ERP項(xiàng)目質(zhì)量管理實(shí)施策略

撰文／汪洋 編輯／田麗娜

ERP項(xiàng)目質(zhì)量管理

ERP 項(xiàng)目實(shí)施是一個(gè)非常復(fù)雜的過(guò)程，必須采用嚴(yán)格的項(xiàng)目監(jiān)管措施隨時(shí)對(duì)其進(jìn)行監(jiān)控。在不同企業(yè)中采用同一種ERP 管理軟件，因系統(tǒng)本身的適用范圍和執(zhí)行力度不同，ERP 項(xiàng)目的實(shí)施成效也會(huì)有所差別。因此，在ERP 項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，必須強(qiáng)化和重視項(xiàng)目質(zhì)量管理，對(duì)ERP 項(xiàng)目所有方案進(jìn)行計(jì)劃、組織、管理和監(jiān)控。為達(dá)到項(xiàng)目預(yù)期成果和目標(biāo)，可采用ERP 項(xiàng)目質(zhì)量管理方法來(lái)調(diào)節(jié)時(shí)間、成本、產(chǎn)品和詳細(xì)的服務(wù)需求之間可能發(fā)生的矛盾。

ERP 項(xiàng)目質(zhì)量管理要求兌現(xiàn)滿足各種需求的承諾，包括決定質(zhì)量的策略、目標(biāo)和責(zé)任相關(guān)的各種活動(dòng)，通過(guò)質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量保證和質(zhì)量提高等手段來(lái)完成這些活動(dòng)。在ERP 項(xiàng)目質(zhì)量管理活動(dòng)中，應(yīng)按照策劃、實(shí)施、檢查的順序進(jìn)行管理，將成功的做法納入標(biāo)準(zhǔn)，不成功的做法留待下一循環(huán)去解決，這是ERP 項(xiàng)目質(zhì)量管理的基本方法。本文以國(guó)能網(wǎng)信科技（北京）有限責(zé)任公司（下稱“公司”）ERP 項(xiàng)目質(zhì)量管理為例，還原企業(yè)開(kāi)展ERP 項(xiàng)目質(zhì)量管理的策略。

ERP項(xiàng)目質(zhì)量管控策略

制度完善、流程清晰、質(zhì)量管控措施持續(xù)改善、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)建立是公司有效控制ERP 項(xiàng)目質(zhì)量的基礎(chǔ)。公司質(zhì)量管理組通過(guò)與項(xiàng)目經(jīng)理溝通、檢查項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的調(diào)查研究，結(jié)合項(xiàng)目質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)方法論，完善ERP 項(xiàng)目整體質(zhì)量管控措施，如圖1所示。

圖1 ERP項(xiàng)目整體質(zhì)量管控措施圖

完善ERP項(xiàng)目質(zhì)量管理體系

在ERP 項(xiàng)目實(shí)施階段，公司質(zhì)量管理組整理ERP 項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程交付成果模板、修訂質(zhì)量體系文件，將ERP 項(xiàng)目質(zhì)量管理辦法納入員工手冊(cè)并進(jìn)行組織宣貫，從項(xiàng)目計(jì)劃質(zhì)量管控、項(xiàng)目計(jì)劃跟蹤、項(xiàng)目過(guò)程質(zhì)量管控等方面進(jìn)行規(guī)范。針對(duì)ERP 項(xiàng)目實(shí)施的特點(diǎn)，公司明確項(xiàng)目質(zhì)量管理基線，確定項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行和進(jìn)度質(zhì)量跟蹤的具體要求，細(xì)化交付成果質(zhì)量管理和評(píng)審要求，加強(qiáng)ERP 項(xiàng)目全生命周期的過(guò)程質(zhì)量管控。

（1）整理ERP 項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程交付成果模板。項(xiàng)目交付成果是衡量項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程質(zhì)量的重要標(biāo)尺之一，是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中體現(xiàn)項(xiàng)目成果的重要依據(jù)，也是項(xiàng)目全生命周期管理的綜合結(jié)晶，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中非常重要。參照業(yè)界通用的項(xiàng)目實(shí)施方法論，ERP 項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程包括項(xiàng)目準(zhǔn)備、業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)、上線、項(xiàng)目驗(yàn)收五個(gè)階段，需要統(tǒng)一ERP 項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程交付成果模板格式。

（2）修訂ERP 項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量管理體系文件。公司質(zhì)量管理組根據(jù)信息安全管理體系建設(shè)項(xiàng)目成果、結(jié)合ISO 9001 審核要求和ERP項(xiàng)目實(shí)際情況，進(jìn)行修訂并發(fā)布。不同類型的ERP 項(xiàng)目，項(xiàng)目工作任務(wù)、項(xiàng)目管理要求、項(xiàng)目工期等有較大差異?；诮y(tǒng)一規(guī)范、控制風(fēng)險(xiǎn)、保證質(zhì)量等原則，公司把交付成果分為必選、可選、不涉及三大類，對(duì)項(xiàng)目交付成果可適當(dāng)裁剪。公司按要求對(duì)交付成果進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審內(nèi)容包括必要的安全需求，如性能要求等；評(píng)審級(jí)別分為項(xiàng)目組、部門、公司三級(jí)評(píng)審；評(píng)審輸出物如無(wú)特殊說(shuō)明，可包括評(píng)審記錄表、會(huì)議紀(jì)要、郵件、簽字單等多種形式。

（3）完善ERP 項(xiàng)目過(guò)程管理辦法。公司質(zhì)量管理組通過(guò)建立項(xiàng)目過(guò)程管理體系對(duì)ERP 項(xiàng)目的過(guò)程進(jìn)行管理，持續(xù)改進(jìn)項(xiàng)目管理組織和流程，保證項(xiàng)目過(guò)程的規(guī)范性、一致性，實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化及制度化，完善ERP 項(xiàng)目過(guò)程管理辦法，增加項(xiàng)目質(zhì)量管理角色。

（4）項(xiàng)目質(zhì)量管理宣貫。制度是管理的基礎(chǔ)，也是管理賴以生存的依據(jù)，而過(guò)程控制程序及質(zhì)量管理的宣貫則是管理得以實(shí)施和管理效能得以實(shí)現(xiàn)的前提。公司做好宣貫工作，使項(xiàng)目成員了解、熟悉和掌握相關(guān)的制度內(nèi)容，進(jìn)而強(qiáng)化項(xiàng)目經(jīng)理、實(shí)施人員的項(xiàng)目質(zhì)量觀念和管理意識(shí)。

加強(qiáng)ERP項(xiàng)目過(guò)程質(zhì)量管控

公司 ERP 項(xiàng)目過(guò)程質(zhì)量管控是圍繞項(xiàng)目進(jìn)度管理、人員成本、過(guò)程審計(jì)檢查等各項(xiàng)工作的現(xiàn)狀，開(kāi)展適當(dāng)?shù)馁Y源調(diào)配和進(jìn)度調(diào)整。在ERP 項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，公司質(zhì)量管理專員要實(shí)時(shí)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程質(zhì)量管控，使項(xiàng)目按進(jìn)度計(jì)劃規(guī)定完成，并提供階段工作的反饋信息，以利于后續(xù)工作的順利開(kāi)展和整個(gè)項(xiàng)目的完成。

（1）項(xiàng)目進(jìn)度管理。ERP 項(xiàng)目啟動(dòng)后，項(xiàng)目經(jīng)理按照ERP 項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量管理體系文件的要求，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成計(jì)劃的進(jìn)度、自查、評(píng)審、審批等流程。公司質(zhì)量管理專員按照ERP 項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量管理體系文件對(duì)計(jì)劃節(jié)點(diǎn)、人員投入、交付成果、評(píng)審級(jí)別的要求進(jìn)行檢查，不符合要求的通知項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行整改。

（2）人員成本控制。項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目組成員入項(xiàng)提出申請(qǐng)，由項(xiàng)目監(jiān)管人員進(jìn)行入項(xiàng)審批。項(xiàng)目經(jīng)理按照計(jì)劃工時(shí)進(jìn)行填報(bào)，公司質(zhì)量管理專員每月對(duì)所實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)行工時(shí)統(tǒng)計(jì)和分析，當(dāng)人工成本臨近90%時(shí)，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理提出預(yù)警。項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)、計(jì)劃變更等，以此來(lái)控制人員成本。

（3）項(xiàng)目階段完工過(guò)程審計(jì)檢查。公司質(zhì)量管理專員接收到項(xiàng)目經(jīng)理提交的階段完工申請(qǐng)后，依據(jù)已批準(zhǔn)的計(jì)劃和檢查單，客觀地檢查項(xiàng)目組開(kāi)展的各項(xiàng)工作過(guò)程是否符合既定的規(guī)范，檢查通過(guò)后進(jìn)行完工確認(rèn)。在檢查過(guò)程中，質(zhì)量保證（Quality Assurance，QA）要客觀、真實(shí)地記錄檢查結(jié)果。如果發(fā)現(xiàn)不符合要求項(xiàng)或風(fēng)險(xiǎn)，公司質(zhì)量管理專員應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目經(jīng)理，積極溝通并協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理分析原因、制定改進(jìn)措施。如果發(fā)現(xiàn)的不符合要求項(xiàng)或風(fēng)險(xiǎn)不能在項(xiàng)目組范圍內(nèi)解決，公司質(zhì)量管理專員應(yīng)及時(shí)向分管質(zhì)量的領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，由分管質(zhì)量的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。如果發(fā)現(xiàn)重大不符合要求項(xiàng)或風(fēng)險(xiǎn)，公司質(zhì)量管理專員還應(yīng)及時(shí)向項(xiàng)目管理辦公室報(bào)告，由項(xiàng)目管理辦公室協(xié)調(diào)解決。

建立ERP項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)

ERP 項(xiàng)目實(shí)施初期，項(xiàng)目經(jīng)理要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，列出ERP 項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中各個(gè)階段均可能出現(xiàn)的不同類別的主要風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源、形成原因和潛在后果進(jìn)行全面分析，并提出相應(yīng)的規(guī)避措施，建立ERP 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)有效管理。ERP 項(xiàng)目的所有相關(guān)方都有提出風(fēng)險(xiǎn)的責(zé)任，風(fēng)險(xiǎn)提出人應(yīng)確保風(fēng)險(xiǎn)信息的完整性和準(zhǔn)確性，且風(fēng)險(xiǎn)信息應(yīng)包括項(xiàng)目名稱、子項(xiàng)目名稱、風(fēng)險(xiǎn)描述、提出人、提出日期、風(fēng)險(xiǎn)分類、發(fā)生概率、影響程度和風(fēng)險(xiǎn)暴露程度。ERP 項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，在風(fēng)險(xiǎn)即將發(fā)生或風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)及時(shí)在風(fēng)險(xiǎn)庫(kù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)提報(bào)，同時(shí)在周例會(huì)上進(jìn)行匯報(bào)。

結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型概念日益融入經(jīng)濟(jì)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，企業(yè)相繼啟動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型項(xiàng)目，其中ERP 系統(tǒng)建設(shè)正在成為企業(yè)健康發(fā)展的重要任務(wù)，要想做好ERP 項(xiàng)目就要做好項(xiàng)目質(zhì)量管理，優(yōu)化項(xiàng)目質(zhì)量管理體系、完善項(xiàng)目過(guò)程管理、做好項(xiàng)目全生命周期質(zhì)量跟蹤管理，提前識(shí)別問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況發(fā)揮質(zhì)量管理優(yōu)勢(shì)，將風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率和影響降到最低，保證項(xiàng)目順利進(jìn)行，進(jìn)而提高ERP 項(xiàng)目質(zhì)量，為企業(yè)在數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展保駕護(hù)航。