淺思不動產(chǎn)檔案管理中的常見問題

摘要：不動產(chǎn)檔案在房地產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展之后，數(shù)量急劇增長，“漲庫”成為各地不動產(chǎn)登記部門最為頭疼的事情。建立不動產(chǎn)電子檔案，可以有效提升工作效率。如何加快電子檔案的發(fā)展，是不動產(chǎn)登記部門應(yīng)該思索解決的題目之一。

關(guān)鍵詞：電子檔案;不動產(chǎn);查詢

中圖分類號：F293 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1001-9138-（2022）06-0058-04 收稿日期：2022-05-15

作者簡介：葉長如，秦皇島市不動產(chǎn)登記中心。

目前，不動產(chǎn)已成為人民最重要的財產(chǎn)之一。經(jīng)歷了飛速發(fā)展階段，不動產(chǎn)檔案資料也呈現(xiàn)幾何倍數(shù)的增長。全國各地不動產(chǎn)登記部門在經(jīng)歷了房產(chǎn)檔案資料的移交風(fēng)波之后，檔案庫房庫容量不足已成為各地不動產(chǎn)登記部門亟需解決的問題之一。

1 不動產(chǎn)檔案發(fā)展的歷史過程

2007年10月1日開始實施的《物權(quán)法》規(guī)定，國家對不動產(chǎn)實行統(tǒng)一登記制度。但受各種因素影響，我國繼續(xù)沿用了房產(chǎn)和土地分別登記的方式。2014年11月24日，國務(wù)院頒布《不動產(chǎn)登記暫行條例》，于2015年3月1日正式實施，明確了不動產(chǎn)統(tǒng)一登記由國土資源部牽頭負(fù)責(zé)，并且將海洋、水域、草原、林業(yè)等登記一并納入不動產(chǎn)統(tǒng)一登記的范疇。作為不動產(chǎn)統(tǒng)一登記中占比最大的房屋所有權(quán)和土地使用權(quán)的整合，成為各地不動產(chǎn)登記部門初期工作的核心內(nèi)容。2015年底，全國各地開始進(jìn)入房屋登記和土地登記進(jìn)行整合的階段。

不動產(chǎn)登記簿的效力在《物權(quán)法》實施后成為不動產(chǎn)最高物權(quán)效力證明。登記簿的效力系不動產(chǎn)登記部門依據(jù)申請人提供的申請材料進(jìn)行正確記載后產(chǎn)生。如果不能證明申請材料或者不動產(chǎn)登記部門存在錯誤，則登記簿的效力不能被否定。申請人提供的登記材料和不動產(chǎn)登記部門登記過程形成資料的重要性可見一斑。這些資料都將是不動產(chǎn)登記檔案的組成部分，檔案對不動產(chǎn)登記資料的重要性不言而喻。

2 不動產(chǎn)檔案的不足之處

不動產(chǎn)登記簿的效力既然來自于不動產(chǎn)登記資料，統(tǒng)一登記之前的房產(chǎn)檔案必然成為不動產(chǎn)登記簿正誤的重要證明材料。由于住建部多年來推行房產(chǎn)交易和房產(chǎn)登記內(nèi)容融合，很多房產(chǎn)交易和房產(chǎn)檔案資料不可拆分，導(dǎo)致各地在房產(chǎn)檔案資料移交時出現(xiàn)了很多不和諧音符。其中，固然有主觀因素，但很多客觀因素也制約了不動產(chǎn)檔案的發(fā)展，部分問題現(xiàn)在依然無法解決。

2.1 房地分設(shè)時期檔案庫容量不足的問題依然存在

房地產(chǎn)業(yè)的蓬勃發(fā)展使得房地產(chǎn)檔案數(shù)量幾何倍增。各地不動產(chǎn)登記部門在統(tǒng)一登記之后，幾乎都未曾建設(shè)新的檔案庫房，資料“漲庫”，庫房容量不足，成為各地不動產(chǎn)登記部門最頭疼的問題之一。不動產(chǎn)登記資料在數(shù)量倍增的同時，檔案庫房容量卻依然維持在原水平，存放的壓力可想而知。

《不動產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》第27條規(guī)定，已有電子介質(zhì)，且符合下列情形之一的紙質(zhì)不動產(chǎn)登記原始資料可以銷毀：（1）抵押權(quán)登記、地役權(quán)登記已經(jīng)注銷且自注銷之日起滿5年的;（2）查封登記、預(yù)告登記、異議登記已經(jīng)注銷且自注銷之日起滿5年的。雖然上述規(guī)定允許對部分不動產(chǎn)登記資料進(jìn)行注銷，但部分城市出于謹(jǐn)慎角度或者受限于電子化程度不夠，對該部分資料仍然繼續(xù)留存，也間接導(dǎo)致了庫房緊張。

2.2 統(tǒng)一登記之后檔案仍然無法完全融合

房地分設(shè)時期，房產(chǎn)登記部門在辦理初始登記（現(xiàn)改為首次登記）時收取了土地證，在后續(xù)交易或者抵押等情況下，因土地證辦理的相對滯后，各地房屋登記部門利用房屋占用范圍內(nèi)土地面積的概念繼續(xù)登記，不再收取土地證，而是直接辦理轉(zhuǎn)移登記或者抵押登記。

自然資源部《關(guān)于加快解決不動產(chǎn)登記若干歷史遺留問題的通知》（自然資發(fā)〔2021〕1號）規(guī)定，因房屋所有權(quán)多次轉(zhuǎn)移、土地使用權(quán)未同步轉(zhuǎn)移導(dǎo)致房屋、土地權(quán)利主體不一致的，經(jīng)核實，權(quán)屬關(guān)系變動清晰且無爭議的，可以根據(jù)規(guī)定程序由房屋所有權(quán)人單方申請辦理房地權(quán)利主體一致的不動產(chǎn)登記。可見，此類問題在全國較為普遍。

房地權(quán)屬主體的不一致，導(dǎo)致不動產(chǎn)登記簿數(shù)據(jù)整理難度增大。房地登記簿主體不統(tǒng)一，檔案資料的存放就難以用不動產(chǎn)單元號的方式予以存放。該部分?jǐn)?shù)據(jù)量龐大，盡管各地都采用了數(shù)字化管理，但實物房地檔案資料只能采用分別存放的方式，未能實質(zhì)轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的不動產(chǎn)檔案。

2.3 檔案查詢的爭議仍然頗大

《不動產(chǎn)登記資料查詢暫行辦法》第4條規(guī)定，不動產(chǎn)權(quán)利人、利害關(guān)系人可以依照本辦法的規(guī)定，查詢、復(fù)制不動產(chǎn)登記資料。不動產(chǎn)權(quán)利人、利害關(guān)系人可以委托律師或者其他代理人查詢、復(fù)制不動產(chǎn)登記資料。第21條規(guī)定，有買賣、租賃、抵押不動產(chǎn)意向，或者擬就不動產(chǎn)提起訴訟或者仲裁等，但不能提供本辦法第20條規(guī)定的利害關(guān)系證明材料的，可以提交本辦法第8條規(guī)定材料，查詢相關(guān)不動產(chǎn)登記簿記載的下列信息：（1）不動產(chǎn)的自然狀況;（2）不動產(chǎn)是否存在共有情形;（3）不動產(chǎn)是否存在抵押權(quán)登記、預(yù)告登記或者異議登記情形;（4）不動產(chǎn)是否存在查封登記或者其他限制處分的情形。第22條規(guī)定，受本辦法第21條規(guī)定的當(dāng)事人委托的律師，還可以申請查詢相關(guān)不動產(chǎn)登記簿記載的下列信息：（1）申請驗證所提供的被查詢不動產(chǎn)權(quán)利主體名稱與登記簿的記載是否一致;（2）不動產(chǎn)的共有形式;（3）要求辦理查封登記或者限制處分機(jī)關(guān)的名稱。

《律師法》第35條授予了律師查詢權(quán)限，在不動產(chǎn)查詢時，律師代理關(guān)系是基于當(dāng)事人的民事委托而獲得的相關(guān)代理權(quán)利，可以代表當(dāng)事人進(jìn)行相關(guān)查閱、復(fù)制，不動產(chǎn)信息查詢獲得與否并不增減律師個人實體權(quán)利義務(wù)。律師本人與被查詢的不動產(chǎn)登記信息并無實質(zhì)的“利害關(guān)系”，即使未能獲得不動產(chǎn)信息也是損害當(dāng)事人權(quán)益，其與律師個人實體權(quán)益沒有關(guān)聯(lián)，并不產(chǎn)生所謂的“可能性權(quán)利損害”。

3 檔案電子化是必然趨勢

3.1 檔案資料的分散管理可行性分析

《不動產(chǎn)登記暫行條例》第24條規(guī)定，不動產(chǎn)登記有關(guān)信息與住房城鄉(xiāng)建設(shè)、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、海洋等部門審批信息、交易信息等應(yīng)當(dāng)實時互通共享。不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)能夠通過實時互通共享取得的信息，不得要求不動產(chǎn)登記申請人重復(fù)提交。第25條規(guī)定，國土資源、公安、民政、財政、稅務(wù)、工商、金融、審計、統(tǒng)計等部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)不動產(chǎn)登記有關(guān)信息互通共享。可以看出，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，不動產(chǎn)登記部門的很多信息是可以通過網(wǎng)絡(luò)直接獲取的，獲取這些信息之后是否有必要還收取當(dāng)事人的紙質(zhì)材料，收取電子資料之后是否需要打印存檔，都值得思索。

自然資源部辦公廳《關(guān)于加快推進(jìn)群眾辦事堵點疏解相關(guān)工作的通知自然資辦函》（〔2018〕1800號）規(guī)定，辦理不動產(chǎn)登記時，不得要求申請人提供身份證、營業(yè)執(zhí)照、戶口簿復(fù)印件，除戶口簿作為身份證明材料的以外，不得要求提交戶口簿原件;辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證時，之前在同一個部門辦理其他手續(xù)已提交營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等資料的，通過系統(tǒng)推送，不再作為申報要件。自然資源主管部門通過政府共享數(shù)據(jù)交換平臺、部門間專線連接等方式，加強(qiáng)與市場監(jiān)管、公安、稅務(wù)等部門信息共享，在辦理不動產(chǎn)登記時，能夠通過部門信息共享獲取的企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、個人身份和戶籍、納稅等信息不再要求申請人提供。通過以上內(nèi)容可以看出，不動產(chǎn)登記時只要能厘清來源，其他政府部門可以對登記資料進(jìn)行“背書”，無需再打印存檔，只要做好電子數(shù)據(jù)的安全防護(hù)和數(shù)據(jù)備份即可。

3.2 全國統(tǒng)一的檔案利用可行性分析

自然資源部《關(guān)于全面推進(jìn)不動產(chǎn)登記便民利民工作的通知》（自然資發(fā)〔2018〕60號）規(guī)定，各地應(yīng)盡快完成現(xiàn)勢登記數(shù)據(jù)整合匯交。2019年6月底前全面完成集體土地所有權(quán)、城鎮(zhèn)國有建設(shè)用地使用權(quán)和房屋所有權(quán)的存量現(xiàn)勢登記數(shù)據(jù)向部匯交。2020年底前以縣市為單位，全面完成“房地一體”的宅基地使用權(quán)和集體建設(shè)用地使用權(quán)確權(quán)登記頒證工作。同步開展林權(quán)、海域使用權(quán)等其他類型存量登記數(shù)據(jù)整合匯交工作。各地應(yīng)在完成存量現(xiàn)勢登記數(shù)據(jù)整合基礎(chǔ)上，開展自首次登記到現(xiàn)勢登記以來的歷史登記數(shù)據(jù)清理整合工作，建立健全“全生命周期”不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)庫，力爭2020年底前基本完成。

從目前的工作進(jìn)展來看，全國統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記簿數(shù)據(jù)庫在房地方面已經(jīng)基本實現(xiàn)，所欠缺的只是數(shù)據(jù)質(zhì)量高低。換言之，全數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)框架基礎(chǔ)已經(jīng)具備，全國范圍內(nèi)的不動產(chǎn)檔案資料異地查詢利用已經(jīng)具備條件。伴隨著“放管服”的發(fā)展和數(shù)字化進(jìn)程的加快，未來不動產(chǎn)檔案的異地利用或者網(wǎng)絡(luò)服務(wù)必將成為不動產(chǎn)檔案利用的主流。

3.3 電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)缺乏

2012年，國家檔案局制定《電子檔案移交與接收辦法》，幾年后又頒布了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）。辦法和規(guī)范雖然對電子檔案的移交和檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行了明確，但不動產(chǎn)登記檔案屬于專業(yè)檔案，專業(yè)屬性強(qiáng)，而辦法和規(guī)范規(guī)定的內(nèi)容過于寬泛，加之不動產(chǎn)登記的很多資料（海域坐標(biāo)等）可能屬于涉密信息，需要專門規(guī)定或者存儲介質(zhì)。

不動產(chǎn)檔案作為專業(yè)檔案，包含很多個性化內(nèi)容，如電子檔案中必須能夠確定業(yè)務(wù)受理、審核時間以及證書領(lǐng)取資料等專業(yè)性方面的內(nèi)容，與審批和利用等部門的數(shù)據(jù)保密、共享方式等都是不可能在這兩個文件中有所規(guī)定的。缺乏明確的政策性文件或者標(biāo)準(zhǔn)，不動產(chǎn)檔案電子檔案的發(fā)展必將受到制約，盡快制定國標(biāo)或者出臺規(guī)范性文件，成為不動產(chǎn)登記電子檔案工作亟需解決的內(nèi)容之一。

加快融合不動產(chǎn)登記歷史數(shù)據(jù)，提升不動產(chǎn)登記數(shù)據(jù)質(zhì)量，建立規(guī)范統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記電子標(biāo)準(zhǔn)，將有利于加快不動產(chǎn)登記檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。