航空產(chǎn)品型號(hào)檔案歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題及對(duì)策研究

李金雁

摘要：航空產(chǎn)品型號(hào)檔案（以下簡(jiǎn)稱型號(hào)檔案）的重要作用在于保證產(chǎn)品研制質(zhì)量可控、過(guò)程完整，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)有依據(jù)、制造有根據(jù)、試驗(yàn)有判據(jù)、結(jié)果有證據(jù)、過(guò)程有數(shù)據(jù)，最終將航空產(chǎn)品型號(hào)檔案的價(jià)值體現(xiàn)在科研、生產(chǎn)各項(xiàng)活動(dòng)中，為航空工作提供有力支持和保障。本文筆者首先對(duì)型號(hào)檔案的定義進(jìn)行了闡述。其次，對(duì)型號(hào)檔案在歸檔工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析和總結(jié)。最后，提出做好型號(hào)檔案歸檔工作應(yīng)采取的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：航空產(chǎn)品;型號(hào)檔案;產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

1航空產(chǎn)品型號(hào)檔案的定義

航空產(chǎn)品型號(hào)檔案是指在航空產(chǎn)品科研、生產(chǎn)過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的圖樣、表格、文字、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式、載體的文件材料。2型號(hào)檔案歸檔工作存在的問(wèn)題及原因分析型號(hào)檔案雖然經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的歸檔保存，但由于管理和人為因素，歸檔過(guò)程中仍然存在著以下幾點(diǎn)問(wèn)題。

2.1檔案員對(duì)應(yīng)歸檔的具體文件不明確

型號(hào)檔案的主管檔案員，對(duì)應(yīng)歸檔的具體文件不明確。在文件的形成單位歸檔時(shí)，檔案員根據(jù)《文件材料歸檔范圍及保管期限表》確認(rèn)是否需要移交歸檔，有一份歸一份，檔案員屬于被動(dòng)歸檔，不能保證歸檔單位歸檔的成套文件是否具有完整性、系統(tǒng)性。

雖然型號(hào)檔案的《文件材料歸檔范圍及檔案保管期限表》覆蓋面廣、內(nèi)容全面，但檔案員對(duì)應(yīng)歸檔的具體文件仍不明確，其主要原因?yàn)闄n案管理缺少?gòu)?fù)合型人才，檔案員不參與也沒(méi)有參與型號(hào)研制工作的能力，現(xiàn)有的檔案管理人員基本上只具有檔案管理相關(guān)技能，缺乏航空知識(shí)的儲(chǔ)備，不了解各型號(hào)產(chǎn)品的差異性，不清楚各型號(hào)需要編制的文件有哪些。

2.2檔案形成后不及時(shí)歸檔

項(xiàng)目檔案延期歸檔，甚至出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象，主要是由于管理人員在思想上對(duì)型號(hào)檔案歸檔工作重視程度較低，經(jīng)辦人員歸檔意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案室收集檔案沒(méi)有用處，檔案留存在自己手中才能發(fā)揮作用。目前，部分檔案采用產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案電子簽署和歸檔，有的經(jīng)辦人在進(jìn)行電子簽署完成后默認(rèn)為完成了型號(hào)檔案歸檔工作，沒(méi)有提交歸檔流程，造成沒(méi)能及時(shí)完成檔案歸檔工作。另外，航空產(chǎn)品型號(hào)檔案管理制度不完善，內(nèi)容中沒(méi)有對(duì)型號(hào)檔案的歸檔時(shí)間提出具體要求。

2.3不歸檔檔案原件，只歸檔復(fù)印件

型號(hào)檔案歸檔存在只歸檔復(fù)印件、復(fù)刻件的現(xiàn)象，主要是歸檔承辦人員對(duì)航空產(chǎn)品型號(hào)檔案管理制度欠缺深入學(xué)習(xí)，不了解文件歸檔須歸檔原件;另外，少數(shù)工作人員認(rèn)為檔案原件對(duì)自己還有用處，故只向檔案室歸檔復(fù)印件。

2.4產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)員工使用不熟練

產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)歸檔文件經(jīng)常出現(xiàn)模板錯(cuò)誤、簽字不全、信息缺失、頁(yè)眉信息錯(cuò)誤等問(wèn)題。出現(xiàn)問(wèn)題的主要原因是員工使用產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)不熟練，在文件電子簽署過(guò)程中流程和格式模板選擇錯(cuò)誤。

2.5歸檔文件上發(fā)放單位填寫錯(cuò)誤

歸檔文件上發(fā)放單位填寫錯(cuò)誤，沒(méi)有按照航空產(chǎn)品技術(shù)資料發(fā)放定額進(jìn)行編制。發(fā)放定額規(guī)定，如果航空產(chǎn)品型號(hào)檔案無(wú)需發(fā)放，只需檔案室存檔，發(fā)放單位只需標(biāo)記無(wú);如果發(fā)放定額內(nèi)有該文件，則按照發(fā)放定額規(guī)定發(fā)放，文件上發(fā)放單位要標(biāo)明按規(guī)定;如果發(fā)放定額內(nèi)沒(méi)有該文件，但編制者確定有必要發(fā)放，需要把發(fā)放的具體單位詳細(xì)列明。

文件上出現(xiàn)發(fā)放單位填寫錯(cuò)誤的原因主要是文件的編制人員對(duì)航空產(chǎn)品技術(shù)資料發(fā)放定額進(jìn)行詳細(xì)地學(xué)習(xí)與研究不到位，有的作者是通過(guò)以往經(jīng)驗(yàn)對(duì)文件的發(fā)放單位進(jìn)行確定;此外發(fā)放定額還會(huì)根據(jù)公司實(shí)際需要及時(shí)的進(jìn)行調(diào)整，宣貫工作沒(méi)有及時(shí)到位。

3型號(hào)檔案歸檔工作存在問(wèn)題的解決策略

型號(hào)檔案歸檔過(guò)程中雖然存在著問(wèn)題，但也不是不能解決的難題，大都為主觀因素，可以進(jìn)行解決，以下是針對(duì)上述問(wèn)題提出的具體措施。

3.1提高檔案意識(shí)，重視檔案歸檔工作

型號(hào)檔案歸檔工作是檔案開(kāi)發(fā)利用的基礎(chǔ)，是型號(hào)檔案管理的重要環(huán)節(jié)。提高對(duì)型號(hào)檔案歸檔工作的重視，一是強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案歸檔工作重要性的認(rèn)識(shí)，從檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，到辦公室負(fù)責(zé)人層層都把型號(hào)檔案歸檔工作作為重要工作推進(jìn)，加強(qiáng)管理與監(jiān)督，確保歸檔工作有序;二是加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員職業(yè)信念，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案技能和水平。

3.2培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才

型號(hào)檔案的歸檔工作需要發(fā)展一批復(fù)合型人才。復(fù)合型人才需要專業(yè)跨度大、管理水平高，知識(shí)結(jié)構(gòu)合理，不僅要具備扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，還要掌握一定的航空制造知識(shí)，例如航空概述和發(fā)展歷程、航空科學(xué)基礎(chǔ)和技術(shù)體系理論知識(shí)、航空武器裝備譜系及型號(hào)研制國(guó)標(biāo)軍標(biāo)等專業(yè)知識(shí)、研究方法、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等等，并能熟練運(yùn)用信息管理的技術(shù)和工具，具有較高的信息化水平，同時(shí)要人際關(guān)系能力強(qiáng)，注重人性化管理，才能參與到航空產(chǎn)品的研制過(guò)程中，有助于檔案員了解型號(hào)檔案具體的歸檔內(nèi)容。

3.3加強(qiáng)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM）培訓(xùn)和指導(dǎo)

產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)有助于促進(jìn)型號(hào)檔案歸檔工作向前延伸，變被動(dòng)為主動(dòng)。必須加強(qiáng)對(duì)員工的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)相關(guān)知識(shí)和技能培訓(xùn)，尤其是宣貫檔案電子簽署過(guò)程中流程和格式的選擇，弄清各種格式的區(qū)別和用途，提高業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)帶來(lái)的檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。

3.4修定并嚴(yán)格落實(shí)航空產(chǎn)品型號(hào)檔案管理制度，加大宣貫力度

航空產(chǎn)品型號(hào)檔案管理制度應(yīng)對(duì)歸檔文件材料范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求均做出明確規(guī)定，各單位業(yè)務(wù)部門按照規(guī)定，結(jié)合產(chǎn)品研制情況，對(duì)應(yīng)立卷歸檔的文件材料進(jìn)行接收。同時(shí)對(duì)單位業(yè)務(wù)部門的型號(hào)檔案歸檔工作開(kāi)展培訓(xùn)，要加大依法歸檔的宣傳力度，促進(jìn)各單位對(duì)檔案歸檔具體要求的理解，提高型號(hào)檔案歸檔質(zhì)量。

3.5結(jié)合工作實(shí)際，及時(shí)修訂和宣貫航空產(chǎn)品技術(shù)資料發(fā)放定額

結(jié)合實(shí)際需要，及時(shí)開(kāi)展航空產(chǎn)品發(fā)放定額的修訂，確保發(fā)放的文件符合各部門的使用需求，保證有需要的部門有資料可用，不需要的部門不會(huì)接收額外文件。此外，開(kāi)展對(duì)航空產(chǎn)品發(fā)放定額的宣貫工作，在發(fā)放定額修訂后，對(duì)修定內(nèi)容及時(shí)宣貫，使文件編制者及時(shí)了解發(fā)放單位的變化情況。再有，還要對(duì)新上崗的員工及時(shí)開(kāi)展發(fā)放定額的宣貫工作，確保文件編制者可以按照發(fā)放定額編制文件，確保歸檔文件的發(fā)放單位準(zhǔn)確。

結(jié)束語(yǔ)

總之，型號(hào)檔案歸檔是航空產(chǎn)品型號(hào)檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，本文通過(guò)深入分析航空產(chǎn)品型號(hào)檔案歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題，找到了通過(guò)提高檔案意識(shí)、培養(yǎng)高層次復(fù)合型人才、加強(qiáng)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（PDM）培訓(xùn)和指導(dǎo)、修訂并嚴(yán)格落實(shí)型號(hào)檔案制度和航空產(chǎn)品技術(shù)資料發(fā)放定額等解決措施，從而進(jìn)一步推進(jìn)航空產(chǎn)品型號(hào)檔案利用的可靠性，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案工作價(jià)值，為主線工作提供有力支持和保障。所以，提高型號(hào)檔案歸檔工作水平有著極大的必要性。

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