以經(jīng)濟(jì)效益為導(dǎo)向的企業(yè)檔案管理探討

耿士剛

摘? 要：檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展過(guò)程和企業(yè)員工的發(fā)展。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的加快和經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng)，我國(guó)企業(yè)管理理念發(fā)生了深刻的變化。同時(shí)也帶來(lái)了新的壓力和挑戰(zhàn)，對(duì)企業(yè)檔案管理產(chǎn)生了很大的影響。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)檔案管理體制、管理技術(shù)和管理環(huán)境都發(fā)生了深刻的變化。在此基礎(chǔ)上，分析了企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和新要求，提出了以經(jīng)濟(jì)效益為導(dǎo)向的企業(yè)檔案管理模式，以提高企業(yè)檔案管理水平，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。因此，做好檔案管理工作對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展具有重要意義。但現(xiàn)階段大多數(shù)企業(yè)在管理上存在專(zhuān)業(yè)人才不足、檔案管理手段落后等問(wèn)題。本文探討了優(yōu)化企業(yè)檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;經(jīng)濟(jì)效益;措施

1現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

1.1缺乏專(zhuān)業(yè)的管理人員

與生產(chǎn)和銷(xiāo)售工作不同，一些企業(yè)在任命檔案管理員時(shí)相當(dāng)隨意。檔案管理人員不稱(chēng)職的主要原因有：一是企業(yè)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)重視不夠。許多企業(yè)檔案管理人員仍然沿用傳統(tǒng)的工作方法，多年來(lái)他們的業(yè)務(wù)水平?jīng)]有得到提高，無(wú)法滿足現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的需要;第二，在檔案管理人員的任用上，一些企業(yè)會(huì)選擇一些不再承擔(dān)繁重的生產(chǎn)和銷(xiāo)售工作的退休人員來(lái)承擔(dān)相關(guān)工作，而不是招聘專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，這也是企業(yè)檔案管理質(zhì)量不能一直提高的一個(gè)重要原因，同時(shí)影響著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

1.2對(duì)信息化建設(shè)重視不夠

雖然很多企業(yè)管理者已經(jīng)意識(shí)到檔案管理的重要性，但在實(shí)施過(guò)程中效果仍然不理想。一些企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理方法。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案極易損壞，對(duì)保存環(huán)境要求高，無(wú)形中增加了企業(yè)的管理成本。雖然一些企業(yè)建立了自己的檔案管理體系，檔案管理質(zhì)量有了很大提高，但個(gè)別企業(yè)的檔案管理體系多年來(lái)沒(méi)有調(diào)整，很多地方已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理的效率。這些都是企業(yè)管理者對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)和檔案管理重視不夠的表現(xiàn)。

1.3缺乏健全的管理評(píng)價(jià)機(jī)制

與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代檔案管理的范圍更廣。管理者在做好檔案保存工作的同時(shí)，還要做好檔案信息分析工作，充分發(fā)揮檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用。企業(yè)管理者應(yīng)定期評(píng)估檔案中記錄的一些信息，并根據(jù)檔案中記錄的一些情況和企業(yè)的實(shí)際發(fā)展情況，確定企業(yè)下一步的發(fā)展方向和發(fā)展目標(biāo)。然而，現(xiàn)實(shí)中，很多企業(yè)忽視了這部分工作，企業(yè)檔案利用率普遍不高，嚴(yán)重制約了企業(yè)的發(fā)展。這主要是由于缺乏完善的檔案管理和檔案移交質(zhì)量評(píng)估機(jī)制造成的。管理者不了解公司檔案管理中存在的問(wèn)題，無(wú)法制定優(yōu)化企業(yè)檔案管理的方案。

2優(yōu)化企業(yè)檔案管理，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的措施

2.1提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理強(qiáng)調(diào)人與信息技術(shù)的合作。因此，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)，主要可以從兩個(gè)方面來(lái)實(shí)施：一是加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)。傳統(tǒng)的檔案管理以手工為主。因此，為了勝任新時(shí)代的檔案管理工作，我們必須提高檔案管理人員的信息素質(zhì)，我們可以通過(guò)組織員工培訓(xùn)來(lái)講解檔案管理系統(tǒng)的使用和維護(hù)知識(shí)，從而提高檔案管理人員與系統(tǒng)之間的合作[2]。二是注重檔案管理人員的使用，具有國(guó)家認(rèn)可的專(zhuān)業(yè)學(xué)位，有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，能夠勝任現(xiàn)代檔案管理工作，從根本上提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

2.2加強(qiáng)信息化建設(shè)

檔案管理體系的建立不僅有利于提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，而且大大降低了企業(yè)檔案管理的成本，提高了檔案的利用率，使企業(yè)檔案更好地發(fā)揮其促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的作用。首先，要建立完善的檔案收集和分類(lèi)體系，摒棄傳統(tǒng)的檔案收集模式，將檔案管理向自動(dòng)化收集、數(shù)字化存儲(chǔ)和人性化服務(wù)方向發(fā)展，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，提高企業(yè)檔案管理效率。其次，建立完善的檔案信息檢索系統(tǒng)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)建立文件信息搜索元素目錄。對(duì)于一些可以公開(kāi)的檔案資料，員工只需要一部手機(jī)和一臺(tái)電腦就可以根據(jù)自己的需要找到，這大大提高了企業(yè)內(nèi)部信息傳輸?shù)男省?/p>

2.3建立健全管理評(píng)價(jià)機(jī)制

在檔案管理工作中，要建立完善的檔案收集，整理，移交管理制度，在確保企業(yè)信息安全的基礎(chǔ)上，盡可能保證企業(yè)內(nèi)部信息流通的及時(shí)性，，并根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)整情況及時(shí)調(diào)整信息系統(tǒng)設(shè)置，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息價(jià)值最大化，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。企業(yè)應(yīng)建立一套完善的檔案管理質(zhì)量評(píng)價(jià)機(jī)制。他們可以選擇向員工發(fā)送問(wèn)卷，征求員工對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)的意見(jiàn)。及時(shí)采納有價(jià)值的建議，使檔案管理系統(tǒng)更好地為員工工作服務(wù)。其次，對(duì)于檔案管理體系的使用，管理者還應(yīng)定期進(jìn)行評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)整改，確保企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.4創(chuàng)新檔案搜集整理制度，為檔案數(shù)量和質(zhì)量提供保障

首先，各中層單位要建立相應(yīng)的檔案信息采集系統(tǒng)，對(duì)本單位的檔案信息進(jìn)行整理和采集。為了提高檔案收集的效率，各中層單位的檔案收集者可以建立模板流轉(zhuǎn)檔案記錄，提高檔案生成速度，最大限度地收集本單位的檔案：其次是不斷完善檔案管理制度，包括收集、整理、歸還、銷(xiāo)毀、歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理，任何手續(xù)必須經(jīng)指定的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，認(rèn)真履行登記、簽字、蓋章手續(xù)，只有不斷創(chuàng)新和完善檔案收集整理制度，才能保證檔案的數(shù)量和質(zhì)量，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

2.5創(chuàng)新檔案服務(wù)工作模式，不斷強(qiáng)化檔案在企業(yè)中的作用

檔案工作是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，服務(wù)是檔案工作的中心。檔案工作要通過(guò)服務(wù)發(fā)揮應(yīng)有的作用。因此，只有不斷推進(jìn)檔案服務(wù)理念的創(chuàng)新，才能使檔案事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案事業(yè)充滿生機(jī)和活力，走上可持續(xù)發(fā)展之路。通過(guò)對(duì)檔案信息資料的整理、研究、挖掘、提煉和篩選，及時(shí)將具有深層次開(kāi)發(fā)價(jià)值的信息資料提供給用戶（企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理者和科技人員），使其從檔案信息中獲得啟示，為企業(yè)發(fā)展拓寬新思路，開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品、開(kāi)發(fā)新技術(shù)，使檔案死物活起來(lái)，使檔案信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，在促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)中發(fā)揮其獨(dú)特作用。

3結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要意義，企業(yè)管理者必須高度重視。加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。同時(shí)，要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，定期對(duì)檔案管理質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]霍燕兵.企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新與改革探討[J].機(jī)電兵船檔案，2021（06）：20-21.

[2]鄒惠琳.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的障礙及優(yōu)化策略探討[J].企業(yè)改革與管理，2020（21）：46-47.DOI：10.13768/j.cnki.cn11-3793/f.2020.2116.