民生檔案信息資源開發(fā)利用

陳繼榮

（大同區(qū)社會救助服務(wù)中心，黑龍江 大慶 163515）

0 引言

國家檔案局近年來提出了檔案管理和利用的新理念：“人的檔案最重要、最有價值”。各級檔案部門應(yīng)當(dāng)積極響應(yīng)該理念， 落實民生檔案管理的相關(guān)工作，出臺地方性的、 適合本地業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)性的政策文件。許多地方的檔案部門也做了有益嘗試。民生檔案就是人民群眾在日常生活中的各種行為形成的檔案內(nèi)容，民生檔案與民生問題密切相關(guān)，用好了民生檔案，做好了政治領(lǐng)域、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域、精神領(lǐng)域、物質(zhì)領(lǐng)域、生活領(lǐng)域老百姓的方方面面，將對群眾、社會、國家的影響意義深遠(yuǎn)而重大。民生領(lǐng)域的檔案信息資源開發(fā)主要包括了：第一，民生政務(wù)檔案；第二，社會保障檔案；第三，企業(yè)轉(zhuǎn)制檔案；第四，衛(wèi)生教育檔案；第五，工商管理檔案；第六，司法民政檔案；第七，住房信息檔案。檔案的種類繁多、涉及的領(lǐng)域?qū)拸V、覆蓋的內(nèi)容較多、影響意義重大，是當(dāng)前階段相當(dāng)長時間需要重點開發(fā)和利用的內(nèi)容。

1 民生檔案信息發(fā)展的歷程

20世紀(jì)末，隨著信息化的發(fā)展，檔案管理網(wǎng)站的推廣，民生檔案的信息化發(fā)展產(chǎn)生了萌芽。但是，當(dāng)時的互聯(lián)網(wǎng)并不普及，計算機(jī)也是高檔設(shè)備，檔案中多數(shù)為紙質(zhì)材料，分散保管在各地的情況，使得群眾對于檔案信息的服務(wù)更多的是在單向的查詢、查詢檔案所處的位置和狀態(tài)。許多檔案并不能實現(xiàn)真正的電子化、信息化、規(guī)范化以及遠(yuǎn)程共享、便捷利用。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展、計算機(jī)的普及，許多地區(qū)的檔案管理服務(wù)也在推陳出新。截至2017年，大慶全市的居委會實現(xiàn)了100%的建檔率， 檔案信息達(dá)標(biāo)率98.6%。將檔案工作中心從收集、保存向管理、服務(wù)轉(zhuǎn)變，是檔案管理新時期功能創(chuàng)新的特點。近年來，大慶市的檔案館藏利用率、接待率在全省檔案服務(wù)中位居前列，民生檔案的利用率高達(dá)90%，民生檔案的信息發(fā)展迅猛、服務(wù)水平較高。

2 民生檔案信息資源開發(fā)利用的技術(shù)基礎(chǔ)

民生檔案的信息資源開發(fā)利用所需要運用到的技術(shù)包括了遠(yuǎn)程通信服務(wù)、硬件設(shè)備、信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)資源，包含了互聯(lián)網(wǎng)、計算機(jī)硬件、計算機(jī)軟件等業(yè)務(wù)。大慶市的檔案管理部門主要從三個維度來構(gòu)建業(yè)務(wù)所需要的技術(shù)基礎(chǔ)：

第一，對各個縣區(qū)的檔案館數(shù)據(jù)平臺進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，依托民生服務(wù)平臺實現(xiàn)遠(yuǎn)程協(xié)同。平臺由檔案部門基于政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，將各個區(qū)縣的檔案數(shù)據(jù)平臺協(xié)同上網(wǎng)，并實現(xiàn)互聯(lián)互通，數(shù)據(jù)共享。在此基礎(chǔ)上進(jìn)行了資源整合、在線瀏覽以及數(shù)據(jù)移交，便利了查詢、調(diào)閱、利用等功能。

第二，逐步將民生檔案的數(shù)據(jù)庫接入市政服務(wù)大平臺中。檔案館的數(shù)據(jù)和服務(wù)要從館里走出來，接入市政服務(wù)平臺中，這樣就可以直接服務(wù)到有需要的民眾。以社會救助為例，將救助信息接入市政服務(wù)平臺中，普通市民、社會組織、救助站、福利站都可以看到這些檔案信息，可以協(xié)同提供服務(wù)，減少了部門之間、不同組織之間的協(xié)調(diào)問題，提升了溝通的效率。將民生檔案的查詢和利用融入社區(qū)層面的服務(wù)平臺，以實現(xiàn)檔案館與社區(qū)的功能協(xié)同、居民群眾全市通辦的技術(shù)基礎(chǔ)。

第三，實現(xiàn)平臺與系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。民生檔案數(shù)量多、種類復(fù)雜、動態(tài)性強、歸屬性復(fù)雜、標(biāo)準(zhǔn)不一，要實現(xiàn)遠(yuǎn)程的協(xié)同， 就必須處理大量的數(shù)據(jù)和信息。依靠對多個管理部門、工作人員的協(xié)調(diào)，有一點很重要的就是，要對這些不同來源、不同時期的數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，以確保數(shù)據(jù)之間的交互暢通無阻。所以，大慶市的檔案管理部門在技術(shù)基礎(chǔ)實現(xiàn)之前， 首先就必須規(guī)定好平臺的參數(shù)、文本的格式，為未來的舊檔案標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)化、 新檔案標(biāo)準(zhǔn)化收錄打下堅實的技術(shù)基礎(chǔ)。

3 館藏資源開發(fā)類型

檔案的信息資源開發(fā)的主體是檔案館的工作人員，隨著時代的進(jìn)步，信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)日益蓬勃發(fā)展，有一些檔案網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫也在建設(shè)和開放給有需要的用戶。在檔案信息資源的開發(fā)過程中，技術(shù)逐漸迭代發(fā)展，更能夠有效提升檔案的信息利用效率、提升檔案使用的效果。從宏觀角度來說，檔案信息資源的開發(fā)既是面向用戶的，也是面向檔案客體的。具體而言，可以分為以下幾類：

3.1 面向檔案資源客體開發(fā)

檔案信息資源的主體通常是群眾本身，客體則是已經(jīng)存在檔案信息資源主體的二次開發(fā)和利用。通常而言， 就是對檔案信息資源的客體做分類、 排列、索引、標(biāo)注、著錄、轉(zhuǎn)化、評價、總結(jié)等活動，這樣可以對原始檔案信息資源進(jìn)行梳理，提升未來檢索和使用的效率效果，從而提升檔案資源的價值。

整理型開發(fā)：是對檔案的信息資源建立各種索引工具。比如社會救助服務(wù)中心的案卷目錄、文件目錄進(jìn)行匯總集合，再將這些案例進(jìn)行分類目錄、全宗指南和專題指南等工作。這樣可以便于其他部門的查找，外地協(xié)同配合查找，也為檔案的二次利用打下良好的基礎(chǔ)。

轉(zhuǎn)化型開發(fā)：指的是將不同類型、不同載體、不同形式、不同文種的檔案信息資源轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)格式和計算機(jī)可以識別的格式，方便用戶的索引、利用、開發(fā)。以社會救助服務(wù)中心的檔案來講，20世紀(jì)的檔案多以紙質(zhì)、錄音為主，為了方便以后的管理，應(yīng)當(dāng)將這些紙質(zhì)、錄音的檔案進(jìn)行介質(zhì)轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)化成PDF、MP3 等格式。再將這些數(shù)字資源進(jìn)行標(biāo)注和索引，方便未來的查閱和檢索，實現(xiàn)信息資源的多媒體化，方便了檔案信息的傳輸和保存，也方便用戶在多個環(huán)境下的充分利用。

主題匯總開發(fā)：是將檔案館里的各種分散保存的檔案資源信息化并匯總整理，根據(jù)用戶要求、場景、業(yè)務(wù)需求，運用一些技術(shù)手段來實現(xiàn)加工重組，匯編成新的檔案信息服務(wù)。比如，對社會救助服務(wù)中心的大事記、組織沿革、專題概要進(jìn)行總結(jié)，既可以是區(qū)社會救助服務(wù)中心的資源匯編整合，也可以是縣市區(qū)的救助服務(wù)中心專題數(shù)據(jù)的整合匯總。

3.2 面向檔案用戶的開發(fā)

面向檔案用戶的關(guān)鍵點在于用戶的需求、檔案信息的服務(wù)，主要是檔案館與信息資源需求機(jī)構(gòu)之間的互動行為，檔案信息資源的開發(fā)和利用能夠為用戶的使用效率提升助力，提升檔案管理的服務(wù)水平，平衡供需雙方的交流。

共建共享型開發(fā)：面向檔案用戶最常見的一種開發(fā)方式，最主要的需求就是將散落在不同區(qū)域檔案館的資源進(jìn)行有效的集中，實現(xiàn)不同類型檔案信息資源的共享和互聯(lián)互通， 破除檔案館之間的物理隔離，減少信息繭房、信息孤島效應(yīng)，實現(xiàn)對檔案信息資源的整體利用。例如，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫和檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并實現(xiàn)互聯(lián)互通，方便用戶對檔案目錄先進(jìn)行查找，再進(jìn)入到全文數(shù)據(jù)庫進(jìn)行二次檢索、下載和利用，實現(xiàn)了各個數(shù)據(jù)庫之間的互聯(lián)和共享。

公布型開發(fā)：指的是根據(jù)檔案館客觀需求，將檔案原件制作成某個主題的文獻(xiàn)物。比如，根據(jù)出版物的類型特點進(jìn)行檔案的匯編、叢編，匯總檔案文集。

代理型開發(fā)：代理型開發(fā)就是在原有檔案信息資源的條件基礎(chǔ)上進(jìn)行再開發(fā)、二次開發(fā)，這種開發(fā)的含金量高、附加值也高，同時也考驗檔案館的綜合能力和綜合素質(zhì)，是體現(xiàn)檔案館內(nèi)功、業(yè)務(wù)能力和管理能力的標(biāo)準(zhǔn)，是未來需要大力發(fā)展和關(guān)注的空間。

針對檔案館信息資源客體的開發(fā)和針對用戶的開發(fā)， 可以說是檔案行業(yè)里一個問題的兩個維度，根據(jù)不同目的、不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，兩者相輔相成、不可分割。

4 民生檔案信息資源開發(fā)利用的問題以及對策

4.1 民生檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

在當(dāng)前社會治理水平日益提高的大背景下，檔案使用者對檔案部門的服務(wù)質(zhì)量要求日益增高， 不僅要求檔案部門能夠快速、高效、準(zhǔn)確地提供出檔案原件，而且還需要檔案管理部門能提供出價值更高、含金量更高的二次整理、三次匯總的檔案信息。當(dāng)前，民生檔案管理部門的開發(fā)利用工作依然存在著一些問題，尤其是在日新月異的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，這種業(yè)務(wù)發(fā)展落后于現(xiàn)實需求、技術(shù)要求的情況更為突出。具體表現(xiàn)在：

第一，館藏建設(shè)仍需要加強。當(dāng)前，我國的檔案管理部門采用的管理模式是條塊化管理，這種管理性質(zhì)導(dǎo)致了檔案管理行政機(jī)構(gòu)之間各自為政、互不干涉和往來，為了部門之間的利益不愿意移交數(shù)據(jù)，造成信息孤島等情況，不同類型的民生檔案信息資源的條塊化分割，阻礙了信息資源的交互和整合利用。

第二，戰(zhàn)略規(guī)劃比較薄弱。當(dāng)前的民生檔案信息資源的總體規(guī)劃應(yīng)當(dāng)促進(jìn)信息資源的再開發(fā)再利用，最大限度地滿足人民群眾對于信息的需求。但是，目前的檔案館管理依然是以國家行政管理的理念為主體，館藏資源的規(guī)劃和有效利用并沒有得到真正的重視。管理層面上，微觀管理多、宏觀指導(dǎo)少、執(zhí)行力不足、缺乏頂層設(shè)計和長遠(yuǎn)考慮，這就造成了信息資源開發(fā)的專項規(guī)劃不足。

第三，內(nèi)容建設(shè)失衡。當(dāng)前，我國的民生檔案館藏資源并未有效發(fā)揮其資政教育、 群眾維權(quán)的價值，檔案的開發(fā)利用手段、面向用戶的個性檔案信息資源的開發(fā)極其有限。關(guān)乎人民群眾切身利益的民生檔案數(shù)量和開發(fā)質(zhì)量令人憂心忡忡，缺乏對民生檔案信息資源的組織、加工，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的深度不足、綜合價值編研成果不多。民生檔案館藏資源的內(nèi)容體系不平衡，機(jī)關(guān)檔案多、民生檔案少，實體檔案多、網(wǎng)絡(luò)檔案少，綜合檔案多、專門檔案少，建設(shè)方面不平衡，館藏資源的收納標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一， 有些館藏資源重復(fù)建設(shè)，信息不分享不共享形成信息孤島。

4.2 民生檔案信息資源開發(fā)利用的對策

第一，改革傳統(tǒng)管理機(jī)制，創(chuàng)新資源整合。有必要打破各個館之間的行政隔離，從創(chuàng)新機(jī)制方面探討出一條檔案整合的管理體制和管理路徑。應(yīng)當(dāng)對民生檔案資源進(jìn)行整合，逐步實現(xiàn)從目錄級查詢向文件級查詢的轉(zhuǎn)化，逐步落實全國民生檔案數(shù)據(jù)庫的大一統(tǒng)建設(shè)。不斷強化信息資源的廣度建設(shè)，構(gòu)建實際利用和普遍利用的數(shù)量充分的信息資源體系，強化對地方特色、文化特色的民生檔案的專題建設(shè)。在資源深度方面，要構(gòu)建有學(xué)術(shù)特點、有質(zhì)量特色的檔案信息體系，重視檔案資源的完整、深度，構(gòu)建有特色的民生檔案館藏數(shù)據(jù)。例如，社會救助檔案數(shù)據(jù)庫、群眾健康數(shù)據(jù)庫、社會保障數(shù)據(jù)庫等。

第二， 改進(jìn)民生檔案信息資源的開發(fā)利用手段。民生檔案信息資源的開發(fā)以傳統(tǒng)手段為主，包括對檔案的外借、閱覽、信息報道、陳列等傳統(tǒng)服務(wù)方式。對于檔案的二次利用、 再開發(fā)服務(wù)很少關(guān)注和提供，如定題跟蹤、計算機(jī)檢索、網(wǎng)上查閱、數(shù)據(jù)庫開放下載等服務(wù)提供不多，對于檔案的利用就不那么充分。所以，檔案館應(yīng)當(dāng)改變手工檢索、速度慢、效率低、準(zhǔn)確性不強的弊端。要從重視公眾網(wǎng)絡(luò)的利用出發(fā)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行開發(fā)，改變民生檔案信息資源利用不足的情況，最大限度地從技術(shù)手段上提升信息檔案的利用。

第三， 面向用戶的個性化民生檔案信息開發(fā)服務(wù)。在檔案信息資源的整合中，面向用戶的檔案信息開發(fā)應(yīng)當(dāng)滿足檔案用戶的個性化需求，從縱向和深度兩個方面對民生檔案的信息資源進(jìn)行開發(fā)。首先，服務(wù)時空方面要有個性化，在用戶所習(xí)慣的手機(jī)、電腦客戶端提供24×365 的全方位多客戶端的信息服務(wù)。其次，可以根據(jù)大數(shù)據(jù)不斷迭代更新，推送用戶所需要的信息資源， 提升用戶和信息之間的自動化匹配。再次，通過人工智能的大數(shù)據(jù)算法，讓系統(tǒng)比用戶更了解自己，通過服務(wù)內(nèi)容的個性化，推送針對性的專業(yè)內(nèi)容到有需求的用戶面前，實現(xiàn)需求和推送的高度匹配。最后，從技術(shù)角度上講，要實現(xiàn)用戶的個性化民生檔案信息資源的各種需求，就應(yīng)當(dāng)基于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和人工智能兩個角度， 主動預(yù)測和評估用戶的需求，挖掘用戶的興趣。個性化檔案信息的開發(fā)主要由用戶模型、興趣、推送引擎等模塊構(gòu)成。基于用戶的個性化，為用戶提供個性化的服務(wù)模式提供定制服務(wù)，經(jīng)過系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)和算法，整合后推送給到用戶。個性化服務(wù)可以大大減少人工檢索，提高用戶的體驗以及信息資源的整合利用。

5 結(jié)語

民生檔案信息資源的開發(fā)利用，有待檔案部門的協(xié)同治理，挖掘各種信息技術(shù)工具，為公眾提供更加快捷、主動推送、標(biāo)準(zhǔn)化、貼近群眾需求的檔案服務(wù)?？傮w而言，當(dāng)前的民生檔案信息資源利用的層次還比較低，要盡快打破這種各自為政、分頭建設(shè)的信息孤島情況，為了實現(xiàn)全面共享、積極開發(fā)而努力。