事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探析

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

中圖法分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

信息技術(shù)的應(yīng)用給人們帶來(lái)了諸多便利，體現(xiàn)了科技的進(jìn)步。借助信息技術(shù)能夠完善檔案管理工作，有利于促進(jìn)檔案管理工作的高效開(kāi)展。傳統(tǒng)的檔案管理模式面對(duì)日益增多的歸檔材料顯露出了許多弊端，無(wú)法與現(xiàn)階段檔案管理工作的發(fā)展需要相匹配。因此，為了更好地滿足事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展需求，需要通過(guò)改進(jìn)現(xiàn)有的方式方法，加大對(duì)檔案管理信息化設(shè)備的投入力度，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)。

1事業(yè)單位檔案管理信息化的特點(diǎn)

（1）優(yōu)化檔案存儲(chǔ)環(huán)境

紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)檔案管理工作的重要存儲(chǔ)媒介，在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中基本采用人工方式對(duì)檔案進(jìn)行記錄與歸檔，隨著檔案的增多，這些檔案被統(tǒng)一放置在大型檔案室內(nèi)，占用很大空間才能滿足紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存需求，并且在歸檔過(guò)程中，檔案管理人員往往需要做大量的工作，消耗了大量的精力與時(shí)間。另外，紙質(zhì)檔案對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境有一定的要求，如果處在高溫、潮濕并伴有強(qiáng)光及有害化學(xué)氣體等的環(huán)境中時(shí)，會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成一定影響，因氧化反應(yīng)造成紙張結(jié)構(gòu)松散并縮短紙張壽命，使得紙質(zhì)檔案上的字跡發(fā)生擴(kuò)散反應(yīng)而變得模糊。利用信息化的管理模式可以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的方式，同時(shí)信息化的檔案管理是采用電子硬盤(pán)將檔案直接存儲(chǔ)，這在一定程度上節(jié)省了檔案存儲(chǔ)的空間，優(yōu)化了檔案存儲(chǔ)的環(huán)境，使得檔案不易因環(huán)境的影響而被破壞，因此在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)是一個(gè)必然趨勢(shì)[1]。

（2）提高檔案管理的便捷性

調(diào)動(dòng)檔案是檔案管理工作的一項(xiàng)內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案管理在對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)的過(guò)程中首先需要檔案管理人員人工查找檔案，檔案資料繁多，查找需要花費(fèi)一定時(shí)間，并在一定程度上加大了檔案管理人員的工作量，同時(shí)也降低了調(diào)動(dòng)檔案的效率。因而需要為事業(yè)單位檔案管理工作構(gòu)建信息化系統(tǒng)管理平臺(tái)，依靠計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的儲(chǔ)存數(shù)據(jù)功能，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中高效、精準(zhǔn)地查詢所需檔案資料，同時(shí)對(duì)歸檔的檔案信息進(jìn)行及時(shí)更新，并且通過(guò)有效應(yīng)用加密數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中的軟件加密技術(shù)就可實(shí)現(xiàn)檔案管理的保密功能，極大保護(hù)了檔案的安全性。因此，大力推行檔案信息化平臺(tái)的搭建，將有助于提高事業(yè)單位檔案管理部門的工作效率，并極大降低事業(yè)單位檔案管理部門相關(guān)工作人員的工作量。

（3）增強(qiáng)檔案管理的安全性

在事業(yè)單位中，需要對(duì)人事檔案管理采取一定的保護(hù)措施，從而確保收錄檔案資料庫(kù)中人事檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，而通過(guò)應(yīng)用信息化管理方法能夠有效增強(qiáng)檔案管理的安全性[2]。在信息化程度還不是很高的年代，人事檔案的錄入方式都是采用人工錄入，該方式無(wú)法避免人為原因造成的數(shù)據(jù)記錄錯(cuò)誤的情況，甚至可能有人非法竊取員工的個(gè)人信息并私自篡改個(gè)人信息，從而導(dǎo)致人事檔案信息數(shù)據(jù)錄入發(fā)生錯(cuò)誤。而針對(duì)此類情況，可以利用員工個(gè)人信息系統(tǒng)管理平臺(tái)技術(shù)，從而有效防止員工信息被竊取或出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤的問(wèn)題。同時(shí)，使用個(gè)人信息平臺(tái)不僅可以實(shí)時(shí)存儲(chǔ)管理大量的員工個(gè)人信息，也可以有效防止員工信息錄入產(chǎn)生錯(cuò)誤，對(duì)于一些惡意非法竊取及更改員工個(gè)人信息的情況，信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以及時(shí)建立良好的個(gè)人信息安全防護(hù)網(wǎng)，有效增強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案信息管理的安全。

2制約事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息化管理的因素

檔案信息對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，能否實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的有效處理更是直接關(guān)乎相關(guān)工作能否正常開(kāi)展。事業(yè)單位若要跟上時(shí)代腳步，完成檔案的信息化管理已成必然趨勢(shì)。但是，事業(yè)單位的相關(guān)工作卻進(jìn)展緩慢，其中自然存在不少的制約因素。

（1）事業(yè)單位檔案管理信息化制度不完善

在當(dāng)前的經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，事業(yè)單位檔案管理信息化制度不夠完善。完善的制度是任何一個(gè)工作在開(kāi)展過(guò)程中的指導(dǎo)基礎(chǔ)，同時(shí)也會(huì)對(duì)工作起到保障作用，但是目前很多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，僅僅停留在對(duì)硬件設(shè)備的引進(jìn)，卻忽略了信息化制度的建立以及完善。盡管事業(yè)單位已經(jīng)制定了大量的與檔案管理相關(guān)的制度和守則，但是這些管理內(nèi)容更多是針對(duì)傳統(tǒng)的管理方式而制定，并不適用于新時(shí)期下的管理方式，這也導(dǎo)致管理質(zhì)量在不斷下降。管理系統(tǒng)無(wú)法在這一時(shí)代下，完全發(fā)揮出其積極作用，同時(shí)相關(guān)制度也沒(méi)有得到及時(shí)的更新與完善，導(dǎo)致檔案管理信息與實(shí)際工作有著十分明顯的出入，直接阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展，也影響了檔案管理信息化建設(shè)的整體進(jìn)程[3]。

（2）事業(yè)單位檔案管理信息化人才缺乏

在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各行各業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源都是人才資源，而實(shí)施檔案信息化管理，不僅僅需要融合信息技術(shù)，同時(shí)還需要一大批能夠熟練操作相關(guān)設(shè)備并且靈活應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的人才。但是，通過(guò)對(duì)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，能發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)之一就是工作人員仍舊使用傳統(tǒng)的管理方式，他們對(duì)傳統(tǒng)的管理方式十分熟悉，但是對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的掌握較為欠缺，并且不愿意主動(dòng)調(diào)整心態(tài)，不愿意主動(dòng)加強(qiáng)對(duì)技術(shù)的學(xué)習(xí)，導(dǎo)致工作人員的專業(yè)素質(zhì)無(wú)法滿足信息化檔案管理的要求，從而直接阻礙了檔案信息化管理工作的穩(wěn)定發(fā)展以及有效落實(shí)。對(duì)事業(yè)單位而言，人才發(fā)揮著不可替代的作用，特別是在信息時(shí)代這一獨(dú)特的大背景下，人才顯得尤為重要。在事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，信息化建設(shè)離不開(kāi)人才，專業(yè)人才能夠讓檔案信息化管理質(zhì)量得到明顯提升，同時(shí)也為檔案管理提供了人才動(dòng)力。因此，人才對(duì)事業(yè)單位發(fā)展而言極為重要。

（3）檔案管理工作缺少技術(shù)支持

不少事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)還處于概念階段。換言之，很多事業(yè)單位沒(méi)有將檔案管理信息化這一目標(biāo)付諸實(shí)踐。某些事業(yè)單位甚至沒(méi)有給處理檔案信息的相關(guān)部門引進(jìn)專業(yè)的現(xiàn)代化設(shè)備。沒(méi)有硬件的支持，無(wú)法錄入檔案信息。此外，就算有硬件設(shè)備，相關(guān)的軟件條件也很難滿足錄入需求。若沒(méi)有專門的檔案系統(tǒng)處理軟件，工作人員對(duì)檔案的處理只能停留在保存、收集等表淺層面，無(wú)法對(duì)信息進(jìn)行深度操作。

（4）事業(yè)單位對(duì)信息化檔案利用程度不足

事業(yè)單位對(duì)信息化檔案的利用程度普遍不足，相關(guān)工作人員對(duì)檔案信息的認(rèn)知仍舊停留在信息的采集、保存方面，沒(méi)有看到信息化檔案在開(kāi)發(fā)、加工方面的巨大潛力。利用不足也就無(wú)法產(chǎn)生相關(guān)需求，嚴(yán)重限制了檔案管理信息化的發(fā)展。

（5）管理者忽視信息化相關(guān)工作

管理者的態(tài)度直接代表了整個(gè)單位對(duì)某件事的態(tài)度。而很多管理者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化的檔案對(duì)檔案處理有關(guān)工作的重大意義和作用，于是出現(xiàn)了上層人員對(duì)檔案信息化建設(shè)疏于管理、指導(dǎo);下層人員對(duì)檔案管理信息化工作不上心，不主動(dòng)提升自己，也不學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)的現(xiàn)象，這阻礙了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。若要扭轉(zhuǎn)當(dāng)前局面，事業(yè)單位管理者必須收起對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的輕視之心，在工作中展現(xiàn)出對(duì)其的看重。上行下效，由管理者帶動(dòng)事業(yè)單位全體員工轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的態(tài)度，激發(fā)他們對(duì)檔案管理的熱情，這將極大地促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化水平的提高。

（6）事業(yè)單位員工困于傳統(tǒng)模式，檔案信息化水平落后

此前，受限于科技水平不高，事業(yè)單位的檔案信息幾乎全部由紙張記錄。如今，全球信息化已成趨勢(shì)，檔案信息載體的選擇已不受科技水平的限制。事實(shí)上，紙質(zhì)檔案有諸多缺陷，但即使如此，很多事業(yè)單位員工還是受限于傳統(tǒng)模式，思維固化，認(rèn)為利用傳統(tǒng)的檔案管理模式得心應(yīng)手，對(duì)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)主觀上比較懈怠，在工作上還是偏向于采用紙張記錄事業(yè)單位的檔案信息，而不選擇更加優(yōu)秀的電子信息化載體。相比于傳統(tǒng)的紙張載體，將檔案以信息化的形式保存在網(wǎng)絡(luò)上擁有諸多優(yōu)點(diǎn)。例如，信息化的檔案管理更加方便，借助一些管理程序，可以在幾秒鐘內(nèi)完成過(guò)去要耗時(shí)幾周甚至幾個(gè)月的檔案信息排序、編輯、收錄等工作。其次，信息化的檔案易于存儲(chǔ)，保存條件不像紙張文件那樣苛刻。可以說(shuō)，信息化檔案在諸多方面優(yōu)于紙質(zhì)檔案。事業(yè)單位的檔案管理人員要迅速改掉自己的習(xí)慣，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，在檔案管理工作上利用電子設(shè)備進(jìn)行記錄、處理，促進(jìn)本單位檔案管理的信息化發(fā)展。

3事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施

（1）擺脫傳統(tǒng)模式，適應(yīng)信息化環(huán)境

事業(yè)單位的檔案管理人員普遍受困于傳統(tǒng)模式，還在用以前的思維看待事物。這使得他們習(xí)慣于在紙張上記錄檔案信息，而很難適應(yīng)目前更加高效的信息化處理模式，更不用提主動(dòng)地促進(jìn)傳統(tǒng)模式向信息化模式的轉(zhuǎn)變。員工要順應(yīng)時(shí)代改變，擺脫傳統(tǒng)模式的桎梏，主動(dòng)走出舒適區(qū)，去接觸發(fā)達(dá)的電子信息技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)。事業(yè)單位要做好相關(guān)員工的思想工作，幫助他們完成思想上的轉(zhuǎn)變。

（2）保證事業(yè)單位檔案信息的安全性

信息化檔案與紙質(zhì)檔案相比擁有諸多優(yōu)點(diǎn)，但是其也和紙質(zhì)檔案一樣存在安全問(wèn)題。如果事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中出現(xiàn)了信息化檔案遺失、缺漏、遭竊等安全問(wèn)題，勢(shì)必會(huì)引起單位上下對(duì)信息化檔案的安全性的顧慮，極大挫傷員工的積極性。為此，事業(yè)單位要做好防范工作，杜絕以上事件的發(fā)聲。在這一要求下，事業(yè)單位可以聘請(qǐng)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全人員擔(dān)任信息化檔案安全顧問(wèn)，建立信息化檔案防火墻，防止檔案信息泄露[4]。

（3）建立數(shù)據(jù)庫(kù)，搭建數(shù)據(jù)庫(kù)基本框架

電子版的人事檔案其實(shí)就是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，在這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中可以快速查找所需信息，提高工作效率。至于數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，首先要根據(jù)事業(yè)單位的規(guī)模，確定數(shù)據(jù)庫(kù)的基本架構(gòu)和所需功能。要使數(shù)據(jù)庫(kù)能在日后有效運(yùn)行，前期的準(zhǔn)備工作十分重要，這就需要收集一部分人員的數(shù)據(jù)，將這些人員的基本信息作為建立電子檔案的基礎(chǔ)，用這些數(shù)據(jù)建立模型，并以此模型作為檢驗(yàn)對(duì)象，測(cè)試人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)在運(yùn)行中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。將這些問(wèn)題歸納總結(jié)，最后完善基本數(shù)據(jù)庫(kù)。基本的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建成后，并不代表可以一勞永逸，后續(xù)還需要不斷對(duì)其進(jìn)行維護(hù)和更新。

（4）云儲(chǔ)存和備份

在事業(yè)單位檔案管理工作過(guò)程中，信息技術(shù)嶄露頭角的第一步便是通過(guò)人工錄入或掃描渠道完成紙質(zhì)文件到電子文件的轉(zhuǎn)變，而后將其輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行備份和保存。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，越來(lái)越多的領(lǐng)域開(kāi)始注意到大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，并將其不斷完善，事業(yè)單位檔案管理工作也不例外。如果將大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，紙質(zhì)文件將變?yōu)殡娮訑?shù)字化信息，儲(chǔ)存地點(diǎn)則為云端，以便更好地管理檔案，更新工作人員的認(rèn)知，提升檔案管理工作的整體效率，為事業(yè)單位減少不必要的麻煩[5]。

（5）通過(guò)計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用范圍逐漸擴(kuò)大，且有關(guān)專業(yè)程序也會(huì)應(yīng)用到檔案管理工作中。若繼續(xù)優(yōu)化該程序，將起到提高檔案信息調(diào)出速度、降低人工接觸檔案概率及避免信息泄露的作用，以此確保檔案資料的完整性、安全性。因此，相關(guān)工作人員必須提高專業(yè)素養(yǎng)，事業(yè)單位也要重視人員培訓(xùn)及設(shè)備改進(jìn)，從而促進(jìn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。

4結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中也要尋求最佳發(fā)展目標(biāo)，面對(duì)信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，事業(yè)單位也在逐漸轉(zhuǎn)型，加快信息化建設(shè)的步伐。為實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)，要建立健全檔案管理信息化制度、增強(qiáng)檔案管理信息化意識(shí)、強(qiáng)化檔案管理信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，讓檔案管理信息化為事業(yè)單位的發(fā)展保駕護(hù)航。

作者簡(jiǎn)介：

黃林鳳（1980—），本科，研究方向：檔案管理的信息化建設(shè)。