醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員“兩歷”檔案管理

崔瑜 曹冬梅 馬佳 崔彤彤

摘要：根據(jù)干部人事檔案專項(xiàng)審核全覆蓋工作要求，需對(duì)醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員人事檔案進(jìn)行“三齡兩歷”審核。其中，“兩歷”檔案是人事檔案的重要組成部分，記錄了工作人員的成長(zhǎng)路徑。該文將人事檔案審核實(shí)踐工作中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行梳理分析，并從個(gè)人、學(xué)校以及用人單位三個(gè)方面提出有針對(duì)性的建議，為醫(yī)院人事檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案 檔案審核 檔案管理

《干部人事檔案工作條例》自頒布以來(lái)，有力地推動(dòng)了干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。我國(guó)自2019年11月起開(kāi)展干部人事檔案專項(xiàng)審核全覆蓋工作，對(duì)醫(yī)院副高級(jí)以上職稱衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員人事檔案進(jìn)行審核。作為體現(xiàn)學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷的“兩歷檔案”，是人事檔案的重要組成部分，兩者相互獨(dú)立又相互結(jié)合。本文通過(guò)對(duì)審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行歸納和總結(jié)，就醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并提出解決路徑和措施。[1]

（一）學(xué)歷學(xué)位檔案

人事檔案中學(xué)歷學(xué)位檔案是個(gè)人學(xué)習(xí)過(guò)程的體現(xiàn)，主要形成組織為學(xué)校，是全面反映學(xué)生在校期間的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績(jī)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)、思想品德等情況的原始記錄。[2]

1.學(xué)歷學(xué)位檔案特點(diǎn)：（1）學(xué)歷層次跨度大，包括中專、大專、本科、碩士、博士等；（2）培養(yǎng)形式多樣，包括統(tǒng)招、定向、委培、夜大、網(wǎng)校、成教、高自考、同等學(xué)力、軍隊(duì)院校、留學(xué)歸國(guó)等；（3）所涉專業(yè)主要是醫(yī)學(xué)院醫(yī)學(xué)類(lèi)相關(guān)專業(yè)，包括臨床醫(yī)學(xué)、基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)、口腔醫(yī)學(xué)、中醫(yī)學(xué)、護(hù)理學(xué)、藥學(xué)等一級(jí)學(xué)科，以及研究生階段醫(yī)學(xué)類(lèi)二級(jí)學(xué)科等。

2.審核要點(diǎn)：（1）全日制中專、大專、本科、碩士研究生和博士研究生等，應(yīng)該包括報(bào)考表、學(xué)生登記表、學(xué)生成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、授予學(xué)位證明等；（2）同等學(xué)力申請(qǐng)碩士、博士須有學(xué)位課程認(rèn)定成績(jī)表和學(xué)位授予材料，醫(yī)學(xué)學(xué)科還需要綜合水平全國(guó)統(tǒng)一考試和外國(guó)語(yǔ)水平成績(jī)合格證等；（3）各類(lèi)成人高等教育或通過(guò)高等教育自學(xué)考試形式取得的學(xué)歷，符合相關(guān)政策規(guī)定予以承認(rèn)；（4）留學(xué)歸國(guó)人員，要審核留學(xué)歸國(guó)人員證明、國(guó)外學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證書(shū)等；（5）借助國(guó)家電子查詢系統(tǒng)對(duì)學(xué)歷和學(xué)位真實(shí)性進(jìn)行查詢。

（二）工作經(jīng)歷檔案

在人事檔案中記錄工作經(jīng)歷的材料主要包括一類(lèi)個(gè)人履歷表材料、三類(lèi)考核鑒定類(lèi)材料、四類(lèi)專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料、九類(lèi)工作任免材料和十類(lèi)其他材料等。

1.工作經(jīng)歷檔案特點(diǎn)：（1）材料較多，包括從參加工作開(kāi)始形成的履歷表、轉(zhuǎn)正定級(jí)表及年度考核表，初級(jí)到高級(jí)職稱的各級(jí)專業(yè)技術(shù)資格考試、評(píng)審、聘任表，醫(yī)護(hù)人員執(zhí)業(yè)資格審核及注冊(cè)表，干部任免表及考察材料，因新入職定級(jí)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、年度考核合格調(diào)整，工資標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整、職稱晉升、職務(wù)發(fā)生變動(dòng)等情況的工資變動(dòng)審批表等；（2）不同歷史時(shí)期要求不一致，如1998年前的醫(yī)師必須有醫(yī)師資格認(rèn)定審批表，而隨著全國(guó)醫(yī)師資格考試的開(kāi)展，相應(yīng)醫(yī)師資格材料被替換成了醫(yī)師資格考試報(bào)名、成績(jī)單、授予審批表等材料，部分初、中級(jí)專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格的取得由評(píng)審改為考試，形成的審批材料也有所不同等。

2.審核要點(diǎn)：一般是先從最新的干部履歷表和干部任免表中大體確定其簡(jiǎn)歷，再反查各類(lèi)相關(guān)材料印證每段經(jīng)歷[3]；再確認(rèn)每段工作經(jīng)歷期間形成的干部履歷表、年度考核表、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、工資審批表、聘用（勞動(dòng)）合同等材料是否齊全，內(nèi)容是否準(zhǔn)確完整，關(guān)聯(lián)性是否合理等。如出現(xiàn)材料缺失或記錄不一致，要根據(jù)履歷材料、考核材料、工資材料等綜合研判其工作經(jīng)歷是否真實(shí)。

（三）注重“兩歷”結(jié)合的審核方法

對(duì)于醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員而言，其學(xué)習(xí)經(jīng)歷往往具有持續(xù)性，如果是本科或碩士畢業(yè)參加工作，伴隨工作技能和專業(yè)技術(shù)知識(shí)更新的需要，他們會(huì)繼續(xù)深造學(xué)習(xí)到博士。因?yàn)樯钤炫囵B(yǎng)方式的多樣性，其工作經(jīng)歷中往往穿插統(tǒng)招、定向、在職等形式的學(xué)習(xí)經(jīng)歷。針對(duì)衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的職業(yè)特點(diǎn)和檔案特點(diǎn)，要想把握好審核要點(diǎn)，確保檔案真實(shí)完整、內(nèi)容規(guī)范、認(rèn)定準(zhǔn)確，在審核過(guò)程中要將學(xué)歷學(xué)位和工作經(jīng)歷中的材料相結(jié)合。當(dāng)對(duì)一段工作經(jīng)歷中穿插的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、培養(yǎng)方式無(wú)法判斷時(shí)，要結(jié)合學(xué)習(xí)期間是否產(chǎn)生工作經(jīng)歷材料，如年度考核表、工資變動(dòng)審批表等進(jìn)行綜合研判。

此次人事檔案專項(xiàng)審核全覆蓋工作進(jìn)一步明確了人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，再一次強(qiáng)調(diào)了人事檔案管理工作的要求，為今后人事檔案管理工作指明了方向。我們需認(rèn)真對(duì)待審核暴露出的以下突出問(wèn)題，以便進(jìn)一步完善今后的檔案管理工作。

（一）學(xué)歷學(xué)位審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

1.個(gè)人信息填寫(xiě)不準(zhǔn)確。（1）把個(gè)人培訓(xùn)經(jīng)歷填寫(xiě)為學(xué)歷，把在職學(xué)歷填寫(xiě)為全日制學(xué)歷，把無(wú)學(xué)歷有學(xué)位填寫(xiě)成有學(xué)歷有學(xué)位，把培養(yǎng)方式定向填寫(xiě)成統(tǒng)招等。（2）刻意隱瞞過(guò)往經(jīng)歷。如高考志愿表要填寫(xiě)是應(yīng)屆或往屆考生，個(gè)人在后期填寫(xiě)履歷時(shí)，為了避免體現(xiàn)高考曾經(jīng)復(fù)讀，會(huì)將入小學(xué)時(shí)間往后順延。對(duì)于初學(xué)歷是中?；蛘叽髮５?，在后期填寫(xiě)履歷時(shí)，選擇直接從本科開(kāi)始填寫(xiě)，不再填寫(xiě)原始學(xué)歷等。

2.材料缺失情況較多。（1）關(guān)鍵性材料缺失，如畢業(yè)生登記表、授予碩士或博士學(xué)位證明等；（2）其他材料缺失，如學(xué)生登記表、授予學(xué)士學(xué)位證明；（3）中間整段學(xué)習(xí)經(jīng)歷材料缺失，如有本科和博士材料，缺失碩士階段全部材料。

3.同一院校在不同歷史階段形成的材料越來(lái)越簡(jiǎn)化。隨著報(bào)考等事宜通過(guò)網(wǎng)絡(luò)申報(bào)，形成“線上”材料，只在電子系統(tǒng)內(nèi)留存不再歸檔，有部分院校歸檔材料中不再出現(xiàn)考試報(bào)名表、博士專家推薦書(shū)及入學(xué)填寫(xiě)的學(xué)生登記表等。

（二）工作經(jīng)歷審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

1.信息填寫(xiě)不準(zhǔn)確。（1）個(gè)人填寫(xiě)的干部履歷表、年度考核表等，填寫(xiě)信息前后不一致；（2）組織形成的工資審批表出現(xiàn)內(nèi)容缺項(xiàng)、填寫(xiě)錯(cuò)誤等；（3）干部任免表上任免信息前后不一致，填寫(xiě)干部簡(jiǎn)歷不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)取?/p>

2.記錄工作經(jīng)歷的材料缺失。（1）部分缺少原單位工作期間的干部履歷表、轉(zhuǎn)正定級(jí)表；（2）部分缺少年度考核表但有連續(xù)工資變動(dòng)審批表；（3）年度考核合格卻無(wú)工資變動(dòng)審批表或工資調(diào)整金額不連貫等；（4）干部任免審批表及考察材料不全，出現(xiàn)有任無(wú)免、有免無(wú)任現(xiàn)象，無(wú)法判定其干部任職起始時(shí)間等；（5）簽訂聘用（勞動(dòng)）合同單位與繳納社會(huì)保險(xiǎn)單位不一致，通過(guò)掛靠用人單位或個(gè)人繳納社會(huì)保險(xiǎn)，無(wú)法判斷其實(shí)際工作經(jīng)歷等。

（三）“兩歷”結(jié)合審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

學(xué)習(xí)經(jīng)歷和工作經(jīng)歷相結(jié)合，出現(xiàn)信息前后記載不一致情況。例如：（1）就業(yè)報(bào)到證寫(xiě)培養(yǎng)方式為統(tǒng)招，但是學(xué)習(xí)期間形成年度考核表及工資變動(dòng)表等；（2）在職攻讀碩士研究生報(bào)考和錄取為“定向、委培研究生”，但畢業(yè)時(shí)發(fā)放就業(yè)報(bào)到證上培養(yǎng)方式寫(xiě)為統(tǒng)招等；（3）定向委托培養(yǎng)的研究生學(xué)習(xí)期間無(wú)年度考核表和工資變動(dòng)表等；（4）本科畢業(yè)工作一年后報(bào)考碩士研究生，在報(bào)名表上有用人單位審核蓋章，但無(wú)此單位其他工作經(jīng)歷材料，無(wú)法判斷其是否實(shí)際參加工作等。

此次人事檔案專項(xiàng)審核全覆蓋工作，讓個(gè)人、學(xué)校以及用人單位對(duì)人事檔案管理有了全面的認(rèn)識(shí)，對(duì)各方的職責(zé)義務(wù)也有了進(jìn)一步的明確。

（一）對(duì)個(gè)人建議

1.增強(qiáng)個(gè)人對(duì)人事檔案重要性的意識(shí)。人事檔案是反映個(gè)人情況的重要信息載體，是以學(xué)生時(shí)代為起點(diǎn)，經(jīng)歷工作階段到個(gè)人退休，全面記錄個(gè)人成才成長(zhǎng)過(guò)程；是各級(jí)組織了解個(gè)人情況的重要途徑，是辦理社會(huì)保險(xiǎn)、記錄工作年限、工資待遇等的重要依據(jù)。[4]

2.需要個(gè)人填寫(xiě)的材料要如實(shí)準(zhǔn)確填寫(xiě)，如干部履歷表、考試報(bào)名表、年度考核表等材料都是先由個(gè)人填寫(xiě)，再由組織進(jìn)行審核確認(rèn)。個(gè)人不能因?yàn)樵谝獬鯇W(xué)歷低或原工作單位過(guò)于基層，就通過(guò)前后拼湊時(shí)間、“化零為整”整合工作單位等情形進(jìn)行填寫(xiě)。按要求填寫(xiě)家庭成員信息的，不能因以個(gè)人隱私或者嫌麻煩為由，不填寫(xiě)或者選擇性填寫(xiě)等。

（二）對(duì)學(xué)校建議

1.要明確學(xué)歷學(xué)位材料是個(gè)人檔案的一部分，會(huì)成為學(xué)生進(jìn)入用人單位后形成的人事檔案材料的重要組成部分。中學(xué)、高等學(xué)校應(yīng)明確并統(tǒng)一學(xué)生類(lèi)檔案材料的歸檔范圍和目錄。

2.加強(qiáng)在校期間學(xué)籍檔案管理，最大限度保證在本校學(xué)習(xí)期間檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)學(xué)校要對(duì)轉(zhuǎn)入學(xué)校的人事檔案進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)材料缺失要及時(shí)提醒個(gè)人，在較短的時(shí)間范圍內(nèi)進(jìn)行材料追補(bǔ)，避免把人事檔案管理壓力完全傳導(dǎo)給用人單位和個(gè)人；要避免因重名或失誤等原因在材料歸檔時(shí)“張冠李戴”等；要避免統(tǒng)招、定向等培養(yǎng)方式前后記載不一致等。

（三）對(duì)用人單位人事檔案管理部門(mén)建議

1.制定并完善人事檔案工作制度，始終把《干部人事檔案管理?xiàng)l例》作為人事檔案工作的基本遵循，制定并完善檔案的建立、接收、保管、轉(zhuǎn)遞、利用、審核等方面的工作流程。[5]

2.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案全過(guò)程管理。（1）檔案轉(zhuǎn)入時(shí)期。醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)完成人事檔案審核，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，為入職后的人事檔案管理奠定良好基礎(chǔ)。（2）檔案在工作單位管理時(shí)期。在本單位形成的工作經(jīng)歷檔案，一部分由人事部門(mén)形成，包括干部履歷表、年度考核表、工資變動(dòng)審批表和專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格及聘任材料等；另一部分由其他業(yè)務(wù)主管部門(mén)形成，如醫(yī)護(hù)人員執(zhí)業(yè)資格、黨團(tuán)材料、干部任免及考察材料，繼續(xù)教育取得學(xué)歷學(xué)位材料、獎(jiǎng)勵(lì)和處分材料等。醫(yī)院要加強(qiáng)人事部門(mén)各崗位及各材料形成部門(mén)的聯(lián)系，積極收集各方面材料，充實(shí)檔案內(nèi)容；對(duì)收集起來(lái)的人事檔案材料認(rèn)真核查，及時(shí)歸入個(gè)人檔案，保證歸檔準(zhǔn)確；及時(shí)維護(hù)、更新人事檔案及人力資源管理電子信息系統(tǒng)。（3）檔案準(zhǔn)備轉(zhuǎn)出時(shí)期，對(duì)調(diào)出的人事檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、整理、裝訂，及時(shí)轉(zhuǎn)給新的干部檔案主管部門(mén)，要保證目錄準(zhǔn)確，確保在本單位管理范圍內(nèi)形成的人事檔案材料完整準(zhǔn)確。

3.人事檔案管理工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，需要檔案工作人員熟悉醫(yī)院人力資源工作，熟悉衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員在學(xué)習(xí)、工作中的成長(zhǎng)軌跡；具備相應(yīng)的專業(yè)背景、業(yè)務(wù)能力和穩(wěn)定的工作周期；精準(zhǔn)掌握人事檔案管理的各項(xiàng)政策、規(guī)定，也需要具備通過(guò)分析復(fù)雜檔案材料，做出客觀、準(zhǔn)確、權(quán)威評(píng)估評(píng)價(jià)的能力，從而進(jìn)一步為人事檔案管理和人力資源管理工作提供可靠的依據(jù)。

人事檔案在人力資源工作中發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)保障作用。醫(yī)院要建立起衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員人事檔案管理機(jī)制，將人事檔案信息作為醫(yī)院人才選拔、人才培養(yǎng)、人員配置等管理及決策的必要參考。在醫(yī)療改革的新形勢(shì)下，醫(yī)院要積極采取有效措施強(qiáng)化和完善人事檔案管理工作，通過(guò)多種途徑提升人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的應(yīng)用價(jià)值，從而為醫(yī)院的更好發(fā)展提供有力的人才支撐，為健康中國(guó)戰(zhàn)略提供有力的人力資源保障。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]郭萍，朱華炳.基于人事檔案審核視角的工作經(jīng)歷檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2020（12）：95-97.

[2]趙維超，王雪荻.從干部人事檔案審核反思高校學(xué)生類(lèi)檔案的管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（2）：184-185.

[3]刁美文.強(qiáng)化檔案審核工作提升干部人事檔案管理水平[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2015（16）：122-124.

[4]宋平.淺析高校畢業(yè)生人事檔案的知情權(quán)[J].北京檔案，2011（4）：44-45.

[5]張憲，張晗，張文萍.健全制度標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng)新方式方法全面提升干部人事檔案工作質(zhì)量[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2019（17）：132-133.

作者單位：首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京同仁醫(yī)院