淺談新時(shí)期如何加強(qiáng)信訪檔案管理

陳丹紅

摘 要：信息化辦公引領(lǐng)了新時(shí)代的發(fā)展，政務(wù)公開化、黨政建設(shè)公開化更是吸引著民眾的眼球。作為信訪部門，工作人員的一言一行都代表著黨和政府的形象，時(shí)刻受到社會(huì)的關(guān)注，因此信訪部門更要注重提高服務(wù)態(tài)度、工作效率，而決定信訪部門工作效率高低的則是信訪檔案管理工作。新時(shí)期如何加強(qiáng)信訪檔案管理工作，提高信訪工作效率，樹立良好的信訪形象，成為信訪部門亟待解決的問題。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;信訪檔案;管理方法

我國的信訪制度源于1951年，其建立是為了監(jiān)督政府部門工作人員的言行，使其全心全意為人民服務(wù)，并協(xié)助化解各種社會(huì)矛盾，保護(hù)我國公民的合法權(quán)益不受侵犯，為民眾創(chuàng)建法治、和諧社會(huì)。隨著時(shí)代的發(fā)展，信訪形式由最初的寫信和走訪兩種形式，發(fā)展成了寫書信、打電話、發(fā)電子郵件、發(fā)短信、視頻對話、群眾上訪、領(lǐng)導(dǎo)下訪等多元化形式。信訪形式的發(fā)展變化直接加劇了信訪量的倍增，影響著信訪檔案對資料的收集、整理、分類歸檔、利用的進(jìn)程，給信訪檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。如何解決檔案收集難、管理難、應(yīng)用難等問題，成為信訪檔案管理工作的重點(diǎn)和目標(biāo)。

一、闡述信訪檔案

1.信訪檔案的概念

信訪檔案是記錄信訪機(jī)構(gòu)接待信訪案件活動(dòng)中形成的一種特殊檔案，涵蓋每個(gè)信訪者真實(shí)、詳細(xì)的身份信息，信訪者來訪的原因、經(jīng)過，訴求結(jié)果，經(jīng)辦人員的詳盡信息、處理問題的態(tài)度，以及相關(guān)部門對于信訪事件的調(diào)查經(jīng)過、取證資料、上報(bào)文件、處理意見、依據(jù)的法律條件、下發(fā)的處理文件、印章等。

2.信訪檔案的特點(diǎn)

（1）真實(shí)性、全面性。由于信訪檔案是一種特殊的檔案，信訪工作人員在進(jìn)行檔案整理時(shí)，會(huì)將整個(gè)信訪過程產(chǎn)生的所有資料進(jìn)行收集，包括所有人員信息、言論、負(fù)責(zé)人依據(jù)法律法規(guī)進(jìn)行的調(diào)查取證過程、內(nèi)容、結(jié)果以及上級部門下發(fā)的處理意見、文件等。每一個(gè)細(xì)節(jié)都會(huì)記錄在案，因此信訪檔案具有真實(shí)性、全面性。

（2）復(fù)雜性、龐大性。目前我國有14億人口，人民群眾受經(jīng)濟(jì)情況、地域情況的限制，接受的教育層次不同，思想觀念、價(jià)值觀念也存在著較大的差異，因而不同人群面對社會(huì)問題有著不同的觀點(diǎn)。加之信息發(fā)達(dá)，群眾對于國家的發(fā)展方向、教育、醫(yī)療、城建等方面都極為關(guān)注，這就導(dǎo)致信訪量不降反增，五花八門的信訪原因和多元化的信訪形式、舉證方式，造就了信訪檔案的龐大和復(fù)雜性。

（3）隨機(jī)性、交叉性。一般檔案在進(jìn)行管理時(shí)，會(huì)根據(jù)發(fā)生時(shí)間的先后順序進(jìn)行一鍵管理。信訪檔案在進(jìn)行管理時(shí)，不會(huì)單純根據(jù)事件發(fā)生時(shí)間進(jìn)行歸檔管理，而是把不同時(shí)期、不同單位處理的同一事件進(jìn)行統(tǒng)一歸案。因?yàn)樾旁L工作本身比較特殊，人們對信訪的處理結(jié)果不滿意時(shí)，會(huì)進(jìn)行二次信訪，甚至多次信訪，周期較長。同時(shí)，信訪者會(huì)因同一事件到不同信訪單位進(jìn)行個(gè)人申訴，如此就會(huì)造成信訪檔案交叉、重復(fù)，如果單純按照時(shí)間順序進(jìn)行管理，信訪檔案會(huì)失去真實(shí)性、全面性、完整性，也會(huì)造成資源浪費(fèi)。

二、做好信訪檔案管理的重要性

1.信訪檔案管理有利于社會(huì)和諧發(fā)展

信訪檔案詳細(xì)記錄了事件發(fā)生時(shí)期所實(shí)行的法律法規(guī)，以及政務(wù)工作人員的處置態(tài)度、處事方法和事件本身的處理過程和結(jié)果。信訪檔案就是一部另類的中國發(fā)展史，見證了黨和國家的成長、發(fā)展過程，及人民群眾對黨和國家的認(rèn)可程度。信訪檔案是國家級、寶貴的歷史材料，有利于發(fā)現(xiàn)法律法規(guī)、民生建設(shè)、教育思想、黨政黨令等方面的不足之處，可以更好地站在人民群眾的角度，從人民的利益出發(fā)，促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展。

2.信訪檔案管理有利于當(dāng)下政務(wù)的處理

信息化時(shí)代的到來開闊了人們的眼界，增加了民眾的知識(shí)儲(chǔ)備，新時(shí)期的信訪工作相較于過去難度更大，需要更謹(jǐn)慎地處理。

信訪檔案的真實(shí)性，不僅還原了事件的全部過程，還體現(xiàn)了法治社會(huì)的公平、公正，為新時(shí)期的信訪工作提供了有力、科學(xué)、有效的依據(jù)。尤其是處理多次信訪、重度信訪事件時(shí)，同類檔案就成為強(qiáng)有力的科學(xué)證據(jù)，發(fā)揮出信訪檔案的歷史價(jià)值。信訪工作人員結(jié)合法律法規(guī)進(jìn)行研究、分析，可以避免摻雜工作人員的主觀意識(shí)，減少工作失誤的發(fā)生，高效完成信訪事件處理工作，為信訪部門樹立良好的公眾形象。

三、加強(qiáng)信訪檔案管理的方法

信訪檔案管理的好壞，直接決定著信訪工作的效率，影響著信訪部門的形象。因而加強(qiáng)信訪檔案管理是做好信訪工作的前提。

1.完善信訪檔案管理流程

（1）信訪檔案管理流程規(guī)范化。信訪檔案因其特殊性，在進(jìn)行管理的過程中需要實(shí)施嚴(yán)格的保密措施，不得有檔案內(nèi)容外泄的事情發(fā)生。這就需要信訪部門加大管理力度，完善信訪檔案管理流程，在實(shí)施的過程中要不斷改進(jìn)，彌補(bǔ)不足之處，使信訪檔案管理流程更加合理化、規(guī)范化。在信訪檔案日常管理工作中要做到以制度為依據(jù)，以制度為標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照信訪檔案管理流程開展檔案管理工作，任何人、任何部門都不得有違反行為，做到一視同仁才能真正將信訪檔案管理流程規(guī)范化。

（2）信訪檔案管理制度嚴(yán)格化。要做好信訪檔案管理工作，就要制定嚴(yán)格的管理制度，并且堅(jiān)決執(zhí)行到底。在制定管理制度時(shí)，不可盲目照搬其他信訪部門的管理制度，而是要根據(jù)所在信訪部門的特點(diǎn)，依據(jù)《檔案法》《保密法》建立適合自身的管理制度。必須要考慮到的內(nèi)容包括信訪檔案收集、分類、整理、儲(chǔ)存、內(nèi)部借閱、外部借閱、保密性、責(zé)任劃分、追責(zé)等。嚴(yán)格的管理制度只是信訪檔案的管理手段，目的是為了使管理流程更加規(guī)范化，從而提高信訪檔案管理的科學(xué)性、有效性，能夠更好地為信訪工作、為人民服務(wù)。

（3）信訪檔案管理責(zé)任到人。信訪檔案的管理必須要責(zé)任分明，細(xì)化到人，責(zé)任追究到人，才能提高檔案管理人員的責(zé)任心，促進(jìn)信訪檔案管理的有效發(fā)展?？蓪⑿旁L案件分為一般訪問類、領(lǐng)導(dǎo)指示類、重要來訪類。每個(gè)小組負(fù)責(zé)一類信訪檔案，再分別根據(jù)信訪時(shí)間、儲(chǔ)存年限、資料收集、歸檔、電子掃描、數(shù)據(jù)庫信息轉(zhuǎn)化、檔案借閱等進(jìn)行工作分工，并且明確責(zé)任到個(gè)人，對于出錯(cuò)的個(gè)人和小組，嚴(yán)格按照信訪部門制定的規(guī)章制度進(jìn)行懲處。

2.提高信訪檔案管理人員綜合素質(zhì)

（1）提高信訪檔案管理人員思想覺悟。信訪檔案管理工作不同于其他文職工作，其性質(zhì)決定了從事信訪檔案管理工作人員必須具有較高的思想覺悟，能嚴(yán)格按照黨紀(jì)黨規(guī)約束自己的行為，將個(gè)人利益放在國家利益和人民利益之后，并且要有“我只是服務(wù)于人民大眾的服務(wù)員”的精神，才能成為合格的信訪檔案管理人員。要想提高信訪檔案管理人員的思想覺悟，有關(guān)部門要做到以下兩點(diǎn)：第一，重視信訪檔案管理的重要性。要想提高信訪檔案管理人員的思想覺悟，就要先改變思想觀念，重視信訪檔案管理工作。上級領(lǐng)導(dǎo)部門要定期開展信訪檔案管理培訓(xùn)，主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員要全員參與，反復(fù)學(xué)習(xí)信訪檔案的重要作用，讓每個(gè)信訪人都懂得信訪檔案的價(jià)值所在，從而更加重視自己的工作，只有足夠重視，才能真正用心。還要定期進(jìn)行檢查和考核活動(dòng)，做到獎(jiǎng)懲分明，給信訪檔案管理人員一定的壓力和動(dòng)力;第二，重視檔案管理人員保密意識(shí)。作為檔案管理工作人員，具有強(qiáng)大的保密意識(shí)是最基本也是最重要的素質(zhì)。

要加強(qiáng)信訪檔案管理的有效性，必須要注重加強(qiáng)信訪檔案管理人員的保密意識(shí)。信訪部門每月要固定地點(diǎn)、固定時(shí)間，請司法部門或者律師進(jìn)行《保密法》《檔案法》的培訓(xùn)，全員都要參與，只有全員都具備保密意識(shí)，才能真正杜絕信訪檔案泄密的事情發(fā)生。上級主管部門每3個(gè)月要將主管的所有信訪部門檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理人員的思想意識(shí)、保密意識(shí)。

（2）提高信訪檔案管理人員專業(yè)能力。在科技迅猛發(fā)展的今天，要從事信訪檔案管理工作必須具備兩項(xiàng)能力，即專業(yè)化檔案管理能力和信息化管理能力。新時(shí)代各行各業(yè)都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)辦公信息化、自動(dòng)化，信訪檔案管理作為一項(xiàng)民生工作，必須要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，為廣大群眾做好基礎(chǔ)性服務(wù)，為社會(huì)發(fā)展挖掘自身的潛在價(jià)值。因此，信訪部門必須要加大投入，提高信訪檔案管理人員的專業(yè)能力。第一，對于在職信訪檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。由于歷史遺留原因，造成很多信訪檔案管理人員是由各機(jī)構(gòu)的文職人員兼任，隨著時(shí)間的推進(jìn)，逐漸成為專職信訪檔案管理人員。但是，由于其未經(jīng)過專業(yè)化的教育學(xué)習(xí)，在工作的過程中，仍然會(huì)出現(xiàn)各種問題，所以上級部門和信訪機(jī)構(gòu)都要重視在職信訪檔案管理人員的專業(yè)性培養(yǎng)。首先，每季度要進(jìn)行一次檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)，學(xué)習(xí)內(nèi)容包括《檔案管理工作規(guī)范條例》《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》《情報(bào)學(xué)》《信息管理學(xué)》《檔案學(xué)》等。其次，每兩個(gè)月要進(jìn)行一次專業(yè)知識(shí)考評，考試內(nèi)容為日常工作所要掌握的檔案管理技能、信息化操作技能及上一次培訓(xùn)內(nèi)容，以此來保證每個(gè)從業(yè)人員都能夠成為專業(yè)化、現(xiàn)代化的檔案管理人才;第二，引進(jìn)專業(yè)能力較強(qiáng)的人才。信息化背景下的信訪檔案管理對于人才的需求不只是檔案管理的專業(yè)化人才，更需要同時(shí)掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字化管理能力、熟知法律法規(guī)知識(shí)的復(fù)合型人才。因而，信訪部門在挑選檔案管理人員時(shí)，不能局限在信訪部門內(nèi)部培養(yǎng)，而是要敢于從外界引進(jìn)、從下級部門提拔合適的人才。

3.構(gòu)建信訪檔案信息化建設(shè)

新時(shí)期背景下的信訪檔案管理工作具有數(shù)量大、數(shù)據(jù)載體形式多樣化的壓力。要應(yīng)對時(shí)代的發(fā)展對信訪檔案管理造成的壓力就要適時(shí)進(jìn)行改變，盡快構(gòu)建信訪檔案信息化建設(shè)。

信訪檔案信息化建設(shè)是為了更好地體現(xiàn)信訪工作的服務(wù)性，要以日常工作的實(shí)際需求出發(fā)，構(gòu)建信訪檔案數(shù)據(jù)庫，制定統(tǒng)一、規(guī)范的錄入規(guī)則和錄入內(nèi)容。

（1）實(shí)現(xiàn)資源共享。在加強(qiáng)信訪檔案管理的過程中，要將信訪檔案的作用和價(jià)值考慮在內(nèi)，明確信訪檔案存在的意義是為了服務(wù)于國家建設(shè)，服務(wù)于人民大眾的和諧共處。因此，信訪檔案管理要將各級信訪部門的需求考慮在內(nèi)，實(shí)現(xiàn)資源共享。在構(gòu)建信息化檔案建設(shè)時(shí)，各部門要達(dá)成共識(shí)，使用相同的數(shù)字化軟件設(shè)施，制定明確的信息化檔案管理制度，將信訪檔案信息采集、歸檔、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、檔案查閱等內(nèi)容都涵蓋在內(nèi)，從而加強(qiáng)信訪信息搜索的精準(zhǔn)度，提高信訪檔案的使用率，發(fā)揮信訪檔案的使用價(jià)值。

（2）創(chuàng)建集成檔案數(shù)據(jù)。新時(shí)期的政務(wù)管理讓人們能夠清晰掌握時(shí)政信息，了解民生民意，且能最大限度地參與到政務(wù)管理當(dāng)中?；诖耍陙淼男旁L量呈大幅度上漲趨勢，信訪檔案數(shù)據(jù)更是如井噴般上漲。各信訪部門要構(gòu)建針對性的檔案信息數(shù)據(jù)庫，將所有信息進(jìn)行集合整理，并且適時(shí)進(jìn)行篩選，將多次出現(xiàn)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行合并整理，將出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方及時(shí)修改、訂正，將多余的重復(fù)信息刪除，保證數(shù)據(jù)庫的高效運(yùn)行。同時(shí)，可根據(jù)信訪檔案保存的時(shí)間年限、檔案種類設(shè)立專門的數(shù)據(jù)庫。比如，設(shè)立永久性信訪檔案數(shù)據(jù)庫，分成一般種類檔案數(shù)據(jù)庫、領(lǐng)導(dǎo)指示類檔案數(shù)據(jù)庫、特殊類檔案數(shù)據(jù)庫、重要類檔案數(shù)據(jù)庫等，根據(jù)檔案類型的不同規(guī)劃出特定的儲(chǔ)存位置。此外，檔案數(shù)據(jù)庫的儲(chǔ)存容量一定要大，要定時(shí)進(jìn)行維護(hù)升級，確保能夠適應(yīng)信訪檔案隨時(shí)增加和變化的需求。同時(shí)，還要為檔案數(shù)據(jù)庫設(shè)立不同的訪問管理權(quán)限，保證每個(gè)信訪檔案數(shù)據(jù)庫都具有獨(dú)立性和保密性。

（3）構(gòu)建分布式存儲(chǔ)系統(tǒng)。隨著自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的使用，我國信訪檔案慢慢形成了半結(jié)構(gòu)、非結(jié)構(gòu)化和結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形態(tài)。這種形態(tài)的產(chǎn)生對于數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建造成了一定的影響，單一的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式顯然無法滿足多種形態(tài)的數(shù)據(jù)信息，要設(shè)立分布式存儲(chǔ)系統(tǒng)，將數(shù)據(jù)分散存儲(chǔ)在多臺(tái)獨(dú)立的設(shè)備上，分擔(dān)信訪檔案數(shù)據(jù)負(fù)荷壓力，利用位置服務(wù)器定位存儲(chǔ)信息，不但提高了系統(tǒng)的可靠性、可用性和存取效率，還易于擴(kuò)展，以此滿足不同形態(tài)數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)需求。

（4）加強(qiáng)信訪檔案信息化的安全。做好信訪檔案的保密工作，是信訪檔案管理的重中之重，也是構(gòu)建信訪檔案信息化建設(shè)的基本要求。構(gòu)建信訪檔案信息化建設(shè)，是為了最大限度地發(fā)掘信訪檔案的價(jià)值，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，提高信訪工作效率。但是，這個(gè)過程本身就具有極大的風(fēng)險(xiǎn)，因此要加大資金投入。第一，對于參與信訪檔案信息化建設(shè)的人員都要進(jìn)行保密培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)黨政、黨令、法律法規(guī)，做好思想建設(shè)，培養(yǎng)較強(qiáng)的保密意識(shí)，排除一切危險(xiǎn)隱患。第二，購買專業(yè)化的保密設(shè)施。雖然信訪檔案并不是一級機(jī)密，但是極具敏感性，需要做好周密的防護(hù)措施，確保信訪檔案內(nèi)容絕不外泄。信息化本身就是把雙刃劍，實(shí)現(xiàn)快速傳播信息的同時(shí)，也能快速挖掘個(gè)人隱私并進(jìn)行快速傳播，造成不可預(yù)估的后果。因而構(gòu)建信訪檔案信息化建設(shè)，一定要購買專業(yè)化的保密設(shè)施，杜絕信息被盜的現(xiàn)象發(fā)生。第三，要有專職管理人員負(fù)責(zé)信訪檔案的安全。上級部門要定期安排管理人員學(xué)習(xí)，一方面提高信訪檔案管理人員的安全意識(shí)和保密觀念，另一方面提高其計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)能力、維護(hù)能力。信訪檔案管理人員要及時(shí)做好信訪檔案數(shù)據(jù)的備份，不斷進(jìn)行安全系統(tǒng)的優(yōu)化，每天進(jìn)行木馬查殺和病毒檢測，定期進(jìn)行安全維護(hù)，杜絕因?yàn)樾傅《鴮?dǎo)致植入木馬病毒、非法入侵系統(tǒng)等情況發(fā)生。第四，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全鎖。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防火墻，過濾各種垃圾軟件、信息推送、數(shù)據(jù)包等，避免因失誤點(diǎn)擊到木馬軟件，造成系統(tǒng)癱瘓，而無法進(jìn)行正常工作。此外，還要針對信訪檔案系統(tǒng)設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全鎖，通過身份認(rèn)證才能進(jìn)到信訪檔案系統(tǒng)，再次通過認(rèn)證才能進(jìn)入數(shù)據(jù)庫。只有多重防護(hù)，才能有效避免網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，消除數(shù)據(jù)被盜的可能性。

四、結(jié)語

新時(shí)期，加強(qiáng)信訪檔案管理，以全新的面貌呈現(xiàn)出信訪工作的社會(huì)公益性、服務(wù)性，挖掘信訪檔案的潛在價(jià)值是大勢所趨。完善信訪檔案管理流程是加強(qiáng)信訪檔案管理的前提，提高信訪檔案管理人員綜合素質(zhì)是加強(qiáng)信訪檔案管理的根本，構(gòu)建信訪檔案信息化建設(shè)是加強(qiáng)信訪檔案管理的必然，將三者進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，共同促進(jìn)信訪檔案管理工作的開展，提高信訪服務(wù)質(zhì)量。

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（作者單位：福建省泉州市信訪服務(wù)中心）