自動(dòng)化辦公在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用

陳世琦

如今自動(dòng)化在我國(guó)的科技發(fā)展中占據(jù)了重要的位置，尤其是對(duì)于企業(yè)信息化管理而言，自動(dòng)化管理能夠在最大程度上節(jié)約資源，提高信息的使用效率。自動(dòng)化使工作人員能夠以最快的速度調(diào)取所需信息，既能夠保證信息的準(zhǔn)確性，又能夠使所有信息得到科學(xué)整合，使企業(yè)的信息管理得到全方位的提升。

目前企業(yè)信息化管理當(dāng)中存在的問題

在企業(yè)中整體的發(fā)展少不了對(duì)公司員工信息的管理，以及相應(yīng)項(xiàng)目和材料審核等環(huán)節(jié)的信息處理，企業(yè)如果想要做到長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就必須將重要的信息進(jìn)行妥善管理。對(duì)于目前的企業(yè)發(fā)展而言，項(xiàng)目參與的環(huán)節(jié)較多、企業(yè)人員復(fù)雜，如果沒有應(yīng)用信息化管理會(huì)存在著信息短缺、雜亂等問題。為了能夠打破傳統(tǒng)信息管理的局限性，必須適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，將自動(dòng)化融入到企業(yè)的信息化管理當(dāng)中，防止相應(yīng)的信息被篡改或人員信息的丟失。在傳統(tǒng)的信息管理當(dāng)中，由于無法快速提取信息，達(dá)不到相應(yīng)的信息管理標(biāo)準(zhǔn)，處理效率慢，嚴(yán)重影響了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。可以看出，傳統(tǒng)的信息化管理存在著巨大的局限性，想要打破局限性，就必須要應(yīng)用自動(dòng)化管理，進(jìn)行更為合理科學(xué)的規(guī)劃。

企業(yè)信息自動(dòng)管理的優(yōu)勢(shì)

提取信息時(shí)更為快速

當(dāng)其他企業(yè)進(jìn)行合作時(shí)，常常需要簽署大量的合約、調(diào)查相應(yīng)的項(xiàng)目背景，為了能夠使雙方合作效率達(dá)到最大化，應(yīng)用自動(dòng)化信息管理可有效地將相應(yīng)項(xiàng)目進(jìn)行信息的提取。依據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)及規(guī)模，企業(yè)管理人可更好地選擇項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，將項(xiàng)目與負(fù)責(zé)人的工作特點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行較為整體的管理。除此之外，當(dāng)企業(yè)遇到危機(jī)時(shí)，很可能會(huì)出現(xiàn)裁員的情況，此時(shí)，自動(dòng)化信息管理就可有效地將員工工作信息、工作量及工作效率進(jìn)行記錄，再根據(jù)負(fù)責(zé)人的需求進(jìn)行分析，如此一來，既能夠用數(shù)據(jù)來表明員工的工作價(jià)值，同時(shí)又能使有能力的員工得到肯定，以數(shù)據(jù)來進(jìn)行企業(yè)管理更具有說服力和科學(xué)性。

能夠處理更大規(guī)模的信息

企業(yè)在前進(jìn)道路當(dāng)中會(huì)逐漸擴(kuò)大自己的規(guī)模，這時(shí)就很容易出現(xiàn)人員信息流動(dòng)較為頻繁的情況，自動(dòng)化企業(yè)信息管理的模式能夠有效地將人員出入進(jìn)行統(tǒng)一記錄，對(duì)每一個(gè)部門的成員都能夠記錄在冊(cè)。尤其是在企業(yè)收購或合并其他公司時(shí)人員流會(huì)很大，這時(shí)，如果能夠應(yīng)用自動(dòng)化企業(yè)信息管理模式，就能以最大效率處理好流動(dòng)人員，安排好員工進(jìn)入新的責(zé)任領(lǐng)域。這會(huì)加快人力資源部門的工作效率，同時(shí)又減少了人力投入和經(jīng)濟(jì)成本。

除此之外，在進(jìn)行較大規(guī)模的項(xiàng)目時(shí)，對(duì)于材料購入以及資金的流入、流出也都需要進(jìn)行統(tǒng)一的信息管理，如此一來，才能夠有效防止員工利用公款辦理私事，使每一筆資金都得到妥善地記錄。還能夠?qū)⒐镜馁Y金的流入流出進(jìn)行妥善的記錄與管理，使管理人員能夠?qū)ζ髽I(yè)的發(fā)展有著較為全面的掌控。

使企業(yè)信息更為公開透明化

由于企業(yè)做大之后很容易出現(xiàn)涉稅問題，將企業(yè)的信息進(jìn)行自動(dòng)化管理，在國(guó)家相關(guān)部門查詢信息時(shí)，也能提供極大的便利，能夠提供每一筆資金的流出流向以及流入的來源記錄。由于自動(dòng)化管理之后，高層管理人員隨時(shí)可將公司的相關(guān)信息調(diào)出，如此一來，當(dāng)公司遇到緊急時(shí)，能夠最大程度地調(diào)取相應(yīng)信息，保障公司不會(huì)存在信息缺失。同時(shí)，每一位員工的工作也可盡收眼底，使員工充分的感受到自己的工作效率，保證良性競(jìng)爭(zhēng)，使一些上進(jìn)心不強(qiáng)的員工有一定的危機(jī)感。信息化還可以幫助企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)展示，對(duì)于每個(gè)月指標(biāo)不合格的員工進(jìn)行思想教育，對(duì)于超額完成指標(biāo)的員工進(jìn)行鼓勵(lì)，以有效提高企業(yè)工作效率和完善企業(yè)的人員安排。

隨著時(shí)代的發(fā)展，自動(dòng)化已融入了每個(gè)行業(yè)以不同形式發(fā)揮著重要作用，尤其是在企業(yè)的信息管理上更是需要自動(dòng)化方式來進(jìn)行統(tǒng)一管理，使得信息能夠被快速有效地利用。同時(shí)也能夠保證企業(yè)的正常運(yùn)行，使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和工作效益達(dá)到最大化，保證企業(yè)在時(shí)代的潮流中穩(wěn)步前進(jìn)。