Excel批量輸出為Word及數(shù)據(jù)共享

陳 君

（甘肅建筑職業(yè)技術(shù)學(xué)院，甘肅 蘭州 730050）

Word與Excel是微軟公司辦公軟件的重要組成部分，屬于用戶最為常用的2種軟件。它們具有各自的主要功能以及應(yīng)用，不過并非完全孤立存在。通常用在文字信息的處理方面，例如手稿、文件、數(shù)據(jù)處理等領(lǐng)域。Excel軟件一般用在制表的場(chǎng)合，應(yīng)用數(shù)據(jù)的計(jì)算以及數(shù)據(jù)的詳細(xì)分析，能夠創(chuàng)建豐富的圖表，方便在可能需要生成的報(bào)告中進(jìn)行插圖注釋之用，應(yīng)用此類的信息進(jìn)行表達(dá)，可以使作者的意圖更加明確。不過它們自身也都具有一定的缺點(diǎn)和不足，無法同時(shí)符合相關(guān)用戶的實(shí)際需求，為了更好地提升信息處理方面的工作效率，本文會(huì)根據(jù)實(shí)際的案例，討論并開發(fā)有關(guān)Word軟件和Excel軟件間數(shù)據(jù)信息交換的解決方案。

1 數(shù)據(jù)信息進(jìn)行共享的核心理念

一般來講，我們?cè)谵k公室中數(shù)據(jù)信息共享指的是諸如導(dǎo)入各類數(shù)據(jù)及插入、嵌入相關(guān)的鏈接對(duì)象等有關(guān)的操作環(huán)節(jié)。鏈接對(duì)象也就是在正在使用的目標(biāo)文件中插入的鏈接對(duì)象，此類鏈接對(duì)象能夠伴隨著源文件的變更而進(jìn)行對(duì)應(yīng)的自動(dòng)更改，針對(duì)僅僅保存在源文件中存儲(chǔ)鏈接部分?jǐn)?shù)據(jù)的文件，在目標(biāo)文件中只是保存了源文件的鏈接路徑以及鏈接相應(yīng)數(shù)據(jù)信息所對(duì)應(yīng)標(biāo)識(shí)部分。所謂嵌入式的對(duì)象文件屬于是插入到文件之中的對(duì)象。它不是源文件那樣的類型，而是屬于目標(biāo)文件中的某個(gè)部分，并且嵌入式的對(duì)象不會(huì)隨著源文件的更改而進(jìn)行相應(yīng)改動(dòng)。如果需要復(fù)制，“按-粘貼”操作是把對(duì)象信息數(shù)據(jù)嵌入到文件中的一個(gè)常規(guī)操作。Excel軟件與Word軟件共享的方法主要為如下幾類：

1.1 從Excel表格形式到Word文檔形式的轉(zhuǎn)換操作

用戶在實(shí)際應(yīng)用相關(guān)軟件的時(shí)候會(huì)經(jīng)常在Word和Excel兩者間進(jìn)行切換，比如將Word文檔轉(zhuǎn)換成Excel表格的形式。如下的若干方法即為Word軟件與Excel軟件間進(jìn)行轉(zhuǎn)換的主要方法。

1.1.1 轉(zhuǎn)換方法一

首先打開Excel程序，生成所需要的表格文件，隨后復(fù)制相關(guān)表格的內(nèi)容，最后的環(huán)節(jié)是插入到Word文檔之中。需要插入的表格，其格式比較容易進(jìn)行修改。不過此種模式需要耗費(fèi)較大的精力來配合Word軟件中相關(guān)表格的特定格式。

1.1.2 轉(zhuǎn)換方法二

打開Excel軟件，生成需要的表格文件，點(diǎn)擊軟件菜單欄的“文件”，在其中點(diǎn)擊“另存為”按鈕，隨后設(shè)定相應(yīng)的保存路徑，對(duì)文件進(jìn)行重新命名，最后可以點(diǎn)“保存”按鈕來保存需要的文件。之后找到相應(yīng)保存好的文件，單擊鼠標(biāo)的右鍵，在彈出的菜單中選取“打開方法”中選擇使用Word程序進(jìn)行打開。之后在表格文件打開的狀態(tài)下，用Word文檔的格式直接將其保存為相應(yīng)的文檔文件，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了兩種軟件間的轉(zhuǎn)換操作[1]。

1.2 把Excel圖表的鏈接添加到相應(yīng)的Word文檔中

用戶在使用Word文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的處理時(shí)，經(jīng)常會(huì)重復(fù)用到很多相同的數(shù)據(jù)信息。例如在撰寫科研方面的論文或科技領(lǐng)域的短文，一般會(huì)使用大量的相關(guān)文獻(xiàn)，通常使用者會(huì)首先考慮通過Excel表格來復(fù)制相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，然后使用Word文檔中的粘貼指令（Ctrl+V）將復(fù)制的數(shù)據(jù)粘貼在期望的位置上。雖然這類方法的操作非常簡(jiǎn)單便捷，不過在Word文檔中的數(shù)據(jù)信息無法直接用于編輯以及更改的情況下，如果需要更新Excel表格中有關(guān)數(shù)據(jù)，用戶就必須重新操作，插入有關(guān)的數(shù)據(jù)信息，這樣不但增加了使用者的工作量，并且顯著降低了軟件系統(tǒng)工作的執(zhí)行效率。那么，怎樣確認(rèn)應(yīng)用的數(shù)據(jù)信息鏈接插入數(shù)據(jù)的實(shí)際情況，插入的鏈接數(shù)據(jù)會(huì)隨其中的數(shù)據(jù)一起發(fā)生更改或者刪除，在Excel軟件中的相關(guān)操作方法如下：

1.2.1 操作方法一

假如相關(guān)數(shù)據(jù)信息全都需要在Microsoft Excel軟件中進(jìn)行引用，就需要先選取需要嵌入或者插入到Word文檔之中的相關(guān)數(shù)據(jù)，隨后復(fù)制該數(shù)據(jù)。第二步，用戶將其翻譯成相關(guān)的文字。先在軟件的菜單欄中選取“編輯＼菜單”選項(xiàng)，再“打開”對(duì)話框內(nèi)的“選擇性粘貼/形式”列表中選取“Microsoft Office工作表”選項(xiàng)，單擊鼠標(biāo)左鍵，點(diǎn)擊“確認(rèn)”按鈕，這樣就實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)鏈接的插入操作[2]。

1.2.2 操作方法二

假如用戶僅僅引用單元表格內(nèi)的數(shù)據(jù)就需要實(shí)施下列操作。第一步，選取需要嵌入或者插入到Word文檔之中的數(shù)據(jù)信息。第二步，復(fù)制并切換到Microsoft Word文檔。最后，需要在菜單欄下選取“菜單＼選擇性粘貼”按鈕，隨后在“打開”對(duì)話框中點(diǎn)擊“選擇性粘貼＼形式”列表，在其中選取“未格式化文本”，單擊“確定”之后完成操作。

1.2.3 操作方法三

假如用戶需要多次引用Excel表格中的數(shù)據(jù)，首先需要把多次引用的對(duì)象用作數(shù)據(jù)源，隨后在菜單欄中選取“編輯＼選擇性粘貼”的命令，在之后顯示的“選擇性粘貼”對(duì)話框內(nèi)選取“粘貼鏈接”選項(xiàng)，此種情況下鏈接的模式是基于數(shù)據(jù)的鏈接。除此以外，還能夠應(yīng)用Word文檔中的相關(guān)功能直接對(duì)于需要進(jìn)行嵌入或者鏈接的目標(biāo)對(duì)象進(jìn)行生成操作。

2 需要解決的問題

一般情況下Excel軟件內(nèi)的表是以行列形式存在的，按照結(jié)構(gòu)進(jìn)行顯示，能夠最大限度地方便篩選、排序以及統(tǒng)計(jì)等功能的進(jìn)行，然而在列數(shù)非常多的時(shí)候，這樣顯示缺乏直觀性，查看內(nèi)容和打印均不太便捷。Excel表格可選擇更加簡(jiǎn)潔的模式，把所有行的數(shù)據(jù)輸出成Word文件，只留下表格的一部分信息：行形式的列表和直觀形式的表各有各的優(yōu)勢(shì)，如何操作才能生成直觀表格？如將一個(gè)480行的表格，輸出生成480份Word格式的文件，如何才能高效執(zhí)行？

3 分析相應(yīng)的問題

批量形式輸出可行性：

（1）2種表格間可借助單元格進(jìn)行引用，構(gòu)成對(duì)應(yīng)的關(guān)系。

（2）輸出的表格復(fù)制后，創(chuàng)建多個(gè)表格，可使用VBA類型宏代碼進(jìn)行自動(dòng)高速?gòu)?fù)制操作。

（3）輸出的表格所有單元格引用功能，可使用VBA類型宏代碼進(jìn)行循環(huán)替換創(chuàng)建對(duì)應(yīng)的行列表單元數(shù)據(jù)。

（4）通過對(duì)輸出的表格選擇性粘貼，去除單元格式的引用屬性，創(chuàng)建沒有公式的表格。

4 應(yīng)用實(shí)例

4.1 R1C1引用樣式的設(shè)置

在Excel中，將會(huì)默認(rèn)“A1”模式的格式是單元格的初始值，下面將其用“R1C1”樣式來替代，此操作可以為后期的單元格行列數(shù)字信息的替換打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。方法是：打開Excel菜單工具，在選項(xiàng)中執(zhí)行常規(guī)，隨后在“設(shè)置”中選擇“R1C1引用樣式（C）”前方的框，確定后Excel軟件中單元格的數(shù)字引用樣式就完成了更改，例如在進(jìn)行設(shè)置之前，列表的排列順序?yàn)锳，B，C，D，…，列的位置處是采用英文字母表示的，如圖1所示。

圖1 列的區(qū)域?yàn)樽帜副硎?/p>

設(shè)置之后，列的區(qū)域表示方式為1，2，3，4，5，6…，是用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行表示的，如圖2所示。

圖2 列的區(qū)域?yàn)閿?shù)字表示

4.2 創(chuàng)建基于規(guī)劃設(shè)計(jì)表格與重要數(shù)據(jù)信息表格

4.2.1 創(chuàng)建基于規(guī)劃設(shè)計(jì)表格研究

表為“設(shè)計(jì)表”，樣式如圖3所示。圖3為造林（補(bǔ)植）調(diào)查設(shè)計(jì)表。首先，計(jì)算橫向區(qū)域所需要的最大字符數(shù)量，設(shè)定適合的單元格數(shù)目，為各個(gè)字段有效配置單元格數(shù)量，合并操作之后，生成適當(dāng)?shù)谋砀窬€，配合相應(yīng)的文字，數(shù)值用K來替代，創(chuàng)建如圖3的樣式。

圖3 造林（補(bǔ)植）調(diào)查設(shè)計(jì)表

4.2.2 創(chuàng)建技術(shù)數(shù)據(jù)信息表格研究

表格的名稱為“sheet5”，在其中增添適當(dāng)?shù)膬?nèi)容（為了盡量實(shí)現(xiàn)完整信息的顯示，數(shù)值部分采用適當(dāng)?shù)臄?shù)字來進(jìn)行替代）。

4.3 創(chuàng)建基于表格復(fù)制的VBA宏代碼相關(guān)技術(shù)模塊研究

用戶使用VBA類型的宏代碼模塊進(jìn)行操作，用來復(fù)制表格（模塊的名稱是“表格添加（）”），VBA類型的宏代碼。其動(dòng)態(tài)參數(shù)表示的信息為A1：R36現(xiàn)在屬于復(fù)制區(qū)（表格如果有不同，此時(shí)的區(qū)域也會(huì)相應(yīng)不同，屬于動(dòng)態(tài)變化的情況）；j=37j是其中變量，37代表進(jìn)行換頁(yè)操作時(shí)開始的行數(shù)（不同類型的表格會(huì)有所不同，屬于動(dòng)態(tài)變化的情況）；jj=36jj也是其中的變量，36意味著表格有36行，是動(dòng)態(tài)變化的狀態(tài)；jjj=5jjj也是變量，說明表格有5頁(yè)，如設(shè)置為300，就代表300頁(yè)，執(zhí)行此模塊，復(fù)制出5張相同的表格。

4.4 創(chuàng)建基于單元格引用數(shù)據(jù)信息替代VBA宏代碼相關(guān)技術(shù)模塊研究

創(chuàng)建基于單元格引用數(shù)據(jù)信息替代VBA宏代碼相關(guān)技術(shù)模塊（具體創(chuàng)建名稱是“列表相關(guān)行列數(shù)目的增加（）”）。運(yùn)算過程中具體動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息表明：變量針對(duì)表格具有任意數(shù)量的單元格引用權(quán)限，與此同時(shí)也必須是“動(dòng)態(tài)”形式存在的，各種不同類型的表格具有完全不同的屬性，需要替換的重要數(shù)據(jù)信息必須是以“動(dòng)態(tài)”形式存在的；將模塊運(yùn)行以后，Windows應(yīng)用辦公程序相關(guān)技術(shù)人員將第一張表格完全進(jìn)行替代以后再進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)。

4.5 將表格規(guī)劃設(shè)計(jì)并生成相關(guān)引用函數(shù)公式

基于Windows應(yīng)用辦公程序Excel菜單欄中選擇“編輯”，點(diǎn)擊“替代查找”按鈕，把“=”換成“#”，這樣就對(duì)引用函數(shù)的計(jì)算公式完成了優(yōu)化操作，例如：Windows應(yīng)用辦公程序相關(guān)技術(shù)人員在規(guī)劃設(shè)計(jì)表格“R4C5”相關(guān)單元表格的重要數(shù)值引用了列表內(nèi)部“Sheet4”的“R4C4”單元格的具體數(shù)值，兩個(gè)表格必須使完全對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)內(nèi)嵌?；诖?，Excel相關(guān)行與列的結(jié)構(gòu)重要數(shù)據(jù)信息表格批量輸出Word文檔成為對(duì)應(yīng)的“規(guī)劃設(shè)計(jì)表格”，進(jìn)而完成轉(zhuǎn)換[3]。

5 經(jīng)常出現(xiàn)的問題及注意事項(xiàng)研究

（1）使用者在遇到單元格無法轉(zhuǎn)換成相對(duì)應(yīng)的各種函數(shù)公式的情況下，可以將單元格設(shè)置成正常模式。

（2）使用者在通常狀況下設(shè)計(jì)表格的過程中需要完全脫離相關(guān)計(jì)算公式的常規(guī)引用，在此過程中可以將相關(guān)表格進(jìn)行“全選”處理，進(jìn)而在當(dāng)前文檔的表格內(nèi)部進(jìn)行“右擊”，完成“選擇性粘貼”操作。

（3）使用者在直接把相關(guān)表格轉(zhuǎn)換成行或者列表，這種操作相比以前就變得非常簡(jiǎn)單容易了，反方向進(jìn)行引用，即完成向下拉的操作就實(shí)現(xiàn)相關(guān)功能。

6 結(jié)束語

綜上所述，Word文字處理程序和Excel表格處理程序間重要數(shù)據(jù)信息的快速交換模式不但可以最大限度體現(xiàn)出各自在文字及表格處理上的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，并且相互之間還可以進(jìn)行“取長(zhǎng)補(bǔ)短”。在某種程度上能夠顯著減輕并且緩解使用者每天龐大復(fù)雜的工作任務(wù)，進(jìn)而可以將工作效率進(jìn)行最大程度的提升。盡管如此，兩種Windows應(yīng)用辦公程序間還有很多密切相連且不能分割之處，這就需要Windows應(yīng)用辦公程序相關(guān)技術(shù)人員持續(xù)進(jìn)行升級(jí)與優(yōu)化。