房地產(chǎn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用研究

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn);檔案管理;網(wǎng)絡(luò)信息化;開發(fā)

中圖法分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1引言

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展和我國(guó)經(jīng)濟(jì)效益的不斷提升，相關(guān)部門逐漸提高了對(duì)房地產(chǎn)業(yè)的關(guān)注度。在此背景下，房地產(chǎn)業(yè)為保證自身經(jīng)濟(jì)效益，須增加對(duì)檔案管理工作的重視，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，著眼于計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境調(diào)閱自己所需信息，確定內(nèi)部管理方式，為工作人員樹立正確的檔案管理觀念，進(jìn)而達(dá)到房地產(chǎn)檔案管理信息的開發(fā)和利用目的。

2房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的意義及所需遵循的規(guī)則

2.1房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的意義

國(guó)內(nèi)房地產(chǎn)業(yè)的數(shù)量與日俱增，房地產(chǎn)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)也日益頻繁，這使房地產(chǎn)的檔案資料更加豐富。在此基礎(chǔ)上，房產(chǎn)登記方式也存在細(xì)微差距，合資、外資性質(zhì)的房屋在長(zhǎng)久運(yùn)行后易出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)適用性質(zhì)的改變，房屋產(chǎn)權(quán)模式也會(huì)產(chǎn)生一定變化，這會(huì)給國(guó)內(nèi)房地產(chǎn)檔案管理部門帶來更大的影響[1]。因此，可增加網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的應(yīng)用，在傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行升級(jí)。利用先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)房屋整體測(cè)量，節(jié)省工作期間的人力、物力以及資源，確保各項(xiàng)測(cè)量、登記以及記錄工作的完整性，便于信息整理及歸納。

2.2房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理所需遵循的規(guī)則

（1）系統(tǒng)性

房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的工作內(nèi)容主要包括產(chǎn)權(quán)登記、檔案管理兩個(gè)方面。我們可根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息化管理工作的走向進(jìn)行分析，加強(qiáng)檔案管理工作的建設(shè)力度，保證管理系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的全方位運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理與產(chǎn)權(quán)登記工作的結(jié)合。為確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)揮貫穿作用，可運(yùn)用檢索、分類、調(diào)閱以及二次審核的方式創(chuàng)建完整的房地產(chǎn)檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部檔案的系統(tǒng)化管理[2]。

（2）便捷性

在房地產(chǎn)市場(chǎng)的活躍度增強(qiáng)的情況下，房地產(chǎn)檔案管理工作量大為增加。為方便房地產(chǎn)業(yè)查閱市場(chǎng)內(nèi)的各方面信息，可利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備查找相關(guān)內(nèi)容，秉承便捷、方便的基礎(chǔ)原則，確保各項(xiàng)工作滿足受眾需求，進(jìn)而提高房地產(chǎn)檔案管理能力。

（3）安全性

為加強(qiáng)對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作的了解，可通過完整的責(zé)任制度來設(shè)置相應(yīng)的內(nèi)部安全防護(hù)措施[3]。為房地產(chǎn)檔案管理工作制定安全保密方案，通過區(qū)分不同層級(jí)員工的權(quán)限，可健全房地產(chǎn)檔案管理工作制度，實(shí)施分級(jí)管理。另外，需根據(jù)房地產(chǎn)業(yè)檔案管理期間的安全性要求，增加網(wǎng)絡(luò)防火墻的設(shè)置，避免不法分子入侵?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)盜取用戶信息，可將檔案信息進(jìn)行備份，以提高內(nèi)部系統(tǒng)的病毒防治能力，從而增強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理工作的安全性。

3房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的重要性

3.1實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理資源共享

由于房地產(chǎn)檔案管理工作具有一定的特殊性，各項(xiàng)目之間的聯(lián)系不夠密切，存在不同項(xiàng)目分布距離較遠(yuǎn)的問題。若工作人員通過傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理方式，無法在第一時(shí)間掌握全部信息[4]。因此，需增加網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的利用，實(shí)時(shí)調(diào)閱及借取檔案資料，利用“一鍵分類”功能將信息儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，根據(jù)案卷等級(jí)、文件等級(jí)進(jìn)行分類，無須單途徑的管理工作，僅需管理人員制定房地產(chǎn)檔案應(yīng)用方案，員工按照上級(jí)下達(dá)指令進(jìn)行整合，便于后續(xù)隨機(jī)項(xiàng)目信息借閱工作的開展。

另外，可建設(shè)方案信息共享平臺(tái)，便于各個(gè)項(xiàng)目在執(zhí)行期間進(jìn)行信息借閱，利用平臺(tái)的導(dǎo)航功能對(duì)所需信息進(jìn)行檢索，一來展現(xiàn)出房地產(chǎn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、整體化特點(diǎn)，二來可實(shí)施檔案信息共享，展現(xiàn)出科學(xué)系統(tǒng)的運(yùn)行意義，通過房地產(chǎn)檔案管理、檔案信息化檢索的方式來保證各部門所執(zhí)行工作的完整性。穩(wěn)定房地產(chǎn)檔案信息的運(yùn)行狀態(tài)，滿足此工作的開放性要求，運(yùn)用無紙化辦公方式提高房地產(chǎn)檔案管理工作的效率，進(jìn)而更改以往的信息檢索方式，彌補(bǔ)傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理工作中的不足，適當(dāng)優(yōu)化房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)房地產(chǎn)業(yè)得到更好的發(fā)展。

3.2提高房地產(chǎn)檔案管理工作質(zhì)量

國(guó)內(nèi)房地產(chǎn)檔案管理工作中存在很多不足之處，具體體現(xiàn)在檔案管理工作和信息化建設(shè)力度不足兩方面。因此，為跟上國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，必須借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，一改房地產(chǎn)檔案管理滯后的局面，保證大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用在房地產(chǎn)檔案管理中，使其朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化以及標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展[5]。

4房地產(chǎn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化風(fēng)險(xiǎn)

4.1技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

在房地產(chǎn)檔案管理中，技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在檔案管理技術(shù)引進(jìn)方面，若工作人員自身專業(yè)知識(shí)能力不足，則可在科目核算、總賬開設(shè)、余額核算等方面增加技術(shù)要求，規(guī)避檔案管理的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。若在房地產(chǎn)檔案應(yīng)用環(huán)節(jié)出現(xiàn)偏差，則會(huì)導(dǎo)致新引進(jìn)的技術(shù)難以發(fā)揮出真正作用。所以，可通過創(chuàng)建內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)的方式，定向增強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)的軟件功能。同時(shí)，由于在房地產(chǎn)檔案管理各環(huán)節(jié)引進(jìn)高端技術(shù)種類較多，內(nèi)部缺少?gòu)?fù)合型人才，管理工作易出現(xiàn)紕漏，無法對(duì)員工的操作進(jìn)行監(jiān)管。

4.2投資風(fēng)險(xiǎn)

各部門根據(jù)自身所需引進(jìn)設(shè)備、技術(shù)以及相關(guān)資源，增加內(nèi)部專業(yè)技術(shù)人員數(shù)量，以此為房地產(chǎn)檔案管理工作提供技術(shù)支持。同時(shí)，為規(guī)避突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生，需根據(jù)內(nèi)部員工的實(shí)際工作狀況，制定預(yù)制管理方案，加強(qiáng)檔案信息備份，降低數(shù)據(jù)丟失問題所帶來的影響?；诖?，上述活動(dòng)皆需花費(fèi)大量資金，一旦某環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏，則會(huì)增加投資風(fēng)險(xiǎn)。

4.3個(gè)人財(cái)產(chǎn)及身份隱私風(fēng)險(xiǎn)

隨著網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，人們對(duì)個(gè)人財(cái)產(chǎn)及身份隱私問題更加關(guān)注。因此，在房地產(chǎn)檔案管理中，各部門所執(zhí)行工作皆涉及個(gè)人財(cái)產(chǎn)及身份隱私問題，若產(chǎn)權(quán)人資料管理不當(dāng)，則會(huì)增加資料外泄的風(fēng)險(xiǎn)。另外，若房地產(chǎn)檔案管理部門的技術(shù)要求不達(dá)標(biāo)，則難以避免不法分子入侵?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)的問題，使用戶個(gè)人隱私被侵犯，對(duì)其個(gè)人財(cái)產(chǎn)及身份隱私帶來影響。所以，房地產(chǎn)檔案管理工作需結(jié)合上述三方面進(jìn)行分析，利用法律制度，保證房地產(chǎn)檔案管理制度的完善，降低社會(huì)中不穩(wěn)定因素對(duì)房地產(chǎn)檔案管理工作帶來的影響，以達(dá)到規(guī)避房地產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的目的。

5房地產(chǎn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化開發(fā)利用手段

5.1制定網(wǎng)絡(luò)信息化開發(fā)利用方案

（1）管理方案

結(jié)合目前房地產(chǎn)檔案管理工作進(jìn)行思考，由此可知具體的管理方案，這是檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化及開發(fā)利用工作的主要依據(jù)，所以應(yīng)當(dāng)重視管理方案的編制，以確保管理方案能夠滿足當(dāng)前檔案管理的需求，指導(dǎo)工作者能夠更加準(zhǔn)確、高效地完成檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息化開發(fā)利用工作。首先，需明確管理工作針對(duì)對(duì)象，打破以往紙質(zhì)檔案管理思路定式，將信息化的管理思想融入方案編制中，由此明確信息化的管理方向，避免由于傳統(tǒng)管理模式而限制使用者執(zhí)行各項(xiàng)工作。例如，在管理中，傳統(tǒng)模式強(qiáng)調(diào)分類、存儲(chǔ)等管理程序的依次開展，導(dǎo)致管理流程復(fù)雜、操作效率低，因此在編制方案時(shí)，需轉(zhuǎn)變管理理念，將一體化的管理模式引入管理方案編制中，并確立基于檔案管理信息系統(tǒng)的一體化管理方式，由此讓管理者可以直接通過簡(jiǎn)單的操作系統(tǒng)，完成存儲(chǔ)、分類等管理工作，提高管理效率。其次，可利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將房地產(chǎn)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、優(yōu)化及整理，避免在信息化檔案管理中出現(xiàn)差錯(cuò)，同時(shí)簡(jiǎn)化員工的操作方式，并通過數(shù)字通信、聯(lián)結(jié)網(wǎng)絡(luò)的方式，使房地產(chǎn)資料被高效利用，健全房地產(chǎn)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)，統(tǒng)一房地產(chǎn)信息收集、存儲(chǔ)工作的開展，為工作人員營(yíng)造出良好的工作環(huán)境，輔助后續(xù)檔案信息管理工作的開展。

（2）系統(tǒng)建設(shè)方案

根據(jù)目前網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行思考，將數(shù)字化建設(shè)工作融入房地產(chǎn)檔案管理工作中，讓數(shù)字技術(shù)成為網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部的自動(dòng)化管理，避免在房地產(chǎn)檔案管理中出現(xiàn)過多的紕漏;轉(zhuǎn)換原本的工作執(zhí)行模式，利用保密度更高、時(shí)效性更強(qiáng)的檔案信息整合方式，將房地產(chǎn)信息技術(shù)應(yīng)用在收集、查詢以及整理工作中。同時(shí)，可根據(jù)內(nèi)部檔案的數(shù)量，分類處理及整合并設(shè)置目錄，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件掃描、終檢以及歸納，滿足用戶的各項(xiàng)需求，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。

5.2應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)管理技術(shù)

（1）豐富數(shù)據(jù)管理技術(shù)類型

若規(guī)范員工的各項(xiàng)操作，讓員工嚴(yán)格遵守房地產(chǎn)檔案管理制度，可以保證電子文檔信息的高效利用。同時(shí)，應(yīng)控制好檔案信息的運(yùn)行狀態(tài)，增加大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部組織、授權(quán)管理以及職責(zé)分工的控制，利用系統(tǒng)處理相關(guān)事宜;亦可通過手機(jī)、計(jì)算機(jī)等終端設(shè)備實(shí)時(shí)查閱房產(chǎn)檔案信息，發(fā)揮出信息化建設(shè)工作的作用，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)業(yè)務(wù)管理工作的整合。

另外，需加強(qiáng)內(nèi)部管理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)，擴(kuò)充房地產(chǎn)檔案管理工作中的復(fù)合型人才團(tuán)隊(duì)，讓管理層能夠規(guī)范自身行為，做好技術(shù)交底工作，使初始檔案被規(guī)范使用，有利于后續(xù)檔案共享及整改工作的開展，從而將檔案信息的價(jià)值最大化。同時(shí)，可設(shè)置加密數(shù)據(jù)資源庫(kù)，加強(qiáng)內(nèi)部系統(tǒng)維護(hù)并設(shè)置秘鑰，定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)資源進(jìn)行更新及開放，為管理人員的各項(xiàng)工作給予一定的支持，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息的優(yōu)化及升級(jí)，以發(fā)揮檔案管理信息化建設(shè)的全部實(shí)力。

（2）加強(qiáng)對(duì)管理技術(shù)的使用

在房地產(chǎn)業(yè)內(nèi)，檔案信息內(nèi)容都會(huì)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，由于檔案信息較多，一旦出現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理存儲(chǔ)能力不足的問題，則會(huì)制約房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。因此，可提高對(duì)房地產(chǎn)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的重視，全方位整改內(nèi)部系統(tǒng)，有效提高房地產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)能力。通過分層結(jié)構(gòu)的利用，設(shè)置產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍業(yè)務(wù)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，保證各環(huán)節(jié)的影像、數(shù)據(jù)、資料等被存儲(chǔ)在內(nèi)。例如，為加大房產(chǎn)檔案資源的開發(fā)力度，可通過分類儲(chǔ)存的方式方便工作人員借閱、檢索、調(diào)研相關(guān)資料，增加員工操作環(huán)節(jié)的便利性，使各類資源在系統(tǒng)內(nèi)分類儲(chǔ)存，增加數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、審計(jì)工具的應(yīng)用，從而增加房產(chǎn)檔案服務(wù)環(huán)節(jié)的主動(dòng)性。另外，可簡(jiǎn)化數(shù)據(jù)庫(kù)操作頁面，運(yùn)用單窗口的設(shè)計(jì)方式，利用計(jì)算機(jī)確定用戶是否具備使用權(quán)限，以降低后期維護(hù)工作難度，增加數(shù)碼成像技術(shù)的利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，有利于各部門工作的開展。

5.3拓寬網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)渠道

就房地產(chǎn)業(yè)檔案信息服務(wù)模式來看，其處于對(duì)信息安全等方面的維護(hù)環(huán)節(jié)，部分房地產(chǎn)檔案信息會(huì)被加密，難以被人們直接獲取，導(dǎo)致檔案的利用率較低。因此，需做好信息安全建設(shè)（如防火墻、密鑰設(shè)置等），打通信息共享渠道，讓人們更加方便、快捷地獲取檔案信息，為自身的房地產(chǎn)交易決策提供依據(jù)。此外，須加強(qiáng)與其他部門的檔案管理聯(lián)動(dòng)建設(shè)。加大各單位的信息技術(shù)學(xué)習(xí)力度，讓其他相關(guān)部門均可借助相應(yīng)的信息共享渠道來獲取所需的檔案信息，不僅為其辦公提供便利，更可保證為使用人員提供相應(yīng)的信息服務(wù)。由此，轉(zhuǎn)變具有限制性的服務(wù)方式，讓檔案服務(wù)更加靈活、便捷，可以提高檔案網(wǎng)絡(luò)信息化開發(fā)利用效果，以實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的自動(dòng)化編撰，避免出現(xiàn)破壞檔案的現(xiàn)象。

6結(jié)論

為保證房地產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，提升信息技術(shù)的利用效率，實(shí)現(xiàn)管理體系的革新。反之，則無法發(fā)揮房地產(chǎn)檔案信息的價(jià)值，更難提升管理水平。因此，我們需要不斷探索，增加網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理工作的實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，從而促進(jìn)房地產(chǎn)業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展。

作者簡(jiǎn)介：

周賢秋（1969—），本科，館員，研究方向：房地產(chǎn)管理。