電子檔案數(shù)據(jù)備份模式選擇應(yīng)注意的問(wèn)題

鞏淑芳

（鶴壁職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 鶴壁458030）

隨著檔案界對(duì)檔案保護(hù)體系建設(shè)的重視和完善，針對(duì)電子檔案的數(shù)據(jù)備份，出現(xiàn)了多種建設(shè)模式和備份方案，基于不同角度可以歸納為不同類(lèi)別的模式。按照檔案?jìng)浞菟婕暗牡乩矸秶煌瑐浞菽Ｊ娇梢苑譃楸镜貍浞?、異地備份、兩地互援備份和區(qū)域備份；按照備份中心建設(shè)方式不同分類(lèi)，目前主要有自建、共建、外包三種模式：按照保管機(jī)構(gòu)的不同分類(lèi)，包括文件形成機(jī)構(gòu)備份、社會(huì)商務(wù)性機(jī)構(gòu)備份中心、數(shù)字檔案館備份中心三種模式。

檔案館應(yīng)根據(jù)各自的基礎(chǔ)設(shè)施、經(jīng)濟(jì)實(shí)力、管理人員素質(zhì)等情況來(lái)選擇，適合本館實(shí)際情況和業(yè)務(wù)特點(diǎn)的備份模式才是最好的方案，所以檔案機(jī)構(gòu)在選擇電子檔案數(shù)據(jù)備份模式時(shí)需要注意以下幾方面的問(wèn)題。

1 電子檔案數(shù)據(jù)備份模式選擇的原則

電子檔案數(shù)據(jù)備份模式選擇應(yīng)滿足以下的原則要求：

1.1 經(jīng)濟(jì)實(shí)用原則

檔案部門(mén)在選擇檔案?jìng)浞菽Ｊ綍r(shí)要從實(shí)用的角度出發(fā)，根據(jù)自身的資金、設(shè)備、人員狀況，靈活地選擇備份方式、備份設(shè)備和備份軟件。檔案?jìng)浞莶豢赡芤徊降轿?，?yīng)按照先重要檔案后一般檔案、先歷史檔案后現(xiàn)行檔案、先使用率高的檔案后使用率低的檔案順序，分步實(shí)施，持續(xù)推進(jìn)。購(gòu)買(mǎi)的備份設(shè)備和采用的備份技術(shù)，應(yīng)切合實(shí)際、經(jīng)濟(jì)適用，充分考慮系統(tǒng)對(duì)未來(lái)發(fā)展的可擴(kuò)展性和對(duì)各種技術(shù)規(guī)范與文件格式的兼容性。

1.2 多元化原則

多元化檔案數(shù)據(jù)備份原則可以應(yīng)付風(fēng)險(xiǎn)的多元性，更加可靠地保全檔案數(shù)據(jù)。多載體備份可以避免存儲(chǔ)介質(zhì)由于可能存在的產(chǎn)品缺陷而帶來(lái)的數(shù)據(jù)損失；多技術(shù)備份可以減少技術(shù)淘汰后數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)；多方案?jìng)浞萃ㄟ^(guò)采用不同的程序、介質(zhì)、格式來(lái)備份檔案數(shù)據(jù)，達(dá)到緩解技術(shù)淘汰帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)的目的。

1.3 因地制宜原則

選擇備份模式時(shí)，必須始終堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)。根據(jù)檔案部門(mén)的實(shí)際情況、地方政策要求，綜合各方面因素、權(quán)衡利弊，從而選擇最佳方案。如在多災(zāi)難多地震帶地區(qū)，更多的考慮選擇異地備份；人力、資金、技術(shù)充足的檔案機(jī)構(gòu)可以選擇自建或共建模式。反之，則選擇外包服務(wù)模式建立備份中心?？偠灾鱾€(gè)檔案館自身的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)實(shí)力以及地區(qū)特點(diǎn)等是備份模式選擇的重要因素。

2 備份方案應(yīng)達(dá)到的要求

2.1 與備份要求、目的相一致

備份目的決定了備份方案的制定，因而也決定了備份模式的選擇。不同的備份模式所達(dá)到的目的和要求也各不相同。如離線備份有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全管理，而在線實(shí)時(shí)備份則為容災(zāi)和災(zāi)難恢復(fù)提供了便利；異地備份能更好的滿足容災(zāi)和災(zāi)難恢復(fù)的要求；區(qū)域集中備份中心的建立在實(shí)現(xiàn)信息安全的前提下節(jié)約了項(xiàng)目建設(shè)的成本；館際聯(lián)盟互助備份在實(shí)現(xiàn)資源共享時(shí)，卻因職責(zé)分配的不明確帶來(lái)了潛在的不安全因素。因而在選擇備份模式時(shí)，我們必須從備份的要求、目的出發(fā)，選擇最合適的模式，從而建立相應(yīng)的備份方案。

2.2 實(shí)現(xiàn)檔案信息安全、保密、穩(wěn)定存儲(chǔ)

備份的最終目標(biāo)就是確保檔案信息的安全，無(wú)論選擇何種模式，其前提必須確保檔案信息的可靠性、正確性，使得檔案的歷史憑證和現(xiàn)實(shí)依據(jù)作用得以發(fā)揮。此外，檔案資源中存在著大量的保密信息，因而備份數(shù)據(jù)一旦出現(xiàn)問(wèn)題，必將造成不可估量的后果，這更要求我們必須時(shí)時(shí)刻刻都將安全放在首位，從硬件、軟件、管理、人員、制度等各個(gè)方面入手，降低風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案數(shù)據(jù)安全、可靠。

2.3 符合成本控制和經(jīng)濟(jì)效益的要求

數(shù)字檔案?jìng)浞莨ぷ魇且豁?xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要大量人力、物力的消耗，因而在選擇數(shù)字檔案?jìng)浞菽Ｊ綍r(shí)考慮到成本效益的觀念，要講求經(jīng)濟(jì)效益，節(jié)約保存成本，以最小的投入獲得最大的收益。數(shù)字檔案保存需要大量的載體設(shè)備，軟硬件設(shè)施，幵銷(xiāo)巨大，任何單個(gè)的檔案機(jī)構(gòu)都難以承擔(dān)，這使我們?cè)趥浞菽Ｊ降倪x擇時(shí)要符合成本控制和經(jīng)濟(jì)效益的要求。

3 電子檔案數(shù)據(jù)備份模式選擇應(yīng)注意的問(wèn)題

檔案機(jī)構(gòu)選擇何種備份模式由其自身的技術(shù)、經(jīng)濟(jì)實(shí)力以及備份需要所決定，因此檔案數(shù)據(jù)備份模式選擇時(shí)一定要注意以下問(wèn)題。

3.1 與檔案機(jī)構(gòu)相關(guān)的因素

人員方面。包括人員的數(shù)量和質(zhì)量。數(shù)字檔案?jìng)浞葜行牡慕ㄔO(shè)，由始至終都需要不同學(xué)科領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)人員共同完成，涉及檔案、信息管理、計(jì)算機(jī)、法律等各個(gè)領(lǐng)域。檔案機(jī)構(gòu)里具備備份專(zhuān)業(yè)知識(shí)并能從事備份工作的人員數(shù)量越多、專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)越好，備份中心的建設(shè)越能滿足業(yè)務(wù)需求，安全性、穩(wěn)定性越高。

資金方面。備份中心的建立需要耗費(fèi)巨大的財(cái)力，并且備份中心完成后，后期的維護(hù)管理費(fèi)用也是不小的開(kāi)支。資金投入的多少關(guān)系到數(shù)字檔案?jìng)浞葜行慕ㄔO(shè)的速度快慢和規(guī)模大小，也關(guān)系到其能否長(zhǎng)期有效運(yùn)行，所以檔案機(jī)構(gòu)的資金來(lái)源，以及資金的穩(wěn)定性影響著備份模式的選擇，單位資金力量的大小決定著備份中心建設(shè)方式的選擇，以及采用何種備份技術(shù)。

技術(shù)方面。數(shù)字檔案?jìng)浞葜行牡暮诵膬?nèi)容是備份系統(tǒng)的建設(shè)，我們的備份目標(biāo)是用較少的備份載體完成大量檔案信息的備份，用較長(zhǎng)壽命的介質(zhì)確保檔案信息的長(zhǎng)久可讀。因而，硬件設(shè)備的配置和軟件平臺(tái)的設(shè)計(jì)是關(guān)鍵。單位內(nèi)部的軟硬件設(shè)備包括安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，相應(yīng)的備份軟件系統(tǒng)以及各種類(lèi)型的備份介質(zhì)等等。如在技術(shù)力量薄弱時(shí)，一般采用外包或者共建的方式，建立區(qū)域備份中心或者多單位（部門(mén)）共同合作；反之，則往往釆用自建模式，建立數(shù)字檔案?jìng)浞葜行摹?/p>

業(yè)務(wù)要求方面。社會(huì)公眾利用頻率的高低也影響著模式選擇。使用頻率越高，檔案數(shù)據(jù)遭到威脅的可能性越大，使得備份的周期縮短，備份的次數(shù)變多。不同檔案機(jī)構(gòu)中對(duì)數(shù)字資源的使用情況不同，在一定程度上也影響了備份方案和備份策略的制定。

檔案數(shù)據(jù)數(shù)量方面。一方面，數(shù)據(jù)量的大小決定著存儲(chǔ)架構(gòu)模式的選擇，如NAS備份模式則不適用于大數(shù)據(jù)量的傳輸。另一方面，無(wú)論單位擁有的數(shù)據(jù)量是多或少都必須擁有完備的軟硬件系統(tǒng)，而硬件及軟件的配置是一筆龐大的一次性的資金投入，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)量少的檔案部門(mén)而言，這將是筆巨大的投入，迫使其中資金不充裕的機(jī)構(gòu)不得不放棄自建模式，而考慮使用其他建設(shè)模式。

3.2 與備份需要相關(guān)的因素

備份所需時(shí)間。備份所需的時(shí)間是衡量備份模式好壞的一個(gè)指標(biāo)，符合業(yè)務(wù)需求的備份方案則更利于備份數(shù)據(jù)的實(shí)現(xiàn)。

恢復(fù)所需時(shí)間。當(dāng)遇到災(zāi)難時(shí)，檔案信息恢復(fù)的時(shí)間也是衡量模式好壞的另一指標(biāo)?；謴?fù)時(shí)間越短，則受到的可能威脅的因素就越少，越能保證檔案信息的安全。

安全等級(jí)。容災(zāi)備份中心的安全根據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)SHARE78分為七個(gè)等級(jí)：0層-無(wú)異地備份1層-實(shí)現(xiàn)異地備份；2-熱備份站點(diǎn)備份；3-在線數(shù)據(jù)恢復(fù)；4-定時(shí)數(shù)據(jù)備份；5-實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)備份；6-0數(shù)據(jù)丟失。備份中心完成后應(yīng)達(dá)到的安全級(jí)別是備份模式選擇應(yīng)考慮的重要因素。

建設(shè)周期。也就是指項(xiàng)目建設(shè)從開(kāi)始到完成需要花費(fèi)的時(shí)間，如自建模式，需要檔案單位從備份方案的需求分析、設(shè)計(jì)規(guī)劃、實(shí)施建立到運(yùn)行維護(hù)都參與其中，因而建設(shè)時(shí)間最為長(zhǎng)久；異地備份旳實(shí)現(xiàn)相較于本地備份，其建設(shè)周期更長(zhǎng)久。

備份載體。當(dāng)前，檔案?jìng)浞莸慕橘|(zhì)形式多種多樣，光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)、縮微膠片等等。備份的光盤(pán)應(yīng)釆用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案級(jí)光盤(pán)，同時(shí)需要專(zhuān)門(mén)的光盤(pán)檢查儀定期進(jìn)行檢查；磁盤(pán)存儲(chǔ)量大，讀取速度快，有利于在線備份的需求，但是無(wú)法保證不可刪改性，安全性能有待提高；磁帶是離線備份的主要載體，但其讀取速度又十分慢；縮微膠片安全性好，有利于長(zhǎng)期保存，然而又有成本高，查看利用不方便的缺陷。各種介質(zhì)都有自身的不足和優(yōu)勢(shì)，檔案部門(mén)在選擇備份介質(zhì)時(shí)，要根據(jù)自身需要，從可靠性、成本高低等多個(gè)方面考慮。如：光盤(pán)利用其較長(zhǎng)的壽命和較快的訪問(wèn)速度，實(shí)現(xiàn)對(duì)重要數(shù)據(jù)的永久保存；磁盤(pán)適用于數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)備份的系統(tǒng)；磁帶易用于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)量大而讀取次數(shù)少的檔案數(shù)據(jù)；縮微膠片適用于安全性要求高而利用率相對(duì)低的數(shù)據(jù)。

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