姜艷 趙鵬

（山東醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校 山東省臨沂市 276000）

進(jìn)入到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代后，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效彌補(bǔ)了傳統(tǒng)辦公方式的不足，為相關(guān)工作的開(kāi)展和管理決策的制定提供了堅(jiān)實(shí)保障。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)涵蓋了Microsoft Office 辦公軟件，其中就涉及到Excel、Word 兩大軟件，科學(xué)掌握和運(yùn)用軟件高級(jí)功能，不僅可以使Office 軟件的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，同時(shí)也對(duì)提升辦公效率及質(zhì)量有很大的促進(jìn)作用。

1 Excel軟件高級(jí)功能的應(yīng)用

在現(xiàn)代辦公過(guò)程中經(jīng)常會(huì)應(yīng)用到Excel 軟件，該軟件具有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理功能，通過(guò)可靠的決策支持工具、函數(shù)、宏命令等功能為企事業(yè)辦公提供了便利。下面主要對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中Excel 軟件高級(jí)功能的應(yīng)用進(jìn)行論述：

1.1 數(shù)據(jù)檢測(cè)與導(dǎo)入

在運(yùn)用Excel 軟件時(shí)經(jīng)常需要開(kāi)展數(shù)據(jù)錄入操作，即將相關(guān)數(shù)據(jù)錄入到Excel 工作表內(nèi)，掌握好數(shù)據(jù)導(dǎo)入操作技巧，有效驗(yàn)證所導(dǎo)入的數(shù)據(jù)的合法性，可以更好落實(shí)辦公任務(wù)。

1.1.1 對(duì)錄入數(shù)據(jù)有效性進(jìn)行檢測(cè)

Excel 軟件的核心操作就是對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行添加，在對(duì)海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行錄入的過(guò)程中，為了保障數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性，就需要發(fā)揮輸入數(shù)據(jù)有效性檢測(cè)功能的作用，避免在單元格中錯(cuò)誤將數(shù)值型數(shù)據(jù)輸入為字符型數(shù)據(jù)等問(wèn)題的發(fā)生。

1.1.2 基于外部數(shù)據(jù)源對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入

若其它數(shù)據(jù)源包括需要在Excel 軟件中錄入的數(shù)據(jù)信息，應(yīng)選擇在工作表中手工錄入數(shù)據(jù)，或者直接在Access、Server 以及SQL 外部源中進(jìn)行導(dǎo)入操作。實(shí)現(xiàn)方式為：

（1）在Excel 工作表內(nèi)，基于外部對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行導(dǎo)入；

（2）分別選擇【數(shù)據(jù)】—【現(xiàn)有鏈接】選項(xiàng)；

（3）系統(tǒng)自動(dòng)顯示對(duì)話框【現(xiàn)有鏈接】，選擇【瀏覽更多】

（4）在【選取數(shù)據(jù)源】對(duì)話框內(nèi)，對(duì)表格數(shù)據(jù)信息雙擊左鍵進(jìn)行導(dǎo)入；

（5）所選工作薄涵蓋多個(gè)工作表，對(duì)數(shù)據(jù)源表格進(jìn)行選擇導(dǎo)入并確認(rèn)；

（6）在【導(dǎo)入數(shù)據(jù)】對(duì)話框中對(duì)數(shù)據(jù)的放置位置進(jìn)行選取，結(jié)合需求選擇新建/現(xiàn)有工作表，并確認(rèn)；

（7）在Excel 工作內(nèi)成功對(duì)外部數(shù)據(jù)源進(jìn)行導(dǎo)入。

1.2 數(shù)據(jù)篩選功能

Excel 軟件具有良好的自動(dòng)篩選功能，可以便利化的提取數(shù)據(jù)信息，減輕了辦公人員的工作量。篩選功能下的數(shù)據(jù)檢索操作具體操作為：

（1）基于篩選位置對(duì)篩選條件進(jìn)行輸入；

（2）在菜單欄中的【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)中，選擇排序和篩選選項(xiàng)，點(diǎn)擊【高級(jí)】；

（3）在系統(tǒng)高級(jí)篩選對(duì)話框內(nèi)，設(shè)置“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”的選項(xiàng)；

（4）在列表區(qū)域之外的文本框，左鍵點(diǎn)擊對(duì)區(qū)域范圍進(jìn)行選擇；

（5）在條件區(qū)域外文本框內(nèi)中，左鍵點(diǎn)擊對(duì)區(qū)域范圍進(jìn)行選擇；

（6）在復(fù)制到區(qū)域外的文本框中放置光標(biāo)，確認(rèn)篩選結(jié)果。

若需要對(duì)“安豪進(jìn)”學(xué)生的信息進(jìn)行篩選，具體操作詳見(jiàn)圖1。

圖1： Excel 軟件中學(xué)生信息篩選界面

1.3 Excel常用函數(shù)的運(yùn)用

在自動(dòng)辦公系統(tǒng)中應(yīng)用Excel 軟件時(shí)候，不僅可以開(kāi)展同Word 相類似的文本編輯操作，還支持應(yīng)用不同的函數(shù)對(duì)工作表單元格數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。

1.3.1 自動(dòng)求和函數(shù)

在Excel 單元格內(nèi)可以借助自動(dòng)求和函數(shù)來(lái)開(kāi)展相關(guān)數(shù)學(xué)運(yùn)算，但要求數(shù)據(jù)應(yīng)符合數(shù)值型的標(biāo)準(zhǔn)，自動(dòng)求和函數(shù)包括SUM 函數(shù)、AVERAGE 函數(shù)、MAX 函數(shù)和MIN 函數(shù)幾大類。AVERAGE 函數(shù)在表格數(shù)據(jù)計(jì)算的應(yīng)用：

（1）用鼠標(biāo)選中平均值函數(shù)運(yùn)算結(jié)果的具體位置，選擇插入函數(shù)的指令，并選擇AVERAGE 函數(shù)；

（2）彈出對(duì)話框后對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行選擇，折疊后點(diǎn)擊確認(rèn)按鈕；

（3）在單元格內(nèi)手動(dòng)輸入公式“=average（單元格范圍)”。而SUM 函數(shù)的操作也同AVERAGE 函數(shù)相類似。

1.3.2 文本函數(shù)

Excel 應(yīng)用到不同的文本函數(shù)，其中應(yīng)用率較高的主要有LOWER 函數(shù)、UPPER 函數(shù)、TRIM 函數(shù)等。其中以TRIM 函數(shù)為例，針對(duì)單元格內(nèi)容之前和之后空格進(jìn)行刪除時(shí)，保留字符空格時(shí)，具體函數(shù)操作步驟為：

（1）在單元格B1 內(nèi)對(duì)TRIM（字符所在單元格，即A1）進(jìn)行錄入，使B1 在保留A1 內(nèi)容的同時(shí)，將前面空格進(jìn)行刪除，并選用下拉后就能夠全部刪除A 列單元內(nèi)之前和之后多余空格；

（2）運(yùn)用substitute 函數(shù)刪除表格中全部空格時(shí)，使Fx=SUBSTITUTE(Sheet1!A1, ″″,″″);

（3）通過(guò)= Clean(trim()) 嵌套，使Fx=CLEAN(TRIM(A1))，將單元格文本/數(shù)據(jù)存在的空行或空格刪除；

（4）還可以將超過(guò)12 位的數(shù)字輸入到A1 內(nèi)，通過(guò)科學(xué)技術(shù)方法顯示A1，將公式：=TRIM(A1)輸入到B1 中即可將其作為B1 結(jié)果表達(dá)出來(lái)。

1.3.3 日期函數(shù)

Excel 軟件中經(jīng)常用到的日期函數(shù)主要包括YEAR 函數(shù)、MONTH 函數(shù)、DAY 函數(shù)、NOW 函數(shù)和TODAY 函數(shù)等。以DAY 函數(shù)下天數(shù)信息的提取操作為例進(jìn)行介紹：

（1）在Excel 表格編輯界面中對(duì)單元格進(jìn)行選擇，將日期輸入到其中；

（2）在結(jié)果輸出單元格中，輸入日期，使Fx=DAY(日期所在單元格，按回車鍵呈現(xiàn)最終日期。

（3）將“&”符號(hào)同DAY 函數(shù)結(jié)合起來(lái)，并對(duì)=DAY（日期所在單元格）&"D"、=DAY(A4)&"日"進(jìn)行輸入，就可以將日子+日/DAY 顯示出來(lái)。

圖2： TRIM 函數(shù)用法操作示意圖

1.4 顯示值和實(shí)際值的處理

利用Excel 表格對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行制作和處理時(shí)，非常便利，很多辦公人員僅將軟件作為計(jì)算器，并沒(méi)有發(fā)揮軟件的價(jià)值。但是有時(shí)計(jì)算數(shù)據(jù)的過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)計(jì)算失誤的問(wèn)題，不能保證最終計(jì)算結(jié)果的準(zhǔn)確性。雖然整體表格并沒(méi)有出現(xiàn)錯(cuò)誤，但是在對(duì)工資表進(jìn)行進(jìn)一步的處理，對(duì)工資數(shù)值小數(shù)點(diǎn)后兩位數(shù)字時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)一定的問(wèn)題。

在Excel 表格中利用公式對(duì)小數(shù)點(diǎn)后數(shù)字進(jìn)行保留處理之后，通過(guò)總結(jié)所有實(shí)際工資就可以發(fā)現(xiàn)最后以為數(shù)字明顯增大了，處理后實(shí)際發(fā)放工資的小數(shù)點(diǎn)后數(shù)值較大，同之前數(shù)值存在一定的差距，在工人數(shù)量較多的情況下會(huì)出現(xiàn)較大的誤差，增大財(cái)務(wù)管理人員的工作難度。其實(shí)Excel 表格中所計(jì)算的為實(shí)際數(shù)值，同顯示值存在很大的差距。因?yàn)樵诶霉竭M(jìn)行計(jì)算的過(guò)程中，運(yùn)用的是表格存儲(chǔ)實(shí)際值，并非實(shí)際工資，所以還會(huì)導(dǎo)致誤差。

在處理Excel 表格中的顯示值和實(shí)際值誤差問(wèn)題時(shí)，可以采用下述兩種方式：可以通過(guò)四舍五入函數(shù)ROUND( )來(lái)運(yùn)算數(shù)據(jù)信息，將=ROUND( 總計(jì)數(shù)據(jù)列2-折扣列2)替換為之前的輸入公式=總計(jì)數(shù)據(jù)列2-折扣列2，公式中“2”代表小數(shù)點(diǎn)后保留的兩位有效數(shù)字；或者還可以按照順序選擇工具欄，對(duì)選項(xiàng)中點(diǎn)擊重新計(jì)算的選項(xiàng)，并注意要選擇“已顯示精度為準(zhǔn)”的標(biāo)準(zhǔn)。由此可以在表格計(jì)算過(guò)程中運(yùn)用顯示值，從而從根本上消除Excel 表格計(jì)算誤差問(wèn)題。

1.5 Excel批量操作

在開(kāi)展批量操作時(shí)，可以對(duì)多個(gè)行列的標(biāo)簽進(jìn)行選擇，右擊鼠標(biāo)選擇插入行或列的操作。行和列的插入數(shù)量由用戶需求決定，一次操作可以對(duì)多行或多列進(jìn)行插入；如果需要將大量重復(fù)但是并不具有連續(xù)性的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行插入時(shí)，需要選擇復(fù)制數(shù)據(jù)，并在表格中利用Shift、Ctrl 兩個(gè)鍵，共同配合對(duì)目標(biāo)復(fù)制區(qū)域進(jìn)行明確，最后同時(shí)按下Ctrl 和v 鍵就可以在Excel 表格的選定單元格對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行錄入；若在操作過(guò)程需要對(duì)很多Excel 窗口進(jìn)行打開(kāi)，就需要選擇Shift鍵，選擇保存選項(xiàng)，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)不同窗口文件的同步存儲(chǔ)；針對(duì)不同Excel 工作表開(kāi)展編輯、設(shè)置操作，且操作要求相同時(shí)，需要在Ctrl 鍵下對(duì)不同工作表標(biāo)簽進(jìn)行選取，可以對(duì)所有工作表進(jìn)行編輯處理，高效完成辦公任務(wù)，減少了重復(fù)操作的問(wèn)題。

2 Word軟件功能的應(yīng)用

作為Microsoft Office 辦公軟件的重要工具，Word 的應(yīng)用率較高。辦公人員最基本的要求就是掌握Word 基本操作，同時(shí)面對(duì)激烈競(jìng)爭(zhēng)的就業(yè)壓力，還需要深入學(xué)習(xí)Word 軟件的高級(jí)功能，借此來(lái)全面改善辦公質(zhì)量以及辦公效率。

2.1 打造自己的命令按鈕

首先，在打開(kāi)Word 軟件后，在工具欄中對(duì)宏選項(xiàng)進(jìn)行選擇，并在彈框中電機(jī)錄制新宏，可將新宏的名稱“百度經(jīng)驗(yàn)”進(jìn)行錄入，即可設(shè)定紙張的類型為“百度經(jīng)驗(yàn)”。輸入完成后確認(rèn)即可完成新宏的錄制操作。錄制宏指的是錄制自己的相關(guān)操作，并結(jié)合實(shí)際狀況，在此執(zhí)行所錄制的操作流程，根據(jù)需要完成頁(yè)面設(shè)置任務(wù)，在設(shè)置好之后就可以將錄制停止。新宏錄制操作詳見(jiàn)圖3。

圖3： 宏的錄制結(jié)果圖

其次，結(jié)合新宏的錄制操作，不斷重復(fù)上述操作，統(tǒng)一性的錄制頁(yè)面設(shè)置、紙張?jiān)O(shè)置的操作。還可以通過(guò)點(diǎn)擊“開(kāi)發(fā)工具”選項(xiàng)卡上的“宏”來(lái)實(shí)現(xiàn)，首先選中【百度百科】單元格，再點(diǎn)擊“宏”按鈕，具體操作結(jié)果詳見(jiàn)圖3。

然后，在視圖菜單中，對(duì)工具欄中的自定義選項(xiàng)進(jìn)行選擇。打開(kāi)自定義窗口后，對(duì)命令選項(xiàng)進(jìn)行點(diǎn)擊，確認(rèn)宏選項(xiàng)，即可查看出之前完成錄制操作的宏。這樣就調(diào)出來(lái)“宏”窗口，選中加粗變紅的宏，選擇“執(zhí)行”按鈕，同樣可以調(diào)用宏，操作步驟詳見(jiàn)圖4。

圖4： 錄制宏結(jié)果查看和處理界面

之后，可以對(duì)宏的圖標(biāo)進(jìn)行自定義處理，也可以自主繪制圖標(biāo)，可能會(huì)存在圖標(biāo)繪制不夠美觀的問(wèn)題，也可以對(duì)圖標(biāo)圖像進(jìn)行復(fù)制及編輯處理。這就需要通過(guò)工具欄來(lái)對(duì)圖標(biāo)進(jìn)行明確，點(diǎn)擊圖標(biāo)后選擇復(fù)制選項(xiàng)，彈出下圖中的操作界面。在操作界面中可以右鍵對(duì)新宏A3 進(jìn)行選取，復(fù)制粘貼后就能夠設(shè)置好新宏的圖標(biāo)。在鼠標(biāo)右擊彈出的界面中對(duì)默認(rèn)樣式進(jìn)行選取，可以僅將圖標(biāo)代替文字。

然后，通常為了避免出現(xiàn)按鈕圖像抄襲問(wèn)題的發(fā)生，保證功能相對(duì)直觀化，可以右擊鼠標(biāo)在彈出的界面中對(duì)編輯按鈕圖像的選項(xiàng)，進(jìn)一步處理圖像，確認(rèn)新的圖像。減少完全重復(fù)的問(wèn)題。

最后，同樣按照上述操作可以對(duì)A4、B4 以及B5 新宏的按鈕進(jìn)行設(shè)置。

2.2 頁(yè)眉和頁(yè)腳隨處放

一般都需要在Word 頁(yè)面常規(guī)位置對(duì)頁(yè)眉、頁(yè)腳進(jìn)行設(shè)置，但是還可以靈活調(diào)整頁(yè)眉以及頁(yè)腳的文字位置。通常僅需在頁(yè)眉或頁(yè)腳的位置對(duì)文本框進(jìn)行插入，并將其板式設(shè)定為襯于文字下方，格式為無(wú)色的邊框，就能夠隨意拖動(dòng)頁(yè)面中的頁(yè)眉和頁(yè)腳，不需要按照傳統(tǒng)思想來(lái)定義其具體位置。

2.3 打印預(yù)覽模式下的文字編輯

打印預(yù)覽模式下的Word 文檔，如果還要進(jìn)行進(jìn)一步的修改操作和編輯處理，在處理相關(guān)數(shù)據(jù)文字信息或圖片的過(guò)程中，無(wú)需返回到文本編輯狀態(tài)，同樣能夠?qū)崟r(shí)調(diào)節(jié)操作。打印預(yù)覽模式下的文字編輯步驟介紹如下：

（1）在Word 文本打開(kāi)后，對(duì)菜單中的打印預(yù)覽選項(xiàng)進(jìn)行選擇；

（2）對(duì)待編輯調(diào)整的區(qū)域進(jìn)行選定，并在Word 文本下進(jìn)行放大處理；

（3）對(duì)工具欄中的放大鏡選項(xiàng)進(jìn)行選擇，在光標(biāo)指針由放大鏡轉(zhuǎn)變成I 型圖標(biāo)的情況下，即可開(kāi)展文檔編輯和修改處理。在關(guān)閉打印預(yù)覽選項(xiàng)后，可以使Word 重新回到文檔視圖模式。

2.4 損壞文檔的修復(fù)操作

在Word 中制作電子表格或輸入文字的過(guò)程中，如果出現(xiàn)無(wú)法打開(kāi)文檔的操作，出現(xiàn)文件損壞的狀況時(shí)。辦公人員可以針對(duì)Word 的文件打開(kāi)按鈕進(jìn)行選擇，在彈窗中明確需要處理的文件，并對(duì)選項(xiàng)的小三角符號(hào)進(jìn)行選擇，點(diǎn)擊“打開(kāi)并修復(fù)”的按鈕即可。

2.5 讓文字適應(yīng)表格

在Word 內(nèi)對(duì)表格進(jìn)行制作時(shí)，如果需要對(duì)大量文字輸入到表格內(nèi)，會(huì)出現(xiàn)表格列過(guò)寬的問(wèn)題，影響表格美觀性。若要對(duì)表格的列寬進(jìn)行固定，但文字輸入量較大，就需要開(kāi)展文字適應(yīng)表格的操作。可以在Word 表格中的單元格進(jìn)行右擊選擇，并點(diǎn)擊菜單中的表格屬性選項(xiàng)，選擇彈出窗口的單元格—選項(xiàng)，調(diào)整單元格的左右邊距設(shè)定成0，并確認(rèn)適應(yīng)文字，就可以在保證表格列寬的情況下添加文字。

2.6 快速運(yùn)算Word表格

運(yùn)用計(jì)算公式同樣可以對(duì)Word 表格中的單元格進(jìn)行處理，可以將表格例表示為A 列、B 列和C 列等，并通過(guò)1 行、2 行和3 行等序列來(lái)表示行，基于域來(lái)開(kāi)展Word 表格運(yùn)算。在域運(yùn)算過(guò)程中，需要ctrl 和F9 按鍵同時(shí)按下，來(lái)對(duì)域{}進(jìn)行插入，通過(guò)類似{=sum(a3:d10)}的運(yùn)算公式來(lái)獲得計(jì)算結(jié)果。同時(shí)通過(guò)對(duì)F9 按鍵進(jìn)行選擇，對(duì)域值開(kāi)展更新處理，就可以將運(yùn)算結(jié)果顯示出來(lái)。若Word 表格內(nèi)的一些數(shù)值出現(xiàn)變化的話，就需要按下ctrl+A 來(lái)選定全文內(nèi)容，并通過(guò)F9 來(lái)對(duì)全部域的值進(jìn)行更新。

2.7 Word表格標(biāo)題行的重復(fù)

如果Word 文檔中插入的表格較長(zhǎng)，且大于一個(gè)頁(yè)面時(shí)，就容易遇到第二頁(yè)表格五標(biāo)頭的問(wèn)題，這時(shí)會(huì)影響對(duì)文章內(nèi)容的理解。所以在重復(fù)Word 表格的標(biāo)頭時(shí)，可以按照下述操作步驟來(lái)設(shè)置多頁(yè)的表格標(biāo)題：

（1）對(duì)Word 表格的表頭進(jìn)行選擇，若表頭為多樣則要選擇多行內(nèi)容；

（2）點(diǎn)擊鼠標(biāo)在彈出的表格框中對(duì)“標(biāo)題行重復(fù)”選項(xiàng)進(jìn)行選擇；或者也可以在頁(yè)面菜單欄中的【布局】選項(xiàng)進(jìn)行選擇，點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)，對(duì)“重復(fù)標(biāo)題行”進(jìn)行選取即可。在Word 中制作表格時(shí)，并對(duì)表格標(biāo)題進(jìn)行自動(dòng)添加時(shí)，就應(yīng)在表格內(nèi)放置多頁(yè)表格內(nèi)自動(dòng)添加的全部標(biāo)題，并進(jìn)行選定單元格-格式-邊框和底紋的操作來(lái)刪除大標(biāo)題邊框，之后對(duì)邊框中選擇設(shè)置的“自定義”左側(cè)圖標(biāo)選項(xiàng)，于預(yù)覽下對(duì)含有下邊框的圖標(biāo)進(jìn)行確定，選中標(biāo)題行后同樣電機(jī)表格菜單內(nèi)的“標(biāo)題行重復(fù)”選項(xiàng)。

2.8 Ctrl鍵的應(yīng)用技巧

在辦公過(guò)程中應(yīng)用Word 軟件時(shí)，Ctrl 鍵可以搭配很多鍵盤字母來(lái)開(kāi)展便捷操作，這樣可以有效簡(jiǎn)化工作，提高辦公效率。辦公人員要熟練掌握Ctrl 鍵的應(yīng)用技巧，例如：Ctrl 鍵配合]，可以增大所選擇的文字大小，Ctrl 鍵配合[，能夠縮小所選擇的文字大?。籆trl 鍵配合鼠標(biāo)滾球，能夠開(kāi)展增大、縮小窗口的操作；Ctrl 鍵配合+，能夠?qū)ξ淖值纳舷聵?biāo)進(jìn)行有效的切換處理；Ctrl 鍵配合F9，可以對(duì)域進(jìn)行插入等。

綜上所述，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，Microsoft Office 軟件發(fā)揮著重要的作用，各項(xiàng)軟件工具都為工作的順利開(kāi)展提供了堅(jiān)實(shí)的保障。以本文所研究的Excel、Word 兩大軟件為例，充分掌握其高級(jí)功能，可以有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)工作處理方式的弊端，能夠減少誤差，保證處理和運(yùn)算結(jié)果的準(zhǔn)確性，可以靈活運(yùn)用工作中的各項(xiàng)任務(wù)。