淺談企業(yè)辦公室的精細化管理

董陽春

摘要：辦公室在是企業(yè)的中樞部門，企業(yè)辦公室引入精細化管理，有助于提高辦公室工作效率和質(zhì)量，為企業(yè)平穩(wěn)運行和發(fā)展提供有力的支撐。本文介紹了精細化管理的要點，闡述了企業(yè)辦公室施行精細化管理的意義，分析了當前企業(yè)辦公管理中存在的不足，并提出了企業(yè)辦公室施行精細化管理的策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公室;精細化管理;意義;策略

辦公室在企業(yè)中承擔著協(xié)調(diào)與管理的職能，負責著接待、文秘、后勤、參謀、督辦等諸多具體事務(wù)，是企業(yè)的中樞部門。辦公室的工作效率和質(zhì)量，直接影響著企業(yè)的運行和發(fā)展。精細化管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要內(nèi)容，企業(yè)辦公室引入精細化管理，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然要求和趨勢。

一、精細化管理的要點

根據(jù)現(xiàn)代管理科學(xué)理論，管理水平由低到高分為規(guī)范化管理、精細化管理和個性化管理三個層次。精細化管理處于第二層，是科學(xué)管理發(fā)展的必然階段。精細化管理既是一種管理理念，也是一種管理方法，更是一種企業(yè)文化。其內(nèi)核就是對管理責任具體細化的分解落實，以實現(xiàn)“組織結(jié)構(gòu)專業(yè)化、工作方式標準化、管理制度化、員工職業(yè)化”的管理目標。

施行精細化管理的要點在于，以建立起細節(jié)意識、服務(wù)意識、規(guī)則意識和系統(tǒng)意識為思想基礎(chǔ)，以遵循立足專業(yè)、科學(xué)量化為工作原則，重視企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標的分解落實，突出崗位職責和工作流程的具體明晰，推進企業(yè)內(nèi)部市場化運行成本控制和績效考核，強化管理的信息化發(fā)展，并不斷提高員工的職業(yè)化素養(yǎng)。

二、企業(yè)辦公室施行精細化管理的意義

精細化管理是現(xiàn)代企業(yè)提升競爭力的關(guān)鍵舉措，具體到辦公室工作，施行精細化管理主要具有以下意義。

1.能夠提高辦公室工作效率。企業(yè)辦公室負責事務(wù)較為繁雜，工作面廣，且很多工作對時效性有著很高的要求。施行精細化管理，可以對辦公室各項工作的流程進行詳細規(guī)范和科學(xué)優(yōu)化，使辦公室各項工作環(huán)節(jié)得以高效銜接和順暢協(xié)調(diào)，進而提高辦公室的工作效率。這有助于企業(yè)降低運行成本的實現(xiàn)。

2.能夠強化辦公室與企業(yè)其他部門的協(xié)作。企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，離不開各個部門的相互協(xié)作。辦公室作為企業(yè)的中樞部門，在企亞內(nèi)部肩負著上傳下達、左右協(xié)調(diào)的重任，辦公室職能的發(fā)揮，離不開與其他各部門的通力協(xié)作。施行精細化管理，可以將企業(yè)的戰(zhàn)略目標細化分解到各個部門，明確部門之間的職責與權(quán)限，使辦公室與其他各部門形成一個真正的整體，各項工作目標一致、步調(diào)統(tǒng)一、協(xié)調(diào)推進。

3.能夠提升辦公室工作人員的工作能力。辦公室施行精細化管理，可以將工作任務(wù)落實于人，形成事事有人管，人人有事干的良好工作局面。當每個人的職責得以具體明確，并加以績效考核等有效的激勵導(dǎo)向機制，辦公室工作人員的主觀能動性才能被充分激發(fā)出來，才能真正作為以人為本，發(fā)揮出人力資源優(yōu)勢，促進辦公室工作高效高質(zhì)推進。

三、當前企業(yè)辦公室管理中存在的不足

1.辦公室管理制度不夠完善。目前很多企業(yè)的辦公室仍采用傳統(tǒng)的粗放型管理模式，制度建設(shè)不細不實，流于形式。尤其是在管理實踐中，職責劃分不夠明晰，且缺乏問責追責機制，造成辦公室工作人員的主動性不高，拖延推諉現(xiàn)象時有發(fā)生，影響了辦公室工作的效率和質(zhì)量。

2.辦公室與其他部門之間協(xié)調(diào)配合不暢。部分企業(yè)管理者將辦公室定位于內(nèi)勤行政部門，沒有從企業(yè)整體運行和發(fā)展的全局高度，去突出辦公室工作的重要性。這就導(dǎo)致辦公室的管理上相對獨立封閉，與其他部門協(xié)調(diào)配合上存在諸多障礙，制約了辦公室職能的充分發(fā)揮。

3.辦公室工作人員素質(zhì)參差不齊。一般企業(yè)對生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)等與企業(yè)經(jīng)濟效益密切相關(guān)的部門非常重視，高素質(zhì)的專業(yè)人才也會優(yōu)先安排的這些部門。而辦公室并不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，甚至個別企業(yè)管理者片面的認為辦公室的工作就是跑腿打雜，對人員沒有專業(yè)性要求，因此辦公室崗位的門檻很低，長此以往，造成辦公室人員素質(zhì)堪憂。

四、企業(yè)辦公室施行精細化管理的策略

1.以制度建設(shè)保障精細化管理落地。一套成熟完善的制度，是辦公室精細化管理得以落地的基礎(chǔ)，也是施行精細化管理的切入點和著力點。制度建設(shè)要關(guān)注以下幾點：一是制度要有針對性，制度的制定一定要從本企業(yè)辦公室的工作實際出發(fā)，要求上要因地制宜，不可與實際情況背離，細節(jié)上要有的放矢，不可與實際情況脫節(jié)，以此保證制度具有良好的可操作性。二是制度執(zhí)行要有持續(xù)性。制度制定及執(zhí)行，直到效能的發(fā)揮，不是一蹴而就的，這需要一個長期的過程。因此制度的執(zhí)行要有持續(xù)性，尤其是執(zhí)行標準方面，切不可時緊時松，以免降低制度的權(quán)威性，抵消制度的約束力。三是制度完善要有發(fā)展性。企業(yè)在不斷的發(fā)展，一些新問題、新情況會不斷出現(xiàn)，因此制度也要隨之與時俱進，面對新的變化及時作出調(diào)整，與現(xiàn)實工作始終保持高度的適配性。

2.以文化建設(shè)促進精細化管理內(nèi)化。精細化管理本身就是一種管理理念和管理文化。當前，很多企業(yè)都很重視企業(yè)文化建設(shè)，企業(yè)文化是企業(yè)的使命愿景、價值理念和經(jīng)營理念的總和，是一個企業(yè)精神所在。而管理模式則是企業(yè)文化得以體現(xiàn)的重要載體。要正確辨析企業(yè)文化和管理模式的關(guān)系，讓精細化管理融入到企業(yè)文化建設(shè)之中，將精細化管理作為企業(yè)文化建設(shè)的一項重要內(nèi)容來整體推進，做到文化建設(shè)與管理工作的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，力求不但用制度約束人，更要用文化感染人，使精細化管理外化于行，內(nèi)化于心。

3.以隊伍建設(shè)鞏固精細化管理實效。精細化管理的核心在于人。一支高素質(zhì)的辦公室工作人員隊伍，對于精細化管理的高質(zhì)量實施至關(guān)重要。一方面，要做好工作人員的培訓(xùn)教育工作，將精細化管理的理念進行滲透，同時加強現(xiàn)代化辦公技能的提升。另一方面，要重視辦公室工作人員的選擇，尤其對于文字、后勤、公關(guān)等重要崗位，一定要選擇能力強，職業(yè)素養(yǎng)高的人才，以此不斷優(yōu)化辦公室工作人員隊伍，提高隊伍的整體素質(zhì)。

此外，構(gòu)建各部門協(xié)調(diào)的工作機制、優(yōu)化績效考核體系等，都是實施精細化管理的有效舉措。隨著現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，對辦公室工作的效率和質(zhì)量要求越來越高，如何更好的實施精細化管理，促進辦公室職能高水平的發(fā)揮，是各企業(yè)必須認真面對并主動解決的新課題，需要及時更新理念，創(chuàng)新方法，以期收到更好的實效。

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