信息化建設(shè)在科研扁平化管理中的應(yīng)用研究

摘? 要：針對(duì)當(dāng)前高職院?？蒲泄芾砉ぷ髦写嬖诘男畔贤ㄐЧ?、工作效率低的問題，提出了基于信息化的扁平式的管理模式，分析了當(dāng)前高職院?？蒲泄芾碇写嬖诘膯栴}，闡述了開展扁平化管理的優(yōu)勢(shì)，從加強(qiáng)頂層整體規(guī)劃、完善規(guī)章制度、改革科研管理人員模式和加強(qiáng)人才梯度建設(shè)四個(gè)方面展開分析，實(shí)踐效果說明了基于扁平化管理的效果是良好的。

關(guān)鍵詞：信息化;扁平化;管理

中圖分類號(hào)：TP39? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2096-4706（2022）01-0148-03

Abstract： In view of the problems of poor information communication effect and low work efficiency in the current scientific research management of higher vocational colleges， this paper puts forward a flat management mode based on informatization， analyzes the problems existing in the current scientific research management of higher vocational colleges， expounds the advantages of flat management， and analyzes it from four aspects： strengthening the top-level overall planning， perfecting rules and regulations， reforming the mode of scientific research managers and strengthening the construction of talent gradient， the practical effect shows that the effect based on flat management is good.

Keywords： informatization; flat; management

0? 引? 言

高職院校的科研部門是高職院校中重要的組成部分，負(fù)責(zé)全校的相關(guān)科研活動(dòng)的管理工作。隨著科研工作呈現(xiàn)復(fù)雜性，多樣性的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前日益繁雜的科研管理工作。面對(duì)組織理論的發(fā)展、知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息革命的挑戰(zhàn)以及學(xué)校發(fā)展的需要，科研管理被賦予了新的更多的職能和要求，如何在新形勢(shì)下適應(yīng)科研服務(wù)對(duì)象、調(diào)整科研服務(wù)模式、擴(kuò)增科研服務(wù)內(nèi)容、改變科研服務(wù)手段、提升科研服務(wù)效率，已是擺在科研管理者面前的一個(gè)重要的研究方向。隨著大數(shù)據(jù)，云計(jì)算，人工智能等信息化技術(shù)的發(fā)展，越來越多的管理手段被廣泛地進(jìn)行使用，而扁平化的管理方式則是其中的一種，它通過減少管理層級(jí)，擴(kuò)大管理幅度，可以輔助科研管理者完成高?？蒲泄芾淼淖饔谩Ｎ墨I(xiàn)[1]提出了建議將高校實(shí)驗(yàn)室管理權(quán)劃歸至資產(chǎn)管理與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)處，采用信息化手段進(jìn)行扁平化管理，并制定規(guī)范的實(shí)驗(yàn)室管理制度，簡(jiǎn)化實(shí)驗(yàn)教學(xué)工作流程，提高實(shí)驗(yàn)室開放率及儀器設(shè)備使用率，從而提升實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量;文獻(xiàn)[2]提出了當(dāng)一個(gè)企業(yè)的規(guī)模逐漸擴(kuò)大的時(shí)候，傳統(tǒng)的做法是增加管理的層次，但是現(xiàn)有的辦法是增強(qiáng)管理幅度，管理層次在不斷地減少而管理幅度在不斷地增加時(shí)，傳統(tǒng)的金字塔結(jié)構(gòu)的組織形式就變成了扁平狀，尤其是因特網(wǎng)和電腦網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)極大地推動(dòng)了扁平化的管理;文獻(xiàn)[3]探討了扁平化管理的優(yōu)勢(shì)，以境外某項(xiàng)目為例分析了項(xiàng)目實(shí)施扁平化管理取得的效果，針對(duì)扁平化管理存在的問題提出了幾點(diǎn)改進(jìn)建議，促進(jìn)企業(yè)未來更好發(fā)展。

文獻(xiàn)[4]以扁平化層級(jí)管理進(jìn)行研究，以新建的本科學(xué)校為例，指出其實(shí)行扁平化層級(jí)管理的必要性和實(shí)施的策略，以期促進(jìn)學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展;文獻(xiàn)[5]提出了用“扁平化管理”的思想，精減管理機(jī)構(gòu)、降低管理重心，建立以“級(jí)部管理”為基石的運(yùn)行機(jī)制、“校干下基層”的沉潛包靠機(jī)制、“三個(gè)捆在一起”的評(píng)價(jià)激勵(lì)機(jī)制，教師與級(jí)部“雙向選擇”的聘用機(jī)制，用“扁平化管理”打造有責(zé)任心的教師團(tuán)隊(duì)，實(shí)踐表明在該校的系列改革中具有良好的效果;文獻(xiàn)[6]在高職院校的后勤管理中采用扁平化的管理思想，提高了后勤辦事的效率;文獻(xiàn)[7]提出了高?；瘜W(xué)實(shí)驗(yàn)中心扁平化管理模式，該管理模式一方面著力保持化學(xué)實(shí)驗(yàn)中心運(yùn)行的相對(duì)獨(dú)立性，在此前提下進(jìn)行相關(guān)改革措施，主要包括由實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員自主管理實(shí)驗(yàn)室、由化學(xué)實(shí)驗(yàn)中心聘任實(shí)驗(yàn)教師等辦法;另一方面減少管理層級(jí)，對(duì)管理任務(wù)進(jìn)行合理的分工并設(shè)置相應(yīng)的兼職管理崗位，明確管理崗位的目標(biāo)和任務(wù)，在管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)提出了操作性較強(qiáng)的精細(xì)管理辦法。

從以上的研究中，我們發(fā)現(xiàn)在企業(yè)、高校中推行扁平化管理取得了積極的效果，尤其是降低了企業(yè)的人力溝通管理成本。本文從高職院校的科研管理中入手，借鑒企業(yè)中的經(jīng)驗(yàn)來完善科研管理工作的中不足，提高科研管理效率。

1? 當(dāng)前高職院?？蒲泄芾碇写嬖诘膯栴}

當(dāng)前高職院?？蒲泄芾碇兄饕嬖谝韵聠栴}：

（1）管理層次繁多，無法開展具體工作。高職院?？蒲泄芾聿块T現(xiàn)有的層次化管理方法嚴(yán)格遵守學(xué)校內(nèi)部每個(gè)部門及每一層次的管轄范圍，每一個(gè)一線的教師在科研方面的申請(qǐng)需要經(jīng)過分院領(lǐng)導(dǎo)，科研處領(lǐng)導(dǎo)乃至校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。在這樣的科研管理中發(fā)現(xiàn)了一些組織層次過多，經(jīng)常導(dǎo)致出現(xiàn)信息失真的現(xiàn)象，容易影響領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于科研相關(guān)決策產(chǎn)生誤差的影響，致使管理層次太多無法迅速地執(zhí)行指令，給后續(xù)的科研管理工作帶來不利影響。

（2）管理權(quán)利集中，繼而滋生內(nèi)部官僚主義作風(fēng)。傳統(tǒng)的層級(jí)化的管理模式必然導(dǎo)致學(xué)校的科研管理中滋生官僚主義作風(fēng)，這主要是由于層級(jí)化管理方式大致的規(guī)定每一個(gè)部門和每一個(gè)層級(jí)的管轄范圍和權(quán)利分布。在每一個(gè)科研管理單位部門在開始具體的實(shí)施過程中，形式主義毫無疑問地占據(jù)主導(dǎo)地位，當(dāng)這種負(fù)面功能發(fā)揮到極致的時(shí)候，官僚主義作風(fēng)就會(huì)繼續(xù)滋生和出現(xiàn)，時(shí)間一長(zhǎng)就非常不利用科研管理工作的展開。

（3）整合的職能性缺乏，下屬部門之間無溝通。層級(jí)化的管理對(duì)于科研管理部門下的各個(gè)職能單位中的人際關(guān)系和溝通機(jī)制產(chǎn)生的具有較大的負(fù)面影響，比如各個(gè)職能單位內(nèi)部由于官僚主義導(dǎo)致相互之間的水平溝通出現(xiàn)困難，層級(jí)化的結(jié)構(gòu)不利于職能單位中的員工進(jìn)行相互溝通，從而使得每個(gè)人的防衛(wèi)會(huì)導(dǎo)致層級(jí)內(nèi)部的員工之間的溝通非常困難，進(jìn)一步阻礙了上下級(jí)之間的溝通。

2? 基于扁平化的高職院?？蒲泄芾?/p>

以作者所在的單位為例，近幾年來，隨著學(xué)校老師人數(shù)的逐漸增多，學(xué)校申報(bào)各類課題，統(tǒng)計(jì)各類期刊發(fā)表文章和科研成果，組織各個(gè)二級(jí)分院申報(bào)各類科研相關(guān)獎(jiǎng)項(xiàng)的任務(wù)逐漸增多，導(dǎo)致現(xiàn)有的科研管理人員的工作負(fù)擔(dān)逐漸加重，越來越多的工作在平時(shí)出現(xiàn)了不同程度的遺漏或者工作效率不高的情況，尤其是在溝通環(huán)節(jié)中出現(xiàn)了信息丟失，信息不對(duì)稱等情況，這就說明了本單位的科研管理模式存在一定的問題。因此引入新的管理模式顯得尤為重要。

2.1? 科研管理中的扁平化優(yōu)勢(shì)

扁平化的管理可以幫助高職院?？蒲泄芾聿块T實(shí)現(xiàn)彈性化的管理，這是因?yàn)橄襁@樣的科研職能單位之間建立的組織結(jié)構(gòu)是由非嚴(yán)格的等級(jí)排列但是又存在相互依賴的關(guān)系網(wǎng)絡(luò)組成，在扁平化的組織中，各個(gè)部門之間的地位是平等的，他們之間相互依賴，遇到無法攻克的問題時(shí)可以相互扶持與幫助，從而可以保證各項(xiàng)工作能夠相互合作完成，其次，由于高職院?？蒲胁块T的科研管理任務(wù)都在不斷地變化，因此各個(gè)部門之間所承擔(dān)的角色是各不相同的，而處于扁平化的結(jié)構(gòu)中，各個(gè)科研職能單位依靠他們之間不同的作用來確定他們?cè)诳蒲泄芾聿块T之間的地位，這種方式相比于傳統(tǒng)的金字塔中的高職位來決定權(quán)利會(huì)產(chǎn)生更好的效果。通過這種扁平化的組織結(jié)構(gòu)保證了在科研管理的決策層和科研管理的運(yùn)行層進(jìn)行有效的溝通，最大限度地降低了成本，尤其是可以將科研管理部門中的所有的職能單位在與外部環(huán)境溝通的時(shí)候降低成本，信息交流更加順利。在進(jìn)行信息共享后，能夠降低各個(gè)職能單位之間的水平交流的成本，從而使得科研管理部門完全具備橫向一體化的方式，從而提高科研管理部門在面對(duì)學(xué)校眾多的科研任務(wù)顯得游刃有余。

2.2? 基于信息化科研部門扁平化的管理模式

通過整體規(guī)劃科研部門下的各個(gè)職能單位，對(duì)目前的科研管理制度進(jìn)行完善、對(duì)現(xiàn)有的管理人員模式進(jìn)行優(yōu)化、建立加強(qiáng)科研管理人才梯隊(duì)的相關(guān)建設(shè)等措施。利用這些舉措能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)有的科研部門的扁平化管理，從而能夠極大的簡(jiǎn)化現(xiàn)有的工作流程，激發(fā)科研管理工作人員的積極性。管理組織形式如圖1所示。

2.2.1? 加強(qiáng)頂層整體規(guī)劃

對(duì)于如何建立一套有效的科研部門的管理方法，應(yīng)該首先由分管校長(zhǎng)牽頭，調(diào)研各個(gè)周圍兄弟院校的科研管理，學(xué)習(xí)較為成熟或者先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，再通過咨詢校外專家，聽取本校教師對(duì)于科研管理的意見，進(jìn)行合理布局。

2.2.2? 完善規(guī)章制度

規(guī)章制度是保證工作能夠順利開展的關(guān)鍵，需要在相對(duì)嚴(yán)格的監(jiān)督環(huán)境下貫徹，這樣能夠保證科研管理工作都能夠有章可循，無論是科研部門領(lǐng)導(dǎo)還是科研部門下的各個(gè)職能單位工作人員，都需要清楚自己的責(zé)任，在正常的科研管理工作中，各個(gè)職能單位工作人員相互配合，進(jìn)行水平溝通，完成各自日常的工作，當(dāng)遇到突發(fā)的科研任務(wù)的時(shí)候，需要各自職能單位工作人員進(jìn)行相互協(xié)調(diào)，共同完成僅僅的科研任務(wù)。在這里，我們使用信用分的概念，在每一個(gè)職能單位中都會(huì)有一個(gè)基礎(chǔ)分，在完成不同性質(zhì)的任務(wù)的時(shí)候，每一個(gè)智能單位都會(huì)進(jìn)行加分，反之，如果沒有完成則進(jìn)行相應(yīng)的減分，同時(shí)在考核環(huán)節(jié)中，按照科研部門領(lǐng)導(dǎo)10%，一線教師70%，職能單位領(lǐng)導(dǎo)10%，其他非科研部門職能單位領(lǐng)導(dǎo)10%這樣的權(quán)限進(jìn)行每一個(gè)管理人員進(jìn)行考核。

2.2.3? 改革科研管理人員模式

將二級(jí)分院中的科研管理人員與科研部門中的各個(gè)職能單位的人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這是由于學(xué)校科研部門中的很多任務(wù)其實(shí)與下面的二級(jí)分院中人員具有很大的關(guān)系，通過這樣的扁平化管理來提高工作效率，每一年根據(jù)職能單位的人員和二級(jí)分院人員之間的科研任務(wù)成果進(jìn)行績(jī)效考核，即分院的二級(jí)科研管理人員也能參與學(xué)?？蒲泄芾碇械目?jī)效考核，重點(diǎn)獎(jiǎng)勵(lì)完成效率高，任務(wù)返回率低的“先進(jìn)搭檔”，鼓勵(lì)形成一種“人人都要為科研管理做貢獻(xiàn)”的氛圍，讓每一個(gè)科研管理部門的科研人員都有崗位獲得自豪感，從工作中獲得成就。

2.2.4? 加強(qiáng)人才梯度建設(shè)

學(xué)校應(yīng)該從政策待遇，人才培養(yǎng)方面對(duì)科研管理部門人員進(jìn)行更多的關(guān)心，促使他們?nèi)娜獾貫榭蒲泄ぷ鬟M(jìn)行服務(wù)，同時(shí)需要提供大量的培訓(xùn)結(jié)構(gòu)對(duì)于科研管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使之他們能夠快速地掌握和學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)。

2.3? 實(shí)踐效果

圖2表示了作者所在單位的科研管理的扁平化管理中的一個(gè)內(nèi)容，從圖中發(fā)現(xiàn)這是科研處內(nèi)部關(guān)于內(nèi)部文件的管理方法，通過這樣的扁平化的管理方法能夠使得科研處領(lǐng)導(dǎo)、職能部門的領(lǐng)導(dǎo)和一線教師采用信息化的方法十分的方便快捷，避免了以前那種需要請(qǐng)示，報(bào)批的方式獲得，大大地提高了工作效率。在進(jìn)行有關(guān)科研處開展扁平化管理的調(diào)查研究中，我們發(fā)放了200份調(diào)查問卷，其中收回問卷180份，有效問卷163份，其中89%的老師認(rèn)為采用了扁平化的管理方法后能夠具有較好的效果，大大地提升了管理的效率;78%的老師任務(wù)扁平化的管理提高了科研任務(wù)的溝通效率;85%的職能部門工作人員提升了他們的工作效率。

3? 結(jié)? 論

高職院校的科研處進(jìn)行的扁平化管理能夠優(yōu)化現(xiàn)有的科研管理工作的總體架構(gòu)，一定程度上能夠消除等級(jí)管理的觀念，加強(qiáng)水平溝通，調(diào)動(dòng)了職能工作人員的工作熱情，提高了工作效率，方便了信息的查詢，減輕了管理人員煩瑣的事務(wù)性負(fù)擔(dān)，提高了工作效率。

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作者簡(jiǎn)介：陳吉瑜（1985.03—），女，漢族，浙江紹興人，教師，助理研究員，碩士，研究方向：科研管理、教育管理。