順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì) 探究工程項(xiàng)目電子檔案全過(guò)程管理

文/馬志怡

工程項(xiàng)目檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過(guò)程中形成并應(yīng)歸檔保存的設(shè)計(jì)文件。工程項(xiàng)目檔案是建設(shè)工程項(xiàng)目的原始記錄和信息資源，具有專業(yè)多、關(guān)系密、數(shù)量大、標(biāo)準(zhǔn)化強(qiáng)、保密嚴(yán)等特點(diǎn)。從這些特點(diǎn)中不難看出，工程項(xiàng)目檔案所涉及的專業(yè)部門廣泛，檔案管理體系龐雜，要保證工程項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性，絕非易事。在信息化發(fā)展的今天，如何高質(zhì)量管控工程項(xiàng)目檔案是工程項(xiàng)目執(zhí)行中需要研究的重要課題。

1 信息技術(shù)的發(fā)展給工程項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

在信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化撲面而來(lái)的今天，信息的共享與交流消除了時(shí)間和空間的限制。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、區(qū)塊鏈等新一代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，加速了傳播媒介從紙器時(shí)代向無(wú)紙化時(shí)代過(guò)渡的進(jìn)程。在這場(chǎng)信息化浪潮中，檔案管理工作者們迎接的是眾多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理而言，傳統(tǒng)的檔案管理模式已然被具有新時(shí)代要求的檔案管理理念和方式取代。無(wú)論從文件載體形式、管理理念到業(yè)務(wù)流程，正全面向信息化、數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變。

1.1 工程項(xiàng)目檔案載體的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案為紙質(zhì)成品文件，包含目錄文表部分和CAD打印的硫酸圖部分。20世紀(jì)90年代末，信息技術(shù)落地速度越來(lái)越快，工程項(xiàng)目紙質(zhì)文件進(jìn)入了掃描加工、數(shù)字化處理階段，形成了數(shù)字化檔案。從這一步開(kāi)始，檔案管理的對(duì)象逐漸從紙質(zhì)檔案向電子檔案過(guò)渡。2005年4月，《電子簽名法》正式實(shí)施。電子文件的有效性具有了法律依據(jù)。2012年8月，《電子檔案移交與接收辦法》審議通過(guò)，標(biāo)志著具有保存價(jià)值的電子文件被正式納入檔案管理領(lǐng)域。多年來(lái)，工程項(xiàng)目電子文件歸檔移交也愈加合法化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。電子文件的“單套制”歸檔需求已逐漸成為“剛性需求”。曾經(jīng)設(shè)計(jì)人員抱著一堆圖紙到檔案部門存檔的情景早已一去不復(fù)返。

1.2 工程項(xiàng)目檔案管理理念的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案管理重在紙質(zhì)成品文件的驗(yàn)收和保管。保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性是檔案工作的第一要?jiǎng)?wù)。通常在項(xiàng)目末期，設(shè)計(jì)人員把大批量圖紙送到檔案管理部門。檔案管理員按照公司標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行圖紙驗(yàn)收，經(jīng)數(shù)字化處理，對(duì)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行“雙套制”永久保管。這些圖紙大都靜靜地躺在檔案柜中，難以重見(jiàn)天日；而檔案數(shù)據(jù)存到電子檔案庫(kù)中也少有人問(wèn)津。這些現(xiàn)象出現(xiàn)的主要原因有：檔案工作者缺乏對(duì)檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃；設(shè)計(jì)人員對(duì)文件歸檔的積極性不高；因?yàn)槭恰扒逅瞄T”，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠；檔案信息化平臺(tái)構(gòu)建薄弱；數(shù)字化處理文件質(zhì)量參差不齊；文件檢索方式有限。要想擺脫傳統(tǒng)的檔案管理理念給檔案管理帶來(lái)的阻礙，作為檔案管理者，從思想上提升檔案服務(wù)是關(guān)鍵，數(shù)字轉(zhuǎn)型是助力檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必經(jīng)之路。一方面，從深化數(shù)字檔案信息化平臺(tái)建設(shè)、深挖工程項(xiàng)目檔案深層價(jià)值著手，注重?cái)?shù)字賦能，有效推進(jìn)數(shù)字資源整合和信息化平臺(tái)搭建，逐漸打通數(shù)字檔案應(yīng)用環(huán)節(jié)，使工程項(xiàng)目檔案在流程管控和質(zhì)量管控上得到有效提升。另一方面，從提煉檔案數(shù)據(jù)化資源，探索檔案信息規(guī)律性入手，將工程項(xiàng)目檔案工作逐漸向利用轉(zhuǎn)移，以“用”促“存”，最大限度地實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源價(jià)值的充分利用。

1.3 工程項(xiàng)目檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目檔案管理工作模式包括紙質(zhì)文件驗(yàn)收、數(shù)字化處理、紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案整理保管以及發(fā)圖利用。對(duì)于設(shè)計(jì)人員而言，文件歸檔首先要跑腿。如移交清單諸多領(lǐng)導(dǎo)審批需要跑腿、紙質(zhì)文件搬運(yùn)需要跑腿、圖紙修改更是頻繁跑腿。在他們看來(lái)，歸檔像是在跑一個(gè)“馬拉松”。對(duì)于檔案管理工作者而言，紙質(zhì)文件驗(yàn)收需要重復(fù)性查閱圖紙多次，以保證圖紙的質(zhì)量。圖紙掃描和文件整理由于工程圖圖紙量龐大、設(shè)計(jì)專業(yè)龐雜，檔案管理工作者需要花大量的時(shí)間完成?？此坪?jiǎn)單的工程項(xiàng)目檔案管理工作變得繁冗復(fù)雜，給設(shè)計(jì)人員和檔案管理工作者帶來(lái)很大的阻力。這些老大難的問(wèn)題要想實(shí)現(xiàn)“彎道超車”，就必須緊緊抓住信息技術(shù)帶來(lái)的發(fā)展機(jī)遇，全面實(shí)現(xiàn)在線歸檔和無(wú)紙化移動(dòng)辦公模式，優(yōu)化工作流程，圍繞電子文件全過(guò)程控制思想，站在檔案發(fā)展要求和用戶體驗(yàn)的角度上，聯(lián)合打造專屬于檔案的服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)智能化交互服務(wù)、知識(shí)共享創(chuàng)新服務(wù)和個(gè)性化自助服務(wù)，實(shí)現(xiàn)1+1＞2的工程項(xiàng)目檔案管理新模式。

2 工程項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理的應(yīng)用與實(shí)踐

工程項(xiàng)目的始末包括：前期、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、開(kāi)車服務(wù)、監(jiān)理等階段。隨著項(xiàng)目各個(gè)階段的推進(jìn)，逐漸形成各類檔案，能夠真實(shí)記錄項(xiàng)目面貌，是建設(shè)項(xiàng)目審計(jì)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收以及維護(hù)改造的重要依據(jù)，具有階段性和延續(xù)性。面對(duì)各階段海量文件的產(chǎn)生，如果只考慮在存檔階段對(duì)文件進(jìn)行整理、驗(yàn)收，想必是為時(shí)已晚。無(wú)論是從文件的質(zhì)量上、完整性上、可用性上都會(huì)大打折扣。有時(shí)因一個(gè)檔號(hào)的錯(cuò)用，就會(huì)造成整個(gè)項(xiàng)目的文件需要重新生成。無(wú)論從時(shí)間、人力還是物力上都會(huì)有不可估量的損失。因此，引入工程項(xiàng)目檔案管理的前端控制思想、通過(guò)信息技術(shù)平臺(tái)對(duì)工程項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理不再是可能而是必須。

2.1 工程項(xiàng)目檔案管理中前端控制思想的引入

前端控制是指從檔案管理的要求出發(fā)，對(duì)電子文件的控制與管理提前到電子文件的設(shè)計(jì)與創(chuàng)建之時(shí)，即在電子文件起始端就對(duì)電子文件進(jìn)行控制與管理，并貫穿于文件生成部門與檔案部門對(duì)電子文件管理的整個(gè)過(guò)程。這樣做的優(yōu)點(diǎn)在于，文件從設(shè)計(jì)、創(chuàng)建之時(shí)就對(duì)文件的生命周期全過(guò)程進(jìn)行通盤規(guī)劃。如檔號(hào)、圖幅、目錄層級(jí)、項(xiàng)目名稱等信息進(jìn)行嚴(yán)格管控。從源頭上避免電子文件失真、失控、漏洞百出的現(xiàn)象。此外，前端控制思想的引入也能讓設(shè)計(jì)人員提高檔案質(zhì)量、明確檔案價(jià)值，對(duì)歸檔文件負(fù)責(zé)，讓工程項(xiàng)目檔案為公司高質(zhì)量發(fā)展賦能。

2.2 工程項(xiàng)目檔案管理全過(guò)程管控

基于以上思想的引入，中國(guó)石化工程建設(shè)有限公司（以下簡(jiǎn)稱SEI）結(jié)合該公司高質(zhì)量發(fā)展的目標(biāo)和廣大工程項(xiàng)目業(yè)主的需求，在工程項(xiàng)目檔案管理理念上，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，積極探索，將工程項(xiàng)目檔案管理由中、末端移至前端，從文件形成和積累同步控制和干預(yù)，從源頭保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，讓每一張圖都呈現(xiàn)“優(yōu)秀基因”表達(dá)。下文的論述以此為例。

2.2.1 工程項(xiàng)目起始階段的檔案管理控制。文件是檔案的前身，檔案是文件的最終歸宿。實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目電子文檔全生命周期管理就要從工程立項(xiàng)開(kāi)始，將“檔案管控”思想根植于整個(gè)項(xiàng)目的始終。SEI工程項(xiàng)目在立項(xiàng)后，設(shè)計(jì)經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目執(zhí)行部立項(xiàng)情況，通過(guò)“項(xiàng)目文件歸檔管理系統(tǒng)”向檔案部門提交檔號(hào)申請(qǐng)。系統(tǒng)中會(huì)根據(jù)項(xiàng)目名稱、業(yè)主名稱、地區(qū)編碼、設(shè)計(jì)階段自動(dòng)生成檔號(hào)。檔號(hào)確定后，設(shè)計(jì)經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目?jī)?nèi)容和合同要求編制裝置單元表和主項(xiàng)表。然后由檔案管理部門進(jìn)行確認(rèn)，排除重號(hào)、項(xiàng)目名稱、裝置單元名稱信息不明確等錯(cuò)誤，最后由設(shè)計(jì)經(jīng)理將這些信息導(dǎo)入到“項(xiàng)目文件歸檔管理系統(tǒng)”平臺(tái)。這樣做的目的在于，當(dāng)設(shè)計(jì)人員進(jìn)行歸檔時(shí)，這些信息自動(dòng)生成，方便設(shè)計(jì)人員直接進(jìn)行填選。

2.2.2 工程項(xiàng)目檔案管理的前端標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)。SEI歷史悠久，執(zhí)行的項(xiàng)目數(shù)以萬(wàn)計(jì)，這離不開(kāi)公司過(guò)硬的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系建設(shè)。設(shè)計(jì)人員根據(jù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、簽署規(guī)定、文件格式規(guī)定以及公司標(biāo)準(zhǔn)化圖紙模板結(jié)合業(yè)主要求進(jìn)行繪制圖紙。作為工程項(xiàng)目檔案的“把關(guān)人”，檔案管理工作者事先結(jié)合工程項(xiàng)目合同、開(kāi)工報(bào)告要求、標(biāo)準(zhǔn)模板的應(yīng)用、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件編號(hào)要求進(jìn)行審核確認(rèn)，然后編寫項(xiàng)目歸檔具體要求和實(shí)施辦法，保證設(shè)計(jì)人員在歸檔時(shí)做到標(biāo)準(zhǔn)化模板統(tǒng)一、項(xiàng)目信息統(tǒng)一、歸檔的項(xiàng)目文件格式及檔案號(hào)統(tǒng)一。

2.2.3 對(duì)工程項(xiàng)目預(yù)歸檔設(shè)計(jì)文件的抽樣檢查服務(wù)。

工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件歸檔前，為了保證歸檔質(zhì)量，應(yīng)設(shè)計(jì)人員的要求一般會(huì)在成品文件電子簽章前，對(duì)設(shè)計(jì)文件目錄、文表的檔案號(hào)、項(xiàng)目名稱、裝置名稱、主項(xiàng)名稱、文件名稱以及與檔案驗(yàn)收要求有關(guān)的圖紙信息一一核對(duì)。對(duì)已發(fā)現(xiàn)的文表和圖紙中不合規(guī)的錯(cuò)誤信息，設(shè)計(jì)人員能夠及時(shí)改正，避免了電子簽章后煩冗的修改工序。對(duì)設(shè)計(jì)人員來(lái)說(shuō)，這樣既節(jié)省了歸檔時(shí)間又保證了歸檔文件的質(zhì)量。對(duì)檔案管理工作者來(lái)說(shuō)，這樣做起到了對(duì)檔案質(zhì)量時(shí)時(shí)監(jiān)督的作用。

這樣事前干預(yù)與事中管理服務(wù)的結(jié)合保證了工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件的完整性、及時(shí)性、可靠性、可用性。當(dāng)然，隨著檔案信息化建設(shè)，減少工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件歸檔常見(jiàn)錯(cuò)誤，SEI檔案管理部門積極牽頭開(kāi)發(fā)CAD設(shè)計(jì)文件智能輔助檢查工具，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件智能標(biāo)準(zhǔn)檢查、“一鍵”圖紙目錄編制、“一鍵”CAD拆分合并、生成PDF并重命名等功能。通過(guò)源頭創(chuàng)新，解決設(shè)計(jì)文件歸檔問(wèn)題，有效提升工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)成品文件的質(zhì)量和工作效率，大幅降低各環(huán)節(jié)人工消耗。

2.2.4 工程項(xiàng)目檔案的歸檔申請(qǐng)與檔案管理。傳統(tǒng)的工程項(xiàng)目歸檔，一張歸檔移交單就要涉及跨部門、不同層級(jí)人員簽字，等待歸檔。如今，在檔案信息化建設(shè)高速發(fā)展階段，SEI在OA系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)了“在建歸檔管理系統(tǒng)”平臺(tái)。設(shè)計(jì)人員通過(guò)該平臺(tái)提交線上歸檔申請(qǐng)，經(jīng)辦人通過(guò)手機(jī)或電腦在該系統(tǒng)待辦區(qū)域，及時(shí)流轉(zhuǎn)審批信息，檔案管理部門能夠快速收到歸檔申請(qǐng)，進(jìn)而進(jìn)行處理。與此同時(shí)，該系統(tǒng)不僅設(shè)有歸檔過(guò)程時(shí)時(shí)追蹤功能，方便設(shè)計(jì)人員及時(shí)查閱信息流轉(zhuǎn)去處，提高了歸檔工作效能；而且還有歸檔情況數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，助力項(xiàng)目經(jīng)理、專業(yè)部室了解工程項(xiàng)目歸檔進(jìn)度和設(shè)計(jì)人員工作量的統(tǒng)計(jì)工作。

檔案驗(yàn)收與管理是工程項(xiàng)目檔案最基礎(chǔ)、最重要的環(huán)節(jié)。這不僅關(guān)系到工程項(xiàng)目檔案的質(zhì)量，也在考察檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)和管理水平。通常情況下，檔案管理工作者根據(jù)設(shè)計(jì)人員提供的文件路徑到工程項(xiàng)目指定的數(shù)據(jù)庫(kù)中提取歸檔的成品文件以及原格式文件。然后根據(jù)公司《項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件歸檔管理規(guī)定》的要求，驗(yàn)證電子簽名的有效性、電子文件簽署的完整性、工程項(xiàng)目信息的準(zhǔn)確性、電子文件內(nèi)容與目錄的一致性、電子文件的完整性、圖紙尺寸的合規(guī)性等共計(jì)15項(xiàng)內(nèi)容，對(duì)工程項(xiàng)目電子文件檢查驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，檔案管理工作者對(duì)工程項(xiàng)目電子檔案加蓋電子歸檔章，按工程項(xiàng)目裝置單元和專業(yè)類別進(jìn)行整理，存放到檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)中。隨著SEI信息工程云的全覆蓋，即便是在新冠疫情居家辦公期間，檔案管理工作依舊沒(méi)有按下“暫停鍵”，通過(guò)工程云及檔案數(shù)字化資源平臺(tái)的應(yīng)用，從工程項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件歸檔申請(qǐng)及審批流轉(zhuǎn)到檔案管理工作者的驗(yàn)收、整理、入庫(kù)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都可以在工程云檔案數(shù)字化資源平臺(tái)中完成，為工程項(xiàng)目檔案利用提供了精準(zhǔn)服務(wù)。

2.2.5 數(shù)字檔案（館）室建設(shè)提升工程項(xiàng)目檔案利用服務(wù)。企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)由國(guó)家檔案局統(tǒng)一組織開(kāi)展，旨在落實(shí)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》“開(kāi)展企業(yè)示范數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”的要求，加強(qiáng)企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效和數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。國(guó)家檔案局制定了詳細(xì)的管理要求和7個(gè)方面驗(yàn)收評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，于2017年12月組織申報(bào)和專家評(píng)審，2018年5月正式確定了35家試點(diǎn)單位，SEI是中國(guó)石化唯一一家試點(diǎn)單位。

SEI于2019年啟動(dòng)試點(diǎn)建設(shè)任務(wù)，按照國(guó)家檔案局《數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，充分結(jié)合公司實(shí)際，站在檔案要求和用戶體驗(yàn)的角度上，建設(shè)了一套滿足電子檔案管理要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和數(shù)字化環(huán)境下的檔案管理制度。目前，數(shù)字檔案（館）室能夠有效地滿足設(shè)計(jì)人員在線查閱、借閱工程項(xiàng)目圖紙等需求。在工程項(xiàng)目檔案利用發(fā)圖時(shí)，為項(xiàng)目組提供了工程標(biāo)準(zhǔn)圖自助申請(qǐng)利用服務(wù)，減少了發(fā)圖利用的煩瑣流程。與此同時(shí)，適應(yīng)數(shù)字化工廠建設(shè)發(fā)展需要，對(duì)三維模型存檔文件格式、歸檔范圍等一些關(guān)鍵難點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行了探索研究，構(gòu)建了可以完整保存三維模型等數(shù)字化工廠設(shè)計(jì)成果的檔案管理模塊，不僅實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化工廠交付與內(nèi)部歸檔保存同步進(jìn)行，而且將“四性”檢測(cè)功能嵌入到前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程檢測(cè)，探索出一套數(shù)字化工廠交付項(xiàng)目檔案管理新模式，填補(bǔ)了石化行業(yè)數(shù)字化工廠歸檔的空白。數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期持久的工作，需要致力于以用戶為中心，不斷調(diào)整、完善、提升，持續(xù)做到信息化管理各領(lǐng)域、各流程全覆蓋，始終體現(xiàn)高效、精準(zhǔn)、快捷的檔案利用服務(wù)模式。

3 總結(jié)

在當(dāng)今信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，“互聯(lián)”“共享”“系統(tǒng)”“關(guān)聯(lián)”的大數(shù)據(jù)思維已成為大眾共識(shí)。工程項(xiàng)目檔案管理的全過(guò)程管控，是打造高質(zhì)量數(shù)據(jù)資源庫(kù)的基礎(chǔ)。深化數(shù)字資源開(kāi)發(fā)，優(yōu)化平臺(tái)體系建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)互通互聯(lián)的關(guān)鍵步驟。作為檔案管理者，要做好“人、檔案、檔案館”之間的智慧互聯(lián)，全面打造具有時(shí)代感、高度智能化，兼具歷史厚重感的“檔案數(shù)字記憶”空間。