人事檔案在人力資源管理中的作用

[ 作者簡介 ]

姜萍，女，山東海陽人，煙臺肺科醫(yī)院，館員，工會主席，本科，研究方向：檔案管理。

[ 摘要 ]

人事檔案在公立醫(yī)院的人力資源管理工作中具有重要作用。公立醫(yī)院在進行人力資源管理工作時，以科學的角度合理有效地開發(fā)和利用人事檔案信息，可以促使公立醫(yī)院在現(xiàn)行的市場經(jīng)濟狀態(tài)下不斷調(diào)動各方面的積極因素，可以根據(jù)人事檔案的信息內(nèi)容進行科學管理和決策，從而激發(fā)醫(yī)院的內(nèi)在活力和競爭力，保持公立醫(yī)院的良性發(fā)展。

[ 關(guān)鍵詞 ]

公立醫(yī)院;人事檔案;人力資源管理;作用

中圖分類號：G27? 文獻標識碼：A? DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2022.10.015

在公立醫(yī)院的人力資源管理工作中，人事檔案管理是重要的工作內(nèi)容。傳統(tǒng)的管理模式中，人事檔案的形成多采用手寫記錄方式，以紙質(zhì)檔案為主，這種類型的檔案具有一定的管理難度，主要體現(xiàn)在檔案的保存方面。在對紙質(zhì)檔案進行管理時，需要對其采取一定的保護措施，如防蟲、防火和防潮等。期間稍有不慎，就會導(dǎo)致人事檔案丟失或損壞，進一步增加人力資源管理的難度，導(dǎo)致其工作效率的下降，從而給醫(yī)院造成較大的損失。由此可見，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作存在管理性能方面的不足，已無法滿足現(xiàn)代人力資源管理工作的要求，亟待優(yōu)化。目前，我國無論是經(jīng)濟發(fā)展水平還是科技水平，均處于世界領(lǐng)先地位，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展且普及度很高。[1]人力資源管理中，對于電子人事檔案的應(yīng)用愈加廣泛，因其優(yōu)勢和發(fā)揮的作用被廣泛認可而備受青睞。在實際應(yīng)用中，相關(guān)信息的記錄主要采用電子版形式，具有一定的便利性，不僅促進了檔案管理工作的穩(wěn)定性，還提高了其安全性，對人力資源管理工作效率的提高有著重要作用;而且電子檔案還可以作為公立醫(yī)院人才優(yōu)選的主要依據(jù)，促進醫(yī)院健康穩(wěn)定的發(fā)展。

1? ? 人事檔案管理體制機制創(chuàng)新的必要性

現(xiàn)階段，公立醫(yī)院應(yīng)該清楚認識到人事檔案管理的重要性，這對當前市場經(jīng)濟背景下穩(wěn)步開展公立醫(yī)院的人力資源管理工作具有重要影響。在目前重要的社會轉(zhuǎn)型期，人才的作用日漸體現(xiàn)，人事檔案管理工作承擔著十分艱巨的任務(wù)，需要通過更為完善的體制機制推動相關(guān)工作的開展，以發(fā)揮出人事檔案資源的最大效用。首先，相關(guān)體制機制的建立可以體現(xiàn)出激勵性，尤其是在公立醫(yī)院的績效考核和成果表現(xiàn)等多個管理目標的實現(xiàn)階段。其次，體制機制的創(chuàng)新發(fā)展還能強化個人對人事檔案的監(jiān)督，對于充分體現(xiàn)人事檔案的基本利用價值具有積極影響。最后，在實踐中創(chuàng)新公立醫(yī)院人事檔案管理體制機制，可以更好地適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)社會的基本發(fā)展需要，同時保證檔案規(guī)范化管理成果更加顯著。綜上所述，公立醫(yī)院需要認可人事檔案管理體制機制創(chuàng)新的意義，理清當前公立醫(yī)院人事檔案創(chuàng)新改革的思路，采取一切行動推進相關(guān)工作。[2]

2? ? 加強人事檔案在人力資源管理中的作用

2.1? 加強對人事檔案管理的重視

任何一所公立醫(yī)院都需要重視檔案管理工作，管理者首先要轉(zhuǎn)變觀念，從而帶動其他管理人員的積極性。人事檔案管理工作表面看是相對輕松的工作，實際上比較考驗管理者的耐心和責任心，否則工作人員很容易消極怠工。因此，作為公立醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者，需要運用機制、方法等措施激發(fā)檔案管理人員的積極性。第一，定時進行培訓(xùn)。檔案管理人員應(yīng)學習文案整理知識、財務(wù)知識和人力資源知識，提高自身素質(zhì)，將自己打造成一種復(fù)合型人才。第二，鍛煉查找檔案的能力，當需要相關(guān)信息時能在第一時間找到合適的資料。第三，注重定期考核。定期檢驗本單位的檔案管理人員的個人素質(zhì)，確保符合新時期事業(yè)單位發(fā)展的要求。

2.2? 創(chuàng)新管理體制

全面推進干部人事檔案管理科學化。首先，始終堅持黨管干部原則。事業(yè)單位干部人事檔案管理工作應(yīng)堅定黨管干部原則，作為事業(yè)單位的公立醫(yī)院下屬的人事檔案管理部門，更應(yīng)該主動接受單位黨委（黨組）對干部人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，并將干部人事檔案管理工作納入單位干部人事工作的重要議事日程，從上到下營造重視干部人事檔案管理的濃厚氛圍。其次，始終堅持以人為本原則[3]。公立醫(yī)院干部大部分是事業(yè)編制，事業(yè)單位干部人事檔案作為國家檔案的重要組成部分之一，也屬于黨和國家的秘密，干部人事檔案工作的透明度不高，長期以來不為外界所熟悉。為此，可借鑒國外發(fā)達國家的先進經(jīng)驗，大力推進干部人事檔案透明度改革，牢固樹立“以人為本、立黨為民”的理念，在保護個人隱私基礎(chǔ)上，進一步擴大干部人事檔案透明度和利用效率，充分發(fā)揮其在薪酬調(diào)整、轉(zhuǎn)正定級、干部入職中的重要作用，保障職工權(quán)益。第三，始終堅持“一盤棋”管理原則。公立醫(yī)院內(nèi)設(shè)科室多、職能多、人員多，傳統(tǒng)的薪酬管理模式難以調(diào)動員工的積極性。因此，可在公立醫(yī)院內(nèi)部實行檔案管理“一盤棋”，設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或部門統(tǒng)一管理，統(tǒng)一檔案管理標準和要求，根據(jù)黨管干部的原則，根據(jù)其事業(yè)編制、派遣聘用制、臨時聘用等不同身份，采取對應(yīng)的統(tǒng)一管理、分類施策模式，建立更為精細、科學的人事檔案管理模式。

2.3? 健全人事檔案管理制度

傳統(tǒng)管理模式對人事檔案管理有一定的阻礙，需要通過制度建設(shè)引領(lǐng)來推動人事檔案管理的改革。首先，根據(jù)對目前應(yīng)用的人事檔案管理制度的了解實施改革和完善，完成對管理制度中存在的不合理問題的改進，讓目前使用的人事檔案管理制度能夠滿足現(xiàn)如今社會情況的各項需求，并且要對各項制度實施動態(tài)管理，及時進行更新，從而發(fā)現(xiàn)檔案中的不足之處，并完成對不足之處的查漏補缺，進一步實現(xiàn)對人事檔案的完善，提高檔案的實時性特征。其次，要對人事檔案管理制度進行創(chuàng)新。為了解決目前常見的一些管理問題，公立醫(yī)院要實施社會化的人事檔案管理，將現(xiàn)代化信息技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來，讓人事檔案管理的各項特征能夠得到充分體現(xiàn)，例如現(xiàn)代化、透明化和社會化等，確保人力資源管理工作能夠順利進行，進一步提高工作人員的積極性，幫助公立醫(yī)院創(chuàng)造更多的社會效益和經(jīng)濟利益。

2.4 對人力資源檔案管理人員的素質(zhì)進行全面提升

目前，人力資源管理工作在社會高速發(fā)展的過程中發(fā)生了較大的變化，想要使其符合新形勢下公立醫(yī)院的發(fā)展要求，就必須對管理工作加以完善，尤其是相關(guān)資料的整理和歸納，要保證其完整性[4]。同時，在人事檔案管理的過程中要做好人才信息的完善統(tǒng)計，并做好相關(guān)記錄，加以分析后為其安排合理的工作崗位。從事人力資源管理工作的相關(guān)人員是保證該項工作質(zhì)量提高的重要基礎(chǔ)，因此，公立醫(yī)院及其主管部門應(yīng)該重視檔案管理人才隊伍的建設(shè)。公立醫(yī)院及其主管部門應(yīng)該定期組織人力資源管理工作人員參加相關(guān)培訓(xùn)，重點培養(yǎng)檔案管理人員及相關(guān)工作人員的專業(yè)水平，使其綜合素質(zhì)得到顯著提高，從而實現(xiàn)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，保證新形勢下電子人事檔案在人力資源管理工作中更加完善。另外，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)還要注重工作人員對電子檔案管理工作流程進行充分的掌握，并熟練應(yīng)用計算機技術(shù)，從而在檔案的登記、修改以及信息傳輸中發(fā)揮作用，使該項工作的開展更加順利，提高各項操作環(huán)節(jié)的效率。工作人員能夠熟練掌握計算機操作技術(shù)及安全操作規(guī)則，是保證上述工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，所以，工作人員必須通過培訓(xùn)全面了解相關(guān)知識，并能夠在日常工作中合理應(yīng)用，從而保證人力資源管理工作中電子人事檔案管理能夠及時完善，保證其穩(wěn)定性。想要提高人力資源管理的有效性，促進電子檔案資料的利用率，就必須重視人力資源管理人才隊伍的建設(shè)，并采用合理的管理方法。所以，除了定期組織檔案管理相關(guān)培訓(xùn)外，工作人員還可自由選擇時間進行培訓(xùn)，并自主決定培訓(xùn)的內(nèi)容，從而對檔案管理人員工作的欠缺之處，加以補充和完善。為了進一步吸納人才，可以在招聘的過程中選擇復(fù)合型人才，將其安排在人力資源人事檔案管理崗位，完善人力資源檔案人才隊伍的建設(shè)。與此同時，鼓勵從事人力資源人事檔案管理的工作人員與其他崗位人員互相交流，學會取長補短，使其不斷提高對自己的要求，以符合人力資源管理崗位的要求，促進電子人事檔案的完善性，使其電子化效果更加突出。

3? ? 優(yōu)化人事檔案管理頂層設(shè)計

在公立醫(yī)院的人事檔案管理工作中，應(yīng)該重點考慮人事檔案管理的規(guī)范性，使相關(guān)條理清晰、可行。首先，緊隨時代步伐，明確信息化管理理念在公立醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢和價值，真正運用信息化管理方式讓頂層設(shè)計趨向現(xiàn)代化、科學化、智能化。人事檔案工作人員應(yīng)該在日常管理中轉(zhuǎn)變思想，根據(jù)現(xiàn)代化人事檔案管理需要扭轉(zhuǎn)格局，促使新時期公立醫(yī)院人事檔案管理工作更上一層樓。其次，在管理階段還需優(yōu)化服務(wù)，不斷強化人事檔案相關(guān)管理者的責任意識，以此提升檔案管理水平。人事檔案工作人員日常的實際工作必須在遵循規(guī)章制度的前提下加以執(zhí)行，以提升效率，實現(xiàn)精準無誤的目標。相關(guān)工作部署階段，需對醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理條例、制度等進行細致劃分，確保權(quán)責清晰，確保人事檔案管理工作高效運作。綜上所述，只有將頂層設(shè)計進一步完善，才能為后續(xù)工作的開展提供支持，讓人事檔案管理工作擁有可靠保障，為公立醫(yī)院的運行發(fā)展提供高效服務(wù)[5]。

3.1? 構(gòu)建現(xiàn)代化管理系統(tǒng)，加大數(shù)字化投入

公立醫(yī)院應(yīng)建立現(xiàn)代管理制度，確保數(shù)字人事檔案工作能夠更好地開展，有效地調(diào)整各種資源[6]。公立醫(yī)院可以借助信息化建設(shè)的各種配套設(shè)施做好安全防護工作，不僅要做好檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)入口的管理，還要定期檢查存在的安全隱患，同時注重內(nèi)部系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置，對重要人事檔案進行加密，讓檔案的儲存及應(yīng)用更加安全[7]。此外，檔案數(shù)字化管理需要投入大量的人力和物力，因此，公立醫(yī)院需要投入足夠的資金，引進科學的現(xiàn)代化管理模式，提升現(xiàn)代化管理水平，切實提高檔案管理的效率。

3.2? 完善人事檔案信息管理系統(tǒng)

數(shù)字信息化的發(fā)展對人事檔案管理工作來說，既是機遇又是挑戰(zhàn)，公立醫(yī)院應(yīng)抓住這一契機，迎難而上，充分建立起人事檔案信息化管理系統(tǒng)[8]。具體來說，首先，建立一個公立醫(yī)院內(nèi)部的信息化人事檔案數(shù)據(jù)庫，主要用于存儲、分析、整合職工的檔案信息。其次，利用先進的信息化技術(shù)手段，針對人事檔案數(shù)據(jù)庫里的信息進行數(shù)字化的篩選、甄別和有效處理，從而提高人事檔案管理的準確性和時效性，有效地提升檔案管理的效率。最后，在公立醫(yī)院內(nèi)建立專屬內(nèi)部局域網(wǎng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案信息在現(xiàn)代醫(yī)院內(nèi)部的共享。

綜上所述，在我國經(jīng)濟和科技水平高速發(fā)展的背景下，公立醫(yī)院的人力資源管理工作逐漸向信息化的方向發(fā)展，并取得了一些成就，這大大提高了公立醫(yī)院人力資源管理工作的質(zhì)量。公立醫(yī)院檔案管理工作是人力資源管理中不可缺少的重要組成部分，尤其是人事檔案的管理更是重中之重，需要加強重視。依據(jù)新形勢下公立醫(yī)院發(fā)展的具體要求，對人事檔案進行創(chuàng)新，積極融入電子人事檔案的應(yīng)用;依據(jù)公立醫(yī)院的發(fā)展需求及人才要求，通過電子人事檔案的檢索和分析，為公立醫(yī)院發(fā)展選擇合適的人才，并通過各種合理方式提高電子人事檔案的作用，從而使人力資源管理工作符合新形勢的要求，為公立醫(yī)院的發(fā)展提供堅實的保障。

參考文獻

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