創(chuàng)新現(xiàn)代企業(yè)檔案管理提升員工綜合素質(zhì)

王巍

檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用，同時(shí)是企業(yè)管理工作中重要的組成部分，企業(yè)檔案工作只有不斷創(chuàng)新，不斷創(chuàng)造新的亮點(diǎn)，緊跟企業(yè)發(fā)展方向，發(fā)揮檔案資源的最大價(jià)值，企業(yè)檔案工作才能屹立于“舞臺(tái)中央”，檔案事業(yè)才能更加輝煌。近年來我們檔案室進(jìn)一步深入貫徹實(shí)施《檔案法》，提高依法治檔水平，在管理上下功夫，在效益上做文章，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益2億多元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

一、利用檔案工作促進(jìn)企業(yè)科學(xué)管理和企業(yè)發(fā)展

發(fā)揮企業(yè)檔案管理與企業(yè)科學(xué)管理的“雙促”作用。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)突破已有的慣性思維局限，既要實(shí)施“前端控制”，從企業(yè)文件材料生成的前端介入，又要實(shí)施“過程管控”，將檔案管理納入到企業(yè)規(guī)章制度的制定、業(yè)務(wù)流程的梳理過程中去，明確歸檔節(jié)點(diǎn)及歸檔范圍，管控產(chǎn)生、歸檔的文件材料的質(zhì)量，將文件材料整理歸檔納入到業(yè)務(wù)質(zhì)量控制過程中。以企業(yè)檔案工作者的角度去審查企業(yè)各類規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程，發(fā)現(xiàn)并封堵企業(yè)管理活動(dòng)中存在的漏洞，從而促進(jìn)企業(yè)管理能力的提高及為企業(yè)檔案管理做出亮點(diǎn)。

制度建設(shè)是帶有根本性、長期性和穩(wěn)定性的工作。近年來，我們著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設(shè)。首先，我們將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入公司各級(jí)人員和崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，按月對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。其次，我們根據(jù)企業(yè)檔案管理的專業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，明確了在檔案管理的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上，領(lǐng)導(dǎo)干部、工程技術(shù)人員、管理人員、員工和專兼職檔案員的工作職責(zé)。對(duì)各項(xiàng)檔案資料管理制度，公司本部均專門行文發(fā)布，使其具有了權(quán)威的約束效力，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。目前，公司已建立的檔案管理制度，使檔案工作從資料的收集、登記、保管、借閱、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都做到了有章可循，職責(zé)明確。這些制度的實(shí)施，有效地保證了歸檔資料的及時(shí)、完整。公司檔案的歸檔率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率均為100%，資料完整率達(dá)99%。

信息時(shí)代的到來，知識(shí)和信息越來越成為比資產(chǎn)更重要的資源，公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動(dòng)為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績。例如公司順利通過環(huán)境安全達(dá)標(biāo)建設(shè)評(píng)審。為了達(dá)到“除環(huán)境隱患、防次生污染、保環(huán)境安全”的總體目標(biāo)，2018年6月28日，公司安健環(huán)監(jiān)察部邀請(qǐng)銅山區(qū)環(huán)保局環(huán)境應(yīng)急中心領(lǐng)導(dǎo)、省級(jí)環(huán)境應(yīng)急專家到公司進(jìn)行環(huán)境安全達(dá)標(biāo)建設(shè)評(píng)審。在環(huán)境安全達(dá)標(biāo)建設(shè)評(píng)審會(huì)上，公司安全總監(jiān)對(duì)環(huán)境應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)和專家們的到來表示歡迎并懇請(qǐng)專家為公司的環(huán)境應(yīng)急工作提出寶貴意見，公司安健環(huán)監(jiān)察部介紹了環(huán)境安全達(dá)標(biāo)建設(shè)的開展情況。在公司安健環(huán)監(jiān)察部、運(yùn)行部專業(yè)人員的陪同下，應(yīng)急專家們還現(xiàn)場查看了公司重點(diǎn)環(huán)境安全風(fēng)險(xiǎn)區(qū)域的應(yīng)急設(shè)施，應(yīng)急物資和裝備的配置，應(yīng)急人員的培訓(xùn)、演練記錄，風(fēng)險(xiǎn)防控措施等。專家們一致表示國華徐電公司認(rèn)真落實(shí)了企業(yè)突發(fā)環(huán)境事件隱患排查工作，建立了完善的企業(yè)應(yīng)急管理機(jī)構(gòu)和監(jiān)測預(yù)警機(jī)制，企業(yè)應(yīng)急保障體系運(yùn)作良好，符合環(huán)境安全達(dá)標(biāo)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。這次順利通過環(huán)境安全建設(shè)達(dá)標(biāo)評(píng)審說明公司具備較強(qiáng)的突發(fā)環(huán)境事件風(fēng)險(xiǎn)防控能力，有力保障了公司的環(huán)境安全狀態(tài)，為打好污染防治攻堅(jiān)戰(zhàn)做出貢獻(xiàn)。

二、積極承擔(dān)企業(yè)知識(shí)管理任務(wù)

將企業(yè)檔案館（室）建設(shè)成企業(yè)知識(shí)庫和企業(yè)知識(shí)共享創(chuàng)新平臺(tái)，能夠極大地提升企業(yè)知識(shí)管理水平。因此積極參與企業(yè)知識(shí)管理工作，成為企業(yè)檔案管理工作的又一亮點(diǎn)。知識(shí)包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，顯性知識(shí)是以文字、圖表等方式表達(dá)的知識(shí)，如圖書、情報(bào)、檔案等。隱性知識(shí)是未以文字、圖表等方式表達(dá)的知識(shí)，存在于人的大腦中，如員工的經(jīng)驗(yàn)、技能及企業(yè)文化等。在企業(yè)中，顯性知識(shí)只是企業(yè)知識(shí)的一小部分，企業(yè)的大部分知識(shí)都是以個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)訣竅等隱性知識(shí)的形態(tài)存在于員工的頭腦中，只有將它們轉(zhuǎn)化成顯性知識(shí)，用檔案的形式表現(xiàn)出來，進(jìn)行廣泛的共享，這些以前僅僅被個(gè)人或者是小團(tuán)體掌握的隱性知識(shí)，才會(huì)被更多的人掌握，出現(xiàn)“知識(shí)放大”效應(yīng)，在更大的范圍內(nèi)為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值，它們的潛在價(jià)值才能充分發(fā)揮出來。

總之，面對(duì)社會(huì)發(fā)展的新趨勢和企業(yè)發(fā)展的新要求，企業(yè)檔案部門應(yīng)積極引入知識(shí)管理的理念，完善室藏檔案結(jié)構(gòu)，充實(shí)檔案內(nèi)容，加大企業(yè)檔案信息資源綜合開發(fā)力度，加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，樹立企業(yè)檔案部門知識(shí)管理者的良好形象。

在對(duì)企業(yè)檔案信息分析的基礎(chǔ)上，編制各種參考資料。根據(jù)企業(yè)檔案的館（室）藏情況和用戶需要，在進(jìn)行企業(yè)檔案實(shí)體整理后，將相對(duì)分散的各類企業(yè)檔案信息通過分析、研究、篩選、提煉、匯集等方法，匯集成信息相對(duì)集中的、各種形式的企業(yè)檔案參考資料。我們堅(jiān)持調(diào)查研究，確立實(shí)用、可行的編研課題，做好經(jīng)常性的資料匯編工作，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各項(xiàng)管理需要。公司檔案管理人員自己編研或與有關(guān)部門合作完成了《徐州發(fā)電廠大事記》、《徐州發(fā)電廠志》等22種165萬字的編研材料，同時(shí)還編制了多種檔案檢索工具，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。如《征地文件匯編》、《徐州發(fā)電廠大事記》等，都成為了管理人員日常辦公離不開的工具，深受公司員工的歡迎。

三、緊密結(jié)合信息技術(shù)

檔案工作歸根結(jié)底是信息工作，善于借力，順勢而為，引入日新月異的現(xiàn)代化信息技術(shù)方能為檔案工作插上騰飛的翅膀。因此積極建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館（室），成為企業(yè)檔案管理工作的又一亮點(diǎn)。公司在公司內(nèi)部網(wǎng)頁上掛接了清華紫光電子檔案檢索系統(tǒng)，公司員工只要輸入自己的姓名和密碼就可方便的利用電子檔案檢索系統(tǒng)進(jìn)行檔案的全息查詢和檢索。

四、建設(shè)企業(yè)文化宣傳培訓(xùn)基地

企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)是企業(yè)文化的天然承載者，是企業(yè)文化宣傳的強(qiáng)有力陣地，是新時(shí)期檔案資源開發(fā)利用又一新的亮點(diǎn)及管理方向。企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)參與企業(yè)文化建設(shè)的途徑有很多，比如為企業(yè)文化建設(shè)提供檔案服務(wù)，參與企業(yè)編史修志等，舉辦企業(yè)發(fā)展檔案展等。40F1BA5D-D60F-4CE0-9771-BDA3B95DAB5D

公司綜合檔案室室藏檔案從內(nèi)容來分，有文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案;從載體來分，有紙質(zhì)檔案、特殊載體檔案、實(shí)物聲像檔案。形成的檔案大部分是本公司在政治、生產(chǎn)和科研活動(dòng)中的具有保存價(jià)值的文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本公司的指示、批復(fù)等。公司現(xiàn)庫藏檔案25000余卷，其中，文書檔案截止2001年底共3387卷，從2002年開始以件為單位共17464件，科技檔案17195卷。光盤檔案927盤。公司檔案管理一直保持著較為穩(wěn)定的管理機(jī)制，公司建廠40年來，庫藏檔案25000余卷，已成為企業(yè)寶貴的文化財(cái)富，其所形成的文化底蘊(yùn)是一般文化活動(dòng)所無法比擬的。

另外，公司展示本單位三個(gè)文明建設(shè)成果的榮譽(yù)陳列室已建成，2006年2月正式開放，恍然間，陳舊的歷史歷歷在目，重現(xiàn)昔日的輝煌風(fēng)采，記錄公司一路風(fēng)塵與榮耀，把歷史真切鮮明地展現(xiàn)在職工眼前。

五、做好企業(yè)檔案宣傳工作

相比事業(yè)單位，企業(yè)員工的檔案意識(shí)較為薄弱。因此企業(yè)檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案宣傳，提高員工檔案意識(shí)，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、員工充分認(rèn)識(shí)檔案工作在企業(yè)發(fā)展和維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益中所作出的貢獻(xiàn)。企業(yè)檔案管理部門做好檔案宣傳工作也是一大亮點(diǎn)。

加強(qiáng)宣傳、擴(kuò)大影響是做好企業(yè)檔案工作的前提條件。檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，不僅要有一支過硬的檔案管理隊(duì)伍，而且需要全公司廣大職工特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都具有強(qiáng)烈的檔案意識(shí)。我們確立了“普及檔案知識(shí)，增強(qiáng)全員意識(shí)，健全考核機(jī)制，發(fā)揮檔案作用”的檔案管理工作思路，把學(xué)習(xí)宣傳《檔案法》作為“三五”普法的一項(xiàng)重要內(nèi)容，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)貫徹，對(duì)全公司職工進(jìn)行《檔案法》的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使廣大職工普遍增強(qiáng)了檔案管理的法制觀念。《檔案法》修改后，又把新《檔案法》發(fā)到公司領(lǐng)導(dǎo)和中層干部以及工程技術(shù)人員手中，適時(shí)開展了《檔案法》宣傳周活動(dòng)，并利用廣播、廠報(bào)、閉路電視等宣傳工具廣泛宣傳。在此基礎(chǔ)上，組織了全公司檔案知識(shí)競賽。公司還將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。 要利用企業(yè)內(nèi)部的各類新聞媒體，大力宣傳檔案法律法規(guī)、規(guī)章制度，弘揚(yáng)檔案工作先進(jìn)人物的事跡，宣傳利用檔案所創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益或節(jié)約開支等貢獻(xiàn)。適時(shí)利用社會(huì)公共新聞媒體，大力培養(yǎng)對(duì)外宣傳人員，建立激勵(lì)機(jī)制，搞好對(duì)外宣傳。

六、提高企業(yè)檔案人員的綜合素質(zhì)

要推動(dòng)檔案事業(yè)新發(fā)展，加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵。高素質(zhì)的企業(yè)檔案人員成為企業(yè)檔案管理工作的又一亮點(diǎn)。筆者1988年8月畢業(yè)于東南大學(xué)動(dòng)力工程系電廠熱能動(dòng)力專業(yè)，在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，在自己的不斷努力下，熟悉并掌握科技檔案工作所需要的業(yè)務(wù)知識(shí)，能熟練運(yùn)用《神華集團(tuán)公司（電力板塊）檔案管理業(yè)務(wù)手冊》對(duì)相關(guān)專業(yè)文件材料進(jìn)行科學(xué)分類和整理，并能熟練運(yùn)用清華紫光圖檔管理系統(tǒng)的各種功能，進(jìn)行科技檔案管理的各種工作，圓滿完成各項(xiàng)工作任務(wù)?？萍紮n案分類科學(xué)，組卷合理。工作勤勤懇懇、任勞任怨，受到領(lǐng)導(dǎo)的好評(píng)?？萍加⒄Z水平和計(jì)算機(jī)水平有較大提高，利用業(yè)余時(shí)間較全面、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)并掌握科技檔案基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)，具有很高的電力科技檔案管理水平。目前在《辦公室業(yè)務(wù)》、《辦公自動(dòng)化》、《現(xiàn)代企業(yè)》、《城建檔案》、《蘭臺(tái)世界》等省級(jí)以上檔案學(xué)類期刊雜志上面發(fā)表學(xué)術(shù)論文230篇。曾榮獲中國檔案學(xué)會(huì)第六次檔案學(xué)優(yōu)秀成果檔案學(xué)術(shù)論文類三等獎(jiǎng)，徐州市檔案學(xué)會(huì)2007、2008、2009、2010、2011、2012年度檔案學(xué)術(shù)優(yōu)秀論文三等獎(jiǎng)。徐州市檔案學(xué)會(huì)2014、2015年度檔案學(xué)術(shù)優(yōu)秀論文獎(jiǎng)。51篇檔案學(xué)術(shù)論文評(píng)為歷屆中國檔案學(xué)會(huì)全國檔案工作者年會(huì)優(yōu)秀學(xué)術(shù)論文、入選學(xué)術(shù)論文。

（作者單位：國家能源集團(tuán)江蘇電力有限公司國能徐州發(fā)電有限公司）40F1BA5D-D60F-4CE0-9771-BDA3B95DAB5D