會計信息化背景下高校智能差旅平臺應用的探討

孫瑜 李映青

（中山大學財務處 廣東廣州 510275）

國家對教育事業(yè)的重視使得高校經(jīng)費量逐年穩(wěn)步遞增，財務報銷工作量隨之增加，各類報銷問題更為突顯。差旅報銷業(yè)務因其制度復雜、情況多變等特點，是最繁瑣的財務報銷業(yè)務之一。隨著大數(shù)據(jù)、云計算、移動互聯(lián)等信息化技術的發(fā)展成熟，高校具備了運用信息化手段建設優(yōu)化財務報銷系統(tǒng)的條件，可以通過建設智能差旅平臺，運用智能化技術解決差旅報銷業(yè)務現(xiàn)有問題，簡化差旅業(yè)務的報銷流程，減輕高校師生的報銷負擔，有利于提升高校財務報銷效率和管理決策水平。

一、高校差旅費報銷現(xiàn)狀

（一）報銷流程

差旅費傳統(tǒng)報銷模式以“墊付-審批-報銷”為主，具體見圖1。

圖1 差旅費傳統(tǒng)報銷模式

1.預定行程。出差人通過網(wǎng)絡訂票平臺或校內票務公司等提前預訂交通、住宿、用車等相關行程，使用公務卡/個人銀行卡完成付款。

2.收集票據(jù)。出差人在出差途中需妥善保管發(fā)票、票據(jù)，待行程結束后按差旅費報銷制度的要求打印、粘貼相關票據(jù)。

3.發(fā)起報銷。報賬人登錄網(wǎng)上報銷系統(tǒng)手工錄入本次行程的出行時間、路線、出差人、費用等詳細信息，填報完成后打印網(wǎng)報單，并將整理好的票據(jù)資料作為附件與網(wǎng)報單一并提請項目負責人審批，項目負責人簽字同意后，將網(wǎng)報單投遞至財務部門。

4.審核網(wǎng)報單。財務部門審核人員接收網(wǎng)報單后，依據(jù)相關制度進行審核，如果資料存在問題，會提出退單或補單的要求；報賬人根據(jù)反饋的問題重新補充、提交材料。

5.完成報銷。財務部門審核人員接收補充資料并審核無誤后，完成記賬憑證的審核，最后由出納人員進行支付信息核對并完成支付手續(xù)，至此本次差旅費報銷流程結束。

若高校對部分教職工公務出差有額外的報批或報備要求，傳統(tǒng)差旅費報銷模式在“預定差旅行程”之前還需要增加“公務出差審批”這一步驟。實際操作過程中，有的高校業(yè)務部門允許出差人事后補批，所以“公務出差審批”也可能發(fā)生在報賬人整理網(wǎng)報單附件環(huán)節(jié)或重新補充材料環(huán)節(jié)。

（二）存在的問題

1.報銷難。出差人出行前需要根據(jù)職級、經(jīng)費項目等要求預訂交通、住宿等行程，不熟悉差旅制度很容易出現(xiàn)超標、超艙等違規(guī)預訂的情況；出行中涉及的交通、住宿、用車等報銷票據(jù)繁多，在保管過程中存在丟失的風險；出行后需要在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)人工錄入所有出差人行程起止、交通工具、金額等諸多信息，填報復雜。出差人或者二級單位聘用負責財務報銷的助理通常忙于本職工作或者需要同時處理多份報銷業(yè)務，并且缺乏對差旅制度系統(tǒng)性的學習，導致差旅業(yè)務的報銷問題單量在各類業(yè)務報銷中高居前列，報賬人經(jīng)常需要耗費時間補充問題單材料，人力及時間成本高。

2.審核難。高校差旅制度規(guī)定條款多、明目細，每份差旅報銷單財務人員都需要檢查判斷諸多審核要素，如行程是否連貫完整、艙位選擇是否合規(guī)、食宿標準是否超標、補貼領取是否合理等。在年末及預算節(jié)點單據(jù)量激增、報銷繁忙的情況下，僅依靠財務人員人工檢查，難免會出現(xiàn)差錯。

3.管控難。報銷屬于差旅行程完成的事后環(huán)節(jié)，出差人出差前是否依據(jù)學校制度履行了相關審批程序、是否經(jīng)項目負責人批準同意出差行程等不屬于財務部門的主責范圍。部分高校的財務制度要求報銷時提供出差審批文件，但在實際處理過程中，存在相關業(yè)務部門允許出差人事后補批的情況，因此從報銷環(huán)節(jié)倒逼實現(xiàn)對差旅業(yè)務的事前管控是比較困難的。

4.分析難。高校目前的網(wǎng)上報銷系統(tǒng)核心功能在于手工錄入各項信息后，與其對接的會計核算系統(tǒng)可以便捷自動生成記賬憑證，但財務人員對差旅數(shù)據(jù)開展統(tǒng)計分析時，一方面要在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)導出數(shù)據(jù)，人工匯總分析，另一方面只能對割裂的、碎片化的差旅信息進行數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計，因缺少集成分析系統(tǒng)，難以掌握全貌，容易忽略有價值或預警的信息。

二、高校智能差旅平臺報銷流程

（一）智能差旅平臺簡述

高校智能差旅平臺可以提供機票和火車票查詢、購買、改退票、網(wǎng)約車預約、酒店預訂等業(yè)務服務，出差人出行前審批，出差人分職級預算，差旅信息分析與統(tǒng)計，智能報銷等功能，實現(xiàn)一站式差旅管理，確保合規(guī)、安全、高效的差旅行程。智能差旅平臺利用智能引擎技術，對輸入數(shù)據(jù)進行業(yè)務規(guī)則的評估并做出限制，在系統(tǒng)中嵌入財務管控規(guī)則，通過識別出差人職級、報銷經(jīng)費項目等要素實現(xiàn)對出差人艙位標準、住宿標準等的限制和管控。差旅行程結束，由高校定期和商家發(fā)起結算，無需出差人墊付資金。智能差旅平臺支持高校公務出差、疫情期間出差申請審批等信息對接集成，實現(xiàn)全線上電子化、一體化。在服務方面，智能差旅平臺通過遴選并接入供應商，提供PC端、移動端的“申請-審批-預訂”功能，為出差人提供資源豐富的優(yōu)質商旅服務。智能差旅平臺對接智能網(wǎng)報系統(tǒng)，運用智能機器人搬運差旅行程數(shù)據(jù)，報賬人無需在智能網(wǎng)報系統(tǒng)手工錄入出差行程信息、計算差旅補貼，也無需手工粘貼票據(jù)，實現(xiàn)便捷報銷。

（二）智能差旅平臺報銷流程（見圖2）

圖2 智能差旅平臺報銷流程

1.發(fā)起申請。由出差人在智能差旅平臺發(fā)起出差申請，填寫預算、選定報銷項目后提交給項目負責人進行線上審批。

2.審批及預訂。待項目負責人審批同意出差行程后，出差人方可在智能差旅平臺預訂出差行程的交通、住宿、用車等。預訂成功后，智能差旅平臺將從選定的報銷項目中凍結訂單的相應金額。

3.發(fā)起報銷。行程結束，報賬人在智能網(wǎng)報系統(tǒng)發(fā)起差旅報銷的申請，利用RPA技術（機器人流程自動化）讀取、搬運智能差旅平臺的出行相關信息，包括費用、自動計算的差旅補貼等至智能網(wǎng)報系統(tǒng)。項目負責人審批通過后，智能網(wǎng)報系統(tǒng)檢測、確認出差行程是否完整連貫并自動生成網(wǎng)報單，通過對接端口推送至會計核算系統(tǒng)。

4.完成網(wǎng)報。財務人員在會計核算系統(tǒng)接收差旅網(wǎng)報單，依據(jù)相關制度完成審核，然后通過銀校直連系統(tǒng)將差旅補貼的部分轉賬至出差人銀行卡。

5.對賬及結算。財務人員定期勾選已完成的差旅行程訂單，按訂單分類形成匯總結算清單，根據(jù)與供應商的協(xié)議，周期性將匯總結算清單通過智能差旅平臺管理接口傳遞給供應商，供應商核對無誤后，根據(jù)結算單金額開具等額電子發(fā)票，并回傳與結算單內容一致并加蓋電子簽名的結算匯總單和訂單明細清單。高校財務人員接收供應商提供的單據(jù)后，生成財務憑證并完成對供應商的轉賬支付手續(xù)。

三、高校智能差旅平臺的優(yōu)勢

（一）優(yōu)化報銷流程

智能差旅平臺的供應商通過資源集成優(yōu)勢能夠給予高校師生性價比高的差旅預訂服務，減少了出差人在傳統(tǒng)差旅費報銷模式中使用多平臺對比價格的時間成本。報賬人發(fā)起報銷時不再需要手工錄入出行信息，行程結束后智能差旅平臺會將差旅行程和各項費用關聯(lián)、傳送到智能網(wǎng)報系統(tǒng)，待報賬人在智能網(wǎng)報系統(tǒng)一鍵發(fā)起報銷，智能網(wǎng)報系統(tǒng)會自動獲取出差人在智能差旅平臺的出行信息，節(jié)省了手工填報、粘貼票據(jù)的時間，便捷操作，提升效率。高校定期和供應商發(fā)起結算，出差人不用墊付資金，無需保管票據(jù)，從源頭方便了出差人，簡化了報銷手續(xù)。

（二）提升審核質量

智能差旅平臺在系統(tǒng)中嵌入財務管控規(guī)則，在出行預訂時限制出差人只能選擇與自身職級、報銷經(jīng)費項目相匹配的艙位等級、酒店標準，降低了出差人超職級乘坐的情況發(fā)生，也實現(xiàn)了由系統(tǒng)進行第一步審核管控的目的，發(fā)起報銷時財務人員再進行第二次審核把關，雙管齊下，有利于提升工作質量。除此之外，差旅行程結束后報賬人在智能網(wǎng)報系統(tǒng)發(fā)起報銷，若系統(tǒng)識別該趟差旅未形成完整連貫閉環(huán)時，會立刻給予提醒，直至報賬人在智能差旅平臺完成相關差旅信息的補錄，智能網(wǎng)報系統(tǒng)檢查行程完整后方能生成網(wǎng)報單并通過對接端口將該網(wǎng)報單數(shù)據(jù)傳遞到會計核算系統(tǒng)。智能差旅平臺和智能網(wǎng)報系統(tǒng)的全面管控不僅會大幅度減少因超等級乘坐、行程不連貫等而導致的網(wǎng)報問題單數(shù)量，也能夠減輕財務人員的工作量，同時提升報銷的審核質量。

（三）強化事前管控

從項目負責人的角度來看，傳統(tǒng)差旅費報銷遵循的流程是“先出差，后簽字”。部分項目負責人因工作繁忙，會將自己的簽字章交予助理保管，這可能會導致濫用簽字章報銷不合理差旅業(yè)務的風險。智能差旅平臺在預定差旅行程之前增設了由項目負責人線上審批的環(huán)節(jié)，能夠解決事后審批及簽字章濫用的問題；“先審批，后出差”的流程也加強了項目負責人對自身項目經(jīng)費的管控，確保項目經(jīng)費規(guī)劃合理、使用得當。從學校管理的角度，智能差旅平臺通過對接學校公務出差審批、疫情期間出差等系統(tǒng)，將公務出差、疫情期間出差等審批結果作為出差人預定行程的先決條件，能夠從根本上將差旅業(yè)務的事后管控轉為事前管控，真正實現(xiàn)高校對公務出差報批、報備的有效管理，確保差旅業(yè)務的真實性、合規(guī)性，保障學校資金安全。

（四）實現(xiàn)數(shù)據(jù)支持

所有通過智能差旅平臺的出行信息都能夠被抓取、集成并建設形成統(tǒng)一差旅信息數(shù)據(jù)庫用于統(tǒng)計、分析，為學校、二級單位、項目負責人提供差旅業(yè)務的大數(shù)據(jù)分析和支持。在傳統(tǒng)差旅報銷中，出行信息是分散割裂的，財務人員難以從單獨一程的差旅審核中發(fā)現(xiàn)異常情況。如：出差人通過制作兩份網(wǎng)報單的方式報銷同一天不同城市的差旅行程并申請領取差旅補貼；出差人每周末都去同一城市并分開制作網(wǎng)報單，若是由不同的財務人員審核網(wǎng)報單據(jù)則很難發(fā)現(xiàn)其中的漏洞或覺察到其中可能隱藏的風險。智能差旅平臺的差旅信息數(shù)據(jù)庫，通過集成和分析差旅數(shù)據(jù)，能夠比對、識別異常差旅信息，推送預警給財務人員，并提供重要的風險線索給稽查部門，有利于規(guī)范騙取差旅費等違規(guī)行為。智能差旅平臺通過對差旅行程數(shù)據(jù)的整合可以對高校的出行情況進行統(tǒng)計分析，提供數(shù)據(jù)預測，對差旅預算控制調整和高校決策提供數(shù)據(jù)支撐。

四、高校智能差旅平臺成功運用的保障因素

高速發(fā)展的現(xiàn)代化信息技術為智能差旅平臺的應用提供了保障性技術基礎，部分企業(yè)已經(jīng)將其投入使用并取得了良好的效果，高校因其經(jīng)費來源多、人員職級復雜、財務制度繁瑣等特點，在實踐中需要著重關注以下關鍵因素，以確保智能差旅平臺的實施運用。

（一）優(yōu)質的供應商

智能差旅平臺遴選并接入供應商時需要考慮諸多因素。首先，高校的差旅制度復雜，人員系列級別眾多，資金來源多樣，精細繁雜的差旅規(guī)則管控對供應商提出了更高的技術要求。針對《會計信息化發(fā)展規(guī)劃》提出的會計信息安全問題，高校可以要求智能差旅平臺供應商進行校內本地化部署管理，以確保數(shù)據(jù)的安全保密性。差旅申請、審批、結算流程均為本地化運行，將項目資金信息等重要的數(shù)據(jù)保存在校內，保護個人隱私，對系統(tǒng)保密性的技術要求極高。其次，供應商只有提供豐富的差旅資源，給予同等服務且價格更低的優(yōu)質體驗，才能吸引師生，提升差旅平臺的使用率。再次，從價格方面考慮，建設智能差旅平臺的總費用可分為三部分：前期建設費用、日常維護費用及資金墊付費用。高校與供應商采取“對賬-開票-結算”的模式，按照協(xié)議的周期發(fā)起對賬，定期結算，供應商必須實力雄厚，才能滿足資金墊付的要求。

（二）實時的數(shù)據(jù)共享

高校目前的網(wǎng)報系統(tǒng)核心功能在于自動生成記賬憑證，但幾乎沒有對接業(yè)務系統(tǒng)，數(shù)據(jù)未能得到有效共享，存在“信息孤島”的現(xiàn)象。智能差旅平臺在系統(tǒng)中嵌入財務管控規(guī)則，需要依據(jù)出差人的職級對預訂的艙位等級、酒店標準進行嚴格管控，因此與人事系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接是很有必要的。若高校對教職工有額外的審批要求，如公務出差審批、疫情期間出差審批等，智能差旅平臺需要對接相關職能部門的審批系統(tǒng)，將審批結果作為出差人預定行程的先決條件，從源頭實現(xiàn)高校對差旅活動規(guī)范的同時也簡化出差人多系統(tǒng)切換、辦理業(yè)務的流程。系統(tǒng)的對接、數(shù)據(jù)的共享有利于打通高校部門之間的信息壁壘，保證智能差旅平臺順利運行并實現(xiàn)有效管控。

（三）完整的差旅信息數(shù)據(jù)

構建差旅信息數(shù)據(jù)庫是建設智能差旅平臺的目的之一，這要求所有的差旅出行信息都要在系統(tǒng)留有痕跡，未在智能差旅平臺預訂但屬于差旅出行的費用，需要出差人結束行程后在智能差旅平臺補錄相關信息。如：出差人行程所有訂單均未在智能差旅平臺預訂，但需要領取差旅補貼；出差人行程部分訂單未通過智能差旅平臺預訂。這兩種情況和傳統(tǒng)差旅的報銷模式一致，需要錄入信息，生成網(wǎng)報單，線下提交相關票據(jù)、清單等附件到財務部門。為了簡化流程，智能差旅平臺可開放電子附件上傳的功能，運用OCR（光學字符識別）技術智能識別獲取票據(jù)信息并輔助填報生成網(wǎng)報單，實現(xiàn)全線上審核及后續(xù)轉賬。這為高校推進影像化、電子化信息提供了基礎數(shù)據(jù)，完整的差旅信息數(shù)據(jù)庫為學校提供了精準化的管理決策數(shù)據(jù)支持。

（四）一體化的制度支撐

制度是智能差旅平臺成功應用的強有力保障。在財務監(jiān)管方面，高校不但需要修改、完善現(xiàn)有差旅報銷制度，使之更加明確清晰，便于智能差旅平臺設置管控規(guī)則，更重要的是需要針對新的報銷模式建立、健全智能財務制度，規(guī)范電子化流程中的具體操作，加強監(jiān)控，降低風險。在信息安全方面，高校需要重視網(wǎng)絡信息數(shù)據(jù)管理。智能差旅平臺改變了傳統(tǒng)差旅報銷的流程，出差審批、操作權限授權、數(shù)據(jù)傳遞等需要在線上完成，財務數(shù)據(jù)的安全性亟需重視。高?？山Y合實際修改、完善網(wǎng)絡信息監(jiān)管和網(wǎng)絡信息安全的管理制度，強化高校全員的網(wǎng)絡信息安全意識，共同維護網(wǎng)絡信息安全。在內部控制方面，差旅報銷流程的改變會導致內部控制的環(huán)境、活動、風險點的變化，內控制度需要隨之修訂、完善。針對新出現(xiàn)的風險點，高?？墒站o系統(tǒng)關鍵功能的操作授權，定期進行內部自查，確保新的報銷流程安全可控。

（五）合理的過渡期

高校差旅業(yè)務傳統(tǒng)報銷模式由來已久，智能差旅平臺的上線會對傳統(tǒng)差旅報銷模式產生一定沖擊。部分教職工長久習慣于舊的差旅報銷流程，一開始可能會產生抵觸心理，需要更多的時間了解、熟悉智能差旅平臺的使用與操作，因此新舊兩種模式的差旅報銷并行過渡階段十分必要。在智能差旅平臺正式實施前，財務部門需要大力推廣介紹智能差旅平臺，組織通俗易懂的平臺使用培訓，宣傳差旅平臺的優(yōu)越性，減少師生的抵觸心理，提升平臺的使用率。

（六）必要的資金投入

財務的服務與管理和師生息息相關，是教學、科研的堅實保障。在信息化、數(shù)字化高速發(fā)展的時代，高質量的財務水平需要信息化手段的有力支撐，通過構建智能差旅平臺，推動智能財務系統(tǒng)的整體建設，有利于持續(xù)提升財務管理水平和服務質量。為此，高校應加大對財務信息化建設的投入力度。

五、結語

高校智能差旅平臺的應用能夠簡化差旅業(yè)務報銷流程，減輕師生財務報銷工作負擔，提升財務報銷效率，提高財務服務質量，加強學校財務管理水平，促進財務智能化建設，同時為高校管理層的決策提供數(shù)據(jù)分析支撐。因此，智能差旅平臺是高校實現(xiàn)智能財務的一個重要推動，是構建“智慧校園”的重要板塊。

智能差旅平臺給高校傳統(tǒng)報銷模式帶來了沖擊，也伴隨了新的挑戰(zhàn)。在智能差旅平臺建設過程中，高校需要具備整體性、全局性的建設思路，打通數(shù)據(jù)壁壘，打破“信息孤島”，整合數(shù)據(jù)資源，讓“數(shù)據(jù)多跑路，師生少跑路”。財務人員需要轉變思維方式，提高站位，從財務管理和財務分析的角度去思考如何提升工作效率，降低財務風險，同時充分發(fā)揮主觀能動性，學習信息化前沿動態(tài)，掌握財務智能化軟件使用技能，提高自身綜合素養(yǎng)，積極主動地面對信息化的浪潮。