使用Excel批量給客戶發(fā)送不同內(nèi)容的郵件

平淡

1. 配置郵件客戶端

發(fā)送郵件使用Outlook組件。啟動Outlook后登錄發(fā)送郵件的賬戶，然后發(fā)送一封測試郵件，確?？梢哉０l(fā)送郵件。

2. 判斷客戶狀態(tài)

定位到D2單元格并輸入公式“=IFS（TODAY（）-C2>=365，"禁用"，TRUE，"正常"）”，下拉填充公式到相應的單元格，即可完成客戶狀態(tài)的判斷（圖2）。

公式解釋：

使用IFS函數(shù)將當天日期和客戶上一次更改密碼的日期相減，如果差值大于等于365天（表示1年未更改過密碼了），那么客戶狀態(tài)會顯示為“禁用”，否則顯示為“正?！?。

3. 填寫原因

定位到E2單元格并輸入公式“=IFS（D2="禁用"，"因為您的密碼更改時間已經(jīng)超過"&ROUND（TODAY（）-C2，0）&"天"，TRUE，""）”，然后下拉填充公式。這里同樣使用IFS函數(shù)做出判斷，同時嵌套ROUND函數(shù)對實際天數(shù)取整，這樣在“原因”一欄中就可以顯示客戶“當天-上一次更改密碼日期”的間隔天數(shù)了（圖3）。

4. 設置郵件內(nèi)容

批量發(fā)送郵件可以通過V B A代碼來完成。先到“https：//share.weiyun.com/Dcmcb4n7”下載所需的代碼，打開后全選代碼并復制，接著在E xc e l中按下“Alt+F11”組合鍵打開VBA編輯窗口，依次點擊“插入→模塊”，將剛剛復制的代碼粘貼到代碼框中（圖4）。

代碼解釋：

這里通過Outlook發(fā)送郵件，設置了幾個不同的變量來實現(xiàn)對客戶的郵箱地址、賬戶狀態(tài)、原因的引用，最后通過For語句遍歷查詢。這樣激活代碼后就會按照A列中的郵箱地址，依次將引用的內(nèi)容作為郵件正文發(fā)送給客戶。其中“useremail =Cells（iCounter， 1）.Value”，表示客戶的郵箱地址是從A2單元格，即Cells（2.1）開始引用?？蛻粜彰①~戶狀態(tài)、原因的引用與之類似。如果你的文件結構和本文有所不同，按圖示更改相應的代碼即可（圖5）。

5. 添加篩選條件

因為只需要給賬戶狀態(tài)異常的客戶發(fā)送郵件，所以先要添加篩選條件。新建工作表Sheet2，接著返回原來的工作表（假設為Sheet1），定位到D列并點擊“數(shù)據(jù)→篩選”，添加篩選按鈕。然后依次點擊“開發(fā)工具→錄制宏”，錄制下面的操作：

點擊D1單元格中的篩選按鈕，去除“全選”的勾選，僅選擇“禁用”。然后返回Sheet1并復制A1：E40數(shù)據(jù)區(qū)域，再切換到Sheet 2并定位到A1單元格，依次點擊“開始→粘貼”，將篩選過的數(shù)據(jù)粘貼到Sheet 2中。最后結束宏的錄制，將其另保存為“宏1”，并為其設置一個運行快捷鍵，如“Ctrl+Shift+W”（圖6）。

6. 實際使用

以后小王只要定期從系統(tǒng)中導出數(shù)據(jù)，然后分別將其粘貼到Sheet1中的A～C列。當需要批量發(fā)送郵件時，按下“Ctrl+Shif t+W”快捷鍵先完成賬戶狀態(tài)的篩選和復制，接著切換到Sheet2，依次點擊“開發(fā)工具→宏→發(fā)送郵件→執(zhí)行”，Excel就會自動調(diào)用Outlook來發(fā)送郵件了，在任務欄的托盤中可以看到調(diào)用Outlook的狀態(tài)（圖7）。

發(fā)送完郵件后打開Outlook，切換到“已發(fā)送郵件”，即可看到給客戶發(fā)送的提醒郵件，郵件正文就是上述VBA中設置的內(nèi)容（圖8）。

大家也可以參考上述的方法，在E xc el中預先設置好員工的生日祝福內(nèi)容，在生日到來之前批量發(fā)送給員工。