研究所數(shù)字檔案室建設(shè)的探索

馬 嶺

（中國科學(xué)院上海微系統(tǒng)與信息技術(shù)研究所，上海 200050）

研究所檔案記錄了研究所的歷史沿革，在研究所發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用，是研究所寶貴的財富之一。隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)在各領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用，檔案工作涉及的領(lǐng)域更廣闊、內(nèi)容更豐富、需求更多樣。2014 年9 月，中國科學(xué)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》指出：“數(shù)字檔案館（室）建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)，由檔案部門、信息化部門、業(yè)務(wù)部門和保密部門共同參與實施。根據(jù)國家《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，遵循‘資源為先、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、整體推進、確保安全’的原則，統(tǒng)籌規(guī)劃全院數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，將數(shù)字檔案館（室）建設(shè)納入本級信息化建設(shè)規(guī)劃，與院、所信息化建設(shè)統(tǒng)一部署、同步實施?！痹谛聲r代的背景之下，傳統(tǒng)檔案管理顯然已經(jīng)無法適應(yīng)社會發(fā)展的需要，從傳統(tǒng)檔案室向數(shù)字檔案室進行過渡是必然選擇。同時，數(shù)字檔案室建設(shè)工作不是一蹴而就，而是一項長期的、需要系統(tǒng)規(guī)劃才能更好開展數(shù)字檔案室的建設(shè)。

1 數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性

從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過渡到數(shù)字檔案室的建設(shè)工作，將推進數(shù)字檔案室的建立作為研究所檔案管理工作的重要目標(biāo)，推進電子文件歸檔，檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型，提升研究所檔案管理水平，有利于檔案資源開發(fā)和利用服務(wù)。

1.1 研究所檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求

研究所檔案室作為服務(wù)科研、支持創(chuàng)新的支撐部門，需要實現(xiàn)與現(xiàn)代化技術(shù)的結(jié)合，數(shù)字檔案室承擔(dān)研究所檔案的收集、整理、保管與利用，是研究所信息化建設(shè)的重要組成部分，可更好地為研究所檔案管理工作做出新貢獻。

一方面，研究所室藏檔案主要包括文書檔案、科研課題檔案、儀器設(shè)備檔案、基本建設(shè)檔案、聲像檔案、會計檔案、著名人物檔案、人事檔案和研究生檔案等門類眾多的檔案，此外綜合檔案室每年還要接收大量的包括電子文件在內(nèi)的文件資料，這些電子文件目前無法及時歸檔，部分已歸檔的電子文件，基本沒有利用。

另一方面，檔案利用的需求也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，現(xiàn)在更多的利用者是基于文件內(nèi)容的關(guān)鍵詞來查找檔案，然而部分專題檔案信息可能未在標(biāo)題中體現(xiàn)且年度跨越較大，這對檔案管理工作提出了非常大的挑戰(zhàn)。此時，及時更新檔案管理技術(shù)，對檔案進行數(shù)字化管理，積極進行數(shù)字檔案室建設(shè)，才能適應(yīng)當(dāng)前檔案查詢工作快速、精準(zhǔn)的查找需求。

1.2 電子文件前端控制的必要途徑

在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展的背景之下，社會的發(fā)展節(jié)奏都在發(fā)生著巨大的變化。研究所檔案室為更好地實現(xiàn)服務(wù)的職能，與研究所發(fā)展相匹配，需要實現(xiàn)檔案的電子化管理。電子檔案的法律效力和單套制管理在《檔案法》當(dāng)中予以了非常明確的體現(xiàn)，《檔案法》中明確提出了電子檔案應(yīng)當(dāng)“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”。由此可見，不是所有的電子文件都能稱為檔案，只有符合以上十二個字的要求，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案才具有同等法律效力，能夠以電子形式作為憑證使用，這是研究所開展數(shù)字檔案室建設(shè)尤其是電子文件歸檔和電子檔案管理需要對照的核心要求。

數(shù)字檔案室承擔(dān)了各項電子文件前端最重要的各項要求與指標(biāo)，積極進行數(shù)字檔案室的建設(shè)工作，可以非常有效地實現(xiàn)前端控制和全程管理，電子文件的前端控制，是以文件生命周期為基礎(chǔ)，把電子文件從形成到銷毀或者永久保存看作一個完整過程，在這個過程中，文件形成就屬于前端，要求把電子文件的控制措施提前到文件生命過程的最前端。前端控制同時可以保障電子文件的“四性”，即真實性、完整性、可用性和安全性。

1.3 實現(xiàn)電子文件有效管理

電子文件是以電子設(shè)備來傳遞和維護的，實現(xiàn)檔案的電子管理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。電子文件的管理涉及到電子文件的檔案管理部門、形成部門及部門兼職檔案員，首先，檔案管理部門應(yīng)會同業(yè)務(wù)部門共同參與研究所電子文件歸檔與電子檔案管理辦法的制定，明確相關(guān)業(yè)務(wù)部門和人員的職責(zé)。其次，研究所各部門應(yīng)將電子文件歸檔與電子檔案管理工作納入本部門相關(guān)制度規(guī)范，并確保電子文件齊全完整、來源可靠、未被非法篡改且關(guān)聯(lián)關(guān)系持久有效。最后，各部門兼職檔案員是電子文件的收集者，通過檔案管理系統(tǒng)，完成文件的預(yù)立卷和檔案目錄的著錄工作，保證電子文件的有效管理。

電子文件可以采取邏輯歸檔或物理歸檔的方式，邏輯歸檔可以實時歸檔，是指不改變原存儲方式和位置將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交，物理歸檔包括在線歸檔和離線歸檔，是指將電子文件存儲到脫機載體上向檔案部門移交，從而實現(xiàn)了不同來源的電子文件的集中歸檔。

2 數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容

數(shù)字檔案室建設(shè)要依據(jù)國家檔案局《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（檔辦發(fā)〔2017〕2 號）標(biāo)準(zhǔn)，在中國科學(xué)院檔案館的指導(dǎo)下落實數(shù)字檔案室建設(shè)，建設(shè)內(nèi)容包括建設(shè)框架構(gòu)建、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè)三個方面來展開。

2.1 建設(shè)框架構(gòu)建

為促進檔案管理工作的更好開展，國家檔案局制定了與檔案信息化工作相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范共60 余個，這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是進行數(shù)字檔案室建設(shè)工作有效的開展的前提與保障。不論是基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、系統(tǒng)的建設(shè)以及數(shù)字資源都需要在遵循規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的原則，以保障建設(shè)的科學(xué)性和規(guī)范性。

數(shù)字檔案建設(shè)進行過程中，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是首要條件，要有相應(yīng)的機房、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施和硬件設(shè)備，如硬件應(yīng)配備相應(yīng)的服務(wù)器、計算機、掃描儀等。同時需要具備操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫等技術(shù)軟件，該系統(tǒng)軟件必須功能齊全，具有檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、檢索和借閱等工作的信息化，便于電子檔案的存儲和利用。此外還需要建設(shè)多個理想的接口，同研究所其他各類管理系統(tǒng)如辦公自動化管理系統(tǒng)、財務(wù)管理系統(tǒng)等相互兼容。利用計算機網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)優(yōu)勢，提升檔案管理效率。

2.2 數(shù)字檔案資源建設(shè)

數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要內(nèi)容。研究所檔案資源包括文書、科技、名人、聲像（照片、音頻和視頻）等各類檔案，是研究所的重要的數(shù)字資源，他的價值發(fā)揮通過內(nèi)容挖掘和深度揭示來體現(xiàn)。

2.2.1 檔案目錄數(shù)據(jù)庫

檔案目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)，包含研究所案卷級目錄和文件級目錄數(shù)據(jù)庫。同時，文件級電子目錄是掛接電子文件和全文數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建前提條件。檔案目錄在著錄過程中應(yīng)仔細(xì)核查和校對，確保著錄的質(zhì)量，保證目錄信息與檔案信息的統(tǒng)一性，保證檔案資源查全率和查準(zhǔn)率。

2.2.2 存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化

存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化是數(shù)字檔案資源建設(shè)的主要方式，存量檔案數(shù)字化是指對研究所室藏的紙質(zhì)檔案通過掃描方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源。存量檔案數(shù)字化不僅提高檔案檢索效率，而且更有效地保護了檔案實體。增量檔案電子化是針對現(xiàn)階段形成的檔案，在移交紙質(zhì)文件的同時需要提供電子版文件歸檔。在檔案資源建設(shè)過程中，要優(yōu)先考慮對重要的保管期限為永久的檔案以及利用率較高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，如專利、各類獎項等檔案應(yīng)首先數(shù)字化，實現(xiàn)自動化檢索，提升檔案管理水平，有利于實現(xiàn)檔案資源共享。

2.2.3 文件格式

文件格式與所保存電子文件能夠進行長期的可讀、可分析，是保障數(shù)字檔案資源真實性以及完整性的重要指標(biāo)，業(yè)務(wù)部門歸檔時對電子文件進行了統(tǒng)一的格式轉(zhuǎn)換，以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)提高利用。目前常見的文件格式主要有板式文件PDF、OFD；照片文件JPG、TIF；數(shù)據(jù)庫文件XLS、XML；音視頻文件MAV、MP3、MP4 等，將需要掛接的電子全文進行上傳，系統(tǒng)進行匹配把電子文件與條目數(shù)據(jù)進行掛接，通過電子全文數(shù)據(jù)OCR 識別，可實現(xiàn)電子檔案的檢索和利用。

2.2.4 元數(shù)據(jù)

所謂元數(shù)據(jù)指的是對所保存文件背景、內(nèi)容以及結(jié)構(gòu)等方面的具體數(shù)據(jù)，是目前常用的保障電子文件真實性與完整性最有效的手段之一。如科技檔案以“卷”為單位整理，案卷層級元數(shù)據(jù)是描述每一卷檔案的內(nèi)容、背景及其結(jié)構(gòu)等信息；文件層級元數(shù)據(jù)，描述卷內(nèi)每一件檔案的內(nèi)容、背景及其結(jié)構(gòu)等信息。元數(shù)據(jù)配置，應(yīng)適應(yīng)檔案雙套制和單套制兼容管理模式。案卷級檔號、文件級檔號均為檔案的唯一代碼，檔案號成為查詢文件、構(gòu)建文件之間邏輯關(guān)系的紐帶，不論電子檔案身在何處，均能夠憑借檔案號將其找到，并通過參見號來明確其與其他檔案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

目前電子檔案的歸檔范圍以及保管期限，均在沿襲傳統(tǒng)檔案的管理方式，如科技文件材料歸檔時應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研項目的性質(zhì)、規(guī)模、創(chuàng)新性等確定保管期限。保管期限分為永久和定期（30 年、10 年）。元數(shù)據(jù)對于數(shù)字檔案建設(shè)的意義重大，研究所業(yè)務(wù)部門應(yīng)歸檔電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一并收集、歸檔。此外，根據(jù)實際的業(yè)務(wù)需求可以對元數(shù)據(jù)進行修改和完善，提升電子文件的規(guī)范性管理，便于檔案的利用分析。

圖1 文件格式轉(zhuǎn)換

2.3 保障體系建設(shè)

任何工作的順利開展均離不開相關(guān)的安全保障工作，數(shù)字檔案室的建設(shè)同樣如此。數(shù)字檔案室的保障體系建設(shè)必須要從安全保密、經(jīng)費、人員等全方位給予保障，才能保障數(shù)字檔案室建成以后順利運行。研究所在推進檔案管理系統(tǒng)的前提下，首先要保證檔案工作信息和系統(tǒng)安全，安全保密是檔案工作的底線。完善的安全系統(tǒng)是應(yīng)用系統(tǒng)成功實現(xiàn)的保障，系統(tǒng)安全保障體系包括網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫安全、信息安全、設(shè)備安全、信息介質(zhì)安全和計算機病毒防治等各個方面。綜合檔案室根據(jù)檔案載體的不同要求對檔案進行存儲和保管，集中存放涉密載體的庫房納入保密要害部位管理，確保檔案實體安全和信息安全。

數(shù)字檔案室建設(shè)是一個長期的工程，研究所需要投入大量的經(jīng)費，保障研究所數(shù)字檔案室建設(shè)順利開展。保障體系的建設(shè)需有理有據(jù)、循序漸進，充分保障其計劃性及步驟性，實現(xiàn)經(jīng)費投入的最優(yōu)化。此外也可以通過申請上海市、中國科學(xué)院相關(guān)的檔案管理課題來增加經(jīng)費，如申請檔案信息化建設(shè)方面的專項課題，保障數(shù)字檔案室建設(shè)的深入開展。

以檔案管理人員的素質(zhì)要求為例，在開展數(shù)字檔案室建設(shè)過程中檔案人員的知識結(jié)構(gòu)和溝通協(xié)調(diào)能力較為關(guān)鍵。首先檔案人員要熟悉掌握研究所各類檔案業(yè)務(wù)流程，檔案的分類及檔案號的釋義等，協(xié)助信息科技公司實現(xiàn)研究所檔案管理系統(tǒng)各個模塊的搭建。其次要加強對相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)知識，以便更好地推進數(shù)字檔案室建設(shè)。最后要加強與研究所內(nèi)部的溝通協(xié)調(diào)，在檔案管理系統(tǒng)的測試階段，需要不同角色參與，如兼職檔案員著錄，部門負(fù)責(zé)人進行審核測試等，這就需要檔案人員與相關(guān)部門做好溝通工作，保證數(shù)字檔案室建設(shè)順利推進。

3 結(jié)論

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案管理的需求，迫切需要檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型，數(shù)字檔案室建設(shè)是一個漫長的過程，需要根據(jù)研究所的實際情況不斷升級完善檔案管理系統(tǒng)，和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互銜接，保證核心檔案數(shù)據(jù)資源的留存，便于檔案的利用開發(fā)，研究所檔案工作管理以數(shù)字檔案室建設(shè)為抓手，提升檔案管理現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)研究所檔案數(shù)字資源的現(xiàn)代化管理。