檔案工作的特點及檔案人員職業(yè)素質要求初探

陳雪

（哈爾濱市道里區(qū)房產交易所，黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著近年來知識經濟浪潮席卷全球，中央適時提出的“科教興國”偉大戰(zhàn)略已表明，下個世紀經濟的發(fā)展將由本世紀主要依靠傳統(tǒng)產業(yè)而逐步轉向以依靠科技進步和全面提高勞動者素質的新興科技、信息產業(yè)。在這樣一個大轉換過程中，知識、信息人才和管理等資源的合理流向和配置概念將成為知識經濟時代的嶄新概念深入人心。

對于檔案這一涉及面廣、業(yè)務量大、信息源多的工作中最活躍最能動因素的檔案工作者來講，當前面臨的也必然是一種二難的抉擇；一是繼續(xù)維持長久以來形成的舊的思想觀念和按步就班的工作機制；另一則是加強自身素質的培養(yǎng)，迎接知識經濟的高標準要求。前者要求的檔案管理仍然局限于舊有的模式，檔案工作難以在新形勢下發(fā)揮其應有的作用，最終只能消弱檔案工作在單位的作用面成為精減機構的“犧牲品”。后者要求檔案人員具有強烈的危機意識和工作責任感，不僅需要打破思想觀念上舊框框的束縛，還要不斷探索出打開檔案工作新局面的具體辦法，在自身素質上主動順應改革發(fā)展的需要，在檔案管理上上檔次，在檔案信息資源開發(fā)利用和為經濟建設服務上發(fā)揮作用。兩相比較，后者必將成為檔案事業(yè)發(fā)展的大方向。所以充分認識檔案工作面臨的歷史挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇，增強檔案發(fā)展的全局觀念和責任意識，以高質量和高水準的工作成績面對知識經濟的到來，將成為檔案事業(yè)發(fā)展最具緊迫性和現(xiàn)實意義的一項中心任務。在此背景下，本文著重就檔案管理人員的職業(yè)素質進行探討。

1 檔案工作的特點

隨著科學技術的不斷發(fā)展，檔案工作呈現(xiàn)出新的特點：檔案種類繁多?，F(xiàn)代社會實踐活動的豐富多彩，使社會中形成的檔案種類更加繁多。例如，一項國家級的科學成果，其研究報告或論文可能只有十幾或幾十頁，而形成的檔案，從研究方案、論證方案、實施計劃、原始記錄、數(shù)據(jù)處理、到最終的成果報告及鑒定文件等，可能就達幾十甚至數(shù)百份文件；檔案載體形式多樣化。古代檔案的載體形式多種多樣，有甲骨、竹木、石板、錦帛等。造紙術的發(fā)明，使檔案的載體形式趨于單一化，紙張成為主要載體?，F(xiàn)代檔案載體除紙張外，出現(xiàn)了新的載體材料，如磁盤、光盤、磁帶、膠片、玻璃膜片、金屬蠟版以及各種照片等；檔案生存狀態(tài)多媒體化。古代檔案都是實物檔案，紙張的出現(xiàn)使得檔案的狀態(tài)變得單一?，F(xiàn)代檔案的生存狀態(tài)則變得多媒體化，聲音、文字、影像和圖形等多種狀態(tài)共同存在；檔案管理信息化。檔案信息化管理就是檔案管理智能化的過程。它包括館藏數(shù)字化、存取自動化、空間虛擬化、利用網絡化和資源共享化。這是現(xiàn)代社會檔案工作發(fā)展的必然趨勢，是時代的呼喚。檔案工作的這些新特點，對于只熟悉傳統(tǒng)手工作業(yè)和簡單服務的檔案管理人員來說，無疑提出了新的挑戰(zhàn)，對他們的職業(yè)素質提出了新的、更高的要求。

2 檔案管理人員的職業(yè)道德要求

檔案工作是一項保密性很強的工作。任何涉密檔案的失泄密，都可能給國家或集體造成不同程度的損失。因此，檔案管理人員必須具有堅定的政治方向，能嚴守機密，具有明辨是非的能力。

檔案工作是一項服務性很強的工作。無論如何變革，即使檔案館的工作方式、操作方法都變了，但以信息服務為己任的工作原則是不可動搖的。在現(xiàn)代技術已滲入檔案工作各個領域的今天，能否擁有豐富的信息資源和為用戶提供全、新、快、準的信息服務成為衡量檔案館服務能力和水平的主要標志。因此，檔案管理人員必須具有較強的服務意識。和藹的態(tài)度、親切的話語、熱情的幫助，會贏得用戶的尊敬和信賴，從而更加關心和支持檔案館的工作。

檔案工作還是一項繁瑣、細致的工作。這種繁瑣細致無不體現(xiàn)在整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔案內容、利用檔案的咨詢等各個環(huán)節(jié)。這就要求檔案管理人員還應具備嚴謹細致的工作作風。

3 檔案管理人員的知識要求

如今，檔案管理人員的工作已不再只是收收發(fā)發(fā)、簡單整理、保管檔案和提供檔案服務的“手工活”，它具有很強的專業(yè)性和技術性。一個合格的檔案管理人員應精通“科技檔案管理學”、“檔案保護學”、“圖書情報學”、“目錄學”、“圖書分類學”及“檔案文獻編撰學”、“檔案法”等檔案專業(yè)的知識，掌握檔案工作各個環(huán)節(jié)的技能技巧。

隨著辦公自動化、文檔一體化程度的提高，電子文件的產生、傳遞、存儲、歸檔、著錄、保管、利用，都將由計算機輔助管理。因此，檔案管理人員應懂得現(xiàn)代化管理的基本知識，熟練操作微機，靈活使用檔案管理軟件，能夠勝任文檔的存儲、編輯、檢索、利用等工作。

在國際交流合作日益頻繁并且成為人們生活重要組成部分的今天，語言工具顯得十分重要。不同語種的文獻資料隨著社會的進一步發(fā)展在檔案館中占據(jù)的比例越來越大。不懂外語，很難分析、整理利用資料，更無法充分利用資源為用戶服務，這就要求檔案管理人員應具備相當?shù)耐庹Z水平。

檔案管理人員還應有廣博的科學知識。檔案的分類整理，是以檔案的內容形式特征為依據(jù)的，如果看不懂檔案的內容就無法準確分類組卷；檔案保管需要編寫內容說明，沒有一定的語言文字功底，是很難完成這些材料的編寫任務的；另外，檔案管理人員總要書寫一些東西給人使用，如目錄、著錄、標引等，因此對書法水平也有一定的要求。

4 檔案管理人員的能力要求

隨著計算機多媒體技術、網絡技術及信息處理技術的發(fā)展，信息情報的服務手段和服務方式發(fā)生了重大變化，這就要求檔案管理人員熟練掌握計算機操作，掌握網絡技術的新知識，具備判斷、分析、識別、整序等信息處理能力，熟練掌握數(shù)據(jù)庫技術、信息檢索技術等方面的專業(yè)知識，具備在網絡環(huán)境下進行信息處理的能力。

在信息化時代，知識的更新?lián)Q代是迅速的。檔案管理人員應樹立繼續(xù)學習的觀念，鍛煉繼續(xù)學習的能力，跟隨技術進步不斷更新自己的知識儲備；同時，檔案管理人員在工作中不斷培養(yǎng)創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，與時俱進，創(chuàng)造性的把傳統(tǒng)檔案管理與信息化檔案管理技術相結合，更好地服務社會。

檔案管理人員的素質，決定檔案工作的質量。檔案人員的素質要求是隨著時代的發(fā)展而不斷變化的。在檔案事業(yè)蒸蒸日上的今天，檔案管理人員更要勤奮學習，不斷提高自身素質，為發(fā)揮檔案在人類社會中的重要作用貢獻自己的力量。

[1]胡萍.《檔案信息化管理對高素質館員的要求和培養(yǎng)》.《解放軍檔案》.2004年第2期

[2]羅桂英.《論檔案管理現(xiàn)代化》.《煤礦現(xiàn)代化》.2006年第2期