首選延期，移址辦會也是有效方式

姜南

“疫情持續(xù)的三年來，不論是文旅行業(yè)還是會展行業(yè)都受到巨大沖擊，面臨停擺。以鄭州為例，去年鄭州7.20水災(zāi)，加上今年疫情的反復(fù)，更是給鄭州會展業(yè)雪上加霜，本地會展企業(yè)在夾縫中生存，很多企業(yè)都走到了生死攸關(guān)的階段。”鄭州宏青會展服務(wù)有限公司總經(jīng)理焦鵬以鄭州會展業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀為例，就疫情下MICE企業(yè)舉辦會議活動的應(yīng)對方案等問題接受了本刊記者采訪。

焦鵬在采訪時說道，截止5月底，像鄭州國際會展中心等一大批展館依然沒有恢復(fù)營業(yè)，政府審批非常嚴格，在此情況下，企業(yè)調(diào)整發(fā)展策略，首先采取開源節(jié)流的辦法；其次，與鄭州會展行業(yè)協(xié)會等官方組織機構(gòu)保持緊密聯(lián)系，把行業(yè)訴求及時向政府反饋，期待六月能夠恢復(fù)正常。

發(fā)力線上活動，研發(fā)新產(chǎn)品

焦鵬表示，面對疫情的不確定因素，宏青會展也做出了應(yīng)對措施。疫情常態(tài)化下，活動通常采用線上與線下相結(jié)合的辦會形式，線上采用會議直播。線下嚴格按照防疫要求，參會嘉賓須持健康碼和48小時核酸陰性證明。因開展會議活動有隨時被叫停的風(fēng)險，為預(yù)防突發(fā)情況，會根據(jù)形勢提前做出不同的預(yù)案準備。同時，在業(yè)務(wù)方面，宏青會展也在積極地拓展。

他認為，過去是以線下活動為主、線上為輔，疫情之后，變成以線上為主、線下為輔。傳統(tǒng)線下會議活動在會場布置上需要花費較大的成本，例如物料、舞美等準備工作，更加重視會議現(xiàn)場的效果。疫情之下，更多的是要投身互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域，重點發(fā)力線上活動，例如元宇宙新場景的探索，與專業(yè)技術(shù)類公司合作，共同研發(fā)新的線上產(chǎn)品，來適應(yīng)不同類型線上活動的需求。

移址辦會也是一項有效辦法

談到面對突發(fā)疫情，會議活動延期或改變舉辦地，焦鵬認為，北京、上海這類國際化大都市的疫情防控更為嚴格，人流量比較大，流動性強，不利于人員控制。面對持續(xù)的疫情，首選的建議是延期。第一次選的舉辦地必然是在軟硬件等各方面經(jīng)過深思熟慮過的，不論是規(guī)模，還是影響力，都是最好的。前兩年延期的會議活動，在疫情得到有效控制后依然能夠順利舉辦。

他繼續(xù)分析道，“今年情況更為特殊，很多活動經(jīng)過兩次、三次延期后依然無法開展，特別是一些對舉辦時間有要求的活動，上半年開不了，下半年再開就沒有意義了。這類會議活動就建議改變舉辦地。例如選擇疫情相對平穩(wěn)的地市級城市舉辦，這也是目前一個比較有效的辦法。”他以鄭州為例講到，鄭州作為河南省會城市人流量比較大，疫情防控形勢比較嚴峻，除省會城市鄭州以外的城市，例如開封、洛陽、南陽等疫情相對平穩(wěn)的城市，展會活動往往能夠正常舉辦。他說，“宏青會展的很多業(yè)務(wù)也都出現(xiàn)了下沉現(xiàn)象。在鄭州舉辦條件不成熟的時候，我們會建議主辦方將活動直接轉(zhuǎn)移到地市級城市舉辦，在保證防疫安全的前提下，盡量讓會議活動順利舉行。這一辦法會導(dǎo)致成本增加，特別是需要將所有物料、人員等轉(zhuǎn)移到另一座城市時，都在無形中增加了成本，也會面臨活動規(guī)模可能會縮減，影響力不如大城市，最終導(dǎo)致收入減少的情況，但整體上能夠保障活動的順利舉行?！?/p>

保持溝通與互動線上活動提高客戶黏性

關(guān)于如何做好與參會、參展嘉賓的溝通與維護工作，焦鵬說道，“政府型會議活動的延期或取消，直接下達通知公告即可。但對于‘以會帶展’的商業(yè)類會議活動，因涉及很多參展商和觀眾，會相對比較麻煩。對于已經(jīng)購買展位的展商，可能會因舉辦時間的改變而取消參展，由此給主辦方帶來一定的損失。在客戶維護上，需要及時與客戶溝通，以安撫為主，保持聯(lián)絡(luò)暢通。在沒有任何收益的情況下，依然要與客戶保持密切的聯(lián)系，防止客戶流失，實際上也在增加公司的運營成本?！蓖瑫r，他補充說道，“疫情期間我們還會做一些會展行業(yè)的線上直播沙龍、講座與培訓(xùn)活動，邀請業(yè)界知名專家學(xué)者分享行業(yè)動態(tài)與知識，做宣傳海報，邀請客戶觀看，提高客戶的粘性，保持互動與交流?！?/p>