企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題與改進(jìn)創(chuàng)新

金紅

對(duì)于大部分企事業(yè)單位而言，高效、科學(xué)地對(duì)檔案進(jìn)行管理，不但有利于企事業(yè)部門(mén)工作質(zhì)效的大幅提高，還有益于這些企事業(yè)單位管理能力的提高。企事業(yè)單位在檔案管理活動(dòng)開(kāi)展期間，積累了一部分實(shí)際經(jīng)驗(yàn)。但是企事業(yè)單位在改進(jìn)檔案管理工作的時(shí)候依舊具有多個(gè)層面的不足，因此要求有關(guān)企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員基于真實(shí)狀況對(duì)所存有的實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行深入分析，調(diào)整問(wèn)題的應(yīng)對(duì)方法，進(jìn)而為企事業(yè)單位檔案管理工作效果體現(xiàn)提供有益參考，也逐漸體現(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理在社會(huì)層面所創(chuàng)造的效益。為此，本論文在這種大環(huán)境下，以企事業(yè)單位檔案管理工作存有的不足和相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施發(fā)表個(gè)人觀(guān)點(diǎn)，且逐漸提升企事業(yè)單位檔案管理活動(dòng)開(kāi)展的效果，實(shí)現(xiàn)分析實(shí)際問(wèn)題，促使企事業(yè)單位檔案管理成效顯著提升的探究目標(biāo)。

一、相關(guān)概念與實(shí)施原則分析

1.檔案管理的含義。一般意義上的檔案管理，指的是檔案室的管理人員對(duì)各種類(lèi)型的部門(mén)或者單位的紙質(zhì)或者電子形式的檔案進(jìn)行科學(xué)管理，且提供有關(guān)服務(wù)。檔案管理是檔案事業(yè)的主要組成內(nèi)容，起著十分關(guān)鍵的效能，不但政府單位需要開(kāi)展這項(xiàng)工作，企事業(yè)單位也需要開(kāi)展此項(xiàng)工作，由此可見(jiàn)檔案管理十分重要。檔案管理不但具有管理特征，還具有服務(wù)特性。為此企事業(yè)單位應(yīng)注重檔案管理活動(dòng)的進(jìn)行，力爭(zhēng)讓檔案管理的功能得到全面發(fā)揮，為企事業(yè)單位職員提供豐富、高效、科學(xué)的檔案服務(wù)。

2.企事業(yè)單位檔案管理的實(shí)施原則。企事業(yè)單位在檔案管理工作開(kāi)展期間均需遵照一定的原則，比如便捷使用原則、安全保密原則、統(tǒng)一管理原則等。唯有遵照上述原則開(kāi)展檔案管理工作才可以為企事業(yè)單位的職員提供更高效、完善的檔案服務(wù)，進(jìn)而推動(dòng)企事業(yè)單位的長(zhǎng)效發(fā)展。①安全保密原則。在企事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，安全保密是一項(xiàng)十分重要的遵照原則。不管是檔案內(nèi)容搜集，還是檔案的保存管理，甚至檔案資料的使用，均需要遵循該原則。首先，檔案管理的所有過(guò)程均在安全的前提下進(jìn)行。這里所提到的安全，一方面是信息不存在外泄風(fēng)險(xiǎn)的安全，另一方面是檔案保存與管理的物理層面的安全，也就是檔案資料需要進(jìn)行防水、防盜竊、防火災(zāi)工作，同時(shí)還要做好防鼠咬蟲(chóng)蛀工作，讓全部的檔案實(shí)體資料均可以在安全的條件下得以妥善管理。其次，“保密”兩個(gè)字是對(duì)檔案管理職員來(lái)說(shuō)的，是對(duì)其道德層面最基礎(chǔ)的要求。檔案管理員在搜集、編輯、保存、管理有關(guān)檔案資料的時(shí)候，一定要有優(yōu)良的職業(yè)素質(zhì)，不可把有關(guān)檔案信息外泄，特別是機(jī)密級(jí)的資料，不可告訴任何人。②統(tǒng)一管理原則。企事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行管理要遵照的一項(xiàng)基礎(chǔ)原則。該原則重點(diǎn)表現(xiàn)在企事業(yè)部門(mén)在推行某種工作的時(shí)候，需把全部的檔案信息統(tǒng)一搜集，且妥當(dāng)保存。例如，企事業(yè)單位檔案實(shí)體可統(tǒng)一放置在各單位的檔案部，安排專(zhuān)門(mén)的人員集中保管。電子類(lèi)的檔案信息則保存在檔案部所管理的電腦機(jī)器中，安排檔案管理人員統(tǒng)一管理。若企事業(yè)單位采取分散管控的形式，會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。③便捷使用原則。該原則是企事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作所要遵循的一項(xiàng)主要原則。企事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理的終極目標(biāo)皆是方便實(shí)際使用。對(duì)于企事業(yè)單位而言，依托檔案資料可以使單位的領(lǐng)導(dǎo)與管理人員更全面地掌握職工的有關(guān)狀況，特別是在內(nèi)部提拔管理人員時(shí)，詳實(shí)的檔案資料能夠?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)提供有益的參考。

二、企事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.使用形式單一，存在嚴(yán)重的“路徑依賴(lài)”。第一，企事業(yè)單位在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，過(guò)于注重該工作的管理特性，對(duì)安全保密原則未形成科學(xué)的認(rèn)識(shí)。一些人員通常認(rèn)為，為避免資料泄露，應(yīng)當(dāng)降低檔案的運(yùn)用頻次，導(dǎo)致許多有實(shí)際需要的人員無(wú)法查閱檔案資料，導(dǎo)致檔案管理工作的便捷運(yùn)用原則未有效顯現(xiàn)，也導(dǎo)致檔案管理工作的功能未全面發(fā)揮出來(lái)。第二，存在嚴(yán)重的“路徑依賴(lài)”問(wèn)題。企事業(yè)單位檔案管理員通常思維固化，不勇于變革工作方式，把檔案管理視為一種保密性極強(qiáng)的工作，把檔案管理視為企事業(yè)單位后勤體系的組成部分，乃至將自身崗位視為后勤崗，為注重檔案使用在檔案管理工作中的現(xiàn)實(shí)效能?；诖?，檔案運(yùn)用體現(xiàn)出持續(xù)弱化態(tài)勢(shì)，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)效不能顯著提高。

2.搜集內(nèi)容制約社會(huì)價(jià)值，服務(wù)意識(shí)淺薄。第一，檔案搜集內(nèi)容較少，制約了社會(huì)價(jià)值的彰顯。當(dāng)前時(shí)期企事業(yè)單位在搜集職工方案資料的時(shí)候，通常僅包括職工工作經(jīng)歷、鑒定資料、學(xué)業(yè)經(jīng)歷等內(nèi)容。但是職工工作水平體現(xiàn)、誠(chéng)信情況、品德素質(zhì)情況等通常不在搜集的范圍，這便導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)或者管理人員在運(yùn)用檔案的時(shí)候，無(wú)法清楚掌握有關(guān)狀況，制約了檔案社會(huì)價(jià)值的彰顯。第二，一些檔案管理員缺乏科學(xué)的服務(wù)意識(shí)。企事業(yè)單位無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)層還是檔案管理員均不注重檔案管理工作的進(jìn)行，其通常認(rèn)為檔案管理是一種形式類(lèi)的工作，未樹(shù)立科學(xué)的服務(wù)意識(shí)，未把檔案使用當(dāng)做重點(diǎn)提升此項(xiàng)工作開(kāi)展的關(guān)注度，此便導(dǎo)致了服務(wù)意識(shí)淺薄的問(wèn)題。恰恰由于該因素，導(dǎo)致企事業(yè)單位檔案管理社會(huì)效益無(wú)法得到體現(xiàn)。

3.運(yùn)用范圍狹窄，造假問(wèn)題頻出。第一，檔案使用范圍狹窄。企事業(yè)單位通常會(huì)在職工薪酬調(diào)節(jié)、工作崗位變動(dòng)、退休手續(xù)辦理時(shí)使用到職工方案，其他狀況下使用的概率十分有限。具體而言，在職工薪資水平調(diào)節(jié)的時(shí)候，大多依托檔案資料開(kāi)展鑒定工作，且將檔案資料當(dāng)做薪資調(diào)整的主要根據(jù)。崗位變動(dòng)的時(shí)候，檔案會(huì)伴隨職工崗位的變動(dòng)而變動(dòng)。退休手續(xù)辦理的時(shí)候，職工檔案會(huì)依照有關(guān)流程調(diào)出。第二，檔案造假問(wèn)題頻出。企事業(yè)單位職工在自身未達(dá)到有關(guān)級(jí)別的狀況下，為了提升檔案質(zhì)量，通常會(huì)在工作證明等工作資質(zhì)上造假，進(jìn)而獲取不正當(dāng)利益。和檔案信息使用范圍狹窄比較，檔案造假所導(dǎo)致的不良后果更讓人無(wú)法接受。

三、企事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新路徑

1.遏制“路徑依賴(lài)”，創(chuàng)新檔案使用方式。“路徑依賴(lài)”是企事業(yè)單位檔案管理的制約因素之一，企事業(yè)單位的檔案管理工作人員局限于當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新。針對(duì)“路徑依賴(lài)”文件，需要從以下方面創(chuàng)新檔案使用方式。第一，提升管理人員創(chuàng)新素質(zhì)，人是企事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵，因此需要不斷提升檔案管理人員的創(chuàng)新素養(yǎng)，包括專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、服務(wù)意識(shí)等，強(qiáng)化自身的服務(wù)意識(shí)與專(zhuān)業(yè)水平，積極使用新技術(shù)開(kāi)展檔案管理，將以人為本的思想引入工作流程，建立服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，從而更好地開(kāi)展檔案管理工作。第二，創(chuàng)新檔案管理使用方式，將保密性原則與方便性原則相結(jié)合，利用信息化方式，提升檔案利用效率，在保證檔案安全保密的前提下，提供邊界的服務(wù)。第三，有效遏制“路徑依賴(lài)”的不良影響，檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，將多元化和有用化引入檔案管理工作流程中，以檔案管理工作效率為評(píng)價(jià)依據(jù)，優(yōu)化企事業(yè)單位檔案管理工作。DC6A7ADE-C5E9-4CB5-B593-425448CF059F

2.重視檔案管理工作，拓展檔案收集內(nèi)容。首先，重視檔案管理工作，檔案管理是企事業(yè)管理工作的重要內(nèi)容之一，但是當(dāng)前許多企事業(yè)單位并不重視檔案管理工作，影響了其應(yīng)用價(jià)值;檔案管理工作應(yīng)該以樹(shù)立正確的檔案管理意識(shí)為前提，要求檔案管理工作人員了解相關(guān)規(guī)定、掌握自身職能，從而有意識(shí)地開(kāi)展檔案收集，確保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、全面化。其次，需要拓展檔案管理收集內(nèi)容，檔案管理內(nèi)容偏窄是制約檔案管理工作的重要因素之一，因此需要以企事業(yè)單位管理需求為導(dǎo)向，不斷完善檔案管理內(nèi)容，將職工工作能力、職工道德素養(yǎng)、職工誠(chéng)信證明等內(nèi)容納入檔案中，豐富檔案管理內(nèi)容，為全面認(rèn)識(shí)職工提供依據(jù)。再其次，創(chuàng)新檔案管理形勢(shì)，信息時(shí)代下，檔案管理工作不僅僅包括文件檔案管理，也包括圖片、視頻等多媒體信息，充分利用信息技術(shù)，整理歸納檔案內(nèi)容，為檔案工作的儲(chǔ)存和應(yīng)用提供技術(shù)支持。

3.延伸檔案應(yīng)用范圍，創(chuàng)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。檔案造假問(wèn)題突出，檔案記錄不規(guī)范等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案的利用價(jià)值。因此需要針對(duì)檔案管理存在的問(wèn)題，創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理規(guī)范，延伸檔案管理應(yīng)用范圍，促使檔案管理規(guī)范化發(fā)展。首先，加強(qiáng)文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，針對(duì)收集的文書(shū)檔案，需要對(duì)文書(shū)檔案信息進(jìn)行審核，確保文書(shū)檔案的真實(shí)性、有效性;在檔案管理中，需要根據(jù)相關(guān)規(guī)范，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行重組與合并，加強(qiáng)文書(shū)檔案的細(xì)分工作，從而確保文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、有序化，滿(mǎn)足文書(shū)檔案管理規(guī)范。其次，嚴(yán)厲打擊檔案造假問(wèn)題，針對(duì)檔案造假行為，需要嚴(yán)肅打擊處理，提升檔案造假成本，確保文書(shū)檔案的真實(shí)可信。再其次，根據(jù)時(shí)局需求延伸方案管理應(yīng)用范圍，企事業(yè)單位的檔案主要應(yīng)用于工作調(diào)動(dòng)、工資調(diào)整、離退休工作等，除此之外，可以將文書(shū)檔案應(yīng)用于培訓(xùn)管理、干部選拔等工作，提升文書(shū)檔案價(jià)值，調(diào)動(dòng)廣大職工重視檔案管理的工作積極性，提升檔案管理效率。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，文書(shū)檔案是企事業(yè)單位的無(wú)形資產(chǎn)，開(kāi)展經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)、人事調(diào)動(dòng)、職工評(píng)估等工作的主要依據(jù)，對(duì)于企事業(yè)發(fā)展具有重要的作用，也是企事業(yè)單位高效發(fā)展的基礎(chǔ)保障。但是當(dāng)前的企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理依然存在著一些問(wèn)題，“路徑依賴(lài)”影響文書(shū)檔案工作使用價(jià)值，局限文書(shū)檔案的應(yīng)用范圍，限制了其社會(huì)價(jià)值，對(duì)企事業(yè)單位工作造成不良影響。針對(duì)現(xiàn)存問(wèn)題，需要在認(rèn)識(shí)文書(shū)檔案工作重要性的前提下，拓展檔案收集內(nèi)容、規(guī)范文書(shū)檔案收集路徑、創(chuàng)新文書(shū)檔案服務(wù)理念、延伸檔案應(yīng)用范圍、優(yōu)化調(diào)整文書(shū)檔案管理工作，從而促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。信息時(shí)代背景下，文書(shū)檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，需要加強(qiáng)檔案管理人員建設(shè)，轉(zhuǎn)變檔案管理人員觀(guān)念，充分發(fā)揮文書(shū)檔案的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，不斷優(yōu)化檔案管理工作發(fā)展，提升工作效率，增強(qiáng)檔案利用效率。

（作者單位：中國(guó)航空工業(yè)空氣動(dòng)力研究院）DC6A7ADE-C5E9-4CB5-B593-425448CF059F