淺談人事檔案管理在事業(yè)單位工作中的重要性

摘 ?要：伴隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，事業(yè)單位人事制度正在逐步更新與完善，朝向標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化的方向發(fā)展。在事業(yè)單位人事檔案管理工中，應(yīng)及時(shí)融入精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化的理念，關(guān)注人事檔案管理提質(zhì)增效，對(duì)事業(yè)單位人事工作的穩(wěn)步有序開(kāi)展具有重要意義。人事檔案與個(gè)人薪酬待遇、福利保障以及人員組織關(guān)系等一系列內(nèi)容存在緊密聯(lián)系，具備法律層面的效力，并可反映一個(gè)人的成長(zhǎng)軌跡?，F(xiàn)階段，在事業(yè)單位人事檔案管理工作中依然存在一些突出的問(wèn)題亟待解決。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性，并采取有效措施切實(shí)提升人事檔案管理工作效能，發(fā)揮其應(yīng)有的效用。

關(guān)鍵詞：人事檔案 ??事業(yè)單位 ??檔案管理??信息化

檔案管理是事業(yè)單位管理體系的重要內(nèi)容，而人事檔案是檔案管理工作的重中之重。面對(duì)新形勢(shì)下的新要求、新問(wèn)題，事業(yè)單位必須立足本單位人事檔案管理工作實(shí)際，不斷地推進(jìn)人事檔案管理工作改革與創(chuàng)新，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理工作的提質(zhì)增效。為此，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)應(yīng)從單位實(shí)際情況出發(fā)，合理制定和完善檔案管理制度，構(gòu)建檔案信息化管理機(jī)制，以此全面提升檔案管理的質(zhì)量和水平。

1人事檔案管理的重要性及特點(diǎn)

人事檔案是用以記錄職工個(gè)人身份、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、教育程度、工作經(jīng)驗(yàn)、工作年限等方面的文件信息資料。事業(yè)單位通過(guò)完善的人事管理制度實(shí)現(xiàn)對(duì)本單位內(nèi)職工的有序管理，而通過(guò)人事檔案管理工作則可以科學(xué)、全面地記錄職工在單位期間的工作情況和成長(zhǎng)軌跡。同時(shí)，人事檔案也是個(gè)體通過(guò)參加各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)而最終形成的可靠憑證。此外，在人事檔案中，多數(shù)內(nèi)容是由當(dāng)事人親筆書(shū)寫(xiě)，是具備真實(shí)性的歷史痕跡。人事檔案的重要性主要反映在：第一，對(duì)于當(dāng)事人自身而言，其在辦理護(hù)照、港澳通行證等一系列手續(xù)時(shí)，均需要對(duì)當(dāng)事人的人事檔案進(jìn)行審核;第二，通過(guò)人事檔案可以反映出當(dāng)事人的婚姻狀況，并據(jù)此為當(dāng)事人提供相關(guān)證明;第三，通過(guò)人事檔案可以確定當(dāng)事人的退休年齡;第四，可以為當(dāng)事人工作或辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)提供與人事檔案相關(guān)的證明材料。

機(jī)密性是人事檔案的重要特征之一。這對(duì)從事事業(yè)單位人事檔案管理工作的從業(yè)者提出了較高的要求，即具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)、較強(qiáng)的檔案管理工作能力以及高度的保密意識(shí)。通過(guò)人事檔案可以真實(shí)、詳盡地反映個(gè)體的所有信息，為單位合理地進(jìn)行人才流動(dòng)提供參考依據(jù)，是事業(yè)單位提升各項(xiàng)管理工作效能的重要條件。同時(shí)，在人事檔案中也可以反映出個(gè)人的工作表現(xiàn)、生活習(xí)慣等。由于人事變動(dòng)等各種情況的發(fā)生，事業(yè)單位在開(kāi)展人事檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)合理地把握其動(dòng)態(tài)性的特征。事業(yè)單位在開(kāi)展人事檔案管理時(shí)，應(yīng)遵循動(dòng)態(tài)性的原則，不斷地完善人員檔案信息。

我國(guó)的各事業(yè)單位在管理過(guò)程中，當(dāng)出現(xiàn)人事調(diào)動(dòng)時(shí)，相關(guān)部門(mén)需要對(duì)調(diào)動(dòng)人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等進(jìn)行全要素的掌握，對(duì)調(diào)動(dòng)人員的特點(diǎn)及專(zhuān)業(yè)技能進(jìn)行全面分析，這些信息只靠單位內(nèi)部人員溝通了解是不夠的，還需要調(diào)取人事檔案進(jìn)行了解及分析評(píng)價(jià)。因此，事業(yè)單位必須高度重視人事檔案，通過(guò)有序開(kāi)展人事檔案管理工作，更加全面、科學(xué)、系統(tǒng)地記錄人員資料信息，高效地推動(dòng)事業(yè)單位的人事管理工作的順利開(kāi)展。

2事業(yè)單位人事檔案管理中存在問(wèn)題

部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案管理工作存在認(rèn)識(shí)誤區(qū)，錯(cuò)誤地將人事檔案管理等同于檔案的保管。在這種片面認(rèn)知的作用下，出現(xiàn)應(yīng)付工作、缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理工作人員配備等問(wèn)題。同時(shí)，部分單位并未建立完善的人員培訓(xùn)體系，影響人事檔案管理隊(duì)伍整體水平的提升，造成相關(guān)工作低質(zhì)低效。立足從業(yè)者年齡結(jié)構(gòu)來(lái)看，檔案管理人員的年齡偏大者比重較大。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不重視，使得管理檔案工作人員缺乏工作熱情。

2.1管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到管理工作的重要性

目前，一部分事業(yè)單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，由于人事檔案不是直接為單位發(fā)展提供支持，因此，很多人認(rèn)為人事檔案管理不重要、人事檔案管理可有可無(wú)，這樣的思想使得人事檔案管理工作一直得不到充分落實(shí)，管理實(shí)效也得不到保障。實(shí)際上，這樣的情況是不利于單位整體發(fā)展的，人才是事業(yè)單位各項(xiàng)工作開(kāi)展的動(dòng)力，人事檔案管理能夠?yàn)槿寺毱ヅ湟约叭瞬诺膬?yōu)化配置提供參考和支持，人事檔案管理工作落實(shí)不到位，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)說(shuō)，必然會(huì)影響單位發(fā)展。

2.2檔案管理人員的管理水平需要提高

部分事業(yè)單位的檔案管理人員多為其他崗位人員兼任，缺乏足夠的人事檔案管理工作實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，很多管理人員也不是專(zhuān)門(mén)的檔案管理人才，不能真正解決人事檔案管理中存在的問(wèn)題，管理中容易出現(xiàn)紕漏，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案管理達(dá)不到理想效果。

2.3沒(méi)有建立健全完善的管理制度

為確保人事檔案管理工作的開(kāi)展，事業(yè)單位必須建構(gòu)完善的管理制度，從而保障人事檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化，有助于各項(xiàng)人事檔案有序歸類(lèi)，便于日后查閱和使用。但在實(shí)際工作中，由于沒(méi)有完善的管理制度，導(dǎo)致管理人員在人事檔案管理和保存過(guò)程中沒(méi)有按照流程操作，例如：沒(méi)有嚴(yán)格按照人事檔案中的具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致的分類(lèi)保管，導(dǎo)致查閱人事檔案過(guò)程中需要花費(fèi)大量的時(shí)間尋找相應(yīng)的信息，這種低效率的查找方式加劇了時(shí)間損耗，降低了人事檔案管理的工作效率。

2.4軟硬件設(shè)施設(shè)備配備不齊全

在過(guò)去，事業(yè)單位人事檔案管理中，各種檔案信息主要是依靠手工錄入的方式記錄檔案信息，這樣一來(lái)，錄入的過(guò)程中難免會(huì)出現(xiàn)操作失誤，從而導(dǎo)致信息不全、信息錯(cuò)誤、信息更新不及時(shí)等問(wèn)題。信息化時(shí)代背景下，很多事業(yè)單位已經(jīng)逐漸構(gòu)建起信息化管理平臺(tái)，但是由于單位內(nèi)部資金不足、軟硬件設(shè)施不健全，因此，信息化管理平臺(tái)作用得不到有效發(fā)揮，無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)前人事檔案管理的信息化需求，檔案管理工作質(zhì)量也得不到保障。

2.5人事檔案服務(wù)意識(shí)薄弱

在事業(yè)單位中，加強(qiáng)事業(yè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)需要人事檔案管理提供應(yīng)有的支持，從而促進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作的正常運(yùn)作，服務(wù)事業(yè)單位的建設(shè)與發(fā)展。但目前，部分事業(yè)單位中，管理部門(mén)以及管理人員缺乏管理服務(wù)意識(shí)，從而無(wú)法真正發(fā)揮出檔案管理的作用，管理中忽視了后續(xù)工作的發(fā)展，沒(méi)有充分將其他崗位的特點(diǎn)與人事檔案管理工作相結(jié)合。同時(shí)，管理模式單一、缺乏科學(xué)性也是影響人事檔案工作效能提升的重要原因。

3完善事業(yè)單位人事檔案管理的相關(guān)對(duì)策

3.1做好動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新人事檔案資料

事業(yè)單位人事檔案管理信息建設(shè)十分重要，并且也是一項(xiàng)比較復(fù)雜的項(xiàng)目，由于檔案資料內(nèi)容較多，信息量較大，并且所涉及的時(shí)間較長(zhǎng)，因此針對(duì)人事檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，采集信息應(yīng)該盡量化繁就簡(jiǎn)，提高人事信息系統(tǒng)查詢(xún)的效率，使得操作更便利。人事檔案相關(guān)管理人員，要針對(duì)檔案信息，利用信息技術(shù)做好更新處理，保證信息的準(zhǔn)確，提高信息的規(guī)范性，充分發(fā)揮人事檔案的作用，進(jìn)而在發(fā)生人事變動(dòng)時(shí)，可以提供有效參考數(shù)據(jù)，提升檔案的使用率，為人力資源部門(mén)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支撐。

3.2加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件投入

事業(yè)單位在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)時(shí)，不僅要采用現(xiàn)代信息技術(shù)，還要不斷加強(qiáng)軟硬件投入，構(gòu)建完善的人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)。人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的內(nèi)容要全面且準(zhǔn)確，內(nèi)容應(yīng)該有：職工姓名、性別、出生年月、科室、籍貫、學(xué)歷、民族、畢業(yè)院校、在讀學(xué)位、工作時(shí)間、職稱(chēng)聘任、來(lái)院（所）時(shí)間、職務(wù)任免等基本信息。隨著新時(shí)期的不斷發(fā)展，各專(zhuān)業(yè)人員的相關(guān)技術(shù)水平也要更新進(jìn)入檔案管理中，所以加強(qiáng)對(duì)軟硬件投入十分必要，這樣才能為提升事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平提供足夠的支撐。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展，在事業(yè)單位各領(lǐng)域得到深入的推廣應(yīng)用。事業(yè)單位也應(yīng)充分借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，增加在檔案管理信息化建設(shè)層面的人力、物力、財(cái)力投入，有序推進(jìn)事業(yè)單位檔案信息建設(shè)進(jìn)程，發(fā)揮其在提升檔案管理效率和質(zhì)量中的積極作用。

3.3積極樹(shù)立人事檔案信息化管理的意識(shí)

檔案管理人員普遍具有較強(qiáng)的奉獻(xiàn)精神，但是這些管理人員在一定程度上保持較強(qiáng)的封閉意識(shí)，所以在這種模式下，難以有效地推進(jìn)人事檔案信息化管理進(jìn)程，影響事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)的整體效果。因此，檔案管理相關(guān)責(zé)任人要采取有效的方法，幫助檔案管理相關(guān)人員樹(shù)立信息技術(shù)應(yīng)用意識(shí)，使得管理人員能夠主動(dòng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展，主動(dòng)利用信息化技術(shù)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作。檔案管理責(zé)任人可以定期開(kāi)展檔案信息化管理培訓(xùn)，使得檔案管理相關(guān)人員能夠樹(shù)立檔案管理的信息化意識(shí)和現(xiàn)代化意識(shí)，不斷引導(dǎo)管理人員打開(kāi)思想，保持積極接受新鮮事物的態(tài)度，為事業(yè)單位人事檔案信息化管理建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

3.4加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和建設(shè)

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和建設(shè)，切實(shí)發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)人事檔案管理工作水平的不斷提升。針對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部的每名員工，都要建立健全個(gè)人電子檔案，檔案信息要真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，進(jìn)而形成員工電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位員工的人事檔案信息化管理。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，充分利用掃描儀等信息化設(shè)備，將員工的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)換為信息數(shù)據(jù)模式，保存在人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，逐漸完善事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的內(nèi)容。員工的所有檔案信息都可以從檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中查閱，便于相關(guān)人員查詢(xún)和使用檔案，而通過(guò)建設(shè)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，不僅可以提高檔案管理的質(zhì)量，還能有效保護(hù)檔案。

3.5重視事業(yè)單位人事檔案信息化平臺(tái)構(gòu)建

3.5.1建立檔案信息庫(kù)

針對(duì)事業(yè)單位所有員工，按照在職、離休、退休3類(lèi)進(jìn)行劃分，分別建立檔案信息庫(kù)，檔案信息庫(kù)中的信息，按照姓氏、編號(hào)或時(shí)間等來(lái)分類(lèi)，錄入軟件系統(tǒng)中，然后結(jié)合事業(yè)單位外部相關(guān)活動(dòng)，以及人事、組織、勞資等部門(mén)，選拔和使用人員過(guò)程中，形成的個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、獎(jiǎng)懲情況進(jìn)行記錄，進(jìn)而構(gòu)建完善的個(gè)人電子檔案，便于相關(guān)人員在后期進(jìn)行職稱(chēng)評(píng)聘、工資晉升、退休人員手續(xù)辦理等時(shí)進(jìn)行信息查詢(xún)，同時(shí)也能提高檔案資料入檔的效率。

3.5.2建立干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

事業(yè)單位管理人員應(yīng)確保干部人事檔案信息錄入的及時(shí)性，即要將干部信息及時(shí)錄入相關(guān)軟件系統(tǒng)中，并以此為基礎(chǔ)，不斷地充實(shí)事業(yè)單位干部人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，為事業(yè)單位相關(guān)考核工作開(kāi)展提供參考，如專(zhuān)業(yè)技術(shù)考核檔案、職稱(chēng)評(píng)聘考核，進(jìn)而全面掌握干部的德、能、勤、績(jī)、廉情況，為接下來(lái)培養(yǎng)和提拔干部做好鋪墊。同時(shí)，在檔案管理過(guò)程中，要做好數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)安全的保護(hù)，將信息檢索和統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行簡(jiǎn)單程序設(shè)置，便于操作，提高檔案的使用效率。同時(shí)，針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)，要選派專(zhuān)業(yè)檔案管理人員針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息進(jìn)行核準(zhǔn)，確保檔案信息建設(shè)的質(zhì)量，為事業(yè)單位公共事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

在事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，構(gòu)建完善的人事檔案管理信息化平臺(tái)非常重要，技術(shù)人員與人事檔案管理工作者要積極交流配合，通過(guò)構(gòu)建信息庫(kù)、信息數(shù)據(jù)庫(kù)等方式，推進(jìn)人事檔案管理的智能化、現(xiàn)代化，從整體上為事業(yè)單位人事工作的開(kāi)展提供支持。

3.6積極完善相關(guān)的規(guī)章制度

第一，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位管理人員應(yīng)通過(guò)制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案管理各項(xiàng)工作的制度化、規(guī)范化和精細(xì)化，為相關(guān)實(shí)踐工作的開(kāi)展提供準(zhǔn)確的依據(jù)。

第二，要將“在崗工作人員人事檔案”與“未在崗人事檔案管理”分開(kāi)設(shè)置，并制定相應(yīng)的分類(lèi)人事檔案管理制度。以在崗人員為例，應(yīng)當(dāng)采用統(tǒng)一管理的方式，由在崗部門(mén)或單位統(tǒng)一負(fù)責(zé);針對(duì)非在職人員的檔案，則應(yīng)統(tǒng)一將其歸整到單獨(dú)的部門(mén)予以集中管理。通過(guò)明確的分類(lèi)，一方面，可以提升人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理程度，避免出現(xiàn)檔案混雜的問(wèn)題;另一方面，則可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案內(nèi)容高效率的管理，也為后續(xù)進(jìn)行人事檔案的更新、開(kāi)發(fā)和利用提供便利，從而充分地發(fā)揮出事業(yè)單位人事檔案管理的重要價(jià)值。

第三，建立“統(tǒng)一”“分離”緊密結(jié)合的雙向互通檔案管理制度，確保事業(yè)單位所有人事檔案可以得到規(guī)范化、高效率的管理。在人事檔案管理工作中，要尤其重視“個(gè)人”價(jià)值，不斷地強(qiáng)化檔案內(nèi)容作為材料信息層面的關(guān)鍵作用，為事業(yè)單位人力資源管理各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供有力的支持。

4結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要內(nèi)容之一。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)及時(shí)結(jié)合事業(yè)單位改革與發(fā)展的實(shí)際情況，及時(shí)更新人事檔案管理工作理念和工作方法，積極融入精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化的理念，確保事業(yè)單位人事檔案工作的科學(xué)化、合理化，實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理工作的提質(zhì)增效。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步投入人力、物力、財(cái)力、精力來(lái)促進(jìn)相關(guān)工作的開(kāi)展。

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中圖分類(lèi)號(hào)：G271DOI：10.16660/j.cnki.1674-098x.2201-5640-6802

作者簡(jiǎn)介：劉海英（1973—），女，本科，助理研究員，研究方向?yàn)槭聵I(yè)單位人事管理等。