信息化系統(tǒng)在PPP項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

于利賢 吳振全

(北京市工程咨詢有限公司，北京 100124)

0 引言

相關(guān)文獻(xiàn)研究表明，PPP項(xiàng)目是公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中一種重要的工程項(xiàng)目運(yùn)作模式。PPP項(xiàng)目以政府和社會(huì)資本共贏為目標(biāo)，從本質(zhì)上看，是政府方與社會(huì)資本方建立長(zhǎng)期、穩(wěn)定合作的共生關(guān)系。一般情況下，PPP項(xiàng)目投資額大，多數(shù)為大型、公益性項(xiàng)目，有的項(xiàng)目周期長(zhǎng)達(dá)10年以上。PPP項(xiàng)目相較于其他建設(shè)項(xiàng)目的生命周期，優(yōu)勢(shì)與局限都很明顯。優(yōu)勢(shì)在于PPP是唯一可以在當(dāng)期沒有預(yù)算，但可以先實(shí)施的項(xiàng)目。PPP項(xiàng)目固有的局限則是為確保項(xiàng)目成功，項(xiàng)目管理單位必須在進(jìn)度、質(zhì)量、績(jī)效等各方面都有較高的管理能力和管理水平。

近年來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化系統(tǒng)具有對(duì)項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息的及時(shí)存儲(chǔ)性、共享性、安全性等諸多特性，非常適合輔助管理PPP項(xiàng)目[1]。如何應(yīng)用信息化系統(tǒng)在較長(zhǎng)的項(xiàng)目周期中持續(xù)提升PPP項(xiàng)目的質(zhì)量和管理水平，成為項(xiàng)目管理單位面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

1 PPP項(xiàng)目信息化系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用

PPP項(xiàng)目一般分為項(xiàng)目識(shí)別、準(zhǔn)備、采購、執(zhí)行、移交5個(gè)階段，參建主體眾多，通常包括融資方、社會(huì)資本方、政府相關(guān)部門、運(yùn)營(yíng)商、保險(xiǎn)公司等[2]。PPP項(xiàng)目子項(xiàng)多，屬于典型的項(xiàng)目群管理。項(xiàng)目管理單位承擔(dān)著各階段參建主體間的溝通協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌進(jìn)度、方案評(píng)審、績(jī)效監(jiān)控等管理工作。PPP項(xiàng)目管理中存在諸多阻礙項(xiàng)目成功的因素，需要項(xiàng)目管理單位借助信息化系統(tǒng)推進(jìn)各參建單位間的協(xié)同，進(jìn)行項(xiàng)目全過程精細(xì)化管理，確保PPP項(xiàng)目成功。信息化系統(tǒng)在PPP項(xiàng)目中的實(shí)際應(yīng)用如下。

1.1 提高信息傳遞質(zhì)量

PPP項(xiàng)目通常由政府公共部門與社會(huì)資本合作，項(xiàng)目管理單位需要將政府部門的通知公告、行業(yè)動(dòng)態(tài)、會(huì)議通知等大量信息傳達(dá)至各參建單位。此外，還要將各子項(xiàng)的進(jìn)度等信息及時(shí)分類匯總[3]。為滿足收集、整理、傳遞大量而繁雜的項(xiàng)目信息的需求，項(xiàng)目管理單位亟須建立一套完善的信息化系統(tǒng)，提高信息傳遞質(zhì)量。

信息化系統(tǒng)能夠幫助項(xiàng)目人員組建項(xiàng)目群，建立項(xiàng)目手續(xù)、招投標(biāo)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、進(jìn)度等各類臺(tái)賬信息。信息化系統(tǒng)的權(quán)限控制，保證了信息傳遞的透明度和信息的完整性，提高了項(xiàng)目群的信息傳遞質(zhì)量[4]。

1.2 提高方案評(píng)審效率

PPP項(xiàng)目各子項(xiàng)目專業(yè)跨度大、技術(shù)性強(qiáng)，給項(xiàng)目方案評(píng)審帶來較大難度。PPP項(xiàng)目的方案不但涉及建設(shè)、管理等內(nèi)容，還包括運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目具體盈利期望和項(xiàng)目實(shí)施所能獲得的價(jià)值等多方面內(nèi)容。

在實(shí)際操作中，項(xiàng)目管理單位承擔(dān)著組織方案評(píng)審、統(tǒng)籌方案上報(bào)、協(xié)調(diào)開展評(píng)審的時(shí)間、確定評(píng)審主要聯(lián)系人等工作。目前，項(xiàng)目管理單位使用信息化系統(tǒng)除了可以方便地管理子項(xiàng)的方案評(píng)審信息外，還能夠管理方案評(píng)審狀態(tài)、記錄評(píng)審中存在的問題以及自動(dòng)關(guān)聯(lián)項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)。此外，還能夠通過信息化系統(tǒng)發(fā)送信息，將相關(guān)方案評(píng)審的時(shí)間安排、評(píng)審議程等信息發(fā)送給參加評(píng)審的人員。

信息化系統(tǒng)的使用有效破解了方案評(píng)審中的信息孤島問題，加強(qiáng)了各參建單位的方案信息互通，積累了寶貴的項(xiàng)目方案的數(shù)字資產(chǎn)。

1.3 提高績(jī)效評(píng)價(jià)透明度

PPP項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià)是貫穿項(xiàng)目全生命周期的重要管理環(huán)節(jié)，其根本目的是為了提高公共服務(wù)供給質(zhì)量和效率，保障合作各方合法權(quán)益?？?jī)效作為付費(fèi)的重要依據(jù)，體現(xiàn)了“物有所值”的價(jià)值導(dǎo)向。為了引導(dǎo)PPP項(xiàng)目開展績(jī)效評(píng)價(jià)，財(cái)政部于2020年3月出臺(tái)了《政府和社會(huì)資本合作(PPP)項(xiàng)目績(jī)效管理操作指引》(以下簡(jiǎn)稱《操作指引》)，《操作指引》中明確提出了績(jī)效目標(biāo)與績(jī)效指標(biāo)管理、績(jī)效監(jiān)控、組織保障等內(nèi)容[5]。

按照《操作指引》開展績(jī)效評(píng)價(jià)，解決過程中存在的績(jī)效指標(biāo)不細(xì)致、績(jī)效評(píng)價(jià)相對(duì)不夠透明等難題，項(xiàng)目管理單位配合績(jī)效監(jiān)控工作的難度非常大。而采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行績(jī)效管理，可以有效地對(duì)績(jī)效評(píng)價(jià)全過程進(jìn)行日常監(jiān)控，結(jié)合日?？?jī)效評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行糾偏，借助系統(tǒng)中的績(jī)效管理模塊，向?qū)嵤﹩挝患跋嚓P(guān)單位發(fā)送績(jī)效監(jiān)控報(bào)告，滿足投資、進(jìn)度與質(zhì)量的控制要求，使項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)得到有效防控。

2 PPP項(xiàng)目案例中信息化系統(tǒng)的應(yīng)用效果

公共基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中引入PPP模式，對(duì)項(xiàng)目管理單位而言，管理難度陡然增大。通過信息技術(shù)與PPP項(xiàng)目管理的融合，能夠有效化解PPP項(xiàng)目管理各階段遇到的管理難題，二者的結(jié)合能夠發(fā)揮一加一大于二的管理效果，對(duì)PPP項(xiàng)目管理具有積極的推動(dòng)作用。

2.1 信息化系統(tǒng)的細(xì)分功能

2.1.1 信息管理

PPP項(xiàng)目中項(xiàng)目管理單位的項(xiàng)目信息傳遞通常分為兩類，一類是政府部門的項(xiàng)目通知、工作方案等;另一類是項(xiàng)目通報(bào)等。通過在信息化系統(tǒng)中發(fā)布項(xiàng)目信息，添加接收單位，選擇短信、微信等發(fā)送方式，不但可以提高傳遞質(zhì)量，還能夠通過系統(tǒng)查看接收單位的接收情況，重要的信息還可以要求接收單位進(jìn)行回復(fù)，最大限度降低接收單位的項(xiàng)目信息遺漏，確保項(xiàng)目信息傳遞的有效性。

2.1.2 方案評(píng)審管理

PPP項(xiàng)目子項(xiàng)眾多，項(xiàng)目管理單位要對(duì)每個(gè)子項(xiàng)各階段的項(xiàng)目方案組織評(píng)審，不但組織工作量大，而且涉及的參評(píng)單位多。應(yīng)用信息化系統(tǒng)記錄完整的項(xiàng)目評(píng)審信息，包括評(píng)審會(huì)名稱、評(píng)審時(shí)間、專家名單、主要評(píng)審意見、修改意見、方案制約因素、后續(xù)安排、過程函件等，并將項(xiàng)目評(píng)審信息直接發(fā)送給參評(píng)的相關(guān)人員，方便相關(guān)人員及時(shí)掌握方案評(píng)審狀態(tài)。

2.1.3 績(jī)效評(píng)價(jià)管理

PPP項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià)的目標(biāo)是根據(jù)項(xiàng)目總體量制定的目標(biāo)和自然年度預(yù)期，是完成情況與實(shí)際產(chǎn)出效果進(jìn)行的量化評(píng)價(jià)?？?jī)效評(píng)價(jià)是按效付費(fèi)、落實(shí)整改和監(jiān)督問責(zé)的重要手段。

PPP項(xiàng)目的績(jī)效評(píng)價(jià)通常聘請(qǐng)第三方單位開展全面績(jī)效監(jiān)控及評(píng)價(jià)工作，并向參加績(jī)效評(píng)審的各方匯報(bào)重要事項(xiàng)和重大問題，審核政府付費(fèi)。項(xiàng)目管理單位則要積極配合實(shí)施機(jī)構(gòu)和第三方單位開展績(jī)效管理工作，按要求及時(shí)提供真實(shí)、完整、有效的項(xiàng)目資料和信息。如果采用傳統(tǒng)的線下績(jī)效評(píng)價(jià)管理方式，容易出現(xiàn)績(jī)效評(píng)價(jià)不及時(shí)、績(jī)效監(jiān)控不透明、考核機(jī)制滯后等問題。而采用信息化系統(tǒng)進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)管理，可以對(duì)工作全程監(jiān)控，確?？?jī)效評(píng)價(jià)規(guī)范化、透明化。同時(shí)，借助績(jī)效管理模塊的績(jī)效數(shù)據(jù)分析功能，能夠真實(shí)體現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)施效率，反映項(xiàng)目現(xiàn)存問題，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目績(jī)效管理的高效、透明、標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 案例分析

本文以某園林局于2018年通過競(jìng)爭(zhēng)性磋商方式，引入林大科技等6家社會(huì)資本，分別與區(qū)政府出資代表“某園林建設(shè)投資公司”成立花卉(以下簡(jiǎn)稱“生態(tài)環(huán)境區(qū)1”)、綠植(以下簡(jiǎn)稱“生態(tài)環(huán)境區(qū)2”)、景觀(以下簡(jiǎn)稱“生態(tài)環(huán)境區(qū)3”)、苗圃(以下簡(jiǎn)稱“生態(tài)環(huán)境區(qū)4”)、病蟲害防治(以下簡(jiǎn)稱“生態(tài)環(huán)境區(qū)5”)、生態(tài)環(huán)保(以下簡(jiǎn)稱“生態(tài)環(huán)境區(qū)6”)6個(gè)生態(tài)環(huán)境區(qū)，采用PPP模式開展生態(tài)環(huán)境治理的建設(shè)和運(yùn)營(yíng)，該生態(tài)環(huán)境治理PPP項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)入建設(shè)期。自2019年開始使用信息化系統(tǒng)輔助項(xiàng)目管理，經(jīng)過多次功能調(diào)整和版本迭代，目前系統(tǒng)仍在穩(wěn)定運(yùn)行。

通過梳理該系統(tǒng)中項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，有效數(shù)據(jù)共計(jì)462條，統(tǒng)計(jì)時(shí)間為2021年全年。項(xiàng)目信息分為進(jìn)度信息、會(huì)議通知、通知公告、行業(yè)動(dòng)態(tài)四類，生態(tài)環(huán)境治理PPP項(xiàng)目信息化系統(tǒng)項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)見表1。

表1 生態(tài)環(huán)境治理PPP項(xiàng)目信息化系統(tǒng)項(xiàng)目信息統(tǒng)計(jì)表 (單位：條)

通過梳理該系統(tǒng)方案評(píng)審數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，有效數(shù)據(jù)共計(jì)98條，統(tǒng)計(jì)時(shí)間為2021年。以單數(shù)月為數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)維度，生態(tài)環(huán)境治理PPP項(xiàng)目信息化系統(tǒng)項(xiàng)目方案評(píng)審統(tǒng)計(jì)見表2。

表2 生態(tài)環(huán)境治理PPP項(xiàng)目信息化系統(tǒng)方案評(píng)審統(tǒng)計(jì)表 (單位：條)

通過梳理該系統(tǒng)績(jī)效評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，有效數(shù)據(jù)共計(jì)36條，統(tǒng)計(jì)時(shí)間為2021年。以單數(shù)月為數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)維度，生態(tài)環(huán)境治理PPP項(xiàng)目信息化系統(tǒng)項(xiàng)目績(jī)效評(píng)價(jià)得分統(tǒng)計(jì)見表3。

表3 生態(tài)環(huán)境治理PPP項(xiàng)目信息化系統(tǒng)績(jī)效評(píng)價(jià)得分統(tǒng)計(jì)表 (單位：條)

2.3 應(yīng)用結(jié)果分析

由上述統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以看出，基于信息化系統(tǒng)的PPP項(xiàng)目信息管理、方案評(píng)審管理、績(jī)效評(píng)價(jià)的管理工作成效均有所提升。當(dāng)然也應(yīng)考慮到項(xiàng)目管理人員信息化意識(shí)的增強(qiáng)和使用信息化系統(tǒng)的熟練程度逐漸提高。

首先，由表1可以看出，項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)入建設(shè)期，各生態(tài)環(huán)境區(qū)均通過使用信息化系統(tǒng)反映項(xiàng)目的進(jìn)度情況，因此進(jìn)度信息在四類信息中最多；其次，各生態(tài)環(huán)境區(qū)通過信息化系統(tǒng)發(fā)布行業(yè)的最新行業(yè)動(dòng)態(tài)，該類信息數(shù)量?jī)H次于進(jìn)度信息；最后，相對(duì)比較少的是通知公告、會(huì)議通知兩類項(xiàng)目信息。

由表2可以看出，2021年，生態(tài)環(huán)境區(qū)1的項(xiàng)目方案評(píng)審次數(shù)最多，涉及可行性研究、初步設(shè)計(jì)等項(xiàng)目方案評(píng)審。其他生態(tài)環(huán)境區(qū)依次順序?yàn)樯鷳B(tài)環(huán)境區(qū)2、生態(tài)環(huán)境區(qū)3、生態(tài)環(huán)境區(qū)4、生態(tài)環(huán)境區(qū)5、生態(tài)環(huán)境區(qū)6。

由表3可以看出，2021年，生態(tài)環(huán)境區(qū)1、生態(tài)環(huán)境區(qū)2、生態(tài)環(huán)境區(qū)3的績(jī)效評(píng)價(jià)得分均高于85分，按照項(xiàng)目合同績(jī)效評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)(85分)，應(yīng)按績(jī)效付費(fèi)。生態(tài)環(huán)境區(qū)4、生態(tài)環(huán)境區(qū)5、生態(tài)環(huán)境區(qū)6未達(dá)到績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)的85分，則應(yīng)按照比例扣除運(yùn)營(yíng)費(fèi)和年度可用性服務(wù)費(fèi)。

3 PPP項(xiàng)目信息化系統(tǒng)的優(yōu)化措施

為了提升PPP項(xiàng)目信息化管理水平，可以從以下三個(gè)方面入手，使PPP項(xiàng)目信息化系統(tǒng)的功能不斷得到優(yōu)化和完善。

3.1 構(gòu)建協(xié)同工作平臺(tái)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各參建單位為了滿足管理閉環(huán)的需要，紛紛采用CRM、OA等信息化系統(tǒng)輔助管理。雖然各參建單位的信息化水平有所提高，但也給項(xiàng)目管理單位構(gòu)建統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)帶來一定困難。因此，項(xiàng)目管理單位應(yīng)著力構(gòu)建PPP項(xiàng)目統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)協(xié)同管理工作平臺(tái)。打破各自為戰(zhàn)的信息孤島，通過數(shù)據(jù)接口等技術(shù)手段，使信息互通，數(shù)據(jù)共享。同時(shí)，統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)協(xié)同管理工作平臺(tái)還能夠減少項(xiàng)目管理人員重復(fù)錄入的工作量，保證項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息的完整性和可用性，降低錯(cuò)誤率，為各參建單位協(xié)同管理項(xiàng)目提供統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)登錄入口，并能提升PPP項(xiàng)目管理單位的形象。

3.2 加快多端融合

隨著移動(dòng)設(shè)備的普及，越來越多的項(xiàng)目人員習(xí)慣于使用移動(dòng)設(shè)備開展項(xiàng)目管理工作。項(xiàng)目管理單位應(yīng)根據(jù)手機(jī)、平板電腦、筆記本電腦等移動(dòng)終端的特性，綜合考慮現(xiàn)場(chǎng)工程師、施工人員等項(xiàng)目人員的信息化系統(tǒng)使用需求，除了配置適當(dāng)?shù)囊苿?dòng)設(shè)備方便系統(tǒng)操作外，還應(yīng)考慮不同環(huán)境下的移動(dòng)設(shè)備應(yīng)用場(chǎng)景。

例如：案例中PPP項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)工程師多在生態(tài)環(huán)境治理現(xiàn)場(chǎng)工作，需要頻繁使用手機(jī)登錄信息化系統(tǒng)，拍攝項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)照片反映生態(tài)環(huán)境治理的效果。因此，是否按照要求拍攝項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)照片并且上傳至信息化系統(tǒng)的相關(guān)模塊就被納入了績(jī)效評(píng)價(jià)的指標(biāo)之一。

3.3 加強(qiáng)新技術(shù)應(yīng)用

近年來信息技術(shù)與各行業(yè)的結(jié)合程度越來越密切，BIM、GIS、物聯(lián)網(wǎng)、智慧工地等新技術(shù)被廣泛應(yīng)用于工程、公共基礎(chǔ)設(shè)施等建設(shè)項(xiàng)目的管理中。項(xiàng)目管理單位應(yīng)充分了解新技術(shù)的適用范圍和技術(shù)特性，加強(qiáng)新技術(shù)在信息化系統(tǒng)中的應(yīng)用論證，針對(duì)PPP項(xiàng)目的不同應(yīng)用場(chǎng)景選擇合適的新技術(shù)，提高項(xiàng)目管理的效率和質(zhì)量。

4 結(jié)語

經(jīng)過案例研究不難看出，信息化系統(tǒng)與PPP項(xiàng)目管理的契合度較高，通過使用信息化系統(tǒng)，能夠使項(xiàng)目管理單位實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，有效破解PPP項(xiàng)目信息繁雜、項(xiàng)目方案評(píng)審工作量大、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、運(yùn)維績(jī)效監(jiān)控維度多、評(píng)價(jià)指標(biāo)復(fù)雜、監(jiān)管難度大等管理難題。相信在不久的將來，信息技術(shù)必將在項(xiàng)目管理中發(fā)揮更重要的作用，信息化系統(tǒng)一定能起到輔助項(xiàng)目管理單位提升PPP項(xiàng)目效益的作用。