推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作分析與思考

李鑫鑫

摘要：在醫(yī)院文化建設(shè)中，醫(yī)院的檔案管理是重要的組成部分，其記錄著醫(yī)院具體的發(fā)展歷程，是醫(yī)院文化得以繼承和發(fā)揚(yáng)的載體;總體來說，檔案是醫(yī)院進(jìn)行重大決策、計(jì)劃、研究的前提和基礎(chǔ)，是醫(yī)院的精髓和核心所在，離開了醫(yī)院檔案，醫(yī)院就失去了發(fā)展的根本和動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;管理;分析與思考

1檔案管理的具體涵義

檔案管理具體是指檔案室的工作人員對(duì)檔案信息和紙質(zhì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，它是為檔案相關(guān)業(yè)務(wù)和服務(wù)提供各種便利的工作總和，也是整個(gè)國家檔案事業(yè)發(fā)展中的一個(gè)重要且不可或缺的部分;醫(yī)院檔案管理即為檔案管理的一個(gè)分支，特指的是醫(yī)療機(jī)構(gòu)領(lǐng)域的檔案管理;醫(yī)院中的檔案是維系整個(gè)醫(yī)院的靈魂和精髓，在醫(yī)院的檔案中，如實(shí)地記載著自醫(yī)院建立以來的醫(yī)療活動(dòng)，真實(shí)地再現(xiàn)醫(yī)院的發(fā)展歷史進(jìn)程，成為醫(yī)院文化傳承和發(fā)揚(yáng)的載體，是整個(gè)醫(yī)院文化的凝聚。

2推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的主要策略

2.1改革和完善醫(yī)院檔案管理體制

科學(xué)合理的醫(yī)院檔案管理機(jī)制可以為檔案管理工作提供強(qiáng)有力的制度保證，因此，醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員要不斷健全和完善相關(guān)制度;傳統(tǒng)檔案管理體制已無法滿足新醫(yī)改形勢下的檔案管理工作;國內(nèi)醫(yī)院要拋棄部門偏見，不以利益為首要目的，齊心協(xié)力收集和整理醫(yī)院的有關(guān)檔案，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng);每位工作人員明確自身工作任務(wù)，醫(yī)院檔案管理以檔案室為總樞紐，把每個(gè)科室作為檔案收集子點(diǎn)，制定合理檔案保管流程和步驟，對(duì)病歷檔案、辦公文件、人事檔案、影像資料進(jìn)行分類系統(tǒng)化收集和保管;將之前處于分割狀態(tài)的醫(yī)院檔案管理工作統(tǒng)一起來，更加規(guī)范和系統(tǒng)，能夠有效提高檔案管理效率。

2.2以現(xiàn)代技術(shù)為媒介

在管理水平方面，完善其管理方法也是不可忽視的一部分;（1）對(duì)已有資源系統(tǒng)予以合理性開發(fā);提高檔案資料電子檢索的速度，縮短檢索時(shí)間，提升醫(yī)院工作者的工作效率;（2）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行對(duì)應(yīng)專業(yè)能力培訓(xùn)，使他們在工作中對(duì)現(xiàn)代化管理系統(tǒng)能專業(yè)對(duì)待;（3）檔案管理本身具有特點(diǎn)為紐帶，選擇合理的系統(tǒng)軟件;利用計(jì)算機(jī)把所有檔案資料錄入系統(tǒng)，并作詳細(xì)記錄，為醫(yī)院工作者對(duì)資料信息查找提供便利。

2.3做好醫(yī)院檔案的記載工作

充分發(fā)揮檔案促進(jìn)醫(yī)院文化建設(shè)的巨大作用，要保證檔案的真實(shí)性和全面性;隨著各醫(yī)院不斷發(fā)展，檔案也在不斷增多，有關(guān)于各時(shí)代實(shí)物、病歷、基本建設(shè)、財(cái)務(wù)、聲像、儀器設(shè)備、教學(xué)科研、醫(yī)療技術(shù)、黨務(wù)行政等方面內(nèi)容都在檔案中有詳細(xì)記載，構(gòu)成一個(gè)隱性的資源寶庫;醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和研究人員可以不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將優(yōu)勢充分發(fā)揚(yáng)光大，同時(shí)避免失誤和悲劇的再次上演;將得出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)通過宣傳和培訓(xùn)的方式傳達(dá)給醫(yī)院中包括醫(yī)生、護(hù)士、行政工作者等在內(nèi)的所有工作人員，將檔案中記載的優(yōu)良傳統(tǒng)和文化無限擴(kuò)大，同時(shí)又將之前所犯的各種錯(cuò)誤發(fā)生率降到最低，不斷促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展，使整個(gè)醫(yī)院發(fā)展處于一個(gè)良性循環(huán)中，造福人民。

2.4硬件與制度保障

醫(yī)院管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作的必要性和重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理和監(jiān)督，將檔案管理工作作為醫(yī)院管理的重要任務(wù)之一。（1）醫(yī)院除了常規(guī)設(shè)置的病案室外，應(yīng)專設(shè)綜合檔案室，參照檔案室設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)配套投入必要的硬件設(shè)備，負(fù)責(zé)病歷資料以外的檔案管理工作;（2）建立健全醫(yī)院檔案管理制度是醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理的必要保證，要制定切合實(shí)際的檔案管理制度，明確責(zé)任分工、分類歸檔管理，將檔案整理歸檔工作列入各科室 （特別是職能后勤部門）年終目標(biāo)考核內(nèi)容，至少按年度進(jìn)行歸檔考核。

2.5采用現(xiàn)代化手段

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢;在日常運(yùn)作中，需定期對(duì)檔案管理內(nèi)容加以總結(jié)，并進(jìn)行對(duì)應(yīng)的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決;對(duì)檔案完成的情況適當(dāng)考核，使其不斷完善;要把管理工作和醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況相結(jié)合起來，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行現(xiàn)代化信息管理;在醫(yī)院檔案管理方面，對(duì)檔案管理設(shè)備的應(yīng)用應(yīng)引起重視;每個(gè)醫(yī)院根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，引進(jìn)一些先進(jìn)設(shè)備，提高工作效率和準(zhǔn)確率以便減少設(shè)備發(fā)生故障。

2.6做好醫(yī)院檔案的規(guī)整工作

醫(yī)院的檔案承載著醫(yī)院建立來各方面的信息和資料，年代久遠(yuǎn)，資料分類紛繁復(fù)雜，工作額度用海量這個(gè)詞一點(diǎn)也不為過;醫(yī)院檔案中包括每年中各領(lǐng)域的信息，如實(shí)物、病歷、基本建設(shè)、財(cái)務(wù)、聲像、儀器設(shè)備、教學(xué)科研、醫(yī)療技術(shù)、黨務(wù)行政等，因此醫(yī)院檔案管理室的工作人員工作必須耐心細(xì)致;面對(duì)如此大的工作量且繁雜的工作內(nèi)容，光有耐心是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的;醫(yī)院必須對(duì)檔案管理室的工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高檔案規(guī)整素質(zhì)和水平，確保檔案規(guī)整工作萬無一失且有序進(jìn)行;此外，醫(yī)院要不斷更新醫(yī)療器械，同時(shí)積極引進(jìn)全新的優(yōu)秀醫(yī)療人才，善于聽取和采納年輕醫(yī)療人才的理念和建議，為醫(yī)院長期發(fā)展注入新的力量。

2.7擴(kuò)大資金投入

醫(yī)院要擴(kuò)大對(duì)檔案管理方面的資金投入，加大數(shù)據(jù)庫的建設(shè);數(shù)據(jù)庫在醫(yī)院檔案中占據(jù)核心的地位，它是醫(yī)院檔案館信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的主要部分;醫(yī)院要對(duì)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行全面有效的改造，使原有數(shù)據(jù)庫更加規(guī)范和科學(xué)，同時(shí)不斷擴(kuò)充數(shù)據(jù)庫的信息量，在每個(gè)小型專業(yè)數(shù)據(jù)庫之間建立一個(gè)連接點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)醫(yī)院檔案的連接，既便于檔案的管理，又便于檔案的查找;同時(shí)，醫(yī)院要使自身特色更加明顯，有必要建立一些富有特色的小型數(shù)據(jù)庫;不論是何種類型數(shù)據(jù)庫，都必須嚴(yán)格按照國際和我國數(shù)據(jù)庫相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)建立，必須包括條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫，且各數(shù)據(jù)庫間既具有獨(dú)立性又具有通用性。

2.8提高資源利用率

在醫(yī)院檔案管理方面，提高資源利用率是非常關(guān)鍵的，也是醫(yī)院檔案管理的最終目標(biāo);檔案管理人員需樹立服務(wù)意識(shí);在工作中，檔案管理人員通過各種實(shí)踐提高對(duì)檔案資源深度分析及充分了解;為醫(yī)院各方面工作開展提供支撐，如臨床、科研教學(xué);檔案管理人員需對(duì)不同類型資料合理編制，分類別編制整理出來并標(biāo)注入冊，及時(shí)為醫(yī)學(xué)工作者提供“多層次、多方面”的重要資源信息，檔案管理人員需對(duì)價(jià)值較大的資料合理的深加工，為醫(yī)學(xué)工作進(jìn)一步開展打開方便之門，保障工作順利進(jìn)行;在檔案管理中，管理人員對(duì)檔案資料客觀系統(tǒng)分析與統(tǒng)計(jì)，在此基礎(chǔ)上，對(duì)檔案資料再進(jìn)行歸納整理，以供醫(yī)院決策者使用。

2.9提高醫(yī)院檔案管理工作人員的專業(yè)化水平

醫(yī)院檔案管理工作人員必須具備現(xiàn)代化的檔案管理素質(zhì)，掌握先進(jìn)的檔案管理手段;工作人員要具備良好的計(jì)算機(jī)操作能力，尤其是管理工作技能操作的流程如檔案的檢索、分類等;管理工作人員還要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念，學(xué)習(xí)最新的檔案管理方法和模式，使檔案管理更加規(guī)范和科學(xué);此外，管理人員要樹立起檔案管理的責(zé)任意識(shí);只有具有高度的責(zé)任心，才能夠在檔案管理中一絲不茍，兢兢業(yè)業(yè)。

3結(jié)語

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，提高醫(yī)院檔案利用率對(duì)醫(yī)院及醫(yī)學(xué)科學(xué)發(fā)展意義重大;我們必須提高認(rèn)識(shí)，改進(jìn)檔案管理及利用方式，為醫(yī)院建設(shè)做好鋪路石，也為人民健康事業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量;醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)化管理是信息時(shí)代發(fā)展的趨勢;檔案管理工作中存在不足使檔案數(shù)據(jù)化，建設(shè)與應(yīng)用效率無法提高，但相信完善的管理措施和科學(xué)化規(guī)范化管理策略能夠盡快提升醫(yī)院檔案管理效率，為醫(yī)院發(fā)展做建設(shè)性的服務(wù)。

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