開拓創(chuàng)新 銳意進(jìn)取 全面提升財(cái)務(wù)管理水平

劉海波

一、背景描述

近年來，隨著財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)的應(yīng)用及財(cái)力集約工作的不斷深化，公司的財(cái)務(wù)管理水平不斷提高，但在業(yè)務(wù)憑證管理方面，與大多數(shù)單位一樣未進(jìn)行電子化、信息化處理，電子單據(jù)只是紙質(zhì)憑證的后備。在會計(jì)核算中，必須將電子憑證打印出來，再進(jìn)行簽字、蓋章，與打印出來的記賬憑證一起作為會計(jì)檔案保存。這種“有字為據(jù)”的傳統(tǒng)會計(jì)核算思想，仍在引導(dǎo)會計(jì)工作的開展，沒有充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，強(qiáng)求紙質(zhì)的原始憑證。

在實(shí)際工作中，大部分業(yè)務(wù)憑證都是紙質(zhì)數(shù)據(jù)，而這些業(yè)務(wù)憑證在手工輸入過程中有可能出現(xiàn)差錯又未能審核出來。加上紙質(zhì)憑證本身的真實(shí)性及信息的完整性等問題成了困擾財(cái)務(wù)工作進(jìn)一步提升的難點(diǎn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息系統(tǒng)朝著“無紙化”“自動化”“智能化”的方向發(fā)展。業(yè)務(wù)憑證電子化的實(shí)現(xiàn)不僅僅是信息科技發(fā)展的必然結(jié)果，也是企業(yè)內(nèi)部的自身要求。

二、主要做法

經(jīng)過前期調(diào)研，實(shí)施部署等工作的開展，順利地完成了工程類業(yè)務(wù)憑證電子化工作，主要做法如下：

（一）梳理現(xiàn)有業(yè)務(wù)憑證

整理公司現(xiàn)有工程類業(yè)務(wù)涵蓋范圍及所涉及的業(yè)務(wù)憑證，將現(xiàn)有的業(yè)務(wù)憑證類型與AIM影像系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行逐一匹配。此項(xiàng)工作的意義在于：確定業(yè)務(wù)憑證電子化的實(shí)施范圍，并保證后期影像采集過程中單據(jù)采集內(nèi)容滿足應(yīng)有的業(yè)務(wù)要求，且符合公司實(shí)際業(yè)務(wù)開展，為后期業(yè)務(wù)流程的梳理做好準(zhǔn)備工作。

（二）梳理并整合業(yè)務(wù)流程

1.梳理現(xiàn)有流程，查找提升空間。

在業(yè)務(wù)范圍及業(yè)務(wù)憑證梳理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步梳理各項(xiàng)業(yè)務(wù)的管理流程。根據(jù)對現(xiàn)有流程的梳理與分析，發(fā)現(xiàn)公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程相互平行、相互獨(dú)立，并存在大量信息重復(fù)輸入工作，例如業(yè)務(wù)人員在經(jīng)營管理系統(tǒng)中錄入業(yè)務(wù)工程信息及合同信息后，由于經(jīng)營管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)之間無法進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員在辦理付款業(yè)務(wù)時需在財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中再次輸入合同對方和付款金額等信息。不僅降低了工作效率，還增加了出錯概率。

2.優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提升管理水平。

通過前期分析，為進(jìn)一步提升公司業(yè)務(wù)處理效率，確保財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息與業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息的一致性，以業(yè)務(wù)憑證電子化為契機(jī)，在經(jīng)營管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)之間建立了信息傳輸接口，并對兩個系統(tǒng)中的流程進(jìn)行整合與合并。通過流程的整合，解決了業(yè)務(wù)人員在不同系統(tǒng)間信息重復(fù)錄入的問題。在實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的自動傳遞后，進(jìn)一步提升了公司財(cái)務(wù)信息化工作水平，深化了公司的業(yè)務(wù)融合。

在對業(yè)務(wù)流程整合后，收付款業(yè)務(wù)的初始起點(diǎn)均在經(jīng)營管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)的多項(xiàng)信息在經(jīng)營系統(tǒng)中錄入或采集，然后再由經(jīng)營管理系統(tǒng)將相關(guān)數(shù)據(jù)推送至財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中。財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)收到信息后，自動生成待辦單據(jù)，業(yè)務(wù)人員對待辦單據(jù)再進(jìn)行補(bǔ)充，避免了業(yè)務(wù)人員在兩個系統(tǒng)間的重復(fù)錄入工作，不僅提升了工作效率，還提高了信息的準(zhǔn)確性。

（三）系統(tǒng)平臺的搭建與融合

為確保優(yōu)化后收付款業(yè)務(wù)流程的順利實(shí)施，經(jīng)與各系統(tǒng)人員確定了各系統(tǒng)間的融合方案。經(jīng)營管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)間建立數(shù)據(jù)接口，用于傳輸業(yè)務(wù)信息。兩個業(yè)務(wù)系統(tǒng)同時與AIM影像模塊進(jìn)行連接，用于接收業(yè)務(wù)流程中各崗位上傳采集的影像資料，并保證業(yè)務(wù)憑證影像資料可在兩個系統(tǒng)中實(shí)時進(jìn)行查詢，達(dá)到財(cái)務(wù)信息的充分共享。

（四）系統(tǒng)單據(jù)修改

業(yè)務(wù)流程及系統(tǒng)平臺搭建工作完成后，根據(jù)實(shí)際工作需要對各系統(tǒng)進(jìn)行修改，包括在經(jīng)營管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)各個節(jié)點(diǎn)中嵌入影像查看功能。在電子化工作中，工程預(yù)算的審核職能主要在經(jīng)營管理系統(tǒng)進(jìn)行，經(jīng)營管理系統(tǒng)中原有系統(tǒng)設(shè)置基本已滿足業(yè)務(wù)需要;資金支出的審批則在財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)中，為確保全部業(yè)務(wù)審批手續(xù)在系統(tǒng)中進(jìn)行，主要對財(cái)務(wù)管控做了以下調(diào)整：

1.在各個節(jié)點(diǎn)中嵌入影像功能。

根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際需要，在業(yè)務(wù)和資金審批流程的各個節(jié)點(diǎn)均嵌入了AIM管理模塊，各個崗位節(jié)點(diǎn)均可瀏覽之前崗位錄入的影像資料。每筆業(yè)務(wù)所采集的影像資料均有唯一的影像編號，一個影像編號對應(yīng)同一業(yè)務(wù)下的多個影像文件。各節(jié)點(diǎn)查閱影像資料時，通過發(fā)送影像編號，調(diào)取該編號下的所有影像文件。在經(jīng)營管理系統(tǒng)首崗、經(jīng)營管理系統(tǒng)末崗還具備創(chuàng)建影像編號的權(quán)限，考慮到業(yè)務(wù)憑證采集時間不統(tǒng)一的因素，經(jīng)營管理系統(tǒng)中各個崗位節(jié)點(diǎn)均有影像補(bǔ)錄的功能。在財(cái)務(wù)管控的制證頁面也開放了影像補(bǔ)錄功能，用于采集銀行回單。

2.修改財(cái)務(wù)系統(tǒng)資金支付申請單。

由于資金的支出需要關(guān)聯(lián)財(cái)務(wù)管控中的業(yè)務(wù)預(yù)算，在現(xiàn)行的支付單據(jù)中，必須先關(guān)聯(lián)月度預(yù)算才可以輸入業(yè)務(wù)信息。業(yè)務(wù)流程變更后，由于業(yè)務(wù)信息全部由經(jīng)營管理系統(tǒng)推送，業(yè)務(wù)信息的推送早于關(guān)聯(lián)預(yù)算，致使財(cái)務(wù)管控?zé)o法順利接收業(yè)務(wù)信息。為成功實(shí)現(xiàn)支付業(yè)務(wù)在系統(tǒng)間的無縫對接，對財(cái)務(wù)系統(tǒng)中付款單據(jù)進(jìn)行了修改。修改后的資金申請單除了具備接收經(jīng)營管理系統(tǒng)推送的往來單位名稱、工程項(xiàng)目名稱、費(fèi)用種類及金額等信息外，還可以在接收支付信息后，再與月度預(yù)算進(jìn)行手工關(guān)聯(lián)。

三、實(shí)踐效果

（一）快速審批

各級業(yè)務(wù)審批全部脫離了紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，采用系統(tǒng)線上審批模式，審核通過后自動傳遞至下一審核崗位，打破了傳遞紙質(zhì)業(yè)務(wù)憑據(jù)的地域、時間限制，解決了會計(jì)原始憑證主要依靠人工方式進(jìn)行傳遞和流轉(zhuǎn)，提高了業(yè)務(wù)審批速度。

（二）業(yè)務(wù)前移

以實(shí)際業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，將原始憑證電子化工作拓展至業(yè)務(wù)前端，落實(shí)了內(nèi)控責(zé)任，劃分了業(yè)務(wù)界面，明晰了崗位職責(zé)，更好地推動核算與業(yè)務(wù)前端的貫通，提高原始憑證電子化應(yīng)用的準(zhǔn)確性、便捷性、高效性。

（三）信息共享

在原有工作模式下，業(yè)務(wù)單據(jù)原件在財(cái)務(wù)歸檔后，業(yè)務(wù)部門若需要留檔則需自行復(fù)印。多數(shù)業(yè)務(wù)人員未能做好資料的留存?zhèn)浞莨ぷ?。?shí)施業(yè)務(wù)憑據(jù)電子化后，業(yè)務(wù)人員可登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)實(shí)時在線查看影像資料。

（四）降低風(fēng)險(xiǎn)

集中結(jié)算壓力與日俱增，驗(yàn)審處理效率和質(zhì)量有待改進(jìn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)憑證無法在線審核和追溯。實(shí)施業(yè)務(wù)憑證電子化后，業(yè)務(wù)審批進(jìn)度和有關(guān)影像資料可實(shí)時在線查詢，便于各審核崗位人員隨時查詢已審批業(yè)務(wù)的資料。

（作者單位：北京電力工程有限公司）