《產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（DA/T 88—2021）的主要內(nèi)容述評及思考

魏歌

摘要：《產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（DA/T 88—2021）為企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理提供了方法和指南，其頒布實施完善了我國專業(yè)領(lǐng)域電子檔案標(biāo)準(zhǔn)體系。在明確該標(biāo)準(zhǔn)主要特點與現(xiàn)實意義的基礎(chǔ)上，通過對標(biāo)準(zhǔn)主要內(nèi)容的介紹與分析，提出了術(shù)語使用的規(guī)范性有待提升、部分內(nèi)容有待完善和細(xì)化等建議。

關(guān)鍵詞：產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng) 電子文件歸檔 電子檔案管理

Abstract：The Specification for product data？ management（PDM） system electronic documents archiving and electronic records management（DA/ T 88—2021）provides methods and guidelines for the electronic documents archiving and electronic records management of the enterprise PDM sys？ tem， and its promulgation and implementation im？ prove the standard system of electronic archives in professional field. On the basis of clarifying the main characteristics and practical significance of the standard， through the introduction and analysis of the main content of the standard， suggestions such as the normative use of terminology need to be improved and some content need to be im？ proved and refined are proposed.

Keywords：productdatamanagement（PDM） system；electronic documents archiving；electronic records management

作為企業(yè)核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)（全文簡稱“PDM系統(tǒng)”）通過對產(chǎn)品相關(guān)的數(shù)據(jù)和過程進(jìn)行集成化管理，有助于促進(jìn)企業(yè)信息的集成和共享，縮短產(chǎn)品研發(fā)及生產(chǎn)制造周期，并實現(xiàn)全生命周期的產(chǎn)品質(zhì)量管控。PDM系統(tǒng)中形成的電子文件是企業(yè)重要信息資源，對其進(jìn)行及時歸檔和科學(xué)管理將有助于留存企業(yè)核心資產(chǎn)，增強企業(yè)競爭優(yōu)勢，為企業(yè)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供堅實數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。為進(jìn)一步規(guī)范PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理，推動檔案信息化更好地服務(wù)于重點行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展[1]，2021年5月26日，國家檔案局發(fā)布《產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（DA/T 88—2021）（以下簡稱《規(guī)范》）?！兑?guī)范》的發(fā)布為PDM系統(tǒng)形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理提供了方法和參考。為更好地學(xué)習(xí)和理解《規(guī)范》的各項條款和要求，本文分析了《規(guī)范》的主要特點及意義，對《規(guī)范》的主要結(jié)構(gòu)和重點內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)介紹和解讀，并提出了進(jìn)一步改進(jìn)的建議。

（一）適用范圍較為明確

《規(guī)范》在“1范圍”中明確提出“本文件適用于企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)形成的電子文件和歸檔后電子檔案管理工作”。這表明：其一，《規(guī)范》適用的組織機構(gòu)類型為企業(yè)而不是事業(yè)單位或社會組織?！兑?guī)范》更多地立足于企業(yè)發(fā)展的視角，內(nèi)容更符合企業(yè)實踐，對企業(yè)的指導(dǎo)意義更強。其二，《規(guī)范》適用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)類型為PDM系統(tǒng)。作為我國專業(yè)領(lǐng)域的電子檔案標(biāo)準(zhǔn)，《規(guī)范》著眼于企業(yè)PDM系統(tǒng)本身的特點，明確了電子文件歸檔的相關(guān)要求。《規(guī)范》在借鑒與參照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/ T 18894—2016）核心思想和通用性要求的基礎(chǔ)上，充分把握PDM系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的差異，制定相關(guān)條款，使適用范圍更加明確，針對性和指導(dǎo)意義更強。例如，《規(guī)范》指出PDM系統(tǒng)電子文件歸檔范圍以設(shè)計類電子文件為主，與設(shè)計相關(guān)聯(lián)的項目管理類電子文件、試驗類電子文件等應(yīng)同時歸檔；針對PDM系統(tǒng)本身所具有的文件格式多樣、結(jié)構(gòu)復(fù)雜等特點，《規(guī)范》明確了二維圖樣、三維數(shù)模電子文件的歸檔格式，并在附錄部分補充了PDM系統(tǒng)電子檔案的增設(shè)元數(shù)據(jù)類型。

（二）內(nèi)容完備性好

《規(guī)范》詳細(xì)描述了PDM系統(tǒng)形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理的方法，從頂層設(shè)計、組織保障、業(yè)務(wù)保障等不同方面提出歸檔管理要求。首先，《規(guī)范》從頂層規(guī)劃層面對企業(yè)開展PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理的總體要求和工作流程進(jìn)行了說明和梳理。其次，通過明確各歸檔參與主體——PDM系統(tǒng)主管部門、檔案部門、信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門等的職責(zé)，《規(guī)范》為各部門各司其職，相互配合推進(jìn)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理提供了良好的組織保障。最后，《規(guī)范》不僅對電子文件歸檔要求、捕獲、分類、立卷、檢測接收、歸檔接口功能與建設(shè)等方面予以詳細(xì)規(guī)定，而且也對電子檔案的整理、存儲、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定處置等全流程業(yè)務(wù)提出了具體的要求。此外，《規(guī)范》還以附錄的形式補充了PDM系統(tǒng)電子檔案的元數(shù)據(jù)類型、不同類型電子文件的歸檔范圍與保管期限表、電子檔案分類表、電子檔案“四性”檢測方案等。

（三）條款具有可操作性

作為指導(dǎo)企業(yè)開展PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和指南，《規(guī)范》對相關(guān)業(yè)務(wù)提出了明確可行的執(zhí)行要求，具有較強的可操作性。例如，《規(guī)范》對電子文件組件原則、歸檔方式、歸檔周期、不同類型電子文件的歸檔格式要求、立卷規(guī)則等做了詳細(xì)說明，企業(yè)可直接據(jù)此選擇合適的歸檔方式、歸檔時間等，并基于組件原則、歸檔格式要求、立卷規(guī)則等開展歸檔工作。此外，企業(yè)檔案部門可以以《規(guī)范》對PDM系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口功能的詳細(xì)規(guī)定為參考，向技術(shù)部門提報系統(tǒng)功能開發(fā)需求，提升檔案部門與技術(shù)部門的溝通效率。

《規(guī)范》共分為6章30小節(jié)，6個附錄。具體框架結(jié)構(gòu)如表1。附錄A到附錄F包括：PDM系統(tǒng)電子檔案元數(shù)據(jù)、PDM電子文件歸檔范圍與保管期限表、PDM系統(tǒng)電子文件歸檔元數(shù)據(jù)示例、PDM系統(tǒng)電子檔案分類表、PDM系統(tǒng)電子檔案“四性”檢測方案、電子檔案離線存儲載體存儲結(jié)構(gòu)?！兑?guī)范》

（一）“范圍”和“規(guī)范性引用文件”

“1范圍”部分明確提出《規(guī)范》適用于企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理工作?！兑?guī)范》通過描述企業(yè)PDM系統(tǒng)形成的電子文件歸檔和歸檔后電子檔案管理的基本方法，為企業(yè)科學(xué)有序地開展相關(guān)工作提供標(biāo)準(zhǔn)和參考，同時也為檔案主管部門對企業(yè)相關(guān)工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督提供了依據(jù)和模板。

在“2規(guī)范性引用文件”部分，《規(guī)范》明確了術(shù)語和定義、元數(shù)據(jù)屬性描述方法、元數(shù)據(jù)歸檔格式、檔號編制方法、檔案編目、離線存儲載體管理、檔案統(tǒng)計等方面應(yīng)當(dāng)參考的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范。這表明了《規(guī)范》具有繼承性、銜接性與協(xié)調(diào)性的特點。

（二）“術(shù)語和定義”

通過明確術(shù)語和定義，《規(guī)范》能夠確保標(biāo)準(zhǔn)的制定者與執(zhí)行者使用相同的概念范疇，進(jìn)而有助于《規(guī)范》的各項要求更好地被企業(yè)和各主管部門理解和執(zhí)行。《規(guī)范》中的術(shù)語或直接引用之前相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的定義，或在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行修改。此外，還針對性地新增了“產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”“系統(tǒng)顯示名”“計算機文件名”等與企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔相關(guān)的專業(yè)術(shù)語。

（三）“總則”

《規(guī)范》明確提出了企業(yè)開展PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理的總體要求，共包括六點內(nèi)容（具體見表2）。一是定位和整體規(guī)劃層面，《規(guī)范》要求以“資產(chǎn)視角”[2]強化對PDM系統(tǒng)電子文件的價值認(rèn)知，以“納入”思維推動PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理工作。其一，《規(guī)范》明確了PDM系統(tǒng)電子文件作為“企業(yè)的核心信息資產(chǎn)”對企業(yè)的價值和意義，要求以資產(chǎn)管理的理念開展歸檔和管理工作，充分引起企業(yè)管理者、業(yè)務(wù)人員及檔案人員的關(guān)注和重視。對任何一項工作來說，領(lǐng)導(dǎo)和全體人員的高度重視有助于為其提供必要的人、財、物等各方面保障，保證其高效、穩(wěn)定地開展。其二，《規(guī)范》要求企業(yè)以系統(tǒng)的思維將PDM系統(tǒng)電子文件管理“納入”企業(yè)整體電子文件管理之中，實現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃和整體推進(jìn)，這體現(xiàn)了頂層設(shè)計的思維。二是明確管理的基本原則和基本目標(biāo)。PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理的基本原則是堅持全程管理、前端控制、集中統(tǒng)一，對PDM系統(tǒng)電子文件實施全生命周期管理；基本目標(biāo)是要確保電子檔案的“四性”，即真實性、完整性、可用性、安全性。三是嚴(yán)格過程性要求。《規(guī)范》要求PDM電子文件歸檔和電子檔案管理的整體工作程序規(guī)范，規(guī)定應(yīng)采用技術(shù)手段對歸檔與管理的全過程進(jìn)行監(jiān)控。四是提出明確的業(yè)務(wù)要求?！兑?guī)范》要求在綜合調(diào)查的基礎(chǔ)上，制定歸檔方案、保管期限表、元數(shù)據(jù)方案、訪問控制規(guī)則及利用等規(guī)范，并嚴(yán)格依照規(guī)范開展工作。五是明確組織人員要求和最終目標(biāo)。其一，《規(guī)范》要求，所有涉及PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理工作的部門和人員應(yīng)明確分工，相互協(xié)作，其中包括但不限于檔案部門、信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門等。業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔作為一項涉及檔案部門、業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等多個主體的系統(tǒng)性工程，更需要各部門之間分工協(xié)作，實現(xiàn)“1+1=1”的效果?！兑?guī)范》不僅體現(xiàn)了協(xié)同治理[3]的理念，而且還與“十四五”規(guī)劃中“加強部門協(xié)同”的要求相契合。其二，《規(guī)范》明確了電子文件歸檔工作的最終目標(biāo)是要“通過規(guī)范的電子檔案管理，服務(wù)于產(chǎn)品管理、風(fēng)險控制、資產(chǎn)保護(hù)等”。這表明了《規(guī)范》要求檔案部門樹立業(yè)務(wù)驅(qū)動理念[4]，保持檔案工作與企業(yè)發(fā)展同頻共振，及時將檔案規(guī)范化管理的成果轉(zhuǎn)化為推動企業(yè)業(yè)務(wù)能力提升和長遠(yuǎn)發(fā)展的資源和動力。六是提出軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施要求?！兑?guī)范》要求企業(yè)配備必要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施和信息安全設(shè)置，保障電子檔案管理系統(tǒng)的正常運行和信息安全。

《規(guī)范》明晰了PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理過程中，PDM系統(tǒng)主管部門、檔案部門、信息技術(shù)部門、業(yè)務(wù)部門的責(zé)任與義務(wù)，這為各部門立足自身職能、發(fā)揮協(xié)同作用提供了參照。其中，PDM系統(tǒng)主管部門主要負(fù)責(zé)PDM系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)的組織和保障工作。檔案部門主要圍繞歸檔接口和電子檔案管理兩個重點開展工作，一是負(fù)責(zé)提出歸檔需求、參與系統(tǒng)接口的實施、負(fù)責(zé)歸檔接口測試及日后運行檢測；二是負(fù)責(zé)電子文件的接收，電子檔案的整理、保管、統(tǒng)計、利用和組織期滿電子檔案的鑒定、處置。信息技術(shù)部門主要負(fù)責(zé)響應(yīng)和處理檔案部門提出的系統(tǒng)功能需求、問題反饋，開發(fā)、測試和運維歸檔接口，參與期滿電子檔案的銷毀工作，為PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理提供技術(shù)支持。業(yè)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)待歸檔電子文件的質(zhì)量審核、提交歸檔，和期滿電子檔案的鑒定。其中，業(yè)務(wù)部門對待歸檔電子文件的質(zhì)量檢查責(zé)任在“5.3歸檔要求”下的“5.3.4捕獲”部分被再一次強調(diào)，這是“前端控制”思想的體現(xiàn)，將電子文件質(zhì)量的管控前移至文件的形成與流轉(zhuǎn)階段。同時，由業(yè)務(wù)人員——文件形成者對電子文件進(jìn)行質(zhì)量把關(guān)，也有助于保證電子檔案的“四性”，確保歸檔后電子檔案與生成時一致。

《規(guī)范》以圖示方式全面展現(xiàn)了PDM系統(tǒng)電子文件歸檔與電子檔案管理流程，該流程涵蓋電子文件及其元數(shù)據(jù)的捕獲、歸檔、“四性”檢測、接收、整理、保管、統(tǒng)計、利用、鑒定、處置等各個重點環(huán)節(jié)。整體工作流程的清晰呈現(xiàn)有助于各部門從宏觀上把控整項工作的來龍去脈和重要節(jié)點，更好地認(rèn)識和履行自身職責(zé)，使彼此配合更加高效，確保PDM電子文件歸檔與電子檔案管理目標(biāo)的實現(xiàn)。

（四）“PDM系統(tǒng)電子文件歸檔”

在歸檔范圍與保管期限方面，結(jié)合具體應(yīng)用場景，《規(guī)范》明確了PDM系統(tǒng)電子文件歸檔范圍以設(shè)計類電子文件為主，同時應(yīng)當(dāng)將與之相關(guān)聯(lián)的項目管理類、試驗類、制造類、客服類、市場與銷售類、供應(yīng)商類電子文件歸檔。在附錄部分，詳細(xì)列舉了上述七類電子文件的歸檔范圍與保管期限表，為企業(yè)進(jìn)一步制定符合其工作實際的制度提供了直接的參考和依據(jù)?！?.1.3”中指出檔案部門、業(yè)務(wù)部門、PDM系統(tǒng)主管部門應(yīng)共同確定本單位PDM系統(tǒng)電子文件歸檔范圍與保管期限表，這是“4.1.5總體要求”中協(xié)同治理理念的具體體現(xiàn)。

歸檔要求方面，《規(guī)范》首先提出了PDM電子文件歸檔有在線歸檔和線下歸檔兩種方式。其中，在線歸檔對企業(yè)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施要求較高，通過PDM系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口實現(xiàn)，可選用Web Service歸檔接口和中間庫歸檔接口。其次，就歸檔時間來說，企業(yè)可根據(jù)自身具體的業(yè)務(wù)類型和工作周期選擇實時歸檔或定期歸檔。再次，《規(guī)范》對于電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔格式的要求充分關(guān)注了對電子檔案憑證性的維護(hù)及其長期保存的需要。例如，《規(guī)范》要求文本類電子文件一般采用版式文件格式歸檔，根據(jù)需要同時保存原始格式；二維圖樣和三維數(shù)模電子文件以原始格式和版式文件格式、中性格式同時歸檔；元數(shù)據(jù)根據(jù)歸檔接口類型采用XML、ET、DBF等格式歸檔。最后，《規(guī)范》還針對捕獲、分類、立卷、檔號編制、歸檔、檢測接收等環(huán)節(jié)提出了具體要求。

歸檔接口方面，《規(guī)范》明確指出PDM系統(tǒng)歸檔接口和電子檔案管理系統(tǒng)接口所應(yīng)具備的功能，并提出歸檔接口建設(shè)管理的基本要求。分析發(fā)現(xiàn)，本節(jié)內(nèi)容充分融入“前端控制”的理念和思想，同時，《規(guī)范》也切實關(guān)注了PDM系統(tǒng)電子文件版本變更頻繁、數(shù)據(jù)關(guān)系復(fù)雜等特點，并有針對性地提出相關(guān)歸檔要求。

第一，《規(guī)范》通過在PDM系統(tǒng)中嵌入歸檔要求、開發(fā)歸檔接口實現(xiàn)電子文件的有效歸檔，充分體現(xiàn)了前端控制的思想。一是將電子文件歸檔要求延伸到PDM系統(tǒng)設(shè)計之中，要求“歸檔接口宜與業(yè)務(wù)系統(tǒng)同設(shè)計、同開發(fā)、同測試和同實施，未開發(fā)歸檔接口的業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)及時通過二次開發(fā)實現(xiàn)”；二是將分類方案、組卷排序及編號規(guī)則等配置于業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔模塊，系統(tǒng)完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的捕獲后自動進(jìn)行分類、立卷、排序、賦予檔號，這與國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）中對業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔管理的功能要求相符合，即業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)具備形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的功能。“前端控制”思想指導(dǎo)下開展PDM系統(tǒng)電子文件歸檔有助于業(yè)務(wù)部門更好地了解并落實電子檔案管理的要求，實現(xiàn)業(yè)務(wù)部門與檔案部門在電子文件歸檔與電子檔案管理上的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、目標(biāo)一致，從而優(yōu)化歸檔管理流程，提升管理效率，從源頭上確保電子檔案的真實完整、可靠安全。

第二，通過在接口功能和捕獲環(huán)節(jié)提出相關(guān)要求，《規(guī)范》確保了電子檔案與PDM系統(tǒng)中發(fā)生版本變更的電子文件始終保持統(tǒng)一。PDM系統(tǒng)作為一個復(fù)雜的動態(tài)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)[5]，產(chǎn)生的設(shè)計類電子文件、圖樣文件等不可避免地會發(fā)生變更、修改，這時需要及時對電子檔案管理系統(tǒng)中的電子檔案進(jìn)行更新，保證電子檔案內(nèi)容的有效性、有用性。因此，《規(guī)范》在電子文件捕獲環(huán)節(jié)要求“電子文件歸檔后PDM系統(tǒng)電子文件如發(fā)生更改或作廢，應(yīng)將新版文件或作廢說明文件另行捕獲歸檔，并將相關(guān)關(guān)聯(lián)關(guān)系以元數(shù)據(jù)形式同步歸檔，確保歸檔電子文件狀態(tài)與PDM系統(tǒng)一致”。同時，《規(guī)范》還具體規(guī)定了PDM系統(tǒng)歸檔接口和電子檔案管理系統(tǒng)接口的功能，以確保電子檔案管理系統(tǒng)中的電子檔案與PDM系統(tǒng)中電子文件狀態(tài)保持一致。例如，《規(guī)范》要求PDM系統(tǒng)的歸檔接口“應(yīng)能夠?qū)⑸?、作廢等電子文件更改信息傳遞至電子檔案管理系統(tǒng)”，電子檔案管理系統(tǒng)接口“應(yīng)能夠正確解析升版、作廢等電子文件變化信息，并按約定規(guī)則與對應(yīng)電子檔案關(guān)聯(lián)”。

第三，《規(guī)范》充分關(guān)注產(chǎn)品零部件等數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，要求對其進(jìn)行提取和解析，并與電子檔案相關(guān)聯(lián)。PDM系統(tǒng)是圍繞產(chǎn)品開展數(shù)據(jù)管理的業(yè)務(wù)系統(tǒng)[6]，其數(shù)據(jù)的邏輯線條有兩個，一是縱向上產(chǎn)品從設(shè)計、研發(fā)、試驗、制造生產(chǎn)等整個生命周期地向前推進(jìn)關(guān)系，二是橫向上產(chǎn)品各類零部件構(gòu)成的整體與部分關(guān)系。對產(chǎn)品設(shè)計、生產(chǎn)各流程及各個零部件之間的關(guān)系數(shù)據(jù)進(jìn)行有效歸檔有助于記錄數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，呈現(xiàn)產(chǎn)品的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，保證歸檔的完整性并實現(xiàn)對檔案之間固有的有機聯(lián)系性的維護(hù)。為此，《規(guī)范》要求PDM系統(tǒng)的歸檔接口具備以下功能：一是能夠提取零部件裝配關(guān)系，以及其他數(shù)據(jù)對象之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，二是能夠以文件實體關(guān)系元數(shù)據(jù)形式傳遞至電子檔案管理系統(tǒng)；相應(yīng)地，電子檔案管理系統(tǒng)接口“應(yīng)能夠正確解析零部件上下級關(guān)系，以及其他數(shù)據(jù)對象之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，并按約定規(guī)則與對應(yīng)電子檔案關(guān)聯(lián)”。

（五）“電子檔案管理”

“PDM系統(tǒng)電子文件歸檔”面向PDM系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，各個環(huán)節(jié)工作主要由業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)，其他各部門配合完成；“電子檔案管理”面向已經(jīng)歸檔的電子文件，即電子檔案，主要由檔案部門主導(dǎo)進(jìn)行電子檔案的整理、存儲、保管、提供利用、統(tǒng)計、鑒定處置等。

在PDM電子檔案存儲與保管環(huán)節(jié)，《規(guī)范》進(jìn)一步強化檔案安全意識，尤其強調(diào)電子檔案長期保存的目標(biāo)和需要。第一，《規(guī)范》要求進(jìn)行PDM電子檔案在線存儲時，應(yīng)通過實施增量備份和全備份，以及雙機熱備的方式盡可能消減電子檔案的安全風(fēng)險；第二，《規(guī)范》要求對電子檔案以件（含元數(shù)據(jù)）為存儲單元的保存信息包實施離線存儲，以進(jìn)一步降低電子檔案長期保存風(fēng)險；第三，《規(guī)范》強調(diào)多套備份，要求電子檔案離線存儲介質(zhì)應(yīng)制作3套以上；第四，《規(guī)范》要求通過電子檔案的全程動態(tài)管理，從動態(tài)中尋求恒久，及時對電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、存儲介質(zhì)轉(zhuǎn)換、存儲介質(zhì)遷移、電子檔案及其元數(shù)據(jù)的遷移等確保電子檔案的長期可讀、永久真實。

《規(guī)范》的整體內(nèi)容充實、系統(tǒng)，具有較強的針對性和可操作性，對于推進(jìn)企業(yè)PDM系統(tǒng)電子文件歸檔和電子檔案管理具有重要指導(dǎo)意義。筆者認(rèn)為《規(guī)范》還存在一些尚待完善的地方。

（一）《規(guī)范》中術(shù)語使用的規(guī)范性有待提升

“5.3.4捕獲”存在對“捕獲”和“歸檔”概念的混用。根據(jù)《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T 58-2014），捕獲是適時獲取電子文件及其元數(shù)據(jù)的方法與過程，歸檔是按照國家規(guī)定將具有保存價值的電子文件及其元數(shù)據(jù)的保管權(quán)交給檔案部門的過程。這表明了歸檔不等于捕獲，兩者在產(chǎn)生背景、操作對象、操作時間、管理視角等方面都有所區(qū)分，具體見表3?！兑?guī)范》中將捕獲、分類、立卷、賦予檔號等都視為歸檔前的準(zhǔn)備工作，“捕獲”是歸檔的基礎(chǔ)，但“5.3.4捕獲”下面的五項操作要求指向性比較模糊，“5.3.4.1”“5.3.4.3”和“5.3.4.5”是關(guān)于捕獲的要求，包括捕獲對象、格式轉(zhuǎn)換、對新版文件或作廢說明文件另行捕獲歸檔的要求；而“5.3.4.2”和“5.3.4.4”則傾向于說明歸檔的要求，包括歸檔前業(yè)務(wù)部門人員的質(zhì)量檢查責(zé)任、歸檔信息包構(gòu)成等。建議：（1）將“5.3.4.2”和“5.3.4.4”兩條規(guī)定調(diào)整至“5.3.8”歸檔部分；（2）在“5.3.4捕獲”下面增加對電子文件及其元數(shù)據(jù)捕獲的具體要求、捕獲范圍等。

（二）《規(guī)范》中部分內(nèi)容有待完善和細(xì)化

《規(guī)范》多次強調(diào)業(yè)務(wù)部門人員對歸檔電子文件質(zhì)量檢查的責(zé)任，但對于具體的檢查內(nèi)容和工作節(jié)點需進(jìn)一步明確?；谇岸丝刂频睦砟睿兑?guī)范》提出業(yè)務(wù)部門人員的歸檔檢查責(zé)任，其目的是將不符合歸檔要求的電子文件及其元數(shù)據(jù)由文件形成者直接鑒別、篩選、補充完善，從而提升歸檔的質(zhì)量和效率。但文中對于業(yè)務(wù)部門開展質(zhì)量檢查的標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容沒有明確給出，是否遵循“四性”檢測的要求？還是僅僅對歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)格式進(jìn)行檢查？且在“4.3工作流程”中也未體現(xiàn)業(yè)務(wù)部門的審核環(huán)節(jié)。建議：（1）基于上一條建議的修改結(jié)果，將“5.3.4.2”調(diào)整至“5.3.8”歸檔部分后，增加業(yè)務(wù)部門進(jìn)行質(zhì)量檢查的具體內(nèi)容，進(jìn)一步增強《規(guī)范》的可操作性；（2）為了將業(yè)務(wù)部門提交歸檔前進(jìn)行的質(zhì)量檢查和檔案部門接收時進(jìn)行的“四性”檢測區(qū)分開，建議將“5.3.9.1”調(diào)整為“電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)對歸檔信息包進(jìn)行‘四性’檢測”；（3）在“4.3”工作流程部分圖1中“捕獲、分類、立卷、歸檔”修改為“捕獲、分類、立卷、質(zhì)量檢查、歸檔”。

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作者單位：中國人民解放軍國防大學(xué)