新時(shí)代檔案征集工作的實(shí)踐與探討

楊燕

摘 要：檔案是過去、現(xiàn)在和未來之間的信息連接。隨著信息化快速發(fā)展新時(shí)代的到來，國家逐步加強(qiáng)了對檔案資源的管理。檔案收集作為檔案管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，顯得更加重要。在此基礎(chǔ)上，本文對檔案征集的前瞻性、系統(tǒng)性和針對性、實(shí)用性進(jìn)行了實(shí)踐探索，希望能為業(yè)內(nèi)人員提供參考建議。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;檔案征集工作;實(shí)踐與探索

檔案收集工作是檔案管理過程的開始，檔案收集活動(dòng)在整個(gè)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)占有重要地位。檔案收集包括檔案接收和檔案征集，檔案接收是檔案部門獲取和積累檔案的主要方式。檔案征集是指按照國家規(guī)定征收分散在社會(huì)上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)資料的活動(dòng)，它是檔案接收的有效補(bǔ)充形式，是不斷擴(kuò)大和豐富檔案館藏的重要途徑，是檔案資源建設(shè)的重要手段，也是檔案部門的一項(xiàng)重要職能[4]。在新的時(shí)代背景下，檔案征集工作還存在一些問題，主要體現(xiàn)在檔案征集范圍狹窄、行業(yè)之間在檔案征集方面缺乏合作，以及檔案征集過程中缺乏與檔案利用的鏈接。這需要社會(huì)的關(guān)注支持和部門間的通力合作，儲(chǔ)備檔案征集管理知識(shí)，加強(qiáng)新時(shí)期檔案征集實(shí)踐，建立有效的征集網(wǎng)絡(luò)，注重媒體宣傳，拓展全社會(huì)的知曉率和參與度。同時(shí)，為了研究新時(shí)期檔案征集工作，我們應(yīng)該制定并實(shí)施征集管理工作規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案征集和監(jiān)測管理的標(biāo)準(zhǔn)化，不斷完善新時(shí)期檔案征集工作的實(shí)踐探索體系。

1新時(shí)代檔案征集工作的難點(diǎn)問題

1.1檔案征集范圍局限

目前，檔案已成為助力各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)之一，檔案征集的范圍也愈發(fā)廣泛。檔案征集內(nèi)容應(yīng)包括反映社會(huì)歷史發(fā)展進(jìn)程、對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值、對區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要意義的國內(nèi)外分散檔案。然而，在實(shí)際的檔案征集過程中，由于資金、人員等諸多因素的制約，許多檔案部門甚至長期不開展檔案征集工作。檔案部門館藏檔案的豐富與否更多地取決于檔案的征集程度，這嚴(yán)重制約了新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.2檔案征集過程很少設(shè)計(jì)檔案利用環(huán)節(jié)

檔案征集工作是搶救和保護(hù)我國歷史文化財(cái)富，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展，全面滿足檔案資源利用需求的重要工作。因此，有必要將檔案利用環(huán)節(jié)列入檔案征集方式的一個(gè)方面，以避免資源和信息的浪費(fèi)。在新時(shí)期，檔案部門在確定征集課題之后，需要充分分析征集門類或載體提供利用的可操作性和利用模式。例如，檔案局和宣傳部門以錄制音頻、視頻的方式聯(lián)合開展口述歷史訪談活動(dòng)，而制作完成的音（視）頻不僅可以作為檔案部門的錄音錄像檔案，也可以提供媒體利用達(dá)到教育、警示等目的。

1.3檔案征集工作業(yè)界合作不足

目前，我國的檔案征集工作仍處于探索發(fā)展的階段，檔案征集管理制度正逐步得到完善。大多數(shù)檔案部門采用的征集方式多為接受移交、接受捐贈(zèng)、接受寄存、代為保管等，沒有做到定期收集與隨時(shí)征集相結(jié)合，上門走訪與送檔進(jìn)館相結(jié)合，自愿捐獻(xiàn)與引導(dǎo)捐贈(zèng)相結(jié)合，郵寄與會(huì)晤相結(jié)合，批量接收與零散征集相結(jié)合，既定征集內(nèi)容與主動(dòng)捕捉征集信息相結(jié)合開展檔案征集工作[4]。墨守成規(guī)，缺乏與各行業(yè)間的學(xué)習(xí)、交流和主動(dòng)融入新媒體發(fā)展潮流的創(chuàng)新精神。另外，各級各部門以及社會(huì)各界對檔案工作缺乏必要的學(xué)習(xí)和了解，沒有形成主動(dòng)構(gòu)建門類齊全、內(nèi)容豐富、形式多樣的檔案資源收集和供給體系的社會(huì)意識(shí)。

2新時(shí)代檔案征集工作的實(shí)踐

2.1重視征集工作

首先，檔案工作者必須擺脫傳統(tǒng)觀念的束縛，認(rèn)識(shí)到檔案的收集不僅是檔案部門的事，不僅要投入大量的人力、物力、財(cái)力來接收或征集檔案，還必須得到社會(huì)各界的認(rèn)可和支持。這就要求各級黨委、政府要重視檔案工作，檔案部門也要不斷完善適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的檔案體系，而檔案工作人員更要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自身的文化能力，不怕繁重的工作，樹立正確的檔案征集觀。

2.2建立有效征集網(wǎng)絡(luò)

在新的時(shí)代，隨著大數(shù)據(jù)的應(yīng)用和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及，協(xié)同辦公和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)被應(yīng)用到工作與生活的各個(gè)領(lǐng)域。除了依靠檔案部門整合的征集網(wǎng)絡(luò)和資源外，我們每一個(gè)檔案人都應(yīng)當(dāng)自覺充當(dāng)起檔案征集信息員的角色，甚至可以建立特約征集員隊(duì)伍，聘請檔案征集顧問，為檔案征集工作出謀劃策、穿針引線，建立有效而廣泛的社會(huì)征集網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)征集網(wǎng)絡(luò)。

2.3注重媒體宣傳

在新的時(shí)代背景下，檔案部門應(yīng)該利用媒體的力量來加強(qiáng)檔案征集管理工作。首先，我們必須提高社會(huì)和各級各部門對檔案征集的重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，讓大家認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作與國家的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步息息相關(guān)，爭取全社會(huì)的關(guān)注和支持，擴(kuò)大檔案館藏規(guī)模。其次，在征集完成后，可以向征集對象、捐贈(zèng)者個(gè)人或單位視情況頒發(fā)證書或獎(jiǎng)金，并作激勵(lì)宣傳，這也更能引起社會(huì)各界的廣泛關(guān)注、積極響應(yīng)和踴躍參與。

2.4征集工作與業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作相結(jié)合

熟悉檔案征集工作的人能夠提高工作效率，更容易主動(dòng)加強(qiáng)檔案征集線索的挖掘及檔案材料規(guī)范的整理。征集工作與業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作有效結(jié)合，將不斷擴(kuò)大檔案工作的宣傳面和參與度，提高征集檔案材料入館的高效性和規(guī)范性。因此，在實(shí)際工作中，檔案部門應(yīng)將征集管理和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作結(jié)合起來，有效處理檔案行政部門和社會(huì)檔案工作群體之間的關(guān)系，建設(shè)好全員參訓(xùn)、專兼職具備的檔案征集骨干隊(duì)伍。

2.5加強(qiáng)檔案征集的知識(shí)儲(chǔ)備

“術(shù)業(yè)有專攻”，可以理解成專業(yè)人士從事專業(yè)事務(wù)，這句格言在檔案征集工作過程中，不僅適用、也管用。檔案征集相關(guān)人員不僅要深入學(xué)習(xí)各種檔案法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，增強(qiáng)依法管檔治檔意識(shí)，也要豐富自身的文化史料知識(shí)積累，不斷提高分析研判能力，用己所學(xué)立體、多維地征集反映本機(jī)關(guān)、本地區(qū)、本專業(yè)、本系統(tǒng)的各種特色檔案，力求使館藏檔案在門類、層次、載體、結(jié)構(gòu)等方面更加豐富全面。

2.6征集工作與專業(yè)部門相配合

檔案的征集具有一定的特殊性和專業(yè)性，在征集過程中，我們會(huì)遇到各種各樣的檔案門類或載體，比如一些口述歷史檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、電子檔案、文書檔案、實(shí)物檔案等，這就要求對征集到的物品進(jìn)行必要的專業(yè)評估、專業(yè)保護(hù)和專業(yè)利用。因此，檔案工作必須與其他專業(yè)部門協(xié)作，通過一定的渠道來獲取專業(yè)知識(shí)，快速掌握館藏檔案的屬性、特性，深入開展館藏檔案的價(jià)值研究和利用開發(fā)，[3]為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)揮更好的服務(wù)保障作用。

3新時(shí)代檔案征集工作的探索

3.1加強(qiáng)征集工作監(jiān)管體系建設(shè)

社會(huì)每個(gè)時(shí)期，都有一些不法分子私下收集散落在民間的珍貴檔案，并非法轉(zhuǎn)售牟利。加強(qiáng)征集工作的監(jiān)管體系建設(shè)，可以采取以下三點(diǎn)：一是將檔案法規(guī)納入社會(huì)普法長期規(guī)劃，加強(qiáng)普法宣傳和教育，樹立廣大群眾正確的檔案法制觀念;二是立足方便、快捷、規(guī)范，建立與時(shí)俱進(jìn)的檔案收集管理制度，暢通檔案收集正規(guī)渠道，及時(shí)有效促進(jìn)檔案資料入庫歸檔;三是加強(qiáng)與地方的聯(lián)系合作，制定切實(shí)有效的征集管理措施，將征集與監(jiān)測有機(jī)結(jié)合，確保有價(jià)值的檔案應(yīng)征盡征，減少損失。

3.2檔案征集管理方法的規(guī)范化

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，征集進(jìn)館的檔案門類和載體也愈加豐富，對檔案征集的方法途徑和征集進(jìn)館檔案的管理維護(hù)都提出了新的要求。作為檔案部門，要始終秉持“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的宗旨，對征集規(guī)劃、征集審批、征集締約、入館標(biāo)準(zhǔn)、移交整理等諸多的內(nèi)容，都要緊跟時(shí)代步伐制定切實(shí)可行的征集管理規(guī)范。

3.3擴(kuò)大檔案征集范圍

在以往的檔案征集過程中，相關(guān)人員仍然限制了征集范圍，這不利于檔案征集工作，嚴(yán)重阻礙了征集檔案的多樣性和豐富度。我們應(yīng)該知道，檔案的收集不僅限于公務(wù)活動(dòng)。征集具有地方性、典型性的檔案會(huì)在很大程度上優(yōu)化館藏檔案的廣度和深度。由于各種歷史因素，散落在民間的檔案具有較大的研究價(jià)值。因此，檔案部門應(yīng)當(dāng)圍繞本地區(qū)、本部門的歷史、自然風(fēng)貌、物產(chǎn)、著名事件和人物、民俗、宗教信仰、名勝古跡、民間藝術(shù)、名特優(yōu)產(chǎn)品等，積極征集具有地方特色、文化特色、時(shí)代特色等不同門類的檔案[4]。

4結(jié)束語

新時(shí)代的檔案工作，承擔(dān)著“存史、資政、育人”的歷史使命。隨著我國檔案資源體系的不斷加強(qiáng)，檔案征集工作逐漸受到社會(huì)各界的重視。為了加強(qiáng)新時(shí)期的檔案征集工作，各級黨委政府及檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案征集工作的資金投入，擴(kuò)大征集隊(duì)伍的規(guī)模，加強(qiáng)媒體宣傳，提高檔案人員的知識(shí)儲(chǔ)備等，為豐富和優(yōu)化檔案館館藏資源、研究和利用檔案提供便利。要從多個(gè)角度加強(qiáng)分析，尋找解決辦法，制定科學(xué)合理的管理規(guī)范和探索方法，以強(qiáng)烈的奉獻(xiàn)精神和責(zé)任感做好檔案征集工作，負(fù)責(zé)歷史，服務(wù)現(xiàn)實(shí)，思考未來，使檔案征集工作科學(xué)有序，助推我國檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

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[4]云南省檔案局——《檔案工作崗位培訓(xùn)教程》[中國版本圖書館CIP數(shù)據(jù)核字（2016）第250396號(hào)]