協(xié)同辦公系統(tǒng)在某軍工企業(yè)的設(shè)計與應(yīng)用

李曼 石曉峰 王丁一 葛靖青

摘? 要：針對軍工企業(yè)辦公精細(xì)化管理及信息保密安全的需求，文章提出了某軍工企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用，通過在涉密網(wǎng)絡(luò)中構(gòu)建具備統(tǒng)一門戶、公文管理、合同管理、業(yè)務(wù)審批等功能的協(xié)同辦公系統(tǒng)，與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成共享，安全可控地處理信息與共享資源，促進(jìn)了信息流轉(zhuǎn)網(wǎng)絡(luò)化、工作流程自動化、辦公審批快捷化、決策執(zhí)行科學(xué)化，提高了辦公效率，積極推動了企業(yè)的精細(xì)化、信息化管理的高質(zhì)量發(fā)展，為軍工企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：協(xié)同辦公系統(tǒng);流程;信息共享;網(wǎng)絡(luò)安全

中圖分類號：TP39? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：2096-4706（2022）01-0132-04

Abstract： According to the office requirements of fine management and information confidentiality security in military industry enterprises， this paper puts forward the design and application of a collaborative office system in a military industry enterprise. Through the construction of a collaborative office system with the functions of unified portal， document management， contract management and business approval in the classified network， it integrates and shares with the business system， safely and controllably processes information and shared resources， promotes the networking of information flow， automation of workflow， shortcut of office approval and scientific decision-making implementation， improves office efficiency， and actively promotes high-quality development of the fine and informatization management of enterprises， it provides reference for the construction of military enterprise collaborative office system.

Keywords： collaborative office system; process; information sharing; network security

0? 引? 言

隨著武器裝備市場競爭的日益加劇和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，軍工各企業(yè)緊抓潮流，加速推進(jìn)著自身的信息化建設(shè)。通過高新技術(shù)手段結(jié)合信息化思想提高企業(yè)辦公及管理效率，保證信息處理的安全可靠，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理流程化、資源信息化、決策科學(xué)化，進(jìn)而增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力，已成為軍工各企業(yè)當(dāng)下信息化建設(shè)的重中之重。

協(xié)同辦公系統(tǒng)是一種將現(xiàn)代辦公思想與計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化手段集成在一起的新型辦公方式，旨在構(gòu)建業(yè)務(wù)管理等工作自動化、網(wǎng)絡(luò)化、無紙化的協(xié)同辦公環(huán)境。協(xié)同辦公系統(tǒng)是企業(yè)為加強(qiáng)精細(xì)化管理、高精準(zhǔn)辦公而進(jìn)行重點(diǎn)建設(shè)的應(yīng)用系統(tǒng)，承擔(dān)著企業(yè)日常辦公、業(yè)務(wù)審批、公文收發(fā)、系統(tǒng)管理等功能。本文將重點(diǎn)介紹某軍工企業(yè)符合保密測評要求的協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計、開發(fā)并應(yīng)用。

1? 建設(shè)目標(biāo)

按照軍工企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)保密要求，構(gòu)建符合保密測評要求的協(xié)同辦公系統(tǒng)，確保該系統(tǒng)能夠在涉密網(wǎng)絡(luò)中運(yùn)行的安全可靠;能夠?yàn)槠髽I(yè)辦公提供綜合、全面、個性化的信息服務(wù)，提高辦公效率，促進(jìn)全價值鏈體系化精益管理;能夠?qū)崿F(xiàn)資源信息化、決策科學(xué)化、責(zé)任明確化，保障決策的有效落實(shí)。通過建設(shè)“橫向協(xié)同、縱向管控、廣度拓展、深度集成、安全可靠”的“無紙化”辦公平臺，為軍工企業(yè)進(jìn)行決策分析、管理統(tǒng)籌、業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)、知識積累等提供有力支撐。

2? 系統(tǒng)總體設(shè)計

2.1? 系統(tǒng)體系架構(gòu)

某軍工企業(yè)的協(xié)同辦公系統(tǒng)基于B/S（Browser/Server）模式，通過 “Win+Nginx+MySQL+PHP”進(jìn)行開發(fā)部署。系統(tǒng)體系架構(gòu)分為五個層級，分別是展示層、應(yīng)用管理層、應(yīng)用支撐層、平臺支撐層、基礎(chǔ)層。系統(tǒng)體系架構(gòu)如圖1所示。

2.2? 系統(tǒng)模塊設(shè)計

2.2.1? 統(tǒng)一門戶平臺

建立涉密內(nèi)網(wǎng)的統(tǒng)一共享門戶，滿足企業(yè)內(nèi)應(yīng)用系統(tǒng)的便捷使用以及資源信息的綜合展示，形成統(tǒng)一的管理和業(yè)務(wù)處理入口。

根據(jù)用戶的角色與崗位不同，滿足個性化的辦工桌面，提高用戶的平臺體驗(yàn)感。

2.2.2? 協(xié)同辦公平臺

結(jié)合軍工企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度，建設(shè)功能完善、高效運(yùn)行的協(xié)同辦公平臺，實(shí)現(xiàn)公文、行政、業(yè)務(wù)、資產(chǎn)、合同、車輛、家具等流程的線上流轉(zhuǎn)與審批;結(jié)合信息采集、數(shù)據(jù)分析、智能推送、分類統(tǒng)計等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對各流程進(jìn)行全方位的監(jiān)控、查詢、委派、反饋等管理，確保各項(xiàng)決策和業(yè)務(wù)能夠快速、有效的執(zhí)行，進(jìn)而達(dá)到辦公標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、信息化。

2.2.3? 集成共享平臺

建立企業(yè)內(nèi)部管理與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成平臺，為管理與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通、消除信息孤島奠定基礎(chǔ)，同時為達(dá)成系統(tǒng)內(nèi)操作用戶、組織機(jī)構(gòu)等信息同步，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，提供集成性的統(tǒng)一登錄入口。

2.2.4? 保密安全平臺

建設(shè)符合涉密信息系統(tǒng)保密安全要求的配套的保密安全平臺，通過配備密級標(biāo)識、三員管理、身份鑒別、數(shù)據(jù)加密、訪問控制、應(yīng)用審計等方式強(qiáng)化安保策略并提升防護(hù)能力。

3? 協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用

該協(xié)同辦公系統(tǒng)在某軍工企業(yè)的涉密網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中已完成部署、運(yùn)行平穩(wěn)，并通過相關(guān)權(quán)威部門對系統(tǒng)的安全保密測評。

3.1? 統(tǒng)一門戶

統(tǒng)一門戶能夠進(jìn)行企業(yè)內(nèi)信息查閱與工作辦理，涵蓋了綜合信息門戶、領(lǐng)導(dǎo)門戶和員工門戶三個部分。綜合信息門戶提供了新聞動態(tài)、公告通知、黨群工作、規(guī)章制度、廉政建設(shè)、企業(yè)文化、科技前沿等集中展示平臺，便于資源交互、共享與管理;完成與安全郵件、PDM系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄;提供科技參考文獻(xiàn)、資料標(biāo)準(zhǔn)等快捷入口。領(lǐng)導(dǎo)門戶和員工門戶提供了公文收發(fā)、業(yè)務(wù)審批、行政辦公、合同管理、督查督辦、在崗狀態(tài)等的統(tǒng)一入口及展示，利于高效便捷的個性化辦公。

3.2? 公文管理

公文管理實(shí)現(xiàn)了公文收發(fā)、簽批、辦理、跟蹤、預(yù)歸檔等全流程管理，配備了電子簽章、套紅蓋章、公文查詢、公文監(jiān)控、密級控制、權(quán)限控制、公文委托等功能，保證了公文的實(shí)效性、安全性及保密性，便于公文的共享和交流。為了提高辦公效率，加強(qiáng)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的管控執(zhí)行力度，系統(tǒng)配備了公文辦理跟蹤功能，在公文批示環(huán)節(jié)可進(jìn)行選擇開啟跟蹤辦理，系統(tǒng)能夠?qū)α鞒痰娜蝿?wù)下發(fā)、審批意見及結(jié)果反饋進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控與跟蹤。

3.3? 督查督辦

系統(tǒng)的督查督辦功能實(shí)現(xiàn)了對上級任務(wù)、會議決議、領(lǐng)導(dǎo)批示等督辦事項(xiàng)的立項(xiàng)、辦理、辦結(jié)等過程的管理和監(jiān)督，能針對督辦事項(xiàng)提供監(jiān)管與考核，并對年度督辦事項(xiàng)各部門的執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，確保督辦事項(xiàng)能夠得到堅決有效的貫徹與落實(shí)。

3.4? 業(yè)務(wù)審批

系統(tǒng)基于業(yè)務(wù)流程管控制度，建立了統(tǒng)一的工作流程管理平臺，通過自定義的表單模板、圖形化的工作流及權(quán)限管控的分類管理，實(shí)現(xiàn)了合同審批、固定資產(chǎn)、車輛家具、綜合辦公等共73項(xiàng)業(yè)務(wù)流，支持表單打印和下載功能，可實(shí)現(xiàn)跨場所、跨部門的即時溝通，構(gòu)筑了協(xié)同工作環(huán)境，加強(qiáng)了管理的規(guī)范性和透明性。以員工培訓(xùn)計劃審批流程為示例，如圖2所示。

3.5? 合同管理

合同管理包含供應(yīng)商管理、合作商管理、合同評審、合同審批等模塊，實(shí)現(xiàn)了在線查詢、執(zhí)行、變更、歸檔、預(yù)警、用章等功能，提高了合同流轉(zhuǎn)的辦理效率與合同履行的監(jiān)管力度。同時，為合同辦理人員、財務(wù)人員、管理人員進(jìn)行合同待辦工作的實(shí)時提醒，以保障合同執(zhí)行可控，能夠?qū)挝?、部門合同等進(jìn)行分類統(tǒng)計，及時為領(lǐng)導(dǎo)決策和運(yùn)行維護(hù)提供必要的數(shù)據(jù)支撐。

3.6? 固定資產(chǎn)管理

固定資產(chǎn)管理為企業(yè)內(nèi)設(shè)備儀器從申購計劃、購置匯總、驗(yàn)收入庫、領(lǐng)用、調(diào)配調(diào)撥、維修/維保、維修/維保驗(yàn)收、封存、啟用、退庫、報廢等業(yè)務(wù)審批流程操作進(jìn)行管理，提供實(shí)時管理、監(jiān)控及統(tǒng)計等功能，實(shí)現(xiàn)企業(yè)固定資產(chǎn)臺賬的全周期管控。

3.7? 辦公家具管理

辦公家具管理是對企業(yè)內(nèi)辦公家具從申請、申請匯總、入庫、領(lǐng)用、調(diào)撥、報廢等業(yè)務(wù)審批流程操作進(jìn)行管理，從而實(shí)現(xiàn)辦公家具臺賬的全周期管控。

3.8? 資源共享平臺

資源共享平臺支撐了企業(yè)規(guī)章制度、管理規(guī)定、學(xué)習(xí)材料和共享文件等內(nèi)容展示。其中，共享文件柜能夠支持企業(yè)級、部門級的共享管理。系統(tǒng)通過對文件的上傳、編輯、查看、流向等權(quán)限進(jìn)行控制，打造安全可靠的辦公協(xié)同環(huán)境。

3.9? 綜合辦公平臺

為了提高日常辦公的效率，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了公告通知、新聞管理、規(guī)章制度、會議管理、車輛管理、個人日程安排、領(lǐng)導(dǎo)去向等功能。

3.10? 集成接口

協(xié)同辦公系統(tǒng)與身份認(rèn)證系統(tǒng)、安全郵件系統(tǒng)、PDM系統(tǒng)等集成，實(shí)現(xiàn)了單點(diǎn)登錄;與ntko控件集成，可支持用戶在線編輯和文件閱讀;與Websign簽章集成，實(shí)現(xiàn)了審批單中帶入電子簽名。

3.11? 系統(tǒng)安全管理

系統(tǒng)按照涉密信息系統(tǒng)BMB17-2006、BMB22-2007等有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，配備了密級標(biāo)識、流向控制、三員管理、身份鑒別、安全設(shè)計、權(quán)限管理、日志管理等功能，確保涉密信息處理的可靠性、保密性與安全性。該系統(tǒng)的安全設(shè)置界面，如圖3所示。

（1）密級標(biāo)識。系統(tǒng)對密級標(biāo)識的生成、提取、基于密級標(biāo)識的涉密信息管理等進(jìn)行有效管控。

（2）密級流向控制。對用戶進(jìn)行密級劃分，信息主體的密級須與用戶主體的密級相一致。目前，系統(tǒng)已為工作流、公文、文件柜、三員管理、文件加密、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等統(tǒng)一進(jìn)行了密級控制，在流程流轉(zhuǎn)中，不允許出現(xiàn)高密低傳或低密級用戶訪問超出知悉范圍涉密信息的情況。

（3）三員管理。系統(tǒng)具備完善的三員管理功能。系統(tǒng)管理員、安全管理員、審計員三員相互獨(dú)立、相互制約;明確三員職責(zé)及權(quán)限，可有效加強(qiáng)系統(tǒng)保密管理。

（4）身份鑒別。通過“硬件密鑰+個人識別碼+口令+用戶名”相結(jié)合的方式對訪問用戶的身份信息進(jìn)行核實(shí)，根據(jù)不同用戶密級，采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施，避免非法用戶接入訪問涉密信息。

（5）安全審計。系統(tǒng)能夠?qū)τ脩舻卿?、?quán)限、公文管理、業(yè)務(wù)流程審批、日常數(shù)據(jù)處理等進(jìn)行詳細(xì)審計并記錄分析。

（6）權(quán)限管理。系統(tǒng)分為一般用戶和管理用戶。用戶的訪問范圍均依據(jù)其歸屬權(quán)限進(jìn)行界定，不允許越權(quán)操作。

（7）日志管理：具備完善的日志體系，完整記錄系統(tǒng)使用痕跡，規(guī)避潛在泄密風(fēng)險。該模塊涵蓋了登錄日志（系統(tǒng)、業(yè)務(wù)）、系統(tǒng)維護(hù)日志、系統(tǒng)異常日志、賬號安全日志、業(yè)務(wù)安全日志、管理員操作日志等。

4? 系統(tǒng)應(yīng)用效果

該協(xié)同辦公系統(tǒng)在某軍工企業(yè)自上線以來，運(yùn)行平穩(wěn)，完成了3 000多條收發(fā)文管理，28項(xiàng)規(guī)章制度、300多項(xiàng)共享信息發(fā)布，73項(xiàng)業(yè)務(wù)審批流程，達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)并取得了良好的效果。

4.1? 降低辦公成本并提升辦公效率

系統(tǒng)上線以來，有效推動了企業(yè)“無紙化”辦公。通過在線審簽和流轉(zhuǎn)公文，縮減了辦公成本;打破了跨部門、跨組織的溝通協(xié)調(diào)“瓶頸”，提高了協(xié)同辦公效率，解決了公文傳遞慢、信息不及時、不同步、辦理情況不易跟蹤和辦理意見不易查閱等難題，切實(shí)地提高了辦公效率。

4.2? 業(yè)務(wù)流程規(guī)且范審批公開透明

按照企業(yè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了多種業(yè)務(wù)流程的電子化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可視化，有利于對業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)進(jìn)行量化管理和控制，審批辦理明晰、方便、快捷，實(shí)現(xiàn)了“一趟都不用跑”;同時，能夠?qū)⒇?zé)任落實(shí)到人，便于協(xié)調(diào)溝通，利于業(yè)務(wù)開展，避免推諉、不作為等現(xiàn)象的發(fā)生，提高了工作效率，增強(qiáng)了管理的透明性和高效性。

4.3? 實(shí)現(xiàn)共享利用并提供決策支持

系統(tǒng)中綜合信息門戶實(shí)現(xiàn)了規(guī)章制度、科技信息、公告資源等資源整合及信息共享，與應(yīng)用系統(tǒng)的集成互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，為科研、辦公管理工作提供便利;通過個性化門戶實(shí)現(xiàn)了對不同權(quán)限用戶的督促、提醒、統(tǒng)計與監(jiān)控等，為領(lǐng)導(dǎo)和運(yùn)維管理提供準(zhǔn)確、實(shí)時的決策支持和數(shù)據(jù)支撐。

4.4? 信息管理可控且運(yùn)行安全可靠

系統(tǒng)有效解決了各類信息密級流向控制的問題，確保了在涉密網(wǎng)絡(luò)中處理和管理信息的安全可控，滿足了企業(yè)不同部門、人員、權(quán)限的應(yīng)用需求和業(yè)務(wù)需求，保證系統(tǒng)穩(wěn)定、安全、可靠。

5? 結(jié)? 論

本文介紹了某軍工企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用，系統(tǒng)基于該企業(yè)辦公、科研管理及涉密信息系統(tǒng)建設(shè)的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)資源整合與平臺共享，達(dá)到了信息流轉(zhuǎn)網(wǎng)絡(luò)化、工作流程自動化、辦公審批快捷化、決策執(zhí)行科學(xué)化，并能夠做到實(shí)時動態(tài)管控，積極推動了軍工企業(yè)的精細(xì)化、信息化管理的高質(zhì)量、高水平發(fā)展，切實(shí)增強(qiáng)了企業(yè)的核心競爭力。

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作者簡介：李曼（1991.08—），女，漢族，陜西寶雞人，工程師，碩士研究生，研究方向：信息化研究及管理。