信息技術(shù)在疾控檔案管理中的應(yīng)用研究

張帥

關(guān)鍵詞 信息化 疾控檔案管理 應(yīng)用研究

1緒論

1.1研究背景

隨著科技的進(jìn)步和信息技術(shù)的發(fā)展，許多行業(yè)逐漸引入互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，因?yàn)槠湓谝欢ǔ潭壬峡梢詭椭髽I(yè)提高工作效率、降低人工成本?；诖?，國家公共衛(wèi)生事業(yè)也引入了互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)。現(xiàn)階段，公共衛(wèi)生事業(yè)飛速發(fā)展，而在這個(gè)過程中，疾控部門對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行管理并對(duì)重要的檔案進(jìn)行儲(chǔ)存尤為重要。隨著互聯(lián)網(wǎng)+的發(fā)展，一些疾控部門在檔案管理工作引入了信息技術(shù)，因?yàn)榧部夭块T利用信息技術(shù)處理相關(guān)檔案管理工作可以方便管理，同時(shí)也可以解放疾控部門的一部分工作人員，降低人力成本。

疾控部門的主要工作是應(yīng)對(duì)一些突發(fā)性的社會(huì)公共衛(wèi)生事件，因此利用信息技術(shù)可以快速查清相關(guān)傳染病的源頭、傳播途徑等，可以快速針對(duì)這些傳染病提出應(yīng)對(duì)措施，以此保障人民的生命安全。而且在未來發(fā)展中，疾控部門檔案管理信息化將會(huì)是一大發(fā)展趨勢(shì)[1] 。

1.2文獻(xiàn)綜述

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，國家越來越重視人民的生命安全，而作為保障人民生命安全的疾控部門要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行信息化管理。基于此，國內(nèi)學(xué)者關(guān)于該課題的研究內(nèi)容如下：劉沫姝（2021）認(rèn)為我國疾控部門的檔案管理工作和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，可以使有關(guān)部門的檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。提高檔案管理工作中信息技術(shù)的使用程度，可以加快有關(guān)部門的工作速度，從而提高工作效率。因此，其在了解信息技術(shù)對(duì)于檔案管理的意義的基礎(chǔ)上分析了現(xiàn)階段我國疾控部門檔案管理存在的問題，并就對(duì)這些問題從管理、人員、資金等方面提出了相應(yīng)的解決措施。佘春紅（2020）認(rèn)為疾控檔案管理在疾控部門中非常重要，現(xiàn)階段疾控部門緊跟時(shí)代的腳步，在具體的工作中充分利用了互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，但是在引入信息技術(shù)后，由于疾控部門檔案管理存在制度不完善、工作人員技術(shù)水平低、管理不規(guī)范等問題，阻礙了疾控部門檔案管理水平的進(jìn)一步提高。因此，該學(xué)者也對(duì)這些問題提出了解決措施以此來提高檔案管理的信息化技術(shù)水平。綜上所述，國內(nèi)學(xué)者在研究信息技術(shù)在疾控部門檔案管理的應(yīng)用分析時(shí)，都是在了解相關(guān)理論知識(shí)的基礎(chǔ)上，分析了現(xiàn)階段疾控部門利用信息化進(jìn)行檔案管理中存在的問題，并就這些問題提出解決措施以此來推動(dòng)疾控部門的檔案管理工作順利進(jìn)行。

1.3研究意義

應(yīng)用信息技術(shù)有利于我國公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。隨著科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)的老舊檔案管理方式已逐漸跟不上時(shí)代的發(fā)展，因此利用信息技術(shù)對(duì)有關(guān)疾控檔案進(jìn)行管理可以提高檔案管理工作的效率。如今，受到疫情的影響，疾控部門的檔案管理工作需要做出改進(jìn)，而信息技術(shù)可以使工作人員及時(shí)注意疫情的發(fā)生以及變化情況，并對(duì)此及時(shí)提出解決措施，大大提高了工作人員的工作效率。由此可見，分析信息技術(shù)在疾控部門檔案管理中的應(yīng)用具有現(xiàn)實(shí)意義。同時(shí)，當(dāng)前疾控部門的檔案信息化管理工作還存在一些問題，對(duì)這些問題進(jìn)行分析可以為后續(xù)研究該選題提供借鑒意義。綜上所述，研究信息技術(shù)在疾控檔案管理中的應(yīng)用不僅具有現(xiàn)實(shí)意義還具有理論意義。

1.4研究方法

本文主要采用文獻(xiàn)研究法對(duì)現(xiàn)階段信息化環(huán)境中疾控部門檔案管理工作的相關(guān)理論進(jìn)行搜集，在理解疾控檔案管理含義的基礎(chǔ)上，分析利用信息技術(shù)進(jìn)行疾控檔案管理的意義。同時(shí)，分析疾控檔案管理運(yùn)用信息技術(shù)存在的問題，并對(duì)這些問題提出相應(yīng)措施，從而大力推進(jìn)檔案管理管理工作的信息化建設(shè)、提高檔案管理人員的技術(shù)水平、強(qiáng)化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)、更新檔案管理理念等，以此推動(dòng)信息技術(shù)在疾控部門檔案管理工作中更好的應(yīng)用。

2相關(guān)理論概述

2.1疾控檔案管理的含義

疾控檔案管理是疾控中心的檔案管理部門對(duì)一個(gè)地區(qū)的疾病預(yù)防控制和公共衛(wèi)生服務(wù)信息進(jìn)行管理的活動(dòng)，具體包括收集關(guān)于疾病預(yù)防和公共衛(wèi)生事業(yè)的資料，并將這部分資料整理成檔案的形式，進(jìn)而對(duì)檔案的期限進(jìn)行鑒定，檔案的保管以及最后信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

2.2利用信息技術(shù)進(jìn)行疾控檔案管理的意義

隨著科技的進(jìn)步和發(fā)展，檔案管理也逐漸引入信息技術(shù)[2] ，利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理主要有以下意義：首先，可以方便尋找資料。在疾控管理檔案中，利用信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)分類查找，將紙質(zhì)資料通過電子掃描的方式進(jìn)行數(shù)字化管理，既有利于數(shù)據(jù)的查詢，又有利于紙質(zhì)化資料的保管，避免由于經(jīng)常查閱紙質(zhì)資料造成資料的損壞和遺失。其次，可以實(shí)現(xiàn)資源共享。在信息化時(shí)代，在同一系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)和資源共享是必然趨勢(shì)，“疾控”承擔(dān)著一個(gè)地區(qū)的疾病的統(tǒng)計(jì)和分析，因此將疾控方面的檔案進(jìn)行信息化管理可以快速對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。若某地區(qū)出現(xiàn)流行病，疾控中心就可以通過數(shù)字化的檔案快速整理有效信息，從而及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施。同時(shí)，同一系統(tǒng)的工作人員查找資料時(shí)可以節(jié)約時(shí)間。最后，可以節(jié)省大量的空間。紙質(zhì)化檔案儲(chǔ)存條件較高，如對(duì)環(huán)境的要求較高，若處理不當(dāng)會(huì)對(duì)檔案造成損壞，信息化檔案管理則可以避免出現(xiàn)這一問題。由此可見，利用信息技術(shù)進(jìn)行疾控檔案管理具有重要的意義。

3疾控檔案管理應(yīng)用信息技術(shù)存在的問題

3.1檔案管理信息化建設(shè)程度低

傳統(tǒng)的檔案管理主要是將實(shí)體檔案通過相應(yīng)的分類方式進(jìn)行分類，并將其存放于干燥、安全的地方。在這種保存方式的影響下，疾控檔案管理的信息化建設(shè)不到位，且整體發(fā)展趨勢(shì)緩慢。首先，從檔案利用率來看，大部分疾控檔案管理“重藏輕用”，相當(dāng)一部分檔案管理人員認(rèn)為檔案管理就是把一些資料整理起來放到盒子里面即可，“反正利用率也不高，何必費(fèi)勁的進(jìn)行信息化建設(shè)”，這種錯(cuò)誤的觀念就造成了檔案管理的信息化建設(shè)緩慢。比如，金昌市某疾控管理部門在日常的工作中，將所有的資料放到一個(gè)房間里就算是完成了對(duì)檔案的管理，若工作人員需要使用資料就將其從房間取出，不用的時(shí)候繼續(xù)將其放入房間，在資料取進(jìn)取出的情況下，容易造成檔案資料的丟失，不利于檔案的管理。在該檔案保管方式下，該疾控部門忽視了檔案管理的信息化建設(shè)。綜上所述，現(xiàn)階段一些疾控管理部門忽視了檔案管理的信息化建設(shè)，認(rèn)為信息化建設(shè)可有可無[3] 。

3.2檔案管理人員技術(shù)水平低

由于疾控部門的主要工作是對(duì)疾病的防治和管理公共衛(wèi)生事務(wù)，因此對(duì)相關(guān)檔案管理工作的重視程度不高，在進(jìn)行檔案管理時(shí)一般采取兩種方式，即內(nèi)部人員對(duì)檔案進(jìn)行整理和外包檔案業(yè)務(wù)，而這兩種方式都存在檔案管理人員技術(shù)水平低，信息化程度不高的情況。

疾控部門的工作人員在進(jìn)行檔案整理時(shí)并沒有經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練，業(yè)務(wù)水平較差，比如在將有關(guān)疾控檔案按不同類別和保管期限進(jìn)行分類的基本工作方面，若沒有過硬的技術(shù)，就不能完成檔案管理工作[4] 。因此，在這種情況下，疾控中心就會(huì)將檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行外包。而后，一些專門負(fù)責(zé)整理檔案的公司由于人員流動(dòng)性大，也存在檔案管理人員技術(shù)水平低的情況。雖然人才流動(dòng)是必然的，但是檔案管理工作并沒有建立相關(guān)的職業(yè)資格認(rèn)證制度，檔案工作的門檻進(jìn)入低，對(duì)工作人員的要求也比較低，帶給員工的回報(bào)率低，在一些小地方該現(xiàn)象尤為嚴(yán)重。綜上所述，在具體的疾控檔案管理工作中，工作人員水平低、專業(yè)素質(zhì)差是阻礙信息化在疾控檔案管理應(yīng)用中的一個(gè)重要問題。

3.3基礎(chǔ)設(shè)施不完備

一直以來，疾控中心的職責(zé)是預(yù)防有關(guān)疾病和傳染病以及管理公共衛(wèi)生事務(wù)，為此其忽視了對(duì)檔案工作的管理。同時(shí)，有關(guān)疾控部門的工作人員對(duì)檔案管理工作也不重視，這就導(dǎo)致各級(jí)疾控部門信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位，無法滿足當(dāng)前的檔案管理工作需求。在當(dāng)前的信息化時(shí)代，疾控檔案管理工作不僅需要配套的設(shè)施，同時(shí)還要需要利用網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)信息管理和資源共享。然而在具體的疾控檔案管理工作中，不僅設(shè)施不齊全，而且與之有關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)未達(dá)到要求，這就導(dǎo)致各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)沒有辦法進(jìn)行信息化管理和信息共享，從而影響疾控檔案管理的信息化服務(wù)，不利于提高疾控檔案管理效率[5] 。

3.4檔案管理理念沒有與時(shí)俱進(jìn)

疾控檔案管理部門與其他檔案管理部門不同，其他檔案管理部門主要負(fù)責(zé)內(nèi)部檔案管理工作，而疾控檔案部門不僅要負(fù)責(zé)內(nèi)部檔案管理工作，還要負(fù)責(zé)平行部門以及上下部門的檔案管理工作，其管理范圍較廣，需要傳遞的信息量較大。然而，現(xiàn)階段疾控管理部門并不能及時(shí)傳遞相關(guān)信息，從而造成工作失誤[6] 。

4信息技術(shù)在疾控檔案管理中的應(yīng)用

4.1大力推進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化已成為檔案管理工作的重心。疾控部門作為關(guān)乎人民健康、生命安全的部門，一定要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化在疾控事業(yè)中的重要性，相關(guān)人員可以積極和當(dāng)?shù)刎?cái)政局進(jìn)行聯(lián)系和溝通，將檔案管理信息化納入財(cái)政支持中，為疾控部門檔案管理工作信息化提供一定的資金支持。同時(shí)，結(jié)合自身的實(shí)際情況建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，確保檔案管理的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的高效性，提升檔案的利用效率。在上述案例中，該疾控部門應(yīng)積極進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)。若將部門有關(guān)疾控檔案進(jìn)行信息化處理具有以下優(yōu)點(diǎn)：一方面，提高資料的使用率，在遇到突發(fā)事件時(shí)，可以快速通過信息化的方式查閱有關(guān)資料文件，為快速處理突發(fā)性事件提供幫助。另一方面，信息化可以保證原始資料的完整性，利于原始檔案資料的整理。綜上所述，疾控部門在進(jìn)行相關(guān)檔案管理時(shí)，應(yīng)該提高信息化建設(shè)意識(shí)[7] 。

4.2提高檔案管理人員的技術(shù)水平

對(duì)于疾控檔案管理而言，提高檔案管理人員的技術(shù)水平非常重要，因此提高疾控檔案管理工作的效率應(yīng)該從兩個(gè)角度出發(fā)：對(duì)于疾控檔案部門來說，在人才匱乏的情況下應(yīng)及時(shí)完善與檔案管理工作相關(guān)的崗位制度，建立起有關(guān)檔案管理的文化，對(duì)部門工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，設(shè)立相應(yīng)的崗位晉升機(jī)制，以此調(diào)動(dòng)部門工作人員的積極性，從而推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)[8] 。同時(shí)，在招聘工作人員時(shí)應(yīng)該聘請(qǐng)復(fù)合型人才，以改善人才結(jié)構(gòu)，從而建立檔案信息化隊(duì)伍。而對(duì)于社會(huì)來說，應(yīng)該建立相應(yīng)的職業(yè)資格認(rèn)證制度，提高整個(gè)檔案管理行業(yè)的相關(guān)人員的技術(shù)水平，從而推動(dòng)疾控檔案管理的信息化進(jìn)程。同時(shí)，對(duì)于檔案管理企業(yè)而言，應(yīng)該提高檔案管理工作人員的薪酬待遇，建立相應(yīng)的薪酬待遇體系，從而降低工作人員的流動(dòng)性。另外，提高行業(yè)的準(zhǔn)入門檻，招收真正熱愛檔案管理工作的人才[9] 。

4.3強(qiáng)化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了對(duì)疾控中心的檔案進(jìn)行信息化管理，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)很有必要。一方面，根據(jù)疾控部門的相關(guān)業(yè)務(wù)，建立檔案信息化系統(tǒng)，使其與傳染病系統(tǒng)和慢熱病系統(tǒng)相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)資源共享。另一方面，應(yīng)加大對(duì)疾控檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金投入[10] 。

4.4更新檔案管理理念

若大面積推廣信息化檔案管理，可以采用符合社會(huì)發(fā)展的新管理模式，及時(shí)采集信息、管理信息、傳遞信息，從而為疾控管理工作提供幫助。由此可見，更新檔案管理理念，使之與社會(huì)的發(fā)展相匹配，有利于加快檔案管理工作的信息化進(jìn)程[11] 。

5總結(jié)

隨著時(shí)代的進(jìn)步，信息化發(fā)展是必然趨勢(shì)，因此疾控檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流，利用信息化對(duì)檔案進(jìn)行管理[12] 。然而，現(xiàn)階段疾控檔案的信息化管理存在一定問題，只有及時(shí)解決這些問題才可以提高疾控部門的工作效率，從而為人們的健康提供保障。