高?；究蒲袠I(yè)務費項目管理“4P”范式

劉海峰 劉春 李玉婷 王亦君

(1.同濟大學科研管理部,上海 200092；2.同濟大學研究生院,上海 200092)

0 引言

項目是指一種非常規(guī)性、非重復性和一次性的任務，通常具有確定的目標和有效的約束條件[1]?？蒲许椖渴侵冈诂F(xiàn)有研究基礎上，按照既定技術路線或實施方案，通過調配儀器、資金和人力等資源，對某一科學問題實施探索的一系列活動[2]?？蒲许椖抗芾硎侵冈谝话沩椖抗芾磉^程的基礎上，結合科研項目的特點，以管理過程為基礎進行質量、進度和費用控制，目標是為項目增值。高?；究蒲袠I(yè)務費項目是科研項目的一類，其資金來源于中央財政撥款和高校自籌。

為完善競爭與劃撥的二元分配結構，自2009年開始，國家財政部正式設立專項資金用于支持部分高校和科研院所開展自主選題的科學研究。2015年，“中央高校基本科研業(yè)務費”在“1+6”中央高校預算撥款體系中得以延續(xù)保留，《中央高?；究蒲袠I(yè)務費管理辦法》于2016年9月正式發(fā)布施行[3-7]。2021年，新版《中央高校基本科研業(yè)務費管理辦法》在經費使用方向、資助對象比例構成、項目績效管理等多方面相比于2016年版內容做出了大幅調整，新管理辦法進一步強化了對科技領軍人才和創(chuàng)新團隊、科研創(chuàng)新平臺能力建設，以及40周歲以下青年科研人員的支持，并深度優(yōu)化專項經費全過程管理流程，在經費預算、支出和決算管理、績效管理和監(jiān)督檢查等各方面提出了更高的要求。受助高校根據(jù)國家政策紛紛制定適合校情的基本科研業(yè)務費管理辦法，從機構組織、項目遴選到績效管理建立了各具特色的工作體系和業(yè)務流程。本文從全生命周期項目管理的角度，探索高?；究蒲袠I(yè)務費項目管理的一些共同點和提高資金使用效益的普適方法。本文所指的項目全生命周期包括項目征集、遴選、立項、執(zhí)行及結題的全過程。

1 “4P”范式設計要點

文獻調研發(fā)現(xiàn)，自主安排、自主選題等政策原因，會使受助高校對基本科研業(yè)務費項目管理具有一定的靈活性，采用的方式方法不盡相同，但大致可以總結概括為四要點，四要點英文首字母組合起來，簡寫為“4P”。

(1)制度設計(Policy Design)。制度設計應當分為通用和專項兩個層面，通用制度負責對接國家政策，創(chuàng)建通用模板、基本原則、資金使用方向、項目管理和績效管理的流程和基本程序等，專項制度則負責明確某一計劃項目邊界、約束條件和績效目標等。制度設計須遵循一致性、協(xié)調性、可執(zhí)行性要求，項目申報通知、計劃任務書等管理表單是政策可執(zhí)行性的有機組成部分和重要保證。制度設計應以人本為中心，處理好近期和長遠的關系，定期檢查，并及時修訂。

(2)管理隊伍(Person in Charge)。高校基本科研業(yè)務費項目往往采用校院二級管理模式，相應管理隊伍的組成可分為項目負責人、項目所屬單位科研秘書、項目主管部門業(yè)務主管等。管理組織結構宜采用線性行政結構，業(yè)務主管不宜越級向項目負責人發(fā)指令。業(yè)務主管人員應具備相關學科背景，以及項目管理、財務預算、科技成果、政策法律和數(shù)據(jù)處理等專業(yè)知識。

(3)平臺建設(Platform Construction)。平臺建設應根據(jù)制度設計成果文件展開，按照自上而下、開放共享、多方共贏的原則，實現(xiàn)項目管理文檔和技術文檔的存儲，以及項目信息公開可查詢。平臺除應當實現(xiàn)與“教育部基本科研業(yè)務費管理平臺”的對接外，還需要實現(xiàn)與校內財務系統(tǒng)、人事系統(tǒng)和科技成果系統(tǒng)等的良好外部對接[8]，同時滿足數(shù)據(jù)流暢通、瀏覽器兼容、可擴展和可視化等基本需求。

(4)績效管理(Performance Management)?？冃Ч芾響敯褳槭苤咝?chuàng)造新價值和提高資金使用效益作為重要目標，項目主管部門需要為每個項目設定科學合理、明確可行的績效考核指標。設定考核指標時可根據(jù)項目特點和實施環(huán)境等條件使用定性指標和定量指標相結合的多級指標體系[9]，并實行全過程的績效評價管理，定期跟蹤項目績效執(zhí)行情況，注重分類評價和績效評價結果的應用。

2 以S高校為例解構“4P”范式

S高校是教育部直屬高校，“雙一流”建設綜合性、研究型大學，是首批入選中央高校基本科研業(yè)務費專項經費資助范圍的高校。受預算執(zhí)行進度的約束影響，S高校采用補充自籌資金的辦法使用中央高?；究蒲袠I(yè)務費，年度平均資助設立科研項目超600項，資助經費額度超5000萬元。該校2020年基本科研業(yè)務費項目類型分為六大類(表1)，每一大類對應多個項目主管部門，每一項目主管部門對應多個大類。

表1 S高校2020年基本科研業(yè)務費項目類型設置

數(shù)據(jù)來源：根據(jù)教育部基本科研業(yè)務費管理平臺數(shù)據(jù)整理。

2.1 制度設計分析

A部門作為S高校基本科研業(yè)務費項目牽頭主管部門，根據(jù)《中央高?；究蒲袠I(yè)務費管理辦法》等一系列國家政策文件，組織相關校級職能部門先后修訂發(fā)布了以下校級通用制度設計文件：《S高?；究蒲袠I(yè)務費專項資金管理實施辦法》《S高?；究蒲袠I(yè)務費專項資金預算績效管理實施細則(試行)》《S高?？蒲许椖抗芾磙k法》《S高?？蒲姓\信建設與管理辦法》以及基本科研業(yè)務費項目申請書、項目計劃任務書、項目年度執(zhí)行情況報告、項目結題報告、項目批準通知、項目結題證明、項目計劃任務書修改申請單、項目立項撥款單等。

S高?；究蒲袠I(yè)務費項目專項制度設計文件作為通用制度文件的有力補充，由某一類項目主管部門發(fā)起制定，經A部門審核，并共同發(fā)布，具體內容包括：《S高?；A研究能力提升計劃》(A部門牽頭制定)、《S高?！白吭娇蒲杏恕睅熒矂?chuàng)項目管理辦法》(B部門牽頭制定)、《S高?！扒嗄臧偃擞媱潯睂嵤┺k法》(C部門牽頭制定)、《S高校高層次人才服務細則》(D部門牽頭制定)、《S高校大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓練計劃實施細則》(E部門牽頭制定)，以及項目申報通知、項目年度檢查通知、項目結題考核通知等。

2.2 管理隊伍分析

為加強和規(guī)范對基本科研業(yè)務費項目管理，S高校組建校院二級線性組織架構，學校級由A部門牽頭成立項目管理辦公室，成員由A部門分管領導、專職主管，項目主管部門(B、C、D、E等)業(yè)務主管構成，負責制定基本科研業(yè)務費專項資金實施細則、年度實施方案和年度績效考核目標，組織項目遴選排序工作，簽訂任務書，跟蹤、考核項目執(zhí)行情況等。學院級由項目所屬學院(系、所)負責項目的日常監(jiān)督與管理，督促項目負責人按任務書開展研究和使用經費，并提供必要的科研條件支持。項目負責人是基本科研業(yè)務費專項資金使用的直接責任人，對項目資金使用的相關性、真實性、有效性和合理性承擔法律責任。

項目業(yè)務主管人員由項目主管部門負責推薦，報A部門聘任，項目專職主管人員由A部門直接聘任。由業(yè)務主管和專職主管構建起的管理隊伍是S高校基本科研業(yè)務費項目管理的“承重墻”和“轉換器”，其采用月度工作例會、專項技能培訓、集體備課等方法提高團隊認知和服務水平，采用編制年度實施情況報告和典型案例匯編等以任務促建設的方式加強團隊戰(zhàn)斗力，采用風采展示、年度表彰等活動增強團隊凝聚力。項目主管部門在相對獨立實施的同時及時進行溝通與協(xié)調，共同推進S高?；究蒲袠I(yè)務費項目的實施。

2.3 平臺建設分析

在國內智慧校園建設大背景下，為降低手工錄入出錯率，進一步提升工作效能，展現(xiàn)制度設計成效，S高校于2017年著手建設基本科研業(yè)務費項目信息系統(tǒng)。經過大量走訪調研、用戶需求分析和論證，S高校制定了詳細的系統(tǒng)開發(fā)目標和建設方案，力爭總體上將系統(tǒng)建設成為一個全員使用、開放共享的全生命周期項目管理工作平臺。系統(tǒng)開發(fā)團隊由A部門、項目主管部門、用戶代表和信息辦、軟件公司共同組成。項目管理隊伍負責用戶需求論證，并及時補充完善制度設計文件；信息辦提供硬件支撐和服務保障，并協(xié)同軟件公司同步跟進。經過組織結構設計、工作業(yè)務流程設計和開發(fā)建設等必要程序，2018年10月，S高校基本科研業(yè)務費項目信息系統(tǒng)(一期)建設完畢并順利上線運行。

該系統(tǒng)采用Web應用前端開發(fā)技術和MVVM為基礎框架，使用Python 3.7.0和Ruby on Rails等作為開發(fā)語言及管理工具，有效解決了瀏覽器兼容、數(shù)據(jù)存儲問題，并開發(fā)上線全國首個與校內財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)互聯(lián)共享的功能模塊，實現(xiàn)了基本科研業(yè)務費項目經費預算執(zhí)行可監(jiān)控。該系統(tǒng)還成功創(chuàng)建了全生命周期項目全景圖功能(圖1)，實現(xiàn)了基本科研業(yè)務費項目可查詢、可導出。

圖1 S高?；究蒲袠I(yè)務費項目信息系統(tǒng)某項目全景圖(截圖)

此外，對于制度設計文件中包含的項目負責人年齡要求和限項規(guī)則等，該系統(tǒng)還實現(xiàn)了在項目遴選過程中上線分類查重、形式審查、黑名單管理等個性化選擇功能模塊，可以有效減低基本科研業(yè)務費項目管理實施風險和人力成本。在項目實施階段，系統(tǒng)附帶的流程撤回、審批節(jié)點顯示、審核意見郵件通知等人性化的功能模塊則可以有效改善用戶體驗，提升管理隊伍服務水平。上線運行3年來，該系統(tǒng)生成各類項目文檔近2萬個，累計用戶訪問量77 000余人次，現(xiàn)已實現(xiàn)S高校基本科研業(yè)務費項目管理文檔和技術文檔線上存儲，除項目評審外的所有事項均可線上辦理，為管理隊伍建設、績效管理等工作打下了良好基礎。

2.4 績效管理分析

依據(jù)政策設計文件要求，S高?；究蒲袠I(yè)務費項目績效管理分為績效目標編制、績效跟蹤管理、績效評價管理、績效評價結果應用等4個步驟進行?？冃繕税傮w目標和三級具體績效指標，重點體現(xiàn)基本科研業(yè)務費項目預算執(zhí)行率、成果產出數(shù)量和質量、實施經濟和社會效益、服務對象滿意度等。A部門負責協(xié)同項目主管部門和項目所屬單位，依托基本科研業(yè)務費項目信息系統(tǒng)跟蹤績效目標執(zhí)行情況，并分析目標偏差產生的原因及制定、實施改進措施。績效評價采取定量、定性評價相結合的方法，各級分項指標按照一定比例權重計算求和得出項目績效評價結果總分。A部門負責組織開展校內自評和分級評價，并根據(jù)上級指導意見編制績效評價報告和指導實施調整方案。

在基本科研業(yè)務費項目績效管理過程中，S高校采用多維度分類評價方法，推行多項指標、多個維度的綜合評價考核指標體系，在項目征集、項目遴選立項和績效評價中設置了如發(fā)表論文、獲得后續(xù)資助項目、申請授權專利、學生培養(yǎng)、科技專著、國際合作與交流、社會影響力等一攬子綜合評價考核指標體系。將基本科研業(yè)務費與學校的人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務、國際合作等工作更緊密地結合，與其他的經費投入更緊密地結合，與國家和社會的重大戰(zhàn)略需求更緊密地結合，發(fā)揮了專項資金的更大效益。

3 實施“4P”范式的制約因素

3.1 實施成本

由于中央高?；究蒲袠I(yè)務費采用基本要素和浮動要素相結合的方法編制年度預算分配方案，“4P”范式有助于提高浮動要素的預算執(zhí)行和管理分值，進而提升受助高校年度預算額度。但受助高校應當測算“4P”范式實施的管理、人工和時間成本，并在額度增長和成本增加之間做出比較權衡。

3.2 跨部門協(xié)同

組織是目標實現(xiàn)的重要保證，“4P”范式實施作為一項“一把手”系統(tǒng)工程，覆蓋校內多個部門，需要強有力的組織領導推動，特別是平臺建設尤其需要校辦、信息辦、財務處、人事處等職能部門的大力支持和項目主管部門、項目所屬單位、項目負責人的協(xié)同合作。

3.3 外部評價和激勵

一方面，受助高校應當重視項目負責人和潛在申報者對“4P”范式實施成效的評價；另一方面，受助高校還應當爭取高?；究蒲袠I(yè)務費主管部門的支持。建議主管部門適當提高受助高?；究蒲袠I(yè)務費項目管理的規(guī)范性的分值比重，鼓勵受助高校實施“4P”范式，加強對受助高校實施“4P”范式的全過程、精細化指導。

4 結語

“中央高校基本科研業(yè)務費”是國家對高?？萍脊ぷ鞯闹匾С?，往往被稱為青年科技人員的“第一桶金”，該項工作已實施多年，受到越來越廣泛的關注。“4P”范式作為“一把尺”，為了解高?；究蒲袠I(yè)務費項目管理運行狀況提供了新的維度。本文以全生命周期項目管理為切入點，完成了對S高校基本科研業(yè)務費項目管理過程中的制度設計、管理隊伍、平臺建設、績效管理等方面做法的提煉總結，并進一步闡釋了實施“4P”范式的制約因素，由此給出了提升受助高?；究蒲袠I(yè)務費項目管理效能和服務水平的有效路徑，具有良好的推廣應用價值。

“4P”范式已涵蓋高?；究蒲袠I(yè)務費項目管理的主要內容，對“4P”范式二級指標以及實施成效評價將是筆者下一步研究的重點。