檔案館與方志館信息資源開發(fā)利用及跨館合作可行性探索

摘要：由于檔案館和方志館在主要功能和定位上有共通處和互補(bǔ)作用，因此在資源開發(fā)利用的整合方面就凸顯出很多優(yōu)勢。文章以吉林省檔案館和吉林省方志館新館建設(shè)為例，在同一物理地址的主體建筑已完成的基礎(chǔ)上，基于館藏資源共同開發(fā)和利用的視角，對兩館的兼容性、互補(bǔ)性、開展館際合作的意義，以及應(yīng)對挑戰(zhàn)的策略和措施進(jìn)行分析和探索，確認(rèn)符合吉林省檔案館和方志館實(shí)際情況的信息資源開發(fā)利用及館際合作的可行性。

關(guān)鍵詞：檔案館;方志館;館際合作;開發(fā)利用;資源共享

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出“要從國家、地區(qū)多層面一體推進(jìn)檔案信息利用共享工作”的新要求。在新要求下，不僅是各級檔案館要實(shí)現(xiàn)通辦，各個部門和館都要積極加入到信息共享建設(shè)中，作為檔案開發(fā)利用重要基地的檔案館和方志館，兩館間的跨館合作勢在必行。下面從理論角度對兩館跨館合作的可行性進(jìn)行分析。

1檔案館與方志館的相似性和關(guān)聯(lián)性為合作奠定基礎(chǔ)

2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》第四十一條規(guī)定“國家推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用”，對檔案館開展跨館合作提出要求，也為館際合作提供國家法律層面的依據(jù)。檔案館和方志館在館藏資源收集、整理、存儲、管理、開發(fā)利用，以及工作程序、服務(wù)對象、機(jī)構(gòu)性質(zhì)上都具有相似性和關(guān)聯(lián)性，這為兩館開展合作奠定基礎(chǔ)。

1.1館藏信息的資料性

吉林省檔案館“十三五”期間接收318個省直部門信息原始文本18470件。吉林省方志館2020年全年整理志書檔案資料30部，共計(jì)11000頁，約1500萬字;年鑒檔案資料4部，共計(jì)600頁，約470萬字;省情檔案資料10部，共計(jì)2000頁，約120萬字;方志資源開發(fā)檔案資料6部，共計(jì)1300頁，約70萬字。兩館在資料存儲上的工作繁冗度顯而易見。

方志館作為收藏開發(fā)利用地方志資源、展示地域傳統(tǒng)歷史文化的重要場所，主要收集編纂地方志所需要的資料，以及地方年鑒、志書、文獻(xiàn)。地方志作為“一方之全史”，是記述一地之地理人文、經(jīng)濟(jì)政治、歷史文化、現(xiàn)代發(fā)展等方面的“地域性百科全書”“地情資料庫”，其最根本的屬性是資料性，地方志“存史、資政、教化”的作用歸根結(jié)底也是由其資料性所體現(xiàn)出來的。

檔案館和方志館的館藏資源都具有資料性，是下一步進(jìn)行整理、挖掘、加工、利用的基礎(chǔ)，而檔案館收集的原始資料是方志館編纂志書所需的最為真切翔實(shí)的資料，方志館收集的資料也對檔案館進(jìn)行專門性的資料補(bǔ)足具有極強(qiáng)的專業(yè)參考價值，因此兩館加強(qiáng)合作也有現(xiàn)實(shí)上的必要性。

1.2館藏資源的開放性

檔案館和方志館的相同之處在于都有收藏保護(hù)、開發(fā)利用館藏資源的職能，而在新時代下，由于人們對于信息資源的需求不斷加強(qiáng)，檔案館和方志館還承擔(dān)著提供專業(yè)咨詢和信息服務(wù)的職能，接待來館參觀、查閱、咨詢是兩館的一項(xiàng)重要工作。因此，兩館的館藏資源都具有開放性。

對于兩館來說，如何深入挖掘館藏資源，加強(qiáng)檔案利用服務(wù)，均為其重點(diǎn)，也是難點(diǎn)。從這個角度來看，加強(qiáng)兩館之間的合作，從而實(shí)現(xiàn)互相學(xué)習(xí)、互通有無，也是客觀的需要。

1.3服務(wù)社會的公益性

檔案館和方志館都具有通過多種方式，積極開展接待資料查閱工作的職責(zé)。

吉林省檔案館“十三五”期間年均接待734個單位、5064人次;年均接收省直部門報送政府公開信息原始文本3694份;接待查閱政府公開信息326人次。受開放鑒定、申請程序等因素的影響，利用服務(wù)效能不高。

吉林省方志館2020年全年累計(jì)接待政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、學(xué)校院所、各類報刊報社等共計(jì)500余人次來館參觀、查（借）閱及方志類資料信息咨詢。（2021年由于疫情和臨時館舍搬遷原因沒有對外開放。）方志館受社會認(rèn)知度低和專業(yè)性強(qiáng)等因素的影響，資源利用率比檔案館更低。

隨著公眾對信息資源需求的不斷增長，對檔案館和方志館的履職能力提出了更高要求，兩館之間加強(qiáng)跨館協(xié)作，對實(shí)現(xiàn)為公眾提供高效便利的信息資料公益服務(wù)是極為有利的。

2檔案館與方志館的差異性對合作提出實(shí)際需求

2.1資料收儲的“廣與?！?/p>

檔案館收集保管的館藏內(nèi)容不僅類別多元，覆蓋一個行政區(qū)域內(nèi)的經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會、歷史、地理、交通、旅游、氣候、物產(chǎn)等領(lǐng)域的信息資源，而且形態(tài)多樣，除了文書還包括錄像制品照片、影片觀測記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、文稿、書稿錄音、印章、獎狀等自身帶有文字，具有清晰、明確的原始記錄作用的事物，可以使人們大致了解當(dāng)?shù)氐那闆r和歷史線索。

方志館主要收集編纂修志資料、地方志書、綜合年鑒，突出地方特色，具有專業(yè)性。

兩館在館藏資源上的差異性使得雙方都有互補(bǔ)和可供借鑒之處，檔案館可以借鑒方志館的資料和服務(wù)模式，通過深加工、重挖掘等形式強(qiáng)化自身特色，拓寬服務(wù)職能;方志館可參考檔案館大量的第一手資料，進(jìn)一步挖掘有利信息，達(dá)到查漏補(bǔ)缺的目的。

2.2資料整理范疇的“縱與深”

檔案館整理信息是以時間為“一條線”，逐年收錄當(dāng)?shù)馗骷壵块T移交的全面信息，其信息資源構(gòu)成的主體是黨政機(jī)關(guān)、社會組織和公民個人形成的檔案信息和文件，以及其他具有檔案性質(zhì)的資料等;而方志館是專門性、深入性地收集和整理一個地方經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會、生態(tài)等綜合資料的地情展示中心，展現(xiàn)的是“一方之全史”“一地之百科全書”。

兩館可以互相吸取經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)勢互補(bǔ)，將館藏資源縱深化，顯得既有調(diào)理、又有歷史的感性、還能突出特色。

2.3資源利用側(cè)重的“藏與用”

檔案館具有特殊性，相比其他場館而言，檔案館更加重視檔案資料的保密安全工作。因此檔案館重“收與藏”，利用資源編研開發(fā)成果并加以展示的經(jīng)驗(yàn)有限，屬于“被動型”利用，影響檔案資源的深度開發(fā)延伸。

方志館除具有收藏文獻(xiàn)的職能外，還兼具著國情、地情研究和方志文獻(xiàn)、展覽展示、編纂研究、資政、宣傳教育、文化交流等職能，是“主動”展示收藏成果的“地情館”，社會大眾利用其資源具有直觀性和便捷性。

在開發(fā)利用館藏資源方面，兩館應(yīng)逐步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)風(fēng)格，實(shí)現(xiàn)從“以藏為主”轉(zhuǎn)向“藏用并舉”，逐步適應(yīng)并滿足人民群眾對于檔案資源的查閱需求，甚至于滿足普通民眾欣賞層面的需求。

3檔案館與方志館跨館合作的優(yōu)勢

3.1促進(jìn)館藏資源共享，加強(qiáng)館際合作兼容性

首先，合作可以避免一些資料的重復(fù)收藏，減少物理空間浪費(fèi)和因重復(fù)資料的收藏帶來的非必要人力浪費(fèi)。檔案館和方志館都各自儲存一些性質(zhì)相同的檔案、書籍和實(shí)物，合作使同質(zhì)資源集中整合，利用會更加便利。其次，兩館可以相互分享檔案收集、征集方面的經(jīng)驗(yàn)，改善各自的方法，擴(kuò)展收集途徑，彌補(bǔ)檔案，特別是特殊介質(zhì)類檔案部分的不足，使雙方相關(guān)的信息資料在量上可以增加，對不可復(fù)制的檔案共享利用，節(jié)省征集珍貴實(shí)物（文物）檔案的資金。最后，在檔案數(shù)字化方面，如果其中一方完成雙方館存資源的重復(fù)部分的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，那么另一方就不需要轉(zhuǎn)化，進(jìn)而節(jié)省人力和物理資源;在電子文檔利用方面，對符合公開條件的資源進(jìn)行共同的檢索編目，制定相同的安全管理規(guī)則，也便于建立共享的數(shù)據(jù)庫，為實(shí)現(xiàn)智慧檔案資源的開發(fā)利用建立基礎(chǔ)。

3.2解鎖信息公開新模式，促進(jìn)資源循環(huán)利用多元化

第一，檔案館為方志館修志提供豐富的資料，而方志館對檔案館提供的資料篩選、提煉、加工而出的志書又成為檔案館的館存基礎(chǔ)資料的一部分，成為檔案館的一大特色，這一循環(huán)過程將充分增加館藏信息的豐富度和濃密度，提高資源利用的可持續(xù)發(fā)展性。第二，兩館將現(xiàn)有資源通過新的信息技術(shù)建立異構(gòu)連接整合后，使用者就可以獲得集中的、合成的資源，這樣不僅提高公眾獲取兩館資源的便利性，更有利于提高資源內(nèi)容的廣泛性，從而滿足更多不同的需求主體，同時兩館在提供服務(wù)中不斷完善不足之處，實(shí)現(xiàn)館藏資源高效利用朝正向循環(huán)發(fā)展。

3.3細(xì)挖資源開發(fā)厚深度，突出思政教育功能性

“教化”是檔案館工作的三大功能之一，把檔案館建設(shè)成為進(jìn)行愛國主義、社會主義、集體主義教育的基地，是新形勢下對檔案事業(yè)發(fā)展提出的明確要求;方志成果是傳承守護(hù)地方文化的重要載體，方志文化的對外傳播，一定程度上需借助于檔案信息資源開發(fā)利用這種手段才能得以繼承和發(fā)揚(yáng)。

跨館合作不但增加資源開發(fā)的深度，而且擴(kuò)大開發(fā)的廣度。吉林省檔案館以提供教育素材支撐為主，吉林省方志館以策劃舉辦展覽和活動為主，兩館在共同的目標(biāo)驅(qū)動下，采取各群體更易于接受的形式，更多地將館藏資源有機(jī)地融入各種高質(zhì)量展覽和活動中，更充分地發(fā)揮檔案思教功能，潛移默化地培養(yǎng)社會大眾正確的價值觀和愛國、愛鄉(xiāng)、愛家的情懷，提高本土歷史文化的凝聚力和輻射力，增強(qiáng)文化自信。

3.4整合人力物力資源，激活服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)能動性

無論是紙質(zhì)、實(shí)物資源，還是數(shù)字、電子、音頻、視頻資源，單一館藏資源的存儲量和代表性有限，兩館可以通過合作，加強(qiáng)資源優(yōu)化重組，促進(jìn)文史資料價值最大化。通過查閱平臺合作，既可以轉(zhuǎn)移一部分檔案館的接待壓力、簡化利用程序，又利于提高信息綜合供給能力，提高用戶體驗(yàn)感。

通過檔案館和方志館之間的網(wǎng)絡(luò)新媒體合作，為公眾提供便利，分門別類地介紹地方的人文歷史、地理名勝、地方特產(chǎn)、民族特色、風(fēng)俗習(xí)慣以及現(xiàn)代工業(yè)和文化成就等具有吸引力的內(nèi)容，突出地方文化特色，提高地方的文化軟實(shí)力，為地方旅游業(yè)打造精品標(biāo)簽，服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

4檔案館與方志館跨館合作的挑戰(zhàn)應(yīng)對策略

4.1建立協(xié)調(diào)合作機(jī)制，細(xì)化共建規(guī)則

首先，檔案館和方志館要建立合作協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組，確定兩館的合作負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)共同制定精細(xì)的合作協(xié)議以確定合作的目標(biāo)、合作的方式、共享的內(nèi)容、雙方的權(quán)限等事宜，以及雙方現(xiàn)有的知識產(chǎn)權(quán)安全保護(hù)方式、開發(fā)成果歸屬和權(quán)利分配等關(guān)鍵問題，并制定相對應(yīng)的執(zhí)行程序和獎懲辦法等內(nèi)容。其次，確定兩館收集類目的分配，包括兩館對軟、硬件的要求及購買方式，制定共同的圖書檔案目錄整理規(guī)則，為后續(xù)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一檢索、資源共享提供條件。最后，規(guī)定共建內(nèi)容，包括聯(lián)合招投標(biāo)、地情展覽布展大綱設(shè)計(jì)、合作項(xiàng)目運(yùn)營維護(hù)要求、工作人員管理、業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)、第三方服務(wù)購買，等等。

4.2開發(fā)數(shù)字系統(tǒng)平臺，實(shí)現(xiàn)資源整合

近年來對數(shù)字化要求的不斷提高，促進(jìn)了這方面科技的高速發(fā)展，兩館的數(shù)字化資源原生化率低，基本是實(shí)物轉(zhuǎn)化的數(shù)字化，在數(shù)據(jù)利用檢索時需要專業(yè)技術(shù)的重新配置和整合;開展合作還需要建立新的數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺，以便之后的利用中獲得更多便利的、集成的、高質(zhì)量的資源。

通過政府購買服務(wù)的形式，讓第三方專業(yè)軟件開發(fā)機(jī)構(gòu)參與系統(tǒng)開發(fā)升級，無疑是解決數(shù)字化問題、異構(gòu)問題和實(shí)現(xiàn)新規(guī)范下結(jié)構(gòu)建立的最佳答案，理想方式是以合作項(xiàng)目聯(lián)合招標(biāo)，與同一個中標(biāo)單位開展合作，開發(fā)、利用同一種數(shù)據(jù)庫。兩館使用同一數(shù)據(jù)庫，不僅可以節(jié)省采購資金，同時兩館還可要求中標(biāo)單位進(jìn)一步提供培訓(xùn)服務(wù)，將開發(fā)建設(shè)成果轉(zhuǎn)化為人才資源。

4.3構(gòu)建人才培養(yǎng)體系，提供人力保障

人才保障是合作的基礎(chǔ)保障之一。在建立領(lǐng)導(dǎo)小組的基礎(chǔ)上，建立多小組分工協(xié)作機(jī)制，例如，設(shè)立分工明確的專業(yè)分組，如聯(lián)絡(luò)分組、資源共享分組、利用協(xié)調(diào)分組等，使各項(xiàng)工作都有專組、專人負(fù)責(zé)，有序推進(jìn)和協(xié)調(diào)解決兩館合作中出現(xiàn)的各種管理問題。

通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專題調(diào)研、崗位交流方式提高兩館工作人員通用業(yè)務(wù)和專業(yè)業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)兩館工作人員的合作能力。通過購買第三方服務(wù)、運(yùn)營期采用志愿者服務(wù)等方式解決部門管理問題和人員短缺問題。

小結(jié)

在吉林省檔案館和方志館在完成新館土建共建基礎(chǔ)

上，通過對兩館相同點(diǎn)和不同點(diǎn)的分析，兩館的合作優(yōu)勢顯而易見。檔案館和方志館跨館合作之路任重道遠(yuǎn)，雖然還面臨著一系列的挑戰(zhàn)，但挑戰(zhàn)在一定程度上也是機(jī)遇，兩館在實(shí)踐過程中克服阻礙，解決問題，吸取適合的成功經(jīng)驗(yàn)，引進(jìn)先進(jìn)信息技術(shù)和具有創(chuàng)新性、靈活性的先進(jìn)人才，堅(jiān)持長期合作、穩(wěn)定發(fā)展，必將為構(gòu)建檔案事業(yè)發(fā)展新格局、繼承發(fā)揚(yáng)民族優(yōu)秀文化傳統(tǒng)和振興地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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作者簡介：楊葳，本科學(xué)歷，吉林省方志館館員。