基于PDCA循環(huán)的會(huì)議管理模型設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)分析

于佳 李昀昊 曾陽(yáng)

（1.東方電氣股份有限公司信息技術(shù)中心 四川省成都市 611731）

（2.中國(guó)東方電氣集團(tuán)有限公司黨群工作部 四川省成都市 611731）

1 設(shè)計(jì)背景

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，將新一代信息技術(shù)融入會(huì)議管理工作中，是信息時(shí)代的必然要求。

目前公司的會(huì)議管理工作依然采取紙質(zhì)材料記錄和上級(jí)監(jiān)督部門(mén)抽查完成情況的方式進(jìn)行。面對(duì)海量的會(huì)議材料數(shù)據(jù)如何進(jìn)行深度分析，如何對(duì)會(huì)議管理工作的過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)成為當(dāng)務(wù)之急。本文設(shè)計(jì)了一套基于PDCA循環(huán)管理的模型，利用信息化手段將會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議前、會(huì)議中、會(huì)議后以及會(huì)議完成情況進(jìn)行全生命周期的管理，對(duì)會(huì)議數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。不僅提高會(huì)議管理工作者的工作效率，更使會(huì)議信息隨時(shí)可查、可統(tǒng)計(jì)、可分析，使上級(jí)組織能夠更加針對(duì)性地監(jiān)督指導(dǎo)工作。

2 需求分析

將會(huì)議情況進(jìn)行全生命周期管理：

（1）會(huì)議計(jì)劃。系統(tǒng)按照上級(jí)組織要求，將各級(jí)組織每月、每季度應(yīng)召開(kāi)的會(huì)議計(jì)劃自動(dòng)下發(fā)，各級(jí)管理組織能夠根據(jù)計(jì)劃安排設(shè)置會(huì)議。

（2）會(huì)前準(zhǔn)備。實(shí)現(xiàn)會(huì)前準(zhǔn)備管理。開(kāi)會(huì)前會(huì)議管理員設(shè)置會(huì)議召開(kāi)時(shí)間、議題和參會(huì)人員，并發(fā)出會(huì)議通知，系統(tǒng)自動(dòng)通知參會(huì)人員。不能參會(huì)的人員需要提交請(qǐng)假流程。

（3）會(huì)議召開(kāi)。會(huì)議召開(kāi)時(shí)參會(huì)人員可以通過(guò)手機(jī)掃碼簽到。系統(tǒng)能夠顯示出本次會(huì)議請(qǐng)假或者簽到情況，對(duì)于未請(qǐng)假也未簽到的人員進(jìn)行參會(huì)督促。

（4）會(huì)后管理。會(huì)議召開(kāi)完后，會(huì)議管理員將會(huì)議記錄上傳，并提交領(lǐng)導(dǎo)審閱，審閱通過(guò)后對(duì)會(huì)議記錄進(jìn)行歸檔。各級(jí)會(huì)議管理員可以對(duì)權(quán)限范圍內(nèi)未歸檔的會(huì)議進(jìn)行增、刪、查、改。

（5）數(shù)據(jù)分析。實(shí)現(xiàn)會(huì)議開(kāi)展情況數(shù)據(jù)分析，相應(yīng)歸口管理部門(mén)可查看本級(jí)及下級(jí)匯總的所有會(huì)議開(kāi)展情況，及時(shí)進(jìn)行督促指導(dǎo)。實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析，并根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果有針對(duì)性地對(duì)下級(jí)單位進(jìn)行指導(dǎo)，形成PDCA循環(huán)。

3 功能模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)PDCA循環(huán)管理理念對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)。PDCA循環(huán)是美國(guó)質(zhì)量管理專(zhuān)家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A. Shewhart）首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及，所以又稱(chēng)戴明環(huán)。全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)和方法依據(jù)就是PDCA循環(huán)。PDCA循環(huán)的含義是將質(zhì)量管理分為四個(gè)階段，即Plan(計(jì)劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)和Act(處理)。在質(zhì)量管理活動(dòng)中，要求把各項(xiàng)工作按照作出計(jì)劃、計(jì)劃實(shí)施、檢查實(shí)施效果，然后將成功的納入標(biāo)準(zhǔn)，不成功的留待下一循環(huán)去解決。這一工作方法是質(zhì)量管理的基本方法，也是企業(yè)管理各項(xiàng)工作的一般規(guī)律。

要實(shí)現(xiàn)會(huì)議的PDCA循環(huán)管理，需要對(duì)會(huì)議從計(jì)劃、執(zhí)行、檢查到最后的監(jiān)督處理入手，設(shè)計(jì)了計(jì)劃管理、會(huì)議管理、完成情況分析、結(jié)果反饋監(jiān)督處理四個(gè)模塊的功能，本系統(tǒng)的流程圖設(shè)計(jì)為如圖1所示。

圖1：系統(tǒng)功能流程圖

會(huì)議計(jì)劃管理模塊，本環(huán)節(jié)是PDCA循環(huán)的起點(diǎn)，功能設(shè)計(jì)為每月月初系統(tǒng)能夠按照組織層級(jí)自動(dòng)計(jì)算出各級(jí)組織每月、每季度的會(huì)議計(jì)劃，并將計(jì)劃下發(fā)到各級(jí)組織。各級(jí)組織會(huì)議管理員能夠通過(guò)系統(tǒng)查詢(xún)到本月或本季度應(yīng)當(dāng)完成的會(huì)議計(jì)劃，根據(jù)計(jì)劃安排會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間和會(huì)議內(nèi)容，并通過(guò)短信將會(huì)議通知發(fā)送給參會(huì)人員。

會(huì)議管理模塊，會(huì)前參會(huì)人員通過(guò)手機(jī)掃描二維碼進(jìn)行簽到，不能參加會(huì)議的人員需要提交請(qǐng)假流程。會(huì)后會(huì)議管理員將會(huì)議議題和附件上傳系統(tǒng)，并提交領(lǐng)導(dǎo)審核。審核通過(guò)后會(huì)議自動(dòng)歸檔，審核如果不通過(guò)，則駁回到會(huì)議管理員處，重新修改上傳。會(huì)議歸檔前均可以修改、駁回、刪除。會(huì)議歸檔后不可修改和刪除。會(huì)議管理員和會(huì)議審核員可以查詢(xún)已歸檔的會(huì)議數(shù)據(jù)。

完成情況分析模塊，對(duì)會(huì)議完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，這個(gè)模塊也是PDCA循環(huán)最為關(guān)鍵的一環(huán)，各級(jí)組織通過(guò)統(tǒng)計(jì)報(bào)表對(duì)本級(jí)以及下級(jí)組織的會(huì)議完成率和具體完成情況進(jìn)行多維度的統(tǒng)計(jì)分析，檢查出會(huì)議完成率不高的組織，并給予及時(shí)的提醒。另外，根據(jù)會(huì)議完成情況形成完整的報(bào)告為下一個(gè)環(huán)節(jié)做準(zhǔn)備。

結(jié)果反饋監(jiān)督處理模塊，是PDCA最后一個(gè)環(huán)節(jié)。將前序環(huán)節(jié)形成的數(shù)據(jù)生成各種考核指標(biāo)，歸口部門(mén)會(huì)議管理員可以對(duì)下級(jí)組織的各種指標(biāo)進(jìn)行橫向和縱向?qū)Ρ确治?、查漏補(bǔ)缺、預(yù)警提醒，并將指標(biāo)通過(guò)大屏看板的方式向上級(jí)主管部門(mén)進(jìn)行反饋，上級(jí)主管部門(mén)能夠及時(shí)掌握會(huì)議情況，以便做出處理和優(yōu)化。

4 技術(shù)方案設(shè)計(jì)

4.1 數(shù)據(jù)采集設(shè)計(jì)

根據(jù)公司的建設(shè)目標(biāo)需求，本系統(tǒng)采集方式包括兩種：一種是利用工具實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)采集，主要是針對(duì)結(jié)構(gòu)化的各類(lèi)經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)數(shù)據(jù)；第二種是利用統(tǒng)計(jì)報(bào)表實(shí)現(xiàn)手動(dòng)采集，主要針對(duì)目前各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)線(xiàn)下手動(dòng)管理的數(shù)據(jù)。

采集的主要功能有報(bào)表設(shè)置，報(bào)表在定義之前，需要進(jìn)行報(bào)表相關(guān)的配置。其中，進(jìn)行BI組織的定義是必要的。報(bào)表定義，通過(guò)報(bào)表設(shè)計(jì)器可以定義填報(bào)任務(wù)并對(duì)任務(wù)中的報(bào)表進(jìn)行詳細(xì)設(shè)置，如報(bào)表格式、計(jì)算公式、適用范圍等。1個(gè)填報(bào)任務(wù)可包含多張報(bào)表，任務(wù)下報(bào)表支持分組管理。報(bào)表填報(bào)，報(bào)表進(jìn)行填報(bào)、計(jì)算、審核、匯總，支持通過(guò)文件導(dǎo)入數(shù)據(jù)，導(dǎo)出為Excel文件，也可將報(bào)表內(nèi)容打印。報(bào)表分析，通過(guò)報(bào)表分析查看填報(bào)任務(wù)各單位的填報(bào)狀態(tài)情況，包括直接下級(jí)狀態(tài)分析、所有下級(jí)狀態(tài)分析。同時(shí)支持查詢(xún)明細(xì)狀態(tài)。

4.2 質(zhì)量方案管理

建設(shè)數(shù)據(jù)質(zhì)量方案管理功能，實(shí)現(xiàn)從新增、編輯、禁用/啟用、刪除、查詢(xún)、方案查看等全過(guò)程的管理?？梢园凑斩x的檢查范圍和時(shí)間以自動(dòng)或手工方式完成對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量的檢查工作。在質(zhì)量控制過(guò)程中違反了數(shù)據(jù)質(zhì)量定義的，視為數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題，數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題直接通過(guò)數(shù)據(jù)質(zhì)量的關(guān)鍵特性和指標(biāo)反映出來(lái)。檢查結(jié)果管理，能夠查看質(zhì)量規(guī)則的檢查結(jié)果，有針對(duì)性的進(jìn)行數(shù)據(jù)質(zhì)量處理。檢查告警管理，可以設(shè)定質(zhì)量檢查結(jié)果的分級(jí)告警規(guī)則，設(shè)定相應(yīng)的權(quán)重，根據(jù)權(quán)重不同，以不同的形式進(jìn)行規(guī)則告警，包括郵件通知、系統(tǒng)消息等。數(shù)據(jù)質(zhì)量報(bào)告，利用數(shù)據(jù)質(zhì)量管理工具，對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行管理并跟蹤處理，然后生成數(shù)據(jù)質(zhì)量報(bào)告并定期發(fā)布。

4.3 權(quán)限管理設(shè)計(jì)

從角色崗位和組織機(jī)構(gòu)兩個(gè)維度構(gòu)建權(quán)限管理體系。角色崗位維度權(quán)限管理設(shè)計(jì)為同一類(lèi)崗位角色的人員分配相應(yīng)的數(shù)據(jù)資源權(quán)限。組織機(jī)構(gòu)維度權(quán)限管理設(shè)計(jì)為按照組織層級(jí)進(jìn)行分級(jí)授權(quán)，各組織管理員能夠?qū)Ρ炯?jí)及其下級(jí)組織的管理員授權(quán)、并對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行增刪查改。

不同角色崗位按照組織機(jī)構(gòu)維度進(jìn)行權(quán)限劃分，每個(gè)組織只能看到自己角色崗位相關(guān)的頁(yè)面功能和數(shù)據(jù)。

5 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

5.1 數(shù)據(jù)庫(kù)表的設(shè)計(jì)與表間關(guān)系

會(huì)議管理共涉及到8張核心表，分別為：會(huì)議計(jì)劃表、會(huì)議信息表、會(huì)議計(jì)劃關(guān)聯(lián)表、員工表、角色表（role）、角色關(guān)聯(lián)表、組織表、參會(huì)人員表。其中“會(huì)議計(jì)劃表”通過(guò)“關(guān)聯(lián)計(jì)劃ID”與“會(huì)議計(jì)劃關(guān)聯(lián)表”關(guān)聯(lián),“會(huì)議信息表”通過(guò)“會(huì)議ID”與“會(huì)議計(jì)劃關(guān)聯(lián)表”關(guān)聯(lián)，以此確定某一個(gè)會(huì)議是完成的哪一個(gè)計(jì)劃?！皢T工表”通過(guò)“組織ID”與“會(huì)議信息表”關(guān)聯(lián)，可以查出該會(huì)議應(yīng)參會(huì)人員名單?！皡?huì)人員表”通過(guò)“組織ID”與“會(huì)議信息表”關(guān)聯(lián)，可以查出該會(huì)議實(shí)際參會(huì)人員名單和請(qǐng)假人員名單等。相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)表間關(guān)系的ER圖如圖2。

圖2：數(shù)據(jù)庫(kù)表ER圖

5.2 完成情況表的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

會(huì)議完成情況是將以上數(shù)據(jù)庫(kù)表連接起來(lái)形成一張大寬表，再通過(guò)時(shí)間維度和組織維度對(duì)會(huì)議計(jì)劃的完成狀態(tài)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)表格設(shè)計(jì)如表1。

表1：完成情況數(shù)據(jù)庫(kù)表

形成大寬表的代碼如下：

SELECT

A.組織ID,

F.組織名稱(chēng),

A.計(jì)劃ID,

C.會(huì)議ID,

C.會(huì)議開(kāi)始時(shí)間,

C.會(huì)議結(jié)束時(shí)間,

C.會(huì)議歸檔日期,

D.應(yīng)參加會(huì)議人員ID,

E.實(shí)際參加會(huì)議人員ID,

E.請(qǐng)假人員ID,

…

年,

月,

季度

FROM 會(huì)議計(jì)劃表 A

left join 會(huì)議計(jì)劃關(guān)聯(lián)表 B on A.計(jì)劃ID=B.計(jì)劃ID

left join會(huì)議信息表 C on C.會(huì)議ID=B.會(huì)議ID

left join 員工表 D on A.組織ID = D.組織ID

left join 參會(huì)人員表 E on A.組織ID = E.組織ID

left join 組織表 F on A.組織ID = F.組織ID

where A.會(huì)議結(jié)束時(shí)間 <= 當(dāng)前時(shí)間

形成大寬表以后，可以通過(guò)分組求和計(jì)算出各級(jí)組織會(huì)議完成的指標(biāo)數(shù)據(jù)，并將相應(yīng)指標(biāo)數(shù)據(jù)保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中備查。

5.3 結(jié)果反饋監(jiān)督的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

會(huì)議完成情況的結(jié)果通過(guò)看板提供給上級(jí)主管部門(mén)監(jiān)督檢查。系統(tǒng)對(duì)于完成情況較低、會(huì)議出席人數(shù)達(dá)不到要求的組織給予預(yù)警，上級(jí)主管部門(mén)針對(duì)具體問(wèn)題進(jìn)行監(jiān)督處理。需要監(jiān)督的指標(biāo)有：會(huì)議完成率、會(huì)議出席率、會(huì)議歸檔周期等。公式如下：

會(huì)議完成率 = 完成歸檔的會(huì)議數(shù) / 計(jì)劃會(huì)議數(shù)

會(huì)議出席率 = 出席會(huì)議的人數(shù) / 應(yīng)出席會(huì)議的人數(shù)

會(huì)議歸檔周期 = 會(huì)議歸檔日期-會(huì)議召開(kāi)日期

例如會(huì)議完成率的核心代碼如下：

Select sum(會(huì)議完成數(shù))/sum(會(huì)議計(jì)劃數(shù)) as 會(huì)議完成率,組織ID,年,月,季度

From 完成情況表

Group by年,季度,月,組織ID

Order by年,季度,月,組織ID

根據(jù)各項(xiàng)指標(biāo)數(shù)值所占的權(quán)重計(jì)算出綜合得分，并將得分設(shè)為優(yōu)、良、中、差四個(gè)等級(jí)，綜合得分的計(jì)算公式為:綜合得分 = (會(huì)議完成率 * 50 ) + ( 會(huì)議出席率 * 30 ) + （ 1/會(huì)議歸檔周期 * 20 ）

綜合得分 >= 80 ,評(píng)價(jià)為“優(yōu)”；

綜合得分 >= 70 and < 80 ,評(píng)價(jià)為“良”；

綜合得分 >= 60 and < 70 ,評(píng)價(jià)為“中”；

綜合得分 < 60 ,評(píng)價(jià)為“差”。

上級(jí)主管部門(mén)根據(jù)各組織綜合評(píng)價(jià)進(jìn)行橫向排序，對(duì)排名靠前的部門(mén)進(jìn)行表?yè)P(yáng)，對(duì)排名靠后的部門(mén)進(jìn)行批評(píng)。每個(gè)部門(mén)可以通過(guò)雷達(dá)圖對(duì)照檢查存在的問(wèn)題，進(jìn)行整改。此外，歸口主管部門(mén)還能通過(guò)餅圖分析出評(píng)價(jià)占比情況，如果評(píng)價(jià)為“中”和“差”的占比較多，則說(shuō)明近期會(huì)議組織管理工作落實(shí)不到位，系統(tǒng)提出預(yù)警信號(hào)，提醒主管部門(mén)加強(qiáng)監(jiān)督管理。每個(gè)考核期期末，系統(tǒng)將會(huì)自動(dòng)生成各級(jí)組織的畫(huà)像，作為檢查報(bào)告的重要依據(jù)，為下一個(gè)PDCA循環(huán)提出優(yōu)化改進(jìn)的方向。

6 實(shí)現(xiàn)結(jié)果

上級(jí)組織監(jiān)督的看板實(shí)現(xiàn)效果如圖3。

圖3：監(jiān)督檢查看板效果圖

考核期期末，各公司對(duì)下級(jí)部門(mén)會(huì)議管理工作評(píng)價(jià)占比情況通過(guò)餅圖的方式進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。評(píng)價(jià)占比餅圖效果圖如圖4所示。

圖4：評(píng)價(jià)占比效果圖

各個(gè)部門(mén)會(huì)議管理員可以通過(guò)雷達(dá)圖對(duì)考核期內(nèi)會(huì)議管理工作進(jìn)行分析，查漏補(bǔ)缺，不斷整改優(yōu)化。雷達(dá)畫(huà)像效果圖如圖5所示。

圖5：雷達(dá)畫(huà)像效果圖

7 總結(jié)

本系統(tǒng)用信息化手段和數(shù)據(jù)分析方案結(jié)合PDCA循環(huán)管理的理念對(duì)公司會(huì)議進(jìn)行全生命周期管理，讓數(shù)據(jù)分析貫穿會(huì)議管理工作的各種環(huán)節(jié)。把“上級(jí)要求、工作對(duì)象需求和企業(yè)發(fā)展需求”作為“輸入”內(nèi)容，把貫穿部門(mén)工作的“策劃、運(yùn)行、評(píng)價(jià)、反饋、改進(jìn)”等作為活動(dòng)環(huán)節(jié)，把不斷推進(jìn)管理信息化作為“輸出”結(jié)果，實(shí)現(xiàn)了會(huì)議管理工作流程化管控。

本系統(tǒng)使會(huì)議管理實(shí)現(xiàn)了在線(xiàn)部署，在線(xiàn)開(kāi)展計(jì)劃管理，在線(xiàn)掌控各部門(mén)工作落實(shí)情況，提高了會(huì)議管理工作的推動(dòng)力。從靜態(tài)管控到動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)，提升了會(huì)議管理的規(guī)范性和科學(xué)性。克服了傳統(tǒng)會(huì)議管理模式形式單一、工作量大、靜態(tài)被動(dòng)的局限，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)記錄、分析、預(yù)警、調(diào)整的動(dòng)態(tài)管理格局，并及時(shí)總結(jié)基層組織管理的規(guī)律，發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，提升會(huì)議管理的質(zhì)量和效率，讓會(huì)議管理工作開(kāi)展更加智慧。

未來(lái)需要利用機(jī)器學(xué)習(xí)、AI算法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)業(yè)務(wù)場(chǎng)景的智能化分析，提供預(yù)測(cè)功能，不斷提高數(shù)據(jù)分析能力。