電子政務環(huán)境下檔案利用服務水平提高策略探討

張平平

摘 要：近年來，在當今信息時代快速發(fā)展的背景下，檔案資源管理的地位日漸凸顯，如何提高檔案資源的利用率，選擇適宜的利用服務模式，是相關檔案工作人員需充分重視的問題。與此同時，在充分重視檔案利用服務工作的基礎上，需要綜合考慮電子政務環(huán)境的特點，提升檔案利用服務水平，進一步充分發(fā)揮檔案資源的利用價值。本文主要在分析電子政務環(huán)境下檔案利用服務趨勢的基礎上，進一步分析了電子政務環(huán)境對檔案利用服務模式的影響，并結(jié)合電子政務環(huán)境下檔案管理工作現(xiàn)狀及問題，提出具體的提高策略，旨在全面提升電子政務檔案利用服務質(zhì)量水平。

關鍵詞：電子政務;檔案利用;服務水平;影響;現(xiàn)狀問題;提高策略

檔案利用服務作為區(qū)域政務工作的主要組成部分，在日常政務工作中的價值作用顯著。為有效提升政務檔案資源的利用價值，滿足社會大眾檔案查詢、使用的需求，應充分重視檔案利用服務工作的開展，保證政務檔案信息資源利用服務的質(zhì)量。近些年來，受電子政務環(huán)境的影響，傳統(tǒng)滯后的檔案利用服務模式難以滿足當下單位或個人的使用需求。因此，相關政務服務中心需以電子政務環(huán)境的特點為依據(jù)，選擇適宜的檔案利用服務模式，強調(diào)保證檔案利用服務的質(zhì)量，深入挖掘檔案信息資源，持續(xù)拓展檔案利用服務的覆蓋領域?？傮w而言，從政務檔案利用服務質(zhì)量水平全面提高角度考慮，本文圍繞“電子政務環(huán)境下檔案利用服務水平提高策略”進行分析研究具有重要的價值意義。

一、電子政務環(huán)境下檔案利用服務趨勢分析

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理及服務模式呈現(xiàn)單一化的特點，在電子政務環(huán)境下，檔案利用服務發(fā)展趨勢明顯，具體表現(xiàn)如下：

1.信息服務方式發(fā)生變革

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，電子政務工作持續(xù)推進?；陔娮诱盏母拍顚用娣治?，即指的是國家機關處于政務活動開展期間，對現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、辦公自動化技術(shù)等全方位應用，通過辦公、管理等工作的優(yōu)化，進一步為社會提供公共服務的一種全新管理模式。值得注意的是，在電子政務大環(huán)境下，檔案信息服務的渠道也呈現(xiàn)出多元化的特點，服務內(nèi)容更加豐富多樣，并且在網(wǎng)絡化、知識經(jīng)濟的影響下，使相關檔案部門的館藏優(yōu)勢受到一定程度的弱化，用戶可利用搜索引擎、網(wǎng)站、數(shù)字文獻信息系統(tǒng)等媒介，獲取自身所需的檔案信息資源。

顯然，在此情況下檔案資源檢索、查閱等基礎服務將面臨較大挑戰(zhàn)。同時，在電子政務環(huán)境下，檔案的類型越來越多，包括文字、圖片、音頻、視頻等檔案信息，為了提升服務，有必要及時革新電子政務檔案信息服務的方式方法。

2.檔案信息資源更加豐富

在統(tǒng)一的政務服務平臺支持下，電子政務目標才能夠有效實現(xiàn)。值得注意的是，政務信息主要以數(shù)字化載體方式呈現(xiàn)。在電子政務環(huán)境下，信息流通和共享的效率得到大幅度提高，進一步使政務信息建設的集成化及體系化程度越來越成熟。在此背景下，檔案信息資源更加豐富，顯然，傳統(tǒng)單一化的管理方法難以滿足電子政務環(huán)境下檔案利用服務工作的需求，應及時革新服務方式方法，使豐富的檔案信息資源得到高效存儲管理及開發(fā)利用。比如，重視電子政務檔案資源體系建設，使電子檔案信息基于實體環(huán)境、互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境、前后端形成完整的體系，進一步促進電子政務檔案服務效率及質(zhì)量的全面提升。

3.檔案利用服務內(nèi)容細化

在電子政務環(huán)境下，檔案利用服務內(nèi)容細化是檔案利用服務工作的必然發(fā)展趨勢。一方面，隨著檔案信息資源的增多，需對檔案信息內(nèi)容進行合理分類，分成學術(shù)利用檔案、生活利用檔案、文化教育利用檔案、人事利用檔案、科研利用檔案等。由此可見，電子政務環(huán)境下，檔案利用服務的內(nèi)容細化程度非常高。另一方面，傳統(tǒng)檔案利用服務較為分散，一般分散到各個檔案管理部門，這利用服務方式存在較多弊端，如部門與部門之間分散，難以集中管理，從而使檔案信息資源的利用效率難以得到有效提高。

對此，在對信息檔案資源利用服務內(nèi)容進行細化的基礎上，采取統(tǒng)一化管理模式，即對檔案信息資源進行集中利用管理，解決傳統(tǒng)檔案利用服務管理的不足問題，使電子政務檔案利用服務水平得到全面提高。

二、電子政務環(huán)境對檔案利用服務模式的影響分析

在電子政務環(huán)境下，對政務服務中心檔案利用服務模式產(chǎn)生了較影響?？偨Y(jié)起來，具體影響如下：

1.形成開放性服務理念

電子政務，指的是政務機關部門靈活運用網(wǎng)絡信息技術(shù)，將信息服務提供給公眾與企事業(yè)單位的一項政務工作。在電子政務環(huán)境下，電子政務管理與服務功能可以在開放的平臺上實現(xiàn)。從本質(zhì)角度來看，電子政務的核心思想在于使政務工作趨向公開化、透明化，政府職能由過去管理型向服務型轉(zhuǎn)變。與此同時，受電子政務開放模式的影響，使檔案管理部門內(nèi)部逐步形成開放性的檔案利用服務意識，可以有效拓展檔案利用與服務的空間。此外，從檔案利用服務層面分析，開放式理念意識可以和電子政務建設、發(fā)展方面的需求相適應，有效提高檔案資源的利用率，并使社會大眾對檔案資源的使用需求得到有效滿足。

2.優(yōu)化檔案利用服務法治環(huán)境

電子政務涉及覆蓋范圍相對廣泛，并且電子政務工作的開展，需要具備有效的法律法規(guī)支持。為了保證電子政務工作正常運轉(zhuǎn)，需要做好相應的信息資源整合工作，引進切實可行的保密安全機制。在電子政務環(huán)境下，相繼出臺了電子政務相關法律法規(guī)，而相關法律法規(guī)強調(diào)規(guī)范檔案信息利用的相關行為。以《政府信息公開條例》為例，明確提出政務信息公開的標準，并詳細說明了檔案信息利用服務方面的實施細則。由此說明，電子政務工作模式的推行，可以創(chuàng)設嚴格的法治環(huán)境，規(guī)范檔案利用服務的流程，使檔案利用服務工作朝著可持續(xù)方向不斷發(fā)展。

3.為檔案利用服務提供充分有效的技術(shù)保障

電子政務的運轉(zhuǎn)需要政府網(wǎng)站的充分支持，同時安全可靠的網(wǎng)絡技術(shù)可以為電子政務工作提供強有力的支持。因此，以新型信息技術(shù)為導向，能夠在很大程度上保證檔案利用服務的質(zhì)量。并且，除保證檔案利用服務質(zhì)量外，積極推行電子政務工作模式，可以解決受網(wǎng)絡安全風險因素影響，使檔案資源難以在網(wǎng)絡上高效應用問題，以此充分發(fā)揮先進信息技術(shù)的作用與網(wǎng)絡功能，不僅能夠保證檔案服務的工作水平，還能夠大幅度提升檔案資源的利用率。此外，在電子政務環(huán)境下，通過搭建集成性服務平臺，可以有效拓展該服務的功能，創(chuàng)新服務項目，考慮到相關用戶的切身需求，為檔案利用服務提供充分有效的技術(shù)保障。

三、電子政務環(huán)境下檔案管理工作現(xiàn)狀問題分析

雖然基于電子政務環(huán)境下，檔案利用服務工作發(fā)展趨勢明朗，且有助于檔案利用服務質(zhì)量水平的提高。但是，現(xiàn)狀下電子政務檔案管理工作也存在一些有待解決的問題。

1.資金投入較少

縣政務服務中心的工作項目較多，存在將大量資金用于其他項目建設，而電子檔案管理資金投入較少的現(xiàn)象。在此情況下，則難以優(yōu)化、完善電子政務檔案管理工作所需軟硬件設備設施，難以為電子檔案管理工作的順利、有序開展提供充足的基礎保障。同時，在資金投入較少的情況下，還易出現(xiàn)檔案利用服務任務劃分不明確的情況，出現(xiàn)問題時相關部門及人員易發(fā)生互相推諉責任的情況，顯然這不利于電子政務檔案管理工作質(zhì)量水平的提高。

2.電子政務檔案安全管理技術(shù)薄弱

在電子政務背景下，加強檔案安全管理至關重要。但是，在電子政務檔案管理軟硬件設備設施不足、缺少安全防護措施的支持下，易引發(fā)安全管理方面的問題。比如，在缺少防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)以及殺毒軟件支持的情況下，易發(fā)生病毒感染、不法分子入侵等相關安全性問題，使電子政務檔案被改動、損壞、竊取等，不利于電子政務工作的順利、有序開展。

3.檔案管理人員素質(zhì)水平有待提高

在電子政務檔案管理工作開展期間，檔案管理人員占據(jù)非常重要的地位及作用。要想提高電子政務檔案管理工作的質(zhì)量水平，需提升檔案管理人員素質(zhì)水平。但部分單位對檔案管理人員培訓教育工作缺乏重視，在檔案管理人員缺少參與培訓的情況下，自身業(yè)務能力、檔案管理綜合素養(yǎng)水平便難以得到有效提升。加上部分檔案管理人員自主學習意識較為薄弱，難以與時俱進地學習電子政務檔案管理新技術(shù)、新方法，仍使用一些傳統(tǒng)的管理方式方法，使電子政務檔案管理的質(zhì)量水平難以得到有效提高。由此可見，從檔案利用服務水平提高角度考慮，其前提需要充分重視檔案管理人員素質(zhì)水平的提高。

四、電子政務環(huán)境下檔案利用服務水平的提高策略分析

如前所述，在電子政務環(huán)境下對檔案利用服務模式產(chǎn)生了較多影響。從檔案利用服務水平提高角度考慮，需要結(jié)合電子政務環(huán)境，落實提高策略。

1.合理劃分檔案利用服務任務

為了在電子政務背景下保證檔案利用服務模式符合實際使用需求，使各項工作順利有序開展，地方政務服務中心根據(jù)不同的檔案利用服務要求，合理劃分檔案管理人員的工作職責。具體而言，需要根據(jù)個人、政府部門、事企單位的檔案利用服務要求，拓展原有檔案利用與服務覆蓋范圍，以服務大眾思想為引導，滿足不同人群的檔案利用服務需求。同時，做好檔案信息資源的整合、分類工作，突出檔案信息資源分類的合理性，確保檔案利用與服務工作有序開展。此外，還有必要深入挖掘檔案信息資源的內(nèi)容，進一步提升檔案信息資源的利用效果，將檔案信息資源的利用價值充分發(fā)揮出來。

2.積極拓展檔案利用服務模式

在電子政務環(huán)境下，檔案利用服務模式得以深入拓展，如新增檔案定制、檔案推送服務項目，能夠在很大程度上提高檔案利用服務的工作效率及質(zhì)量。其中，檔案推送服務指全面分析大眾的檔案利用服務需求，再以此分析結(jié)果為基礎，靈活運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，針對具有特定需求的用戶，向其提供有針對性的檔案信息服務，以達到滿足檔案利用服務需求的目標。檔案定制服務指的是引進實名注冊形式，對申請?zhí)囟ㄖ黝}檔案進行定制處理，再運用網(wǎng)絡技術(shù)方法向檔案使用方傳遞檔案信息的服務模式，具有主動性強的鮮明特點，可以持續(xù)優(yōu)化檔案利用服務流程。由此可見，需要充分發(fā)揮檔案定制、檔案推送服務項目的作用，使檔案利用服務的質(zhì)量水平得到進一步提升。

3.完善檔案利用服務信息反饋機制

信息反饋是電子政務背景下檔案利用服務中相對重要的工作環(huán)節(jié)，因此在具體工作期間，地方政務服務中心需要靈活運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提供有針對性的檔案利用服務，鼓勵用戶通過網(wǎng)絡形式留言，對檔案利用服務進行綜合評價，再將所有建議與需求反饋至具體崗位。與此同時，充分發(fā)揮反饋溝通機制的作用，幫助相關政務服務中心了解用戶檔案利用服務需求變化情況，不斷改進現(xiàn)行的檔案利用服務內(nèi)容，持續(xù)優(yōu)化檔案利用服務的方式方法，使檔案利用服務的針對性特點與優(yōu)勢有效體現(xiàn)出來，進一步促進檔案利用服務工作質(zhì)量水平的提高。

4.構(gòu)建完善的保密審查機制，加強檔案管理人員培訓教育

在電子政務背景下，新型檔案利用服務模式主張以電子政務平臺建設為基礎，同時受檔案信息資源具備保密性強特點的影響，使在開展檔案利用服務工作期間，特別是處于開放網(wǎng)絡環(huán)境當中，有必要積極推行嚴格的認證審查機制，如審查檔案使用方的身份、相關檔案信息內(nèi)容等。值得注意的是，為了實現(xiàn)上述目標，相關地方政務服務中心要合理引進信息安全保密技術(shù)，將技術(shù)應用范圍拓展至管理、制度等多個層面。必要時搭建完善的保密審查模式，充分發(fā)揮其保障作用。

同時，由于檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平對檔案利用服務質(zhì)量的影響較大，因此相關地方政務服務中心應積極組織崗位培訓活動，強化檔案管理人員教育力度，從根源上糾正檔案管理人員對電子政務片面或錯誤的認知，有效掌握信息技術(shù)的應用要點，確保檔案利用服務工作順利、有序開展，進一步全面提高檔案利用服務工作的效率及質(zhì)量。

當然，從培訓教育工作質(zhì)量水平提高角度考慮，針對參與培訓的檔案管理人員，可與考核機制掛鉤，參與培訓，通過考核方可持證上崗;若考核不過關，則繼續(xù)考核，直至考核過關為止，以此提升檔案管理隊伍綜合素養(yǎng)水平，確保能夠完全勝任電子政務大環(huán)境下檔案利用服務崗位工作。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案利用服務是區(qū)域政務工作的主體內(nèi)容，為了做好政務檔案工作，政務服務中心方面需嚴格貫徹“具體問題、具體分析”的基本工作原則，綜合考慮電子政務環(huán)境的特點，立足自身區(qū)域的發(fā)展情況與未來發(fā)展方向，選擇適宜的檔案利用服務模式，深入挖掘檔案資源內(nèi)容，積極拓展檔案利用與服務的覆蓋范圍，做到滿足社會大眾檔案使用的需求，進一步促進政務服務中心檔案利用服務水平的全面提高。

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（作者單位：博興縣政務服務中心）