新征程、實現(xiàn)第二個百年奮斗目標(biāo)貢獻檔案力量，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》）?！兑?guī)劃》總結(jié)了“十三五”發(fā)展成效，指出了檔案事業(yè)管理面臨的形勢和挑戰(zhàn)，提出了總體要求及主要任務(wù)?！兑?guī)劃》給予了我們很多指導(dǎo)，也讓各級各部門更深刻的認識了檔案管理的重要性。但在新時期下，形勢多變，任務(wù)有增不減，各項事業(yè)聯(lián)系緊密，對檔案管理的要求也越來越高，檔案事業(yè)的縱深推進也成了影響各項事業(yè)發(fā)展的支撐力量。檔案事業(yè)管理中，會計檔案管理雖然只是其中之一或者說是其組成部分，但也能通過分析具體來反映整體。因此本文僅以會計檔案管理為例進行分析，以期能給予相關(guān)人員參考。

1 會計檔案管理的重要性

會計檔案形成范圍廣，包含記賬憑證，總賬、明細分類賬等各類賬簿以及資產(chǎn)負債表、現(xiàn)金流量表等各類財務(wù)報告，是用于財務(wù)核算的專業(yè)性材料。這些材料主要記錄了各單位內(nèi)部及相關(guān)單位往來的經(jīng)濟事項，反映其經(jīng)濟活動是否合理，是各單位的重要檔案。同時也是監(jiān)督各單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否合理的重要憑證。除此外，會計檔案也是我國檔案的重要內(nèi)容，具有檔案類別穩(wěn)定、外在形式多樣等特點。會計檔案不僅為國家制定經(jīng)濟決策提供重要信息，還在保護集體財產(chǎn)及執(zhí)行我國的各類財政、財務(wù)及經(jīng)濟紀(jì)律方面具有很強監(jiān)督的作用。首先，從頂層方面來說，國家在考核全國的總體經(jīng)濟情況，按計劃落實經(jīng)濟決策，完成年初預(yù)算時就需要用到會計檔案，以其中記錄的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)進行匯總分析，從而制定或調(diào)整更有利于國民經(jīng)濟發(fā)展的方案和決策。其次，每個公民和法人都有繳納稅收的義務(wù)，各類增值稅、所得稅、關(guān)稅等稅收是我國財政收入的來源。國家要保證財政收入，保證公民及法人做好稅收繳納，打擊各類經(jīng)濟犯罪，維護公民和法人的合法權(quán)益，及時發(fā)現(xiàn)違法犯罪行為，確保我國經(jīng)濟利益，這些都要發(fā)揮會計檔案的監(jiān)督作用才能更好實現(xiàn)。從微觀方面來說，會計檔案能反映整個單位的經(jīng)濟運行情況，特別是企業(yè)單位，通過對會計檔案的原始數(shù)據(jù)進行總結(jié)、分析，可以看出單位的經(jīng)濟運行是否合理，其發(fā)展的方向是否符合單位需求，從而有利于單位負責(zé)人或者管理層制定更加有效的監(jiān)督管理方案，促進單位向更好的方向發(fā)展。

2 會計檔案管理存在的問題

2.1 對會計檔案管理的重要性認識不足

當(dāng)前，雖然很多單位對會計工作的重要性的認識已有很大提升，但仍存在著對會計檔案管理的認識不到位的情況，特別是基層單位或是小微企業(yè)。很多單位領(lǐng)導(dǎo)以為做好會計的核算工作，夯實了會計基礎(chǔ)，會計檔案也就能做好。領(lǐng)導(dǎo)的不重視，必然會導(dǎo)致會計工作人員認為會計檔案管理只是會計核算的簡單延伸工作，缺乏了對會計檔案的規(guī)范管理意識，從而也導(dǎo)致會計檔案與單位檔案規(guī)范化管理出現(xiàn)很大的偏差。

2.2 會計檔案管理不規(guī)范

很多單位因為認為會計檔案管理只是要做的保存憑證和賬簿就可以了，對規(guī)范管理的重要性認識不足，在工作中不設(shè)置檔案管理崗位，不存在檔案管理機構(gòu)。有的單位相應(yīng)的設(shè)置了會計檔案管理崗，但與崗位相關(guān)的設(shè)備設(shè)施嚴(yán)重不足，導(dǎo)致工作人員工作不符合管理規(guī)范，無法達到規(guī)范化管理的目的。有的單位增加了會計檔案管理崗位，相關(guān)的設(shè)備設(shè)施也都配備，但這些崗位都是由其他崗位工作人員兼任特別以會計人員居多，領(lǐng)導(dǎo)并不指派專人開展工作，因此記賬憑證、各類總賬、分類明細賬簿等檔案沒有進行合理保管，沒有按規(guī)范進行檔案的立卷，記賬憑證、各類賬簿和財務(wù)報表得不到科學(xué)整理，更無法正常的對記賬憑證、各類總、分類賬簿及會計報表及相關(guān)文件檔案進行甄別，已到期的會計檔案沒有得到及時銷毀。導(dǎo)致單位在對會計檔案的后續(xù)使用和參考借鑒無法獲取到完整的數(shù)據(jù)，給單位有效利用會計檔案造成困難，且無法作為決策的依據(jù)。

2.3 會計檔案管理人員素質(zhì)有待提高

在很多單位，由于會計檔案管理只是被歸入財管管理的范疇，并且只是其中一個小部分，單位并沒有指派專業(yè)人員承擔(dān)會計檔案管理工作，沒有進行職業(yè)化管理，也沒有對相關(guān)工作人員進行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。很多單位的會計檔案管理崗位工作人員僅會簡單保管工作，缺乏規(guī)范化管理的基礎(chǔ)知識，也沒有檔案規(guī)范管理經(jīng)驗，因此，工作人員根本沒辦法做到標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的管理會計檔案。甚至還有不少的企業(yè)、事業(yè)及基層機關(guān)單位的會計檔案長期處于無人保管狀態(tài)，會計工作人員做完賬后，沒有不按要求進行移交，沒送到檔案室保管，檔案缺失缺漏時有發(fā)生。雖然財務(wù)管理工作包含了會計檔案的管理，但是二者并不等同，差別也很大，相關(guān)工作人員如果缺乏良好的技能，專業(yè)基礎(chǔ)不牢，沒有規(guī)范化管理，在很大程度上會影響會計檔案的總體利用率。所以應(yīng)該引起相關(guān)負責(zé)人的重視。

2.4 會計檔案管理技術(shù)含量低

當(dāng)前，全球信息技術(shù)都在快速發(fā)展，檔案管理不再是簡單的紙質(zhì)管理，而是向更信息化、更智能化的方向發(fā)展。這種數(shù)字化管理模式提高了會計檔案的效率和可利用率。但一些單位仍是以保守的方式來進行會計檔案管理，以傳統(tǒng)紙質(zhì)版管理為主，這種管理模式會增加保管場地，導(dǎo)致保管場所不足問題普遍存在。此外，管理方式落后，在借閱檔案過程中還需要慢慢翻找，調(diào)取時間過長，效率也降低了很多。因此，會計檔案信息化工作發(fā)展就會受到限制，對整個大局產(chǎn)生很多影響，嚴(yán)重制約行業(yè)的行進發(fā)展。根據(jù)我國的財經(jīng)法規(guī)，已經(jīng)生成的檔案必須及時歸檔，整理后完成裝訂，各類財務(wù)賬簿及報表要用計算機打印，并按規(guī)范要求進行填制。但我們現(xiàn)實工作中，大部分單位都普遍存在各會計期間的財務(wù)報表分開存放，會計材料移交不及時、不規(guī)范等問題。加之，檔案到期后，工作人員也沒有及時按要求進行清理，影響了會計檔案管理的工作質(zhì)量。

3 改善會計檔案管理的措施

3.1 深入開展會計檔案管理工作的宣傳，提高規(guī)范檔案管理的意識

深入學(xué)習(xí)，各單位應(yīng)積極組織本單位相關(guān)崗位工作人員認真學(xué)習(xí)會計檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度。利用當(dāng)前各類新媒體、交流工具如微信、QQ 等進行廣泛宣傳。各單位還應(yīng)利用單位工作群和相關(guān)工作人員交流群上發(fā)布國家的法規(guī)和部門規(guī)章制度，使單位檔案工作者和會計工作人員都能了解并學(xué)習(xí)檔案管理的法規(guī)和制度，也提高單位負責(zé)人對檔案管理重要性的認識，從而達到良好的宣傳效果。讓單位負責(zé)人、會計工作人員以及檔案管理工作人員能自覺按規(guī)范要求做到遵紀(jì)守法，開展規(guī)范化的檔案管理工作。

3.2 加強對會計檔案管理專業(yè)人員的培訓(xùn)， 提高工作人員的專業(yè)技能

早在20 世紀(jì)，我國高校就已設(shè)立了檔案管理學(xué)專業(yè)課程，為我國的檔案管理工作提供了一定的人才，但仍達不到相關(guān)工作需求。要想做好檔案管理工作，特別是會計檔案管理，在實際工作中，還需要各單位結(jié)合自身實際情況，加強對檔案管理工作人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，通過外派學(xué)習(xí)、組織本單位培訓(xùn)、人才交流等方式來提升工作人員的業(yè)務(wù)技能，從而提高工作人員的素養(yǎng)，使檔案管理工作更加規(guī)范、專業(yè)。

3.3 制定完善科學(xué)的會計檔案管理制度

任何工作如果沒有一定的規(guī)范，沒有相應(yīng)的制度去指導(dǎo)去約束，都很難達到科學(xué)規(guī)范的開展的，會計檔案管理工作也不例外。為了加強會計檔案管理，財政部國家檔案局先后發(fā)布了幾個版本的《會計檔案管理辦法》，最新版本是2015 年12 月發(fā)布的，自2016 年1 月1 日起實施?！稌嫏n案管理辦法》意在從國家層面去規(guī)范和加強會計檔案管理工作，完善制度層面，讓全國各企事業(yè)及機關(guān)單位能有法或依。除此外，各單位還需要因地宜，結(jié)合本單位的具體情況制訂本單位的檔案管理的職責(zé)，會計檔案的立卷、歸類整理、保存和調(diào)用等具體規(guī)范內(nèi)容，以形成相應(yīng)的制度，便于開展單位檔案管理[1]。

3.4 注重檔案管理細節(jié)，提升整體工作

會計檔案管理僅用制度來科學(xué)指導(dǎo)和約束外，還要從細節(jié)著手，提升整體質(zhì)量：①規(guī)范憑證的裝訂。記賬憑證需按照時間順序，按會計期間歸類、合理整理后做好裝冊。裝冊時需要做記賬憑證封面，封面上還要記錄記賬憑證信息，同時加蓋印章。②完善交接事項。各類記賬憑證及會計賬簿等檔案信息在交接時均要科學(xué)合理的辦法好交接工作，保證交接材料齊全，移交人、交接收人以及監(jiān)交人還應(yīng)按要求進行簽字蓋章，以方便后續(xù)工作的開展，也便于責(zé)任的追查。③嚴(yán)格遵循國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》及其他相關(guān)規(guī)定，特別是會計檔案需要銷毀時，必須提交報告到會計檔案管理部門，會計檔案管理部門對需要銷毀的記賬憑證等檔案進行審查并同意后，相關(guān)工作人員才能開展憑證的銷毀工作，同時還應(yīng)按銷毀辦法進行銷毀，避免會計信息泄露。④會計檔案要根據(jù)實際情況及需要及時進行信息化管理，對于紙質(zhì)的記賬憑證、總分類賬簿等檔案不能盲目簡單電子化，要結(jié)合會計一體化的升級，選擇適合的機遇，按要求進行合理引入。

3.5 引入新技術(shù)，提高會計檔案管理的技術(shù)含量

當(dāng)前，中國已經(jīng)進入了新時期，檔案管理工作尤其是會計檔案管理工作形勢已有了很大變化，各項要求也逐漸增多，但有些單位對會計檔案數(shù)字化管理不了解，沒有合理的引入相關(guān)技術(shù)，會計檔案的管理仍停留在紙質(zhì)化管理階段，對于數(shù)字信息的保管重視度也不高，導(dǎo)致檔案信息化管理跟不上。要適應(yīng)當(dāng)前新時代要求，會計檔案的管理必須在原有基礎(chǔ)上提高技術(shù)含量。如今，人工智能已應(yīng)用到各行各業(yè)，會計工作也逐步引入了人工智能技術(shù)，很多企業(yè)、事業(yè)及機關(guān)單位已經(jīng)實現(xiàn)會計一體化。這就要求我們的檔案管理要加強信息化水平，讓記賬憑證、各類總、分類賬簿實現(xiàn)數(shù)字化，做到檔案資源共享，建立起檔案信息數(shù)據(jù)庫。

3.6 加強對會計檔案檢查的力度

當(dāng)前，很多單位已經(jīng)意識到會計檔案管理的重要，也開展了相關(guān)工作，但由于沒有后續(xù)的檢查監(jiān)督工作，很多工作都是流于形式，有制度沒落實，有規(guī)范沒嚴(yán)格遵守。因此，想要進一步規(guī)范單位會計檔案管理，提高其管理水平，以期達到現(xiàn)代化的管理水平，就需要加強對會計檔案管理工作的檢查力度。對會計檔案管理的檢查可以采用電話訪問、實地檢查、隨機抽查等各種形式結(jié)合的方式開展。特別是會計檔案管理的上級單位或部門，需要加強對下屬單位的檢查，實現(xiàn)全域覆蓋[2]。檢查的內(nèi)容不僅包括對記賬憑證的裝訂是否規(guī)范、檔案保管是否到位、檔案移交手續(xù)是否齊全、還要對各類總分類賬簿，各種財務(wù)報告等檔案的編制和歸檔進行全方位多角度的檢查。檢查中如果發(fā)現(xiàn)問題，還應(yīng)及時提出并要求相關(guān)責(zé)任人進行規(guī)范整改，指導(dǎo)其按規(guī)范進行檔案的編制、歸類整理、分類保存還要進行相關(guān)目錄的制作等。讓檢查成為規(guī)范的磨刀石，成為規(guī)范管理的催化劑。

4 結(jié)語

新時期下，會計檔案管理事業(yè)的發(fā)展有機遇也有挑戰(zhàn)，會計檔案的管理也窺一斑而見全豹，檔案事業(yè)也是如此，機遇與挑戰(zhàn)并存。檔案事業(yè)要一步一個腳印去發(fā)展，沒有捷徑選擇，各級管理部門的領(lǐng)導(dǎo)干部只有加強使命擔(dān)當(dāng)，充分將所有檔案管理的專業(yè)人員及檔案管理的相關(guān)工作人員的積極性調(diào)動起來，讓他們牢記檔案管理的初心和使命，“擼起袖子加油干”。各級管理部門從大局出發(fā)，主動與國家的各項發(fā)展戰(zhàn)略結(jié)合起來，從各個層面著手，加強對檔案管理的工作進行全面客觀評判。我國檔案事業(yè)發(fā)展取得很大的成績，但在檔案法律法規(guī)、檔案信息化、檔案人才培養(yǎng)和檔案宣傳等方面還存在諸多困難與問題。本文以會計檔案管理為例將檔案事業(yè)的發(fā)展與新時期進行結(jié)合，從重視意識弱、法律法規(guī)保障功能不足、數(shù)字智能化建設(shè)水平不高、人才匱乏和宣傳工作滯后多個角度對檔案事業(yè)存在的問題進行挖掘和分析，也提出相應(yīng)的對策，選題上具有一定的理論意義和實踐價值。但在具體研究中依然還存在許多不足，如研究深度不夠、細節(jié)處理不精，融合度仍欠缺等問題。首先就是研究深度不夠的問題，文中分別從重視意識弱、法律法規(guī)保障功能不足、數(shù)字智能化建設(shè)水平不高、人才匱乏和宣傳工作滯后探討了檔案事業(yè)的重要性，每個角度都沒有進行深入分析，導(dǎo)致內(nèi)容及深度都不到位。同時因筆者知識水平不高，研究視野有限，雖然以會計檔案管理為例對新時期檔案事業(yè)面臨主要問題進行分析，但分析也不夠全面、深入，提出的對策建議也不成熟、不完善，還有待進一步商討與研究。今后，希望能有更多的學(xué)者關(guān)注檔案事業(yè)研究，并為檔案事業(yè)的健康、穩(wěn)定、高速發(fā)展提出更有力的意見和措施，助力檔案事業(yè)發(fā)展。

參與文獻

[1] 段金榮.淺談新時期事業(yè)單位檔案管理與對策[J].科技經(jīng)濟導(dǎo)刊，2020（8）：248.

[2] 呂爽.探析新時期如何加強事業(yè)單位檔案管理工作[J].赤子，2020（4）：172-173.