論如何做好國(guó)有企業(yè)外事檔案的管理工作

楊婧

摘要：管理好國(guó)有企業(yè)外事檔案，不僅是國(guó)有企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的需要，也是國(guó)家政策研究及經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略發(fā)展的需要，因此，需要加強(qiáng)對(duì)國(guó)有企業(yè)外事檔案的管理，不斷探索外事檔案管理提升舉措。該文對(duì)我國(guó)當(dāng)前國(guó)有企業(yè)外事檔案的內(nèi)涵與特點(diǎn)進(jìn)行了闡述，對(duì)其不足之處進(jìn)行了分析，總結(jié)出國(guó)有企業(yè)外事檔案精細(xì)化管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè) 外事檔案 制度流程

首都北京的城市戰(zhàn)略定位是“全國(guó)政治中心、文化中心、國(guó)際交往中心、科技創(chuàng)新中心”。加強(qiáng)國(guó)際交往中心建設(shè)，也意味著首都外事工作的地位進(jìn)一步提高。當(dāng)前，我國(guó)國(guó)有企業(yè)積極推進(jìn)“一帶一路”建設(shè)，著力實(shí)現(xiàn)中國(guó)制造到“中國(guó)智造”，從某種程度上說，外事檔案工作是實(shí)施“一帶一路”“周邊外交”的重要保障。外事檔案工作的規(guī)范化管理是國(guó)有企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)，能夠助力國(guó)有企業(yè)實(shí)施“走出去”戰(zhàn)略。

（一）國(guó)有企業(yè)外事檔案的內(nèi)涵

國(guó)有企業(yè)外事檔案一般包含上級(jí)主管外事部門關(guān)于外事工作的文件、批復(fù)；國(guó)有企業(yè)外事工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、外事工作規(guī)章制度、外事工作會(huì)議材料；上級(jí)主管部門對(duì)因公出國(guó)（境）人員管理的有關(guān)規(guī)定、國(guó)有企業(yè)人員因公出國(guó)（境）各項(xiàng)資料、因公出國(guó)（境）人員歸國(guó)出訪報(bào)告；邀請(qǐng)外國(guó)人來華訪問相關(guān)資料及國(guó)（境）外合作客戶贈(zèng)予的紀(jì)念品、感謝信等。本文以國(guó)有企業(yè)外事檔案中最重要、復(fù)雜的因公出國(guó)（境）的相關(guān)檔案作為切入點(diǎn)，分析如何做好國(guó)有企業(yè)外事檔案的管理工作。

（二）國(guó)有企業(yè)外事檔案管理工作的特點(diǎn)

1.強(qiáng)調(diào)涉外嚴(yán)肅性。國(guó)有企業(yè)外事檔案一般產(chǎn)生于有涉外資質(zhì)的國(guó)有企業(yè)。以筆者所在的大型國(guó)有建筑企業(yè)為例，國(guó)際部負(fù)責(zé)全集團(tuán)公司的因公出國(guó)（境）管理工作。隨著國(guó)有企業(yè)國(guó)際布局的不斷拓展，在“走出去”“引進(jìn)來”的背景下，產(chǎn)生了大量國(guó)有企業(yè)外事檔案。在對(duì)這些材料進(jìn)行歸檔和再利用時(shí)，我們必須提高政治站位，注意做好保密工作，重視涉外嚴(yán)肅性。

2.重復(fù)借出性高。國(guó)有企業(yè)外事檔案的歸檔時(shí)間為每年的3月，根據(jù)筆者所在建筑單位的企業(yè)性質(zhì)，出訪團(tuán)組常駐國(guó)外建設(shè)項(xiàng)目往往需要2～3年，在實(shí)際執(zhí)行出訪任務(wù)時(shí)，團(tuán)組往往需要多次修改上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的任務(wù)批件，這就會(huì)涉及多次借出外事檔案，待任務(wù)批件修改完畢，再歸還檔案。

（一）分類管理外事檔案的意識(shí)不強(qiáng)

國(guó)有企業(yè)外事檔案涉及眾多分類，以筆者所在企業(yè)為例，國(guó)際部負(fù)責(zé)集團(tuán)公司全部人員因公出國(guó)（境）審核審批工作，涉及歸檔的外事材料可以說涵蓋整個(gè)集團(tuán)公司。面對(duì)眾多自上而下的制度文件、人員出入境審批材料、感謝信及紀(jì)念品等不同類別的外事檔案，外事檔案管理人員分類管理外事檔案的意識(shí)不強(qiáng)。另外，對(duì)于涉及個(gè)人隱私和敏感工程項(xiàng)目的重要外事檔案，沒有合理進(jìn)行分類管理，導(dǎo)致外事檔案的管理較為混亂。

（二）缺乏完善的外事檔案管理制度和工作程序

現(xiàn)階段，雖然國(guó)有企業(yè)檔案管理部門紛紛制定了相應(yīng)的檔案管理制度，但是仍存在制度不健全的情況。國(guó)有企業(yè)的檔案管理制度相對(duì)比較籠統(tǒng)，并不能涵蓋各種檔案類型及注意事項(xiàng)。比如外事檔案的頻繁借出，若檔案制度中并沒有對(duì)此明確規(guī)定檔案的借出和歸還要求，加上檔案人員責(zé)任心不強(qiáng)，不及時(shí)催繳借出的外事檔案，長(zhǎng)時(shí)間就會(huì)造成外事檔案的遺失和損毀，甚至造成上級(jí)外事主管部門的追責(zé)，對(duì)國(guó)有企業(yè)外事管理帶來負(fù)面影響。

（三）外事檔案管理人員綜合能力有待提高

目前，許多國(guó)有企業(yè)的外事檔案管理工作人員并非專業(yè)檔案管理人員，沒有接受過專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無法對(duì)檔案管理模式進(jìn)行更新和改革，甚至在日常管理方面無法按照正規(guī)流程進(jìn)行，只是按照工作交接的方案去執(zhí)行。再加上，國(guó)有企業(yè)檔案管理部門優(yōu)秀人才進(jìn)入較少，這樣就造成部分國(guó)有企業(yè)外事檔案管理效率低下、管理質(zhì)量低下的現(xiàn)象，導(dǎo)致外事檔案管理工作很難滿足國(guó)有企業(yè)的發(fā)展需求。同時(shí)，在國(guó)有企業(yè)中，沒有形成復(fù)合型檔案信息化人才隊(duì)伍，無論是專職外事檔案管理人員還是兼職外事檔案管理人員，其綜合能力均需進(jìn)一步提高。

（四）外事檔案信息化建設(shè)水平欠缺

隨著信息化的不斷發(fā)展，一些國(guó)有企業(yè)將信息技術(shù)引入檔案管理中，建立了本單位的檔案管理信息系統(tǒng)，但仍有部分國(guó)有企業(yè)檔案管理人員深受傳統(tǒng)管理理念的影響，難以適應(yīng)信息化社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。以筆者所在單位為例，檔案管理信息系統(tǒng)仍在開發(fā)階段，尚未完全投入使用。這也就導(dǎo)致了外事檔案無法形成電子檔案，依舊延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理辦法，手工收集、整理檔案，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，且效益低下。遇到需要緊急調(diào)閱外事檔案的情況，檔案管理人員往往需要花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間搜索。此外，一些國(guó)有企業(yè)為節(jié)省運(yùn)營(yíng)成本并不會(huì)在檔案管理方面投入過多資金。這直接導(dǎo)致了檔案室空間狹小，配備的電腦、打印機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施過于老舊，對(duì)外事檔案管理工作的效率和質(zhì)量造成影響，同時(shí)也不利于外事檔案信息的二次開發(fā)利用。

（一）分門別類，做好外事檔案的分類管理

國(guó)有企業(yè)外事檔案中很重要的一部分是人員因公出國(guó)（境）管理，這項(xiàng)工作具有較強(qiáng)的政策性。其中對(duì)涉及敏感工程項(xiàng)目以及個(gè)人隱私的外事檔案，必須要做到“普通檔案一般管，重要檔案重點(diǎn)管”。此外，外事材料必須要按照歸檔目錄清單進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)后才能進(jìn)行歸檔，不能遺漏。按照筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，若因公出訪人員在國(guó)外發(fā)生護(hù)照遺失，則需要第一時(shí)間聯(lián)系總部檔案部門，緊急借閱外事檔案的團(tuán)組資料，按照清單搜索出訪人員護(hù)照及簽證復(fù)印件，然后才能前往中國(guó)駐外領(lǐng)事館進(jìn)行補(bǔ)發(fā)護(hù)照申請(qǐng)，確保順利返回國(guó)內(nèi)。若國(guó)有企業(yè)沒有做好外事檔案的分類保管，團(tuán)組檔案中沒有留存所需復(fù)印件，一旦在國(guó)外發(fā)生護(hù)照遺失的情況就會(huì)非常棘手。所以，對(duì)外事檔案必須要進(jìn)行精細(xì)化的分類管理，為國(guó)有企業(yè)的國(guó)際化發(fā)展提供有效的信息保障。

（二）完善外事檔案管理制度，規(guī)范外事檔案工作程序

國(guó)有企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況來設(shè)計(jì)外事檔案管理制度和操作流程，目的是讓收集、歸檔等方面的工作變得更加規(guī)范。比如，就因公出國(guó)而言，應(yīng)以制度的形式明確規(guī)定每個(gè)團(tuán)組歸來一個(gè)月內(nèi)提交出訪報(bào)告，并且計(jì)入個(gè)人工作績(jī)效考核。之所以這樣規(guī)定，是因?yàn)橛械某鲈L人員往往因手頭工作忙不提交，這就造成外事檔案的缺失。若后續(xù)人員離職，這項(xiàng)外事檔案就會(huì)變成永久性缺失，不利于外事工作的管理與銜接。另外，因外事檔案性質(zhì)較為特殊，有的項(xiàng)目具有較高的保密性，對(duì)于這些涉密級(jí)的外事檔案，需要制定更加嚴(yán)格的管理制度，比如對(duì)其進(jìn)行單獨(dú)存檔，制定出科學(xué)合理且具有針對(duì)性的外事檔案借閱程序，并有效監(jiān)督程序的執(zhí)行。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，建立復(fù)合型檔案信息化人才隊(duì)伍

“走出去”促進(jìn)了國(guó)有企業(yè)外事活動(dòng)的不斷增加，為外事檔案管理提出了更高的要求。國(guó)有企業(yè)應(yīng)注重培養(yǎng)、建立一支高素質(zhì)、高能力、高水平的檔案信息化人才隊(duì)伍，可以通過定期邀請(qǐng)檔案領(lǐng)域的專家對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加檔案業(yè)務(wù)實(shí)操訓(xùn)練，計(jì)入個(gè)人年度考核內(nèi)容，倒逼其成為檔案業(yè)務(wù)工作上的行家里手。同時(shí)，國(guó)有企業(yè)還應(yīng)注重引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人才，為現(xiàn)有檔案隊(duì)伍注入新鮮血液，借助優(yōu)秀人才的先進(jìn)思想、實(shí)操能力，不斷改善外事檔案管理流程，提升外事檔案管理水平。

（四）注重信息化建設(shè)，提升外事檔案信息化管理力度

新時(shí)代發(fā)展背景下各行各業(yè)都在朝著信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，國(guó)有企業(yè)的外事檔案管理也在逐漸落實(shí)信息化要求，提高管理效率以及質(zhì)量。國(guó)有企業(yè)需要引進(jìn)先進(jìn)的管理理念以及技術(shù)，打造互聯(lián)網(wǎng)+外事平臺(tái)，進(jìn)行外事信息的收集、處理以及歸檔，構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)。此外，國(guó)有企業(yè)還要加大在檔案管理方面的投入，及時(shí)更新電腦、打印機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)施，同時(shí)優(yōu)化傳統(tǒng)管理辦法，創(chuàng)新和完善外事檔案痕跡管理，多參考相關(guān)案例的成功經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)外事檔案管理體系變得更科學(xué)、更規(guī)范。

外事檔案管理工作對(duì)國(guó)有企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展能夠起到重要的推動(dòng)作用，更會(huì)直接影響國(guó)有企業(yè)國(guó)際化發(fā)展。所以，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)外事檔案管理的重視，提升外事管理人員的檔案意識(shí)與業(yè)務(wù)能力，采用精細(xì)化的管理模式來提升外事檔案管理工作水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)健康、可持續(xù)發(fā)展。

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作者單位：北京城建集團(tuán)有限責(zé)任公司