淺析檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

王善良

摘要：數(shù)字化管理隨著社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展已經(jīng)逐漸應(yīng)用于各大領(lǐng)域，是醫(yī)院檔案管理工作的新方向，目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理模式仍然較為老舊，在醫(yī)院內(nèi)開(kāi)展是一個(gè)較為龐大的工程，需要投入大量的人力、財(cái)力和物力，同時(shí)對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的規(guī)劃和統(tǒng)籌意識(shí)、檔案管理人員的工作能力等都有著較高的要求，本文主要內(nèi)容為檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題，并提出相關(guān)解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;應(yīng)用觀察;管理體系

前言

醫(yī)院檔案主要包括醫(yī)療信息、科研信息、黨政信息、財(cái)務(wù)信息等，檔案內(nèi)容在醫(yī)院管理經(jīng)營(yíng)、文化建設(shè)的開(kāi)展和科研項(xiàng)目的研究具有重要的意義，可以說(shuō)醫(yī)院檔案是院內(nèi)寶貴的財(cái)富，如何對(duì)檔案進(jìn)行管理和應(yīng)用史目前檔案模式改革的重點(diǎn)。將傳統(tǒng)的檔案管理模式和數(shù)字化系統(tǒng)結(jié)合是目前醫(yī)院檔案管理的全新模式，與傳統(tǒng)模式相比，檔案應(yīng)用和管理更加高效、便捷[1]，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的不足，也是我國(guó)醫(yī)療檔案管理改革轉(zhuǎn)型的必然要求。以下就檔案數(shù)字化應(yīng)用所存在的問(wèn)題和對(duì)策進(jìn)行總結(jié)。

1 數(shù)字化管理的重要性

目前醫(yī)院的檔案管理正在進(jìn)行改革轉(zhuǎn)向，數(shù)字化管理是檔案管理的最終走向，是將傳統(tǒng)檔案管理模式和數(shù)字化信息技術(shù)進(jìn)行融合，形成一種新型的檔案信息管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理為紙質(zhì)檔案、人工管理和檢索，而數(shù)字化管理相比較之下具有高效性、簡(jiǎn)便性和整體性。數(shù)字化管理能夠方便科室之間進(jìn)行溝通，醫(yī)療工作人員能夠快速精準(zhǔn)且全面的了解各項(xiàng)醫(yī)療信息，科研研究人員能夠更加高效準(zhǔn)確的獲取科研相關(guān)內(nèi)容[2]。目前檔案數(shù)字化管理已經(jīng)逐漸被臨床所認(rèn)可和應(yīng)用，不僅能夠加快技術(shù)的轉(zhuǎn)化，同時(shí)方面工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)了檔案自身的應(yīng)用價(jià)值。檔案的數(shù)字化管理具有諸多的優(yōu)點(diǎn)，能夠摒棄傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化推進(jìn)和開(kāi)展，不僅僅對(duì)檔案管理工作有積極的意義，同時(shí)也能夠提高醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)療發(fā)展進(jìn)程。

2 數(shù)字化管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理人才制約

許多醫(yī)院認(rèn)為檔案管理工作并不重要，所以由醫(yī)院科室內(nèi)部人員兼任檔案管理工作，不注重對(duì)檔案管理工作方面人才的培養(yǎng)，過(guò)于注重對(duì)醫(yī)療人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，這就導(dǎo)致了檔案管理工作質(zhì)量低下。目前檔案管理人才制約是數(shù)字化管理改革的最主要障礙，即使數(shù)字化平臺(tái)建立和投入應(yīng)用，由于缺乏專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行操作管理，數(shù)字化平臺(tái)難以得到有效的應(yīng)用，名不副實(shí)。

2.2 數(shù)字化管理制度不完善

醫(yī)院檔案管理是多年以來(lái)經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期社會(huì)實(shí)踐和所留存的歷史真跡，醫(yī)院不同階段的建設(shè)與規(guī)劃、醫(yī)療與科研、設(shè)備和黨建等內(nèi)容豆油醫(yī)院檔案記錄，通過(guò)醫(yī)院檔案我們能夠了解醫(yī)院的歷史和發(fā)展軌跡。但目前醫(yī)院檔案管理制度并不完善，針對(duì)性不強(qiáng)，檔案記錄不全、遺漏丟失甚至損壞和篡改現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)，不僅不利于檔案管理工作的開(kāi)展，也不利于醫(yī)院長(zhǎng)期的持續(xù)發(fā)展。

2.3 數(shù)字化水平落后

目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理模式較為落后，許多醫(yī)院的數(shù)字化水平較低，且缺乏硬件條件，在大多數(shù)情況下還是手動(dòng)檢索，一些醫(yī)院的檔案仍然是紙質(zhì)管理[3]，紙質(zhì)管理檔案不僅占用資源、占用空間，保存起來(lái)較為困難，信息儲(chǔ)存內(nèi)容首先，嚴(yán)重制約檔案管理和改革。

3 數(shù)字化管理對(duì)策

3.1 強(qiáng)化人才培養(yǎng)

檔案管理人員在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用，所以需要不斷的引進(jìn)人才和強(qiáng)化人才的培養(yǎng)[4]。首先需要在人員招聘方面提高要求，招聘具有高水平、高素質(zhì)的工作人員，有經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先，且定期對(duì)其工作進(jìn)行監(jiān)督和考核。提高其數(shù)字化專(zhuān)業(yè)知識(shí)，包括計(jì)算機(jī)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等，能夠良好的運(yùn)用數(shù)字化設(shè)備和系統(tǒng)，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)的應(yīng)對(duì)，避免造成損失。醫(yī)院要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，將檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)作為工作重點(diǎn)，定期開(kāi)展檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，開(kāi)展相關(guān)知識(shí)的座談會(huì)、競(jìng)賽、講座等，對(duì)檔案管理工作人員的能力進(jìn)行提升。爭(zhēng)取引進(jìn)對(duì)口的高水平人員，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的知識(shí)教育和技術(shù)培訓(xùn)，不斷優(yōu)化檔案管理人員的內(nèi)部結(jié)構(gòu)，提升整體水平。

3.2 加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)

首先在院內(nèi)整體要樹(shù)立數(shù)字化建設(shè)概念，在開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)的初期必須摒棄原有的老舊觀念。醫(yī)院管理層要注重?cái)?shù)字化建設(shè)，貫徹?cái)?shù)字化檔案管理的概念，使得各部門(mén)認(rèn)識(shí)到數(shù)字化建設(shè)的意義，積極開(kāi)展建設(shè)活動(dòng)，為數(shù)字化建奠定基礎(chǔ)。

其次要建設(shè)數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，積極構(gòu)建院內(nèi)檔案網(wǎng)絡(luò)，形成完善的電子資源庫(kù)，使得檔案管理逐漸走向數(shù)字化[5]。重點(diǎn)開(kāi)發(fā)信息共享和對(duì)接平臺(tái)，能夠使得院內(nèi)資源得到良好的應(yīng)用，同時(shí)不必經(jīng)過(guò)繁瑣的紙質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行對(duì)接。同時(shí)可以對(duì)院內(nèi)檔案進(jìn)行整理和分類(lèi)，適當(dāng)開(kāi)放文化建設(shè)、科研成果等內(nèi)容。

其三要加強(qiáng)數(shù)字化軟件和硬件建設(shè)，硬件包括計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信、機(jī)房、自動(dòng)化辦公系統(tǒng)等，軟件主要為數(shù)字化管理軟件，只有不斷的開(kāi)發(fā)檔案管理軟件、加強(qiáng)硬件環(huán)境的搭建，才能使檔案管理數(shù)字化有序開(kāi)展。同時(shí)要做好院內(nèi)資源的統(tǒng)籌工作，大部分檔案為長(zhǎng)期封存，人工管理難免會(huì)出現(xiàn)歸檔錯(cuò)誤、資料丟失等情況，因此在數(shù)字化建立的過(guò)程中，首先要對(duì)資料進(jìn)行全面的校驗(yàn)和梳理，以便后續(xù)進(jìn)行檔案錄入和數(shù)字化管理。

4 小結(jié)

在新時(shí)代背景下，數(shù)字化管理是一個(gè)大趨勢(shì)，醫(yī)院內(nèi)的檔案管理工作必須順應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展需要，然而數(shù)字化管理模式并非一朝一夕就能形成和完善，需要多方面進(jìn)行努力。醫(yī)院管理層需要樹(shù)立數(shù)字化管理觀念，加強(qiáng)信息化管理平臺(tái)的搭建，促進(jìn)傳統(tǒng)管理模式和數(shù)字化模式相互融合;同時(shí)要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)人員的培訓(xùn)，引進(jìn)對(duì)口人才，加之信息化軟件、硬件的建設(shè)，結(jié)合醫(yī)院的發(fā)展和實(shí)際情況，多管齊下，建設(shè)一條數(shù)字化管理的道路。

參考文獻(xiàn)

[1]金玲.數(shù)字化發(fā)展背景下醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新探討[J].文化產(chǎn)業(yè)，2022（06）：7-9.

[2]秦偉.構(gòu)建醫(yī)院“一站式”綜合檔案數(shù)字化服務(wù)平臺(tái)的實(shí)踐研究[J].黑龍江檔案，2022（01）：18-20.

[3]于強(qiáng).淺談檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2021（11）：100-101.

[4]李晶.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究[J].黑龍江檔案，2021（05）：222-223.

[5]閆盼盼，徐繼紅.2014-2019年國(guó)內(nèi)產(chǎn)后抑郁研究現(xiàn)狀[J].中國(guó)婦幼保健，2021，36（18）：4381-4384.