會計(jì)電算化視角下檔案管理研究

摘要：隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，民政部門每年辦理低保、慈善、救助等業(yè)務(wù)產(chǎn)生的會計(jì)檔案數(shù)量和規(guī)模都呈現(xiàn)出較大幅度的增長。本文首先分析了會計(jì)電算化視角下檔案管理的內(nèi)容及特點(diǎn)，并針對會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀，提出了具體的管理對策，有利于規(guī)范民政部門會計(jì)檔案管理，提高會計(jì)檔案管理質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：會計(jì)電算化;檔案規(guī)范化管理;民政

概述

會計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的信息技術(shù)與電子技術(shù)應(yīng)用到會計(jì)實(shí)務(wù)中的簡稱，是利用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息系統(tǒng)，使傳統(tǒng)手工會計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯?jì)信息系統(tǒng)[1]。作為主管民間社會事務(wù)的行政部門，民政部門工作范圍涵蓋了婚姻登記、區(qū)劃地名、低保、福利、慈善、殯葬和救助等多個(gè)領(lǐng)域。每年在低保、慈善、救助、福利等業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生了大量民政會計(jì)檔案，而且數(shù)量和規(guī)模都還呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢。

1會計(jì)電算化視角下檔案管理內(nèi)容

1.1機(jī)作會計(jì)檔案

機(jī)作會計(jì)檔案是指從會計(jì)電算化應(yīng)用系統(tǒng)中打印、輸出的紙質(zhì)會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、以及其他票據(jù)等檔案資料[2]。同時(shí)，機(jī)作會計(jì)檔案還包括各類納入存檔范圍的移交、保管、歸檔、鑒定、消耗清冊等。機(jī)作會計(jì)檔案應(yīng)根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，及時(shí)做好檔案整理歸檔工作。

1.2機(jī)讀會計(jì)檔案

機(jī)讀檔案是指以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等介質(zhì)存儲的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)、會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表等相關(guān)重要數(shù)據(jù)信息，以及會計(jì)數(shù)據(jù)庫等。會計(jì)報(bào)表包括報(bào)表格式及計(jì)算公式等，具有保存價(jià)值的會計(jì)檔案信息。

1.3計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案包括計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)型號、存儲空間、外部設(shè)備類型，以及設(shè)備類型的增加、減少變化等;使用的計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號;會計(jì)電算化應(yīng)用軟件系統(tǒng)名稱、版本號;與會計(jì)電算化應(yīng)用軟件配套的安裝磁盤、光盤、用戶服務(wù)卡，以及磁盤、光盤和用戶手冊等全套文檔資料。

2會計(jì)電算化視角下檔案管理特點(diǎn)

2.1存貯范圍更廣

會計(jì)電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域都擴(kuò)大了，既包括傳統(tǒng)意義上的會計(jì)檔案，也包括存儲于計(jì)算機(jī)硬盤、光盤、磁盤等介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)信息。既包括機(jī)作會計(jì)檔案，即，通過計(jì)算機(jī)打印、輸出的紙質(zhì)會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表，也包括會計(jì)電算化系統(tǒng)中的各種系統(tǒng)軟件、會計(jì)軟件程序及其紙質(zhì)或電子會計(jì)檔案資料信息[3]。既包括會計(jì)電算化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的應(yīng)用軟件、系統(tǒng)軟件及硬件系統(tǒng)性能配置的文字描述性材料（如系統(tǒng)應(yīng)用說明書），屬于會計(jì)電算化檔案的重要組成部分，也包括財(cái)會電算化軟件應(yīng)用系統(tǒng)等等。

2.2存貯形式多樣

會計(jì)電算化檔案載體形式更加多元化，會計(jì)電算化改變了會計(jì)資料記錄存儲模式，利用各種信息介質(zhì)實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案存儲。既有傳統(tǒng)的機(jī)作紙質(zhì)會計(jì)檔案，也包括用以存儲會計(jì)數(shù)據(jù)信息的磁盤、光盤、軟盤、磁帶、縮微膠片等等介質(zhì)[4]。會計(jì)電算化檔案存儲介質(zhì)發(fā)生了巨大變化，因此，存儲時(shí)既要注意會計(jì)檔案信息的保存，也要注意各種形式的存儲介質(zhì)的保管。

2.3信息內(nèi)容易改

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案，修改其檔案信息會留下明顯痕跡。但會計(jì)電算化檔案中的信息數(shù)據(jù)存儲于光盤、磁盤、軟盤、磁帶等磁性介質(zhì)，存儲于這些介質(zhì)的信息極易通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行修改。因此，會計(jì)電算化檔案管理的安全性要求更高，實(shí)際管理中，主要通過控制檔案管理權(quán)限、修改日志加以監(jiān)控，做到修改實(shí)時(shí)把控。

2.4依賴系統(tǒng)環(huán)境

傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理主要記載于紙質(zhì)載體，而會計(jì)電算化其檔案數(shù)據(jù)信息必須依靠特定的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，以及相應(yīng)的系統(tǒng)環(huán)境。無論是檔案信息的生成、存儲，還是重現(xiàn)，都離不開系統(tǒng)環(huán)境的支持[5]。存儲的介質(zhì)除了機(jī)作會計(jì)檔案的紙質(zhì)媒介外，主要記載于磁帶、磁盤、光盤、軟盤和縮微膠片等特殊媒介。

2.5信息互聯(lián)共享

會計(jì)電算化檔案存儲于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，基于計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，可快速精準(zhǔn)檢測會計(jì)檔案信息，并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上遠(yuǎn)距離傳送。借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，會計(jì)檔案信息可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)互聯(lián)共享。這也對會計(jì)電算化檔案管理提出了更高要求，有害氣體、灰塵磁場等因素都會影響會計(jì)電算化檔案讀取、重現(xiàn)。

3會計(jì)電算化視角下檔案管理現(xiàn)狀

3.1認(rèn)識不足

相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)往往單純地認(rèn)為會計(jì)電算化檔案管理是一種會計(jì)檔案制作模式的改變，而沒有充分認(rèn)識到會計(jì)電算化檔案管理對于提高民政部門財(cái)務(wù)管理水平、促進(jìn)民政事業(yè)改革方面的重大意義[6]。具體從事會計(jì)電算化業(yè)務(wù)人員，簡單地認(rèn)為會計(jì)電算化只是自動運(yùn)算做賬的工具，忘記了會計(jì)電算化還包括會計(jì)檔案信息的統(tǒng)計(jì)分析、預(yù)測、決策等功能，對會計(jì)電算化檔案管理機(jī)制不熟悉，導(dǎo)致會計(jì)電算化數(shù)據(jù)、軟件的磁性介質(zhì)歸檔不及時(shí)，對會計(jì)電算化檔案管理重視不夠。

3.2質(zhì)量不高

會計(jì)電算化工作改變了傳統(tǒng)的會計(jì)模式，由于思想認(rèn)識不到位，會計(jì)電算化檔案管理質(zhì)量不高。從會計(jì)電算化檔案內(nèi)容來看，主要表現(xiàn)在機(jī)制會計(jì)檔案內(nèi)容不完整，例如有計(jì)算機(jī)打印的制單、出納、審核等，但缺少這些人員的印章或簽字;備份打印輸出不及時(shí)，沒有及時(shí)將會計(jì)電算化數(shù)據(jù)進(jìn)行備份;磁盤介質(zhì)質(zhì)量不高，備用盤與存儲盤未分離存放，導(dǎo)致電子會計(jì)檔案數(shù)據(jù)損害或丟失。

3.3制度滯后

目前，會計(jì)電算化檔案管理主要依據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》，以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)電子檔案管理規(guī)定，沒有專門的針對電子會計(jì)檔案管理的制度規(guī)范，制度上的落后直接影響了歸檔的質(zhì)量。主要表現(xiàn)在歸檔制度不健全。歸檔時(shí)既有單套制，也有雙軌制，電子會計(jì)檔案管理不統(tǒng)一。數(shù)據(jù)備份制度不完善，按照規(guī)定會計(jì)電算化機(jī)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)持每天備份，且需要進(jìn)行雙重備份[7]。

3.4維護(hù)不力

會計(jì)電算化檔案深刻改變了傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理模式，會計(jì)檔案生成、管理都離不開計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，以及其他存儲介質(zhì)和環(huán)境。但從民政部門會計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀來看，主要存在計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力薄弱，相應(yīng)的會計(jì)電算化軟硬件設(shè)備配備不到位，沒有定期對會計(jì)電算化存儲軟件進(jìn)行升級，不同版本模式下會計(jì)檔案數(shù)據(jù)信息不兼容，無法讀取和存儲。系統(tǒng)軟件、會計(jì)軟件及其全套文檔資料歸檔不及時(shí)、不全面等問題。

4會計(jì)電算化視角下檔案管理策略

4.1思想上重視會計(jì)電算化檔案管理

加強(qiáng)會計(jì)電算化檔案管理工作，首先就要增強(qiáng)思想觀念，增強(qiáng)信息化意識，強(qiáng)化依靠信息技術(shù)提升會計(jì)檔案管理的理念。民政部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視會計(jì)電算化檔案管理，加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入，給予會計(jì)電算化檔案管理必要人、財(cái)、物的支持，實(shí)時(shí)更新會計(jì)電算化管理環(huán)境，定期做好軟件的系統(tǒng)升級。要把會計(jì)電算化檔案管理與會計(jì)電算化等業(yè)務(wù)工作擺在同等重要位置，建立健全會計(jì)電算化檔案管理責(zé)任制，明確檔案、財(cái)會等崗位職責(zé)，使會計(jì)電算化檔案管理從移交、收集、整理、歸檔和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都能嚴(yán)格遵守規(guī)章制度。將會計(jì)電算化檔案管理納入社會組織工作考核體系，成立民政部門檔案工作目標(biāo)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)低保、慈善、救助等各業(yè)務(wù)條線的會計(jì)電算化檔案收集、歸檔。定期組織會計(jì)人員學(xué)習(xí)《會計(jì)檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等，使會計(jì)人員能夠從思想上重視會計(jì)電算化檔案管理，提升會計(jì)電算化檔案歸檔的質(zhì)量。

4.2制度上規(guī)范會計(jì)電算化檔案管理

會計(jì)電算化檔案管理離不開健全的規(guī)章制度作為保障。要緊密結(jié)合民政部門會計(jì)電算化檔案管理實(shí)際，健全和完善《會計(jì)電算化檔案管理制度》《會計(jì)電算化檔案立卷歸檔制度》《會計(jì)電算化檔案保管制度》《會計(jì)電算化檔案保密制度》《會計(jì)電算化檔案統(tǒng)計(jì)鑒定制度》《會計(jì)電算化檔案庫房消防安全管理制度》等。例如，《會計(jì)電算化檔案管理制度》，明確會計(jì)電算化檔案管理方式、責(zé)任主體、保管條件。再如，建立定期會計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份檢查制度。會計(jì)檔案管理人員要有備份意識，堅(jiān)持將會計(jì)電算化檔案定期備份到磁性介質(zhì)，備份時(shí)還應(yīng)填寫備份登記簿，明確登記備份的時(shí)間、人員、數(shù)量及方式，并定期做好備份檔案的檢查，以及定期復(fù)制磁性介質(zhì)會計(jì)電算化檔案數(shù)據(jù)信息，防止因介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會計(jì)信息丟失。嚴(yán)格會計(jì)電算化檔案借閱手續(xù)及使用權(quán)限制度。嚴(yán)格借閱審批手續(xù)，嚴(yán)禁將會計(jì)數(shù)據(jù)磁盤帶離檔案室。未經(jīng)民政部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)或同意，不得查閱程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等。

4.3流程上健全會計(jì)電算化檔案管理

一是會計(jì)電算化檔案收集。對進(jìn)入會計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息設(shè)置相應(yīng)的審批制度，并將系統(tǒng)中的每一功能模塊設(shè)置相應(yīng)的口令密碼和操作權(quán)限。建立數(shù)據(jù)信息輸入操作日志，以備隨時(shí)接受檢查。二是會計(jì)電算化檔案保存。針對會計(jì)電算化檔案存儲環(huán)境的特殊要求，做好保存工作至關(guān)重要。要建立會計(jì)電算化檔案數(shù)據(jù)保密備份，重要或敏感的會計(jì)檔案數(shù)據(jù)還應(yīng)做到雙備份，并設(shè)置密碼，確保數(shù)據(jù)信息安全。做好會計(jì)電算化檔案管理環(huán)境的防火、防磁、防塵等，磁性介質(zhì)保存的會計(jì)檔案，定期檢查、定期復(fù)制，確保數(shù)據(jù)安全。三是會計(jì)電算化檔案輸出。對輸出的會計(jì)電算化磁性資料或者打印的資料，應(yīng)登記相應(yīng)的日期、數(shù)量、名稱。四是會計(jì)電算化檔案移交。根據(jù)《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定和要求，當(dāng)年會計(jì)檔案應(yīng)在會計(jì)年度終了，由財(cái)務(wù)部門暫時(shí)保管，期限為一年。保管期限屆滿的，應(yīng)編造清冊移交檔案管理部門。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，經(jīng)雙方確認(rèn)無誤后簽字，確保磁性載體會計(jì)檔案數(shù)量、質(zhì)量滿足要求。

4.4安全上保障會計(jì)電算化檔案管理

計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中，相關(guān)數(shù)據(jù)信息易受到病毒侵?jǐn)_、黑客攻擊、信息篡改等，因此，會計(jì)電算化檔案管理對環(huán)境要求高，必須要采取切實(shí)可行的安全防范措施。為此，一要做好計(jì)算機(jī)病毒防范。會計(jì)電算化檔案管理計(jì)算機(jī)安裝病毒防火墻，并定期做好升級。嚴(yán)格登記管理和控制，進(jìn)入財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)軟盤應(yīng)嚴(yán)格做到檢查工作。二要做好網(wǎng)絡(luò)安全防范。通過身份認(rèn)證、授權(quán)登記、信息加密存儲通訊以及網(wǎng)絡(luò)防攻擊等手段，切實(shí)防范會計(jì)檔案信息泄露或被攻擊。三要做好上機(jī)管理。存儲于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中的會計(jì)檔案信息，容易被篡改，有時(shí)甚至不留痕跡。因此，要嚴(yán)格做好上機(jī)管理，填寫上機(jī)操作記錄，將上機(jī)者姓名、時(shí)間、內(nèi)容及離機(jī)時(shí)間等詳細(xì)注明。建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志。四要注意磁性介質(zhì)使用期限。定期做好磁性介質(zhì)檢查、復(fù)制、更換，防止數(shù)據(jù)信息丟失。

4.5素能上增強(qiáng)會計(jì)電算化檔案管理

會計(jì)電算化檔案管理需要培養(yǎng)一支熟悉計(jì)算機(jī)應(yīng)用維護(hù)與會計(jì)專業(yè)知識、檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才，尤其是在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)、技術(shù)更新加快，會計(jì)檔案管理信息化不斷完善的過程，始終需要高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍支持和保障。一是要求會計(jì)電算化檔案管理人員掌握一定的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用及維護(hù)知識和會計(jì)專業(yè)知識，通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和實(shí)踐鍛煉實(shí)現(xiàn)，重點(diǎn)是要結(jié)合民政會計(jì)電算化檔案管理需要，增強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的針對性。二是積極做好職業(yè)道德培育。會計(jì)電算化檔案管理的安全性、保密性要求高，接觸到的都是重要的財(cái)會信息，因此，民政部門應(yīng)加強(qiáng)會計(jì)人員、檔案管理人員、系統(tǒng)維護(hù)人員的職業(yè)道德培育，提升檔案管理人員的責(zé)任意識、法律意識。三是健全獎(jiǎng)懲機(jī)制。建立健全民政會計(jì)電算化檔案獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰機(jī)制，對嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度、表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員、財(cái)會人員，給予精神和物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì);反之，違反相關(guān)規(guī)定的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。

結(jié)語

民政管理部門的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，關(guān)乎民心，影響著群眾的切身利益。隨著業(yè)務(wù)的開展，每年在低保、慈善、救助、福利等業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生了大量民政會計(jì)檔案，而且這一數(shù)量和規(guī)模都還呈現(xiàn)出大幅增長態(tài)勢。因此，要切實(shí)重視會計(jì)電算化檔案管理工作，完善規(guī)章制度、健全管理流程、筑牢安全防線、提升隊(duì)伍綜合素能等，切實(shí)增強(qiáng)新時(shí)代民政部門會計(jì)電算化檔案管理質(zhì)量和水平。

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作者簡介：陳轉(zhuǎn)（1987.7—），大學(xué)學(xué)歷，山西省文水縣民政局中級職稱，主要從事檔案管理研究。