事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革研究

張威

摘要：新時(shí)代發(fā)展背景下，信息化已經(jīng)滲透到社會(huì)的各行各業(yè)中，事業(yè)單位也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，提升自身的各項(xiàng)工作職能和能力，這樣才能夠迎合新形勢下的各項(xiàng)發(fā)展需求。事業(yè)單位的檔案管理要求整潔有序，才能夠有效提升單位的服務(wù)質(zhì)量;事業(yè)單位的內(nèi)部資料要進(jìn)行有效整合，才能夠提升整體工作效率，為各部門的后續(xù)工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。因此事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)模式需要進(jìn)行創(chuàng)新與改革。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

引言

事業(yè)單位的日常經(jīng)營管理離不開檔案管理工作。要想進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展，就要建立有效、科學(xué)、合理、系統(tǒng)化的檔案管理體系，根據(jù)事業(yè)單位的自身發(fā)展情況來創(chuàng)新檔案管理模式，推動(dòng)事業(yè)單位持續(xù)、穩(wěn)定、有序地發(fā)展運(yùn)行。

1事業(yè)單位檔案管理服務(wù)的要求

其一，高效性。事業(yè)單位檔案管理工作開展，必須做到高效性，能夠及時(shí)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)、更新，及時(shí)提供檔案信息，保證檔案信息與實(shí)際之間的有效對接，這樣才能有利于管理工作開展，強(qiáng)化實(shí)際服務(wù)效果。其二，優(yōu)質(zhì)性。事業(yè)單位檔案管理工作開展，必須注重質(zhì)量，這樣才能保證其使用價(jià)值的提升。主要體現(xiàn)在檔案信息的真實(shí)性、安全性、內(nèi)容明晰而全面等，否則將會(huì)導(dǎo)致檔案信息失去使用價(jià)值。其三，動(dòng)態(tài)性。事業(yè)單位檔案信息管理必須體現(xiàn)動(dòng)態(tài)性特證，能夠根據(jù)工作人員的現(xiàn)狀及時(shí)進(jìn)行檔案完善，保證檔案信息真實(shí)可靠。其四，創(chuàng)新性。事業(yè)單位檔案信息管理工作開展，為了提升其效能，應(yīng)有效使用新技術(shù)，提升管理水平，例如，使用智能化的檔案管理系統(tǒng)、電子檔案制作等，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的在線管理，從而規(guī)避時(shí)間和地點(diǎn)對檔案管理帶來的限制。整體而言，事業(yè)單位檔案管理必須進(jìn)行思想、制度、方法等方面的創(chuàng)新，不斷提升服務(wù)效能，實(shí)現(xiàn)價(jià)值最大化。

2事業(yè)單位檔案管理服務(wù)存在的問題

2.1管理機(jī)制不健全

事業(yè)單位雖然已經(jīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，但是在實(shí)際工作中，管理機(jī)制還是比較落后，特別是在一些偏遠(yuǎn)、經(jīng)濟(jì)比較落后的地區(qū)，因?yàn)轭A(yù)算不足、資金不到位，部分公共基礎(chǔ)設(shè)施沒有具體落實(shí)到實(shí)際工作之中，致使檔案管理信息化發(fā)展更為落后，在對其進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，專業(yè)的人員比較稀缺，會(huì)忽視檔案管理工作，導(dǎo)致很多檔案管理機(jī)制只是流于表面形式，執(zhí)行力度較低。而且事業(yè)單位檔案管理信息化方面也比較落后，沒有建立和社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理機(jī)制，在一定程度上會(huì)限制事業(yè)單位的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

2.2管理理念滯后

雖然多年的人事檔案建設(shè)使事業(yè)單位人事檔案管理者、職工對人事檔案的重要價(jià)值產(chǎn)生了一定認(rèn)識(shí)，但是人事檔案管理仍然停留在一般的檔案接收、保存層面。部分管理者甚至認(rèn)為人事檔案管理服務(wù)與現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)不相關(guān)，沒有將檔案建設(shè)納入年度規(guī)劃，只有在單位需核查人員檔案信息、人員任免時(shí)才開啟檔案管理服務(wù)，導(dǎo)致多數(shù)人事檔案管理工作無法主動(dòng)化開展。

2.3傳統(tǒng)管理模式效率低下

傳統(tǒng)檔案管理模式中的紙質(zhì)檔案材料需要定期維護(hù)和保養(yǎng)，進(jìn)行保養(yǎng)的設(shè)備和外界條件都較為苛刻。紙質(zhì)檔案所占空間較大，不易保管和統(tǒng)計(jì)，查閱時(shí)易造成人為的損壞和丟失，甚至出現(xiàn)篡改的情況。耗時(shí)長、人力消耗較大、外界影響因素較多，這些都會(huì)對檔案造成各種程度的傷害。隨著信息數(shù)據(jù)的不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足日新月異的新時(shí)代社會(huì)的發(fā)展了，事業(yè)單位必須要改變傳統(tǒng)的管理模式，才能緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。

2.4管理制度有待完善

具體表現(xiàn)在績效考核制度不完善、評(píng)價(jià)制度缺失、維護(hù)制度不健全三個(gè)方面。事業(yè)單位在檔案管理過程中，對于服務(wù)效能提升方面缺乏針對性的考核制度，從而導(dǎo)致其難以通過績效考核提升服務(wù)效能。例如，在考核指標(biāo)設(shè)置方面，僅注重安全性、真實(shí)性的指標(biāo)，缺乏對效能方面指標(biāo)的設(shè)置。在檔案管理服務(wù)效能評(píng)價(jià)方面，缺乏有效的制度體系，難以及時(shí)準(zhǔn)確地進(jìn)行服務(wù)效能評(píng)價(jià)，不利于問題發(fā)現(xiàn)和解決。在維護(hù)制度方面，事業(yè)單位對于實(shí)體的檔案和信息化的檔案維護(hù)制度不健全，存在檔案損壞、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，需要在有關(guān)方面加強(qiáng)管理投入。例如，一些紙質(zhì)檔案的存放環(huán)境不滿足要求，過于潮濕，影響檔案壽命。

3事業(yè)單位檔案管理服務(wù)效能提升的策略

3.1加大對檔案管理工作的認(rèn)知

新形勢下，檔案管理工作想要?jiǎng)?chuàng)新，就需要對事業(yè)單位的內(nèi)部管理進(jìn)行改革，讓更多的人意識(shí)到檔案管理工作的重要性。做到能夠按部就班地對日常工作產(chǎn)生的信息、數(shù)據(jù)、文件進(jìn)行有意識(shí)地歸類和結(jié)構(gòu)化分配。提升工作人員對檔案工作管理的認(rèn)知，按照檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行具體的財(cái)務(wù)、人事等部門安排協(xié)調(diào)，輔助檔案管理部門對文件信息數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)收集和整理并最終歸檔。轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，建立起完善的檔案管理服務(wù)體系，積極推進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新和改革，開展全新的檔案管理模式，這樣才能夠提升檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

3.2提高現(xiàn)代化管理水平

事業(yè)單位人事檔案的手工管理流程，不僅包括職工干部檔案材料收集、分類，而且涉及拆釘、裁剪、打孔、標(biāo)頁碼、目錄打印、裱糊、貼分類角、排序等多個(gè)環(huán)節(jié)，整體過程較為復(fù)雜瑣碎，且耗時(shí)較長。因此，在檔案管理過程中，事業(yè)單位人事檔案管理部門可以引入現(xiàn)代化整理手段，免除檔案手工整理的加工、裱糊、打孔等程序。即以“人事檔案數(shù)字化”為主題，結(jié)合統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求，進(jìn)行規(guī)范掃描。同時(shí)以業(yè)務(wù)協(xié)同為主導(dǎo)，結(jié)合單位與上級(jí)部門、單位與基層之間信息資源交互需求，開放公共服務(wù)的信息共享、數(shù)據(jù)校驗(yàn)、收集審核端口，逐步形成網(wǎng)絡(luò)辦公、現(xiàn)場辦公雙軌道并行模式。進(jìn)而以互聯(lián)網(wǎng)為載體，以部門為中心，進(jìn)行現(xiàn)有流程的整合、優(yōu)化。在優(yōu)化后的流程中，需指派專門人員負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)、線下渠道，依據(jù)材料有效性、真實(shí)性原則，進(jìn)行人員入黨時(shí)間、出生年月、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、任免情況的重點(diǎn)審核，保證人事檔案前后無偏差[3]。在進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)審核尾端，職工可以從窗口取件或者享受郵寄服務(wù)、電子傳遞打印服務(wù)，保證人事檔案管理層級(jí)的簡便性、合理性。

3.3更新自身的工作觀念

作為領(lǐng)導(dǎo)人員，要轉(zhuǎn)變檔案管理的工作觀念，意識(shí)到檔案管理工作創(chuàng)新對于事業(yè)單位發(fā)展的重要性。要在事業(yè)單位內(nèi)部大幅度宣傳檔案管理的重要性，動(dòng)員每一位工作人員為檔案管理的發(fā)展建言獻(xiàn)策，增強(qiáng)檔案管理工作人員的工作積極性。除此之外，管理人員要增強(qiáng)檔案管理的認(rèn)知，為其注入更多的財(cái)政資金，營造輕松、有趣的管理氛圍，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的全面提升。對于管理工作中存在的不足之處，一定要設(shè)置多方面的措施進(jìn)行解決，不斷引進(jìn)外來的經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)，根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況，取其精華，去其糟粕、推陳出新、革故鼎新，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

3.4合理進(jìn)行檔案管理方法創(chuàng)新

建立智能化、信息化的檔案管理系統(tǒng)。事業(yè)單位可以與高校、軟件研發(fā)公司等合作，設(shè)置檔案管理方面的智能化、信息化的系統(tǒng)，提高檔案管理效率。例如，管理人員只要登錄檔案管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，便可以查閱、修改相關(guān)的電子版檔案。為了體現(xiàn)便捷性，還可以設(shè)置掃碼服務(wù)模式，即管理人員只要掃碼，便可以獲取檔案的存儲(chǔ)位置、信息等內(nèi)容。其

結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作必須要?jiǎng)?chuàng)新思路和方法。同時(shí)，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)手段開拓檔案管理的新模式，為事業(yè)單位的其他管理部門提供一定的數(shù)據(jù)參考。因?yàn)闄n案管理本身涉及的內(nèi)容比較繁瑣，需要相關(guān)檔案管理人員加強(qiáng)重視，全面認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，充分發(fā)揮好檔案管理工作的真正作用和價(jià)值，從根本上推動(dòng)事業(yè)單位的高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李艷.事業(yè)單位檔案管理問題與優(yōu)化路徑探究[J].國際公關(guān)，2019

[2]蘇蔚迎.事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀及對策研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019

[3]王曉燕.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的思考[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2019

[4]呂晶.對事業(yè)單位人事檔案管理的思考建議[J].管理觀察，2019

[5]曲杰.事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀分析[J].中外企業(yè)家，2019