充分利用戶外會議活動空間的5種方法

付曉

會議組織策劃者認(rèn)識到戶外活動對健康的益處，會議中心正與會議策劃者密切地尋求合作，希望將有新鮮空氣的戶外場地空間納入到活動策劃議程的安排當(dāng)中。

早在新冠疫情（covid-19）大流行之前，人們就知道戶外舉辦大型會議能恢復(fù)會議活動的活力。但現(xiàn)在，許多觀察人士表示，隨著會議行業(yè)適應(yīng)了疫情的“新常態(tài)”，對會議中心露天活動的需求仍有所增長。

安德里亞·亨寧斯（Andrea Hennings）是位于加州普萊森特山（Pleasant Hill）的Down to the Details公司的首席執(zhí)行官和創(chuàng)始人，他說：“現(xiàn)在，戶外空間比以往任何時候都對一次成功的會議活動都至關(guān)重要。因此，團(tuán)體正在尋找獨特的方式來利用戶外空間，并將其納入到他們的議程。新冠疫情（covid-19）限制和要求現(xiàn)在是放在舉辦戶外活動地重中之重。在戶外擁有自然光的好處是讓我們意識到擁有戶外空間的價值，不僅僅是在戶外吃吃自助餐這么簡單?！?/p>

這種戶外活動的吸引力在北極星會議集團(tuán)（Northstar Meetings Group）的2021年P(guān)ULSE調(diào)查（PULSE Survey）得到了驗證，該調(diào)查顯示，91%的受訪者計劃在他們的下一個項目中包括戶外活動，88%的人打算舉辦戶外用餐活動。

因此，許多會議中心正在重新考慮使用他們的戶外空間，并發(fā)現(xiàn)了新的用途，也就不足為奇了?！霸缭谛鹿谝咔榇罅餍兄?，我們就決定充分利用海濱位置和事宜天氣，在大勞德代爾堡/布勞沃德縣會議中心重新設(shè)計中增強(qiáng)戶外空間的利用率，”Visit Lauderdale總裁兼首席執(zhí)行官斯泰西·里特（Stacy Ritter）說，“我們正在將會議中心和沿海內(nèi)水道之間的區(qū)域改造成一個五英畝的城市公園，有一個圓形劇場、三家餐廳和一個開放的、類似公園環(huán)境，可以直接用于聚餐、團(tuán)隊建設(shè)會議、餐飲和娛樂?！?/p>

以下有五種方法可以充分利用你的戶外露天會議空間

一、研究如何靈活地利用室內(nèi)外兩用的活動空間

亨寧斯指出，無論天氣如何，舉辦露天活動的能力至關(guān)重要。她說：“室外空間能提供某種形式的保護(hù)，而且不需要額外的成本，這對舉辦會議來說一項巨大的獎勵。沒有什么比計劃一個戶外活動，卻發(fā)現(xiàn)搭建帳篷需要花費數(shù)千美元更糟糕的了，而且這筆錢還不在預(yù)算當(dāng)中。所以，提前詢問使用戶外空間所需的相關(guān)費用非常重要?！?/p>

位于猶他州帕克城（Park City）的Precision Planners公司的聯(lián)合創(chuàng)始人克里斯蒂弗羅里希（Christy Froehlich）也在尋找特定的設(shè)施。她解釋說：“擁有一些基本設(shè)置組件的戶外場地比比賽更有優(yōu)勢。戶外家具組合、cafe燈光和背景音樂的音頻系統(tǒng)都非常吸引會議策劃者。”

娜塔莉·佩里（Natalie Pery）是加州薩克拉門托美國蚊子控制協(xié)會（American Mosquito Control Association）的活動經(jīng)理，她的目標(biāo)是找到適合各種活動的空間。她說：“無論什么時候（與會者）可以在戶外聚會，我們都盡量安排在室外?！彼赋?，戶外會議中心特別適合舉行招待會和雞尾酒會?！癆MCA還喜歡舉辦一個小型的實地考察日，當(dāng)?shù)貦C(jī)構(gòu)可以在這里展示他們的設(shè)備，比如卡車和直升機(jī)，所以擁有一個廣闊的空間可以提供多種用途?！?/p>

二、與目的地專家合作

亨寧斯認(rèn)為，與任何類型的活動策劃一樣，富有成效的伙伴關(guān)系是有幫助的。她表示：“我通常會依賴目標(biāo)領(lǐng)域目的地專家，并將他們作為一種資源來利用。他們是所在城市的專家，所以他們知道其他可能適合戶外需求的潛在場館?！?/p>

邁阿密VIBE機(jī)構(gòu)的瓦萊麗 比赫特（Valerie Bihet）也在很大程度上依賴當(dāng)?shù)貙＜?。她說：“當(dāng)我們要帶1000多人去任何一個城市時，我們會直接看城市會議中心，或者打電話給當(dāng)?shù)氐哪康牡貙＜铱磿稣掌?。在任何一個城市，你都至少有一個，有時是兩個或三個會議中心可供選擇?！?/p>

三、計算額外成本，包括音視頻費用和電費

亨寧斯一邊查看戶外場地，一邊詢問詳細(xì)信息。她建議：“弄清楚你想在活動策劃中使用的所有空間——室內(nèi)和室外——需要列出清晰圖表。”“如果你無法進(jìn)行現(xiàn)場參觀，確保他們可以為你提供一個虛擬之旅，這樣你就能看到所有的功能。詢問其他使用戶外空間的活動，并拍下他們所做的事情?！薄白钪匾氖?，了解并詢問與戶外空間相關(guān)的所有額外成本，”亨寧斯（Hennings）補(bǔ)充道，“另一件需要詢問的重要事情是關(guān)于音視頻和電費的要求。一定要與會議中心坦誠交流，了解他們?nèi)绾翁幚磉@兩個區(qū)域的設(shè)置。不要害怕向你的音視頻合作伙伴尋求創(chuàng)意，他們通常對戶外會議的最佳方案有著獨到的見解?！?/p>

四、溝通外出的好處

展示戶外活動的優(yōu)勢是讓利益相關(guān)者滿意和讓參與者興奮的關(guān)鍵。佩里說：“任何時候我們都可以把與會者帶到戶外，這是有益的。”“雖然會議室能減少人們在演講時的分心，但呼吸新鮮空氣和接觸自然光線有助于讓與會者的感官重新活躍起來?！焙鄬幩拐f，在會議中心使用露天場地的好處可以使它很容易銷售。“客戶和與會者都很喜歡，”她說?！八麄兺ǔ]有意識到你可以利用戶外空間做多少事情，并欣賞跳出固有思維，尋找更多的靈感?！芭c會者在戶外時感覺更加精力充沛、機(jī)警;這使得更好的參與和更成功的會議活動。最重要的是不要固守傳統(tǒng)，要勇于接受新的想法和策略。要靈活，了解活動策劃的局限性，并努力找到獨特的解決方案?！?/p>

五、積極而長遠(yuǎn)地思考

弗勒利克（Froelich）說，雖然當(dāng)前的趨勢是受到由于新冠疫情帶來擔(dān)憂的影響，但擁有戶外空間的會議中心，其吸引力可能會持續(xù)下去。她說：“一般來說，我們發(fā)現(xiàn)客戶和活動參會者都非常歡迎戶外空間的使用。有機(jī)會到戶外走走，呼吸一下新鮮空氣，欣賞一下風(fēng)景（如果適用的話），這些都是戶外活動能給人帶來耳目一新的好處?！?/p>

一旦疫情過去，我相信戶外空間將繼續(xù)受到歡迎，因為將創(chuàng)意空間納入任何會議策劃議程都是為與會者提供多樣性和利用當(dāng)?shù)胤諊暮梅椒??！?/p>