操作更高效　用好Word的“工作部件”

平淡

方法1：用活文檔屬性 批量同步更改引用內(nèi)容

在一些文檔中經(jīng)常需要重復(fù)輸入或引用一些專有名詞，比如公司名稱、地址等信息。如果這些信息的字符很多，每次手動輸入很不方便。使用“文檔信息”部件則可以更高效地完成任務(wù)。比如，在某篇企業(yè)介紹文檔中，可以先設(shè)置一個簡短的“我司”部件。

在Word中定位到需要輸入公司名稱的位置，依次點擊菜單欄中的“插入→文檔部件→文檔屬性→單位”，插入一個“單位”部件（圖1）。

接著依次點擊“開始→剪貼板”，在左側(cè)的窗格中開啟剪貼板組件，繼續(xù)在Word中選中插入的“單位”部件并復(fù)制，將其傳輸?shù)郊糍N板中備用。這樣在文章中需要輸入公司名稱的地方，都可以通過粘貼的方式插入上述部件（圖2）。

完成文章的撰寫后，依次點擊“文件→信息”，在右側(cè)的窗格中依次展開“顯示更多屬性→單位”，然后將單位后文本框中的名稱更改為公司的實際名稱，點擊“確定”返回文本編輯窗口（圖3）。

可以看到，在圖3中對單位名稱修改之后，現(xiàn)在全文的“單位”部件已經(jīng)同步更改為指定的名稱了（圖4）。

使用同樣的方法，我們可以將文檔中的一些復(fù)雜專有名詞（如一些化學(xué)分子式）、詳細地址等字符用簡單的文檔部件替代，在完成文檔的撰寫后，最后在“文件信息”窗格中更改，即可批量完成替換了。文檔部件還支持自定義選擇，比如如果經(jīng)常需要引用一段包含文字和圖片的段落，那么可以在文章中選中這些內(nèi)容，依次點擊“文檔部件→將所選的內(nèi)容添加到文檔部件庫”，為其設(shè)置一個名稱，后續(xù)只要點擊該部件庫，即可快速插入到文檔中了。

方法2：用域解決復(fù)制難題和快速合并文件

一些網(wǎng)頁文字會有各種限制，比如CSDN網(wǎng)站文章中的代碼完全公開，但要注冊登錄后才能選擇與復(fù)制（圖5）。如果只是偶爾訪問，不想注冊，可以借助Word的“Includetext”域復(fù)制這些內(nèi)容。

新建一個Word文檔，同上打開域列表，在類別中選擇“鏈接和引用”，在域?qū)傩浴拔募騏RL”下的文本框中輸入上述網(wǎng)頁的地址，點擊“確定”（圖6）。

這樣，插入上述域后，在Word中就可以加載上述的頁面。當彈出是否使用正文格式保存時，點擊“否”。在Word中成功打開上述的頁面后，使用鼠標就可以輕松復(fù)制那些原來受限制的文字（圖7）。選中內(nèi)容并復(fù)制，然后依次點擊“開始→粘貼→選擇性粘貼→文本”，使用文本的方式粘貼并保存即可。

“Includetext”域可以將指定網(wǎng)址的文章或者文檔的全部內(nèi)容引用到插入?yún)^(qū)域。因此，如果在圖6所示的域?qū)傩韵螺斎氲氖潜镜匚臋n的地址，那么就可以實現(xiàn)多個文檔的合并。比如在“C：＼我的文檔”下有1.docx、2.docx、3.docx三個文檔需要合并，那么只要先打開1.docx，定位到文檔的尾部后，同上在圖6顯示的窗口中輸入“C：＼＼我的文檔＼＼1.docx”（注意路徑使用“＼＼”表示），或者插入域代碼后右擊代碼并選擇“切換域代碼”，然后依次插入兩行代碼（圖8），這樣按下F9鍵刷新后，就可以將2.docx和3.docx分別引用在1.docx文檔的后部了，兩行代碼就實現(xiàn)了三個文檔的合并。如果有更多的文檔需要合并，同上添加類似的代碼，只要更改“C：＼＼我的文檔＼＼2.docx”中文檔的路徑即可。