事業(yè)單位檔案管理工作探究

王立杰

檔案管理是收集、保管和使用檔案信息的一項(xiàng)工作，是維護(hù)單位穩(wěn)定發(fā)展所做各項(xiàng)決策的重要依據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理工作也變得更加繁雜，傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展要求。所以，需要事業(yè)單位認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并且結(jié)合檔案管理的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化處理，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的全面升級(jí)。

一、事業(yè)單位檔案管理的相關(guān)分析

（一）事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，中國(guó)的部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作仍然秉持著保守和傳統(tǒng)的態(tài)度，這樣的工作管理模式無(wú)法適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求。所以，事業(yè)單位要正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，加強(qiáng)創(chuàng)新檔案管理的技術(shù)和方法，解決事業(yè)單位檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題。另外，還要通過(guò)新技術(shù)和新理念完善原有的檔案管理工作，從而保證管理工作的效率和水平得到全面提升。事業(yè)單位作為國(guó)家重要的組織機(jī)構(gòu)部門，其檔案管理工作具有一定的服務(wù)性、管理性及行政性的特征，與中國(guó)的政治建設(shè)之間具有緊密的聯(lián)系。因此，在事業(yè)單位中加強(qiáng)檔案管理工作，既可以保證原有工作的整體水平得到創(chuàng)新和優(yōu)化，還可以朝著現(xiàn)代化的方向不斷努力。

（二）事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容

在事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中需要建立一個(gè)完善的檔案管理體系和檔案管理制度，確保檔案管理工作的全面開(kāi)展。檔案管理主要包含材料的歸檔和檔案的核對(duì)。在行政事業(yè)單位的檔案建設(shè)過(guò)程中需要根據(jù)相關(guān)的檔案材料和文件進(jìn)行分類處理。檔案的歸檔流程主要為以下4點(diǎn)：第一，針對(duì)具體的檔案材料進(jìn)行合理的劃分，觀察檔案信息是否符合國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn);第二，工作人員根據(jù)實(shí)際情況及檔案記錄的具體內(nèi)容、檔案材料的使用方向等方面進(jìn)行深入的研究，確定檔案的具體存放位置;第三，工作人員在進(jìn)行檔案歸檔時(shí)，要對(duì)檔案管理的目錄進(jìn)行補(bǔ)充，從而確保檔案的歸檔更加科學(xué)合理;第四，將新材料納到檔案中，便于后續(xù)檔案的查詢。在事業(yè)單位的檔案管理工作過(guò)程中需要針對(duì)實(shí)際情況采取相應(yīng)的核對(duì)管理措施，詳細(xì)核查檔案的完整性及合理性，最終確定具體的檔案管理措施。

（三）事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)

事業(yè)單位的檔案管理工作具有自身的特點(diǎn)和屬性，與企業(yè)單位的檔案管理有一定的差別。首先，檔案管理的系統(tǒng)性。在資料的存儲(chǔ)工作中，事業(yè)單位大部分檔案資料都會(huì)先存放相應(yīng)的時(shí)間，然后集中匯總到專業(yè)的檔案管理部門。為了維護(hù)整個(gè)檔案的完整性和系統(tǒng)性就需要在檔案存儲(chǔ)的時(shí)候進(jìn)行全面的檢查、記錄、分析。然后根據(jù)相應(yīng)的要求進(jìn)行細(xì)致的管理，從而保證形成完善的檔案管理體系，確保檔案管理工作能夠全面開(kāi)展。其次，檔案管理的完整性和真實(shí)性。事業(yè)單位要建立行之有效的檔案管理措施，結(jié)合檔案管理工作的相應(yīng)要求加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，保證檔案管理工作的效率得到提升。同時(shí)，要綜合分析事業(yè)單位的檔案信息，全面了解當(dāng)前的工作進(jìn)度及工作的實(shí)際成果，更加直觀地掌握事業(yè)單位的具體工作狀態(tài)。此外，還需要保證檔案管理部門收集到的信息的完整性和準(zhǔn)確性，否則就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案管理出現(xiàn)偏差。

（四）事業(yè)單位檔案管理的意義

在事業(yè)單位的內(nèi)部控制工作中，檔案管理是對(duì)重要資料進(jìn)行系統(tǒng)匯總、規(guī)范管理的重要工作，需要結(jié)合中國(guó)的檔案法以及事業(yè)單位內(nèi)部具體檔案的實(shí)際情況，建立一套完善的管理體系。事業(yè)單位檔案管理工作措施的具體應(yīng)用，要符合事業(yè)單位的全面發(fā)展要求，同時(shí)具備廣泛的應(yīng)用價(jià)值。在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，需要注重檔案的完整性，核查是否存在丟失和遺漏等情況。事業(yè)單位的檔案管理工作需要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，管理人員要用一種超前的眼光對(duì)待檔案管理工作，同時(shí)還要具備創(chuàng)新精神，不斷優(yōu)化檔案管理工作的模式和理念，提升檔案管理工作的效率。

二、事業(yè)單位檔案管理的重要性

（一）促進(jìn)社會(huì)的建設(shè)與發(fā)展

在政治、經(jīng)濟(jì)、文化全面發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，事業(yè)單位要通過(guò)創(chuàng)新的理念和方法，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，同時(shí)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)資源的優(yōu)化配置，發(fā)揮職能部門的作用，更好地服務(wù)社會(huì)和群眾，從而促進(jìn)社會(huì)的建設(shè)與發(fā)展。

（二）促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升

在信息化發(fā)展背景下，各行各業(yè)都逐漸加大了對(duì)信息化技術(shù)的使用力度，促進(jìn)了每個(gè)行業(yè)的工作效率和工作水平的提升，在事業(yè)單位的檔案管理工作中起到了重要的作用。通過(guò)信息化技術(shù)可以讓事業(yè)單位的檔案管理工作變得更加規(guī)范化，同時(shí)結(jié)合各部門的工作實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，讓事業(yè)單位的管理工作更加合理，也讓民眾更加滿意事業(yè)單位的服務(wù)。事業(yè)單位要及時(shí)發(fā)現(xiàn)單位管理工作中一些細(xì)微的問(wèn)題并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，保證事業(yè)單位檔案管理流程的全面完善。另外，通過(guò)信息化技術(shù)還可以有效地緩解單位與群眾之間的矛盾，解決檔案管理工作中的一些問(wèn)題。

（三）對(duì)事業(yè)單位的管理水平實(shí)施評(píng)價(jià)

檔案管理主要是記錄事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中的具體業(yè)務(wù)情況與資金使用情況等方面，能夠幫助事業(yè)單位了解各階段的具體發(fā)展情況及發(fā)展結(jié)果。事業(yè)單位要根據(jù)檔案資料對(duì)之前的工作進(jìn)行全面的總結(jié)和分析，結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)，為今后的發(fā)展做出重要的決策。檔案管理工作能夠更好地促進(jìn)事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展，也可以促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)服務(wù)工作水平的全面提升。

（四）實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展

在高科技的時(shí)代發(fā)展中，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為大趨勢(shì)，如何在新時(shí)代的發(fā)展過(guò)程中加強(qiáng)事業(yè)單位行業(yè)的全面建設(shè)是現(xiàn)代化行業(yè)管理者需要考慮的重點(diǎn)問(wèn)題。通過(guò)在檔案系統(tǒng)中應(yīng)用信息化的技術(shù)可以有效地提升檔案管理的服務(wù)水平。事業(yè)單位與國(guó)計(jì)民生之間具有緊密的聯(lián)系，必須要注重管理與制度之間的融合。因此，事業(yè)單位需要應(yīng)用信息化技術(shù)加強(qiáng)檔案管理制度，推進(jìn)整個(gè)行業(yè)的高速發(fā)展，為社會(huì)提供更好的服務(wù)，也能夠保障自身的服務(wù)價(jià)值。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的種類在不斷創(chuàng)新，服務(wù)方式也發(fā)生了調(diào)整，只有讓事業(yè)單位適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，才能夠確保檔案管理工作的全面推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

（五）為各部門查詢提供服務(wù)

事業(yè)單位的很多工作會(huì)參考以前的檔案資料，這就需要檔案管理部門為各個(gè)部門提供專業(yè)的參考數(shù)據(jù)和信息，便于查詢服務(wù)工作的順利進(jìn)行。通過(guò)協(xié)助各部門確保資料的正確使用，能夠促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作全面順利開(kāi)展。

三、事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化措施

（一）完善檔案管理制度

隨著事業(yè)單位檔案管理環(huán)境的變化，為了確保檔案管理工作的全面落實(shí)，就需要建立完善的管理機(jī)制，達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)的要求。結(jié)合事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際情況對(duì)管理制度進(jìn)行完善和優(yōu)化。首先，事業(yè)單位要提高對(duì)檔案管理工作機(jī)制的重視力度，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行全面梳理。其次，結(jié)合實(shí)際情況制定符合現(xiàn)有使用要求的管理制度，歸納和總結(jié)好的經(jīng)驗(yàn)和方法，幫助建立后續(xù)的檔案管理工作制度。最后，結(jié)合檔案管理工作中的具體要求，建立與檔案相適應(yīng)的管理制度，為事業(yè)單位檔案管理工作的全面建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)，確保事業(yè)單位檔案管理工作的全面落實(shí)。

（二）提高檔案管理人員的素養(yǎng)

檔案信息化管理工作具有很強(qiáng)的優(yōu)化作用，但是仍然有部分事業(yè)單位沒(méi)有引起重視。國(guó)家應(yīng)出臺(tái)相關(guān)的檔案管理政策，促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，從而推動(dòng)信息化技術(shù)的應(yīng)用水平。還要鼓勵(lì)事業(yè)單位對(duì)檔案管理建設(shè)的投入，確保各項(xiàng)技術(shù)、資金和人員的全面應(yīng)用，建立完善的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案管理人員需要具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)還要了解一些先進(jìn)的技術(shù)。人才是檔案管理信息化建設(shè)中的重點(diǎn)，只有積極引進(jìn)、努力培養(yǎng)人才，才能夠提高整個(gè)信息化建設(shè)的水平，讓專業(yè)的人做專業(yè)的事，保證檔案管理工作的信息化建設(shè)水平得到全面的提升。

（三）實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)據(jù)共享

事業(yè)單位的工作水平是整個(gè)國(guó)家的服務(wù)水平評(píng)價(jià)的關(guān)鍵因素，提高事業(yè)單位的整體工作質(zhì)量是現(xiàn)代化管理的重點(diǎn)內(nèi)容。檔案的信息化建設(shè)不僅可以創(chuàng)新管理方式，同時(shí)還可以應(yīng)用信息化技術(shù)，給人們帶來(lái)更多的便利。其中，“互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)”的使用能夠全面了解中國(guó)的基礎(chǔ)服務(wù)工作情況，加快檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，為國(guó)家和事業(yè)單位相關(guān)數(shù)據(jù)的應(yīng)用奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）促進(jìn)檔案管理流程的規(guī)范化

新時(shí)期，事業(yè)單位需要采取先進(jìn)、智能化的檔案管理方式，這樣才能夠規(guī)范和完善檔案管理工作，建立完善的檔案管理體系。管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，了解社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的具體要求，從而保證檔案管理工作更具有實(shí)效性。還需要建立高質(zhì)量的檔案管理工作流程，杜絕不良問(wèn)題。結(jié)合檔案的實(shí)際情況建立專業(yè)的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，將不同的檔案信息歸整到相應(yīng)的類別中，這樣有利于規(guī)范化處理后續(xù)的檔案管理流程，也便于檔案工作的全面落實(shí)，防止檔案管理工作出現(xiàn)錯(cuò)綜無(wú)章的現(xiàn)象，優(yōu)化檔案管理的水平。除此之外，還需要利用信息化的建設(shè)方式，創(chuàng)新檔案的整體記錄和存儲(chǔ)方式，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中存在的問(wèn)題，避免傳統(tǒng)檔案管理方式帶來(lái)的不良影響。

（五）構(gòu)建安全的防護(hù)機(jī)制

當(dāng)前，部分事業(yè)單位在檔案管理工作中存在檔案管理不嚴(yán)、管理信息泄露等不良問(wèn)題。針對(duì)這一情況，需要建立安全的防護(hù)機(jī)制有效地抵御現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)背景下帶來(lái)的信息泄露問(wèn)題。要積極地構(gòu)建安全防護(hù)體系，提高對(duì)病毒和黑客的防控能力，確保檔案信息的安全性。還需要在檔案信息管理系統(tǒng)中進(jìn)行定期的殺毒，防止病毒攻擊影響到信息的保存與使用。要建立平臺(tái)登錄權(quán)限機(jī)制，有效地控制登陸人員的權(quán)限，特別是在數(shù)據(jù)修改方面。只有達(dá)到一定級(jí)別的人員才可以使用特定信息，并且對(duì)信息進(jìn)行修改處理，防止因人為操作造成數(shù)據(jù)泄露、造假和丟失等情況。還要積極地引進(jìn)先進(jìn)的檢測(cè)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的全方位監(jiān)測(cè)預(yù)警，確保檔案管理的安全性。

（六）構(gòu)建科學(xué)的信息化管理系統(tǒng)

為了保證檔案管理的各項(xiàng)工作能夠全面落實(shí)，需要構(gòu)建相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，這是提高檔案管理工作效率和水平的關(guān)鍵。在建立信息化管理平臺(tái)的時(shí)候，需要工作人員結(jié)合自身工作的具體情況以及現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行綜合研究，從而制定符合單位自身發(fā)展要求的信息化管理系統(tǒng)，也可以進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作。通過(guò)信息化管理系統(tǒng)，可以收集和整理檔案中的大量數(shù)據(jù)，了解檔案管理中存在的一些漏洞以及數(shù)據(jù)的相關(guān)問(wèn)題，從而采取針對(duì)性的處理方法，提高檔案管理工作的效率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在事業(yè)單位的運(yùn)行發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作至關(guān)重要。隨著社會(huì)發(fā)展，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，解決原有檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提高檔案管理工作的準(zhǔn)確性和完善性。對(duì)檔案管理工作而言，事業(yè)單位還需要調(diào)整具體的工作內(nèi)容，制定完善的檔案管理工作制度，確保檔案工作能夠全面順利地開(kāi)展，在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮重要的作用，使事業(yè)單位能夠符合時(shí)代發(fā)展的要求。