更進(jìn)一步　讓Excel的高級(jí)篩選更“高級(jí)”

|平淡

使用自定義條件篩選

在很多操作中，篩選條件會(huì)發(fā)生變化。比如下圖是某公司員工的加班數(shù)據(jù)，有時(shí)需要依據(jù)姓名和加班地點(diǎn)來篩選，有時(shí)需要依據(jù)部門和加班費(fèi)來篩選（圖1）。對(duì)于類似的不斷變化的多條件篩選，可以先使用宏錄制高級(jí)篩選的操作，再通過插入的“形狀”關(guān)聯(lián)“錄制的宏”來實(shí)現(xiàn)快速篩選。

1設(shè)置條件區(qū)域

在本例中，無論篩選條件如何改變，條件區(qū)域都是從A1：E1數(shù)據(jù)區(qū)域中選擇?？梢韵葟?fù)制A1：E1數(shù)據(jù)區(qū)域中的內(nèi)容，并將其粘貼到H1：L1數(shù)據(jù)區(qū)域（圖2）。

2錄制宏

依次點(diǎn)擊“開發(fā)工具→宏→錄制宏”，新建一個(gè)名為“篩選”的宏。接著執(zhí)行下面的操作：

點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)→高級(jí)”，在打開的高級(jí)篩選窗口中將“列表區(qū)域”設(shè)置為“$A$1：$E$16”、“條件區(qū)域”設(shè)置為“$H$1：$L$2”、“復(fù)制到”設(shè)置為“$M$1：$Q$16”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕完成錄制（圖3）。

3編輯代碼

依次點(diǎn)擊“ 開發(fā)工具→ 宏→ 篩選”，點(diǎn)擊“編輯”，在打開的窗口中即可看到上述錄制的代碼。為方便后續(xù)作為模板使用，可以對(duì)代碼稍加更改。比如將“列表區(qū)域”更改為“A1：E100”、“復(fù)制到”更改為“M1：Q100”，這樣可以篩選更大區(qū)域的數(shù)據(jù)（圖4）。

4添加篩選按鈕

依次點(diǎn)擊“插入→形狀”，插入一個(gè)圓角矩形并調(diào)整到合適的大小，同時(shí)在其中輸入文字“篩選”。接著右擊插入的矩形并選擇“指定宏”，在彈出的窗口中選擇“篩選”（即上述錄制的宏），然后點(diǎn)擊“確定”按鈕退出（圖5）。

5實(shí)際使用

以后在執(zhí)行高級(jí)篩選時(shí)，只要在相應(yīng)的單元格中輸入篩選條件，比如需要篩選生產(chǎn)1部、地點(diǎn)1的加班人員名單，那么在I2、J2單元格中分別輸入生產(chǎn)1部和地點(diǎn)1，然后點(diǎn)擊“篩選”圖標(biāo)即可（圖6）。

使用公式篩選

常規(guī)的高級(jí)篩選只是在條件區(qū)域中輸入篩選條件，而借助公式則可以完成更復(fù)雜的篩選。比如需要在上述的加班表中篩選出部門為“生產(chǎn)4部”，同時(shí)加班費(fèi)大于70的員工數(shù)據(jù)。具體操作為：

1設(shè)置條件區(qū)域

因?yàn)楦呒?jí)篩選默認(rèn)已經(jīng)包含數(shù)據(jù)的標(biāo)題欄，因此在使用公式設(shè)置條件區(qū)域時(shí)就不能再包含標(biāo)題欄了。在H1單元格中輸入“部門和加班費(fèi)篩選”、H 2單元格中輸入篩選公式“=AND（B2="生產(chǎn)4部"，E2>70）”，這樣在H2單元格中會(huì)顯示“TRUE”（符合條件）或“FA LSE”（不符合條件）（圖7）。

公式解釋：

使用AND函數(shù)設(shè)置同時(shí)滿足2個(gè)條件的篩選。部門名稱（即“生產(chǎn)4部”）使用半角雙引號(hào)引用。在執(zhí)行高級(jí)篩選時(shí)，會(huì)將H 2單元格中的公式自動(dòng)下拉，所以這里H2單元格中顯示的“TRUE”或“FALSE”，指篩選公式對(duì)應(yīng)的第2行數(shù)據(jù)是否符合條件。如在本例中，B2單元格（生產(chǎn)1部）和E2單元格中的內(nèi)容（加班費(fèi)為“50”）不符合“生產(chǎn)4部”和“加班費(fèi)>70”，所以顯示為“FALSE”。

2錄制宏和添加篩選按鈕

使用與上文類似的宏錄制方式錄制宏2，不同的是“條件區(qū)域”選擇“$H$2：$H$3”。完成宏的錄制后，插入一個(gè)圓角矩形并輸入文字“公式篩選”，并將“指定宏”設(shè)置為宏2。

3實(shí)際使用

完成所有的操作后，點(diǎn)擊“公式篩選”圖標(biāo)，即可實(shí)現(xiàn)上述的篩選需求（圖8）。

大家還可以根據(jù)實(shí)際的篩選需求設(shè)置更多的公式。比如需要篩選“生產(chǎn)4 部”或“ 加班費(fèi)大于70 ”的員工數(shù)據(jù)，那么將H2單元格中的公式更改為“=OR（ B2= " 生產(chǎn)4部"，E2>70）”就可以了。