檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用分析

張霞

摘要：檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化是科技不斷發(fā)展下所形成的一種專門針對(duì)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展需要的管理模式，不僅有助于檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升，更有助于發(fā)揮檔案信息資源的潛在價(jià)值。因此，本文將圍繞檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)展開分析，并提出檔案資源的開發(fā)利用建議，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;網(wǎng)絡(luò)信息化;開發(fā)利用

前言

隨著信息化管理的廣泛應(yīng)用，各行各業(yè)都愈發(fā)注重采用信息化管理模式進(jìn)行各項(xiàng)管理工作，檔案管理也不例外。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以展現(xiàn)檔案資源的價(jià)值，想要促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，就必須要加強(qiáng)信息化檔案管理模式的建立，這樣才能更好地對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)與利用，從而推動(dòng)社會(huì)的向前發(fā)展。

一、檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）存儲(chǔ)環(huán)境的優(yōu)勢(shì)

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案資料大多是以紙質(zhì)為載體，對(duì)其的管理需要注意很多事項(xiàng)，其中環(huán)境是非常重要的因素，為了防止紙質(zhì)檔案發(fā)霉生蛀，必須要控制好檔案室內(nèi)的溫度與濕度，同時(shí)還要定期進(jìn)行檢查，避免出現(xiàn)資料丟失或老化等問題。但是，在檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化之后，整個(gè)管理工作的效率將大幅提升，主要原因在于信息化檔案不再依賴紙質(zhì)檔案，而是轉(zhuǎn)成了電子檔案，這樣管理人員不需要對(duì)檔案室的存儲(chǔ)環(huán)境做過多的改變，只需利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描并上傳至平臺(tái)，之后就可以封存紙質(zhì)檔案。不僅如此，在信息化檔案管理過程中，檔案記錄除了以電子形式存儲(chǔ)下來之外，通常還會(huì)進(jìn)行備份，這種借助光盤、硬盤為載體的存儲(chǔ)方式有著顯著的環(huán)境優(yōu)勢(shì)。

（二）整理、歸檔的優(yōu)勢(shì)

眾所周知，檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，在傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員往往需要面對(duì)成百上千份的紙質(zhì)檔案，這不僅耗時(shí)耗力，而且還有可能因?yàn)槿藶椴僮鞑划?dāng)而造成檔案資料的丟失、遺漏或損毀，這嚴(yán)重影響了整個(gè)的檔案管理質(zhì)量與效率。但是，在檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化之后，這樣的問題可以有效改善，電子文檔的格式由檔案部門確定之后，再由管理人員進(jìn)行檔案的掃描工作，并通過網(wǎng)絡(luò)提交、歸檔，整個(gè)管理工作效率大幅提升。不僅如此，利用信息技術(shù)手段對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，還可以防止出現(xiàn)原始數(shù)據(jù)損壞后引發(fā)的各種問題，有效保障檔案管理的整體效益。

（三）利用、查詢的優(yōu)勢(shì)

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，工作人員想要查找資料或文檔，往往需要從眾多的紙質(zhì)檔案中進(jìn)行搜尋，雖然紙質(zhì)檔案有明確的分類，但仍會(huì)浪費(fèi)大量的查尋時(shí)間。而且，檔案的借閱手續(xù)也十分復(fù)雜，為了防止紙質(zhì)檔案的丟失或損毀，管理人員在制定借閱規(guī)定時(shí)，往往會(huì)設(shè)定非常多的程序，這使得檔案查閱變得十分復(fù)雜，不利于發(fā)揮檔案資料的最大化價(jià)值。而實(shí)行網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理模式后，工作人員想要查詢檔案資料就變得非常輕松，只需登陸自己的賬號(hào)進(jìn)行檔案搜索，就可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的查詢與閱覽，檔案使用流程更為簡潔。不僅如此，查閱電子文檔對(duì)文檔本身也不會(huì)產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，因而更符合新時(shí)期社會(huì)背景下檔案管理的發(fā)展方向。

二、信息化檔案管理模式下的資源開發(fā)利用建議

（一）重視檔案資源的收集與整理

檔案是信息的一種，信息源不足，就無法建立完整的信息鏈，所以加強(qiáng)對(duì)檔案的搜集與整理很有必要，能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的開發(fā)與利用。就實(shí)際情況而言，檔案收集工作本身就是整個(gè)檔案管理工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，如果不能很好地收集檔案資源，那么就無所謂檔案信息的開發(fā)利用。為此，在具體實(shí)施過程中，應(yīng)以新的視角看待信息化檔案管理，以往的檔案管理多以靜態(tài)或封閉狀態(tài)為主，側(cè)重點(diǎn)在于“藏”，這樣的檔案資源缺少與社會(huì)的有效連接，無法為社會(huì)及時(shí)利用，因而價(jià)值不高。所以，在信息化檔案管理模式下，管理人員應(yīng)當(dāng)將重點(diǎn)放在檔案資源的收集與整理上面，要實(shí)時(shí)更新檔案庫內(nèi)的信息資源，防止檔案資源與社會(huì)信息相脫節(jié)。除此之外，還需要重視檔案集成化管理，不斷收集各種不同類型的珍貴檔案資料，以形成更為完善的檔案資源庫，這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的最大化開發(fā)與利用。

（二）加強(qiáng)檔案資源的深層次挖掘

檔案是記錄歷史發(fā)展的重要信息資源，只要社會(huì)在向前發(fā)展，就會(huì)源源不斷地產(chǎn)生各種檔案信息，對(duì)這些檔案信息的深入挖掘與充分利用就顯得尤為重要。隨著時(shí)代的進(jìn)步與變化，檔案由紙質(zhì)化向數(shù)字化方向發(fā)展，這也使得檔案利用工作更受人們的重視，因?yàn)閷?duì)檔案資源的合理利用是發(fā)揮檔案潛在價(jià)值的重要體現(xiàn)，能夠推動(dòng)我國社會(huì)主義建設(shè)的向前發(fā)展。通過相關(guān)調(diào)查分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案具有廣泛性、真實(shí)性與可靠性等特征，想要更好地發(fā)揮檔案信息的潛在價(jià)值，就必須要加強(qiáng)對(duì)其的深層次挖掘。在信息化時(shí)代背景下，檔案資源的挖掘更應(yīng)當(dāng)緊緊圍繞當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，只有挖掘出更有助于社會(huì)向前發(fā)展的信息資源，才能更好地凸顯檔案的價(jià)值與意義。與此同時(shí)，在檔案資源的開發(fā)與利用過程中，還應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建內(nèi)容豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫，將收集來的數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范化處理，以提高檔案的有序性、完整性與安全性，以便更好地對(duì)其加以開發(fā)與利用。

（三）增強(qiáng)檔案管理的信息化意識(shí)

如前文所述，檔案管理不僅涉及到檔案的實(shí)體保管工作，同時(shí)還涉及到檔案資源的開發(fā)利用，雖然信息化檔案管理模式已經(jīng)在社會(huì)中被廣泛運(yùn)用，但實(shí)體檔案的保管工作仍不容忽視，因?yàn)檫@是建立高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫的根本。就目前實(shí)際情況來看，重“藏”輕“用”現(xiàn)象仍比較突出，這對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用有很大的影響，難以發(fā)揮檔案的真正價(jià)值。所以，想要改善這一現(xiàn)狀，就必須要扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的檔案管理理念，要增強(qiáng)管理人員的信息化意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到如果不走出封閉式管理的窠臼，就必然會(huì)阻礙檔案工作的發(fā)展，只有充分了解信息化檔案管理的重要性，并積極創(chuàng)新檔案管理手段與技術(shù)方法，才能更好地提升檔案管理工作的整體水平，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的交流與利用。

結(jié)束語

總而言之，在新時(shí)期社會(huì)背景下，深入探究檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用，具有非常重要的指導(dǎo)意義，尤其是對(duì)我國檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展意義重大。因此，作為檔案管理負(fù)責(zé)人，務(wù)必要提高檔案管理信息化建設(shè)的重視，并意識(shí)到信息化檔案管理對(duì)檔案資源開發(fā)利用的重要價(jià)值，不斷采取有效措施來加強(qiáng)信息化檔案管理的建設(shè)工作，這樣才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用，從而推動(dòng)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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