檔案信息化建設(shè)與檔案管理探究

王密密

關(guān)鍵詞 檔案信息化建設(shè) 檔案管理 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn) 網(wǎng)絡(luò)安全隱患

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0745（2022）05-0103-03

檔案管理工作作為每一個單位之中的基礎(chǔ)管理工作內(nèi)容，是每一個單位在發(fā)展進(jìn)程中的必要基礎(chǔ)工作。如果檔案管理工作沒有起到應(yīng)有的作用，則容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失以及信息數(shù)據(jù)泄露的問題，進(jìn)而造成對單位或個人的消極影響，嚴(yán)重影響單位以及個人的工作節(jié)奏。基于此，有關(guān)單位需要高度重視檔案管理工作，并且將檔案管理工作的具體情況和如今社會發(fā)展的趨向進(jìn)行結(jié)合，加快檔案信息化的建設(shè)，以此提升檔案管理工作的實際效果。

1 檔案信息化建設(shè)概述

1.1 概念解讀

從廣義層面分析，檔案信息化的建設(shè)是整合經(jīng)濟(jì)、社會與政治多個領(lǐng)域價值信息，讓信息的融合性更強(qiáng)，共享程度更高。而從狹義角度分析，檔案信息化主要是對特定機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檔案資料展開信息化。依托信息技術(shù)發(fā)展特點，高效利用，完成檔案信息化建設(shè)及管理各項工作。當(dāng)前，各行業(yè)檔案信息不但內(nèi)容豐富，而且種類更多。通過信息化建設(shè)，能夠以電子形式存儲檔案內(nèi)容，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式，便于長期存儲。建設(shè)信息化管理平臺，為檔案資源管理、使用以及共享提供更多便利。所以，加大力度完成信息化建設(shè)，輔助檔案管理，不但能夠讓管理工作更加高效，而且還能提高管理質(zhì)量。[1]

1.2 特點分析

在不同的建設(shè)階段，檔案信息化也存在不同的特點。第一，信息化建設(shè)實驗階段，建設(shè)重點就是突破傳統(tǒng)單一模式的檔案管理，優(yōu)化管理方法，將管理過程多元化特色有效體現(xiàn)出來。第二，信息化建設(shè)普及階段，管理者可以利用檢索方式，展開檔案信息開發(fā)，并且利用檔案資源。在此階段，信息技術(shù)應(yīng)用的重要性也逐漸凸顯出來，無論是檔案內(nèi)容的編目，還是內(nèi)容的分類整合，都需要依托計算機(jī)，輔助檔案立卷工作的開展。第三，信息化建設(shè)網(wǎng)絡(luò)階段，管理者會利用信息技術(shù)，使用信息化設(shè)備，對于檔案信息進(jìn)行存儲，計算機(jī)在信息化建設(shè)當(dāng)中主體地位有所體現(xiàn)，管理工作關(guān)口也不斷前移。第四，檔案建設(shè)數(shù)字化時代，通過數(shù)據(jù)庫建設(shè)，或者檔案管理網(wǎng)站建設(shè)，讓電子檔案成為重點管理對象，數(shù)據(jù)庫在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢也逐漸顯現(xiàn)出來。

2 現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)的必要性

2.1 促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化

現(xiàn)階段，我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展速度越來越快，對于檔案工作現(xiàn)代化管理的需求逐漸增加。其根本原因是由于近年來信息化技術(shù)的發(fā)展為傳統(tǒng)檔案管理模式帶來了極大的壓力。根據(jù)信息技術(shù)的運用情況來看，若是將檔案工作和信息技術(shù)進(jìn)行密切的結(jié)合，能夠呈現(xiàn)出更佳的效果。在進(jìn)行檔案工作管理中，采用信息技術(shù)融入模式，能夠讓相關(guān)檔案內(nèi)容以信息化形式進(jìn)行儲存，存儲范圍不僅包含文字檔案，還能夠涵蓋視頻、音頻類檔案內(nèi)容，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一有效的信息化形式儲存能夠更加安全高效。而且，加快檔案信息化建設(shè)，還能讓檔案信息管理的整體效率得到有效提高，對加強(qiáng)檔案管理工作的質(zhì)量提供有力的幫助，真正提升相關(guān)檔案管理工作的作用，同時有效降低檔案管理工作的人力資源成本，讓檔案管理工作可以更加穩(wěn)定地發(fā)展。

2.2 推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化

實施檔案信息化管理創(chuàng)新，對推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化將起到十分關(guān)鍵的作用。主要在于進(jìn)行檔案管理工作過程中能夠最大程度地發(fā)揮科技的優(yōu)勢，因此應(yīng)當(dāng)制定一個相對完善的檔案標(biāo)準(zhǔn)，推動檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，以此促進(jìn)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)工作的完成。

3 檔案信息化建設(shè)存在的問題

3.1 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一

5G時代所帶來的技術(shù)變革，使得工程檔案信息化建設(shè)已經(jīng)不再局限于內(nèi)部應(yīng)用，而是需要通過標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，進(jìn)行更為多元的整合，實現(xiàn)有關(guān)信息數(shù)據(jù)的高度共建共享。但從實情來看，工程檔案信息化建設(shè)當(dāng)前自成一體，缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各個信息服務(wù)平臺之間難以進(jìn)行有效的對接，制約了工程檔案的利用效能。

3.2 軟硬件建設(shè)滯后

5G時代，高速發(fā)展的信息化技術(shù)，使得越來越多的新興技術(shù)開始應(yīng)用于檔案管理工作，對檔案管理軟硬件提出了更高的要求。對工程檔案管理來說，信息化建設(shè)必然需要保持動態(tài)發(fā)展的趨勢，在不斷引入新興技術(shù)的同時，還需要針對軟件進(jìn)行不斷的優(yōu)化調(diào)整。但從當(dāng)前工程檔案管理實際情況來看，軟硬件建設(shè)存在較大的滯后性，制約了各種新興信息技術(shù)的應(yīng)用。

3.3 存在網(wǎng)絡(luò)安全隱患

5G時代，各種新興技術(shù)在諸多領(lǐng)域發(fā)揮了重要的作用，推動了諸多行業(yè)的改革發(fā)展。在看到優(yōu)勢的同時，越來越多的云計算信息安全問題接踵而至，比如谷歌G-Mail用戶數(shù)據(jù)被盜、索尼云服務(wù)中的用戶資料與密碼泄露、亞馬遜爆發(fā)的宕機(jī)事故等，層出不窮的信息安全問題引起了全球的廣泛關(guān)注。對工程檔案管理工作來說，在信息化建設(shè)的過程中，同樣也需要高度重視網(wǎng)絡(luò)安全。當(dāng)前工程檔案管理對于網(wǎng)絡(luò)安全隱患的防范不夠理想，并未結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展動態(tài)，引入對應(yīng)的安全防范機(jī)制，仍舊面臨諸多潛在的網(wǎng)絡(luò)安全隱患。

3.4 專業(yè)管理人才不足

知識經(jīng)濟(jì)時代，行業(yè)內(nèi)部之間的競爭，歸根結(jié)底在于人才之間的競爭。工程檔案信息化建設(shè)自然也不例外，只有具備一支專業(yè)技術(shù)過硬、綜合能力突出的管理人才隊伍，才能夠有效保障工程檔案信息化建設(shè)的成果。然而，當(dāng)前專業(yè)管理人才嚴(yán)重不足，導(dǎo)致工程檔案信息化建設(shè)、管理、運營等方面均缺乏足夠的人才作為支撐，制約了工程檔案信息化建設(shè)的有序推進(jìn)[2]。

3.5 信息化建設(shè)意識缺乏

部分檔案管理者對于檔案工作信息化建設(shè)存在片面認(rèn)識，未能從思想高度將檔案信息化納入管理層，忽視了管理過程信息化運用。與此同時，也未能從資源利用這一角度，對于檔案信息化建設(shè)、管理給予充足的重視，使得檔案管理工作實踐還停留在傳統(tǒng)的工作模式當(dāng)中。單純依托建檔、查檔和管檔等管理方法，導(dǎo)致部分利用價值極高的檔案信息未被收入管理系統(tǒng)之內(nèi)。這樣，檔案資源也難以被高效開發(fā)和利用，長期下去，不但不利于檔案信息化建設(shè)，檔案管理的工作效率也會受到影響，工作質(zhì)量難以提升。

4 推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)的有效對策

4.1 擬定完善的檔案信息化建設(shè)計劃

對檔案工作展開信息化建設(shè)，能夠為檔案管理工作效率的提升奠定一個良好的基礎(chǔ)。首先，政府部門應(yīng)當(dāng)以實際情況作為出發(fā)點來開展有關(guān)的信息化建設(shè)協(xié)調(diào)工作，并且進(jìn)行一個總體計劃布局，以切實提升檔案信息化建設(shè)的速度與效率。其次，相關(guān)部門還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)和檔案館間的交流與溝通，防止檔案館中出現(xiàn)刻板施行的狀況，影響對實現(xiàn)檔案管理工作信息化建設(shè)的整體布局。同時，各個檔案館在逐漸展開信息化建設(shè)的進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)高度重視有關(guān)部門的意見和具體情況之間的聯(lián)系，真正做到符合當(dāng)前信息化的建設(shè)需求。檔案館在開展信息化建設(shè)的進(jìn)程中，還應(yīng)當(dāng)貫徹施行科學(xué)發(fā)展理念，確保和政府有關(guān)部門間的有效溝通，并將其作為出發(fā)點和一部分信息化建設(shè)較為完善的檔案館展開密切的交流。而針對一部分信息化建設(shè)較為落后的檔案館，則應(yīng)吸收其他檔案館的優(yōu)質(zhì)經(jīng)驗，積極改進(jìn)與完善，如此才能對檔案館信息化建設(shè)起到相應(yīng)的幫助，為接下來檔案管理工作的有效展開奠定良好的基礎(chǔ)。

4.2 完善保障體系，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)

（1）積極落實解決策略，保障信息使用安全。單位要積極加強(qiáng)并落實檔案安全管理體系，以適當(dāng)?shù)牟呗詠硗瓿蓪π畔⒒瘷n案管理程序和流程的優(yōu)化提升，促進(jìn)其科學(xué)性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性，使其不斷升級完成蛻變，確保信息使用安全。同時，單位還要設(shè)置統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、專職管理人員，實現(xiàn)措施到位、責(zé)任到位，確保檔案分類得當(dāng)、信息精準(zhǔn)、系統(tǒng)完整。（2）重視防病毒軟件的安裝，做好網(wǎng)絡(luò)備份。作為檔案管理人員，必須要經(jīng)常對殺毒軟件進(jìn)行升級，以降低電腦病毒感染的概率。同時，還要不斷更新軟件、硬件設(shè)施，確保在檔案信息化建設(shè)過程中能有足夠的支撐與后盾。另外，對重要數(shù)據(jù)做好網(wǎng)絡(luò)、本地備份也是非常有效的管理手段。該方法能幫助單位在遺失數(shù)據(jù)時以最快速度恢復(fù)數(shù)據(jù)，減少單位壓力，增強(qiáng)單位管理的安全性。（3）權(quán)責(zé)明確，雙重保障。完善的責(zé)任機(jī)制是有效激發(fā)檔案信息化管理優(yōu)勢，解決其安全問題的重要手段，單位在實際工作中做到責(zé)任到人，提高職工的權(quán)責(zé)意識，避免出現(xiàn)遇事推諉拖拉等現(xiàn)象，這樣就能極大提高檔案信息化管理的安全性與可靠性。

4.3 落實工程檔案軟硬件建設(shè)與信息技術(shù)研發(fā)

針對當(dāng)前檔案管理新興信息化技術(shù)進(jìn)行全面的調(diào)研，了解信息化技術(shù)對于軟硬件的要求，并結(jié)合硬件市場調(diào)研制定針對性的引進(jìn)策略。從硬件建設(shè)層面來看，工程檔案信息化建設(shè)顯然會嘗試引入各種新興信息化技術(shù)，包括云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等，這就對硬件基礎(chǔ)提出了極高的要求，不僅需要計算機(jī)性能滿足要求，同時也需要完善配套設(shè)施建設(shè)，并且還需要結(jié)合各種服務(wù)器建設(shè)方面的需求，針對固態(tài)硬盤、機(jī)械硬盤進(jìn)行合理的搭配，才能夠有效滿足檔案管理信息化建設(shè)需求、檔案信息傳輸需求。從軟件建設(shè)的層面來看，應(yīng)當(dāng)避免當(dāng)前套用通用軟件的模式，而是需要主動與相關(guān)的科研企業(yè)、第三方企業(yè)進(jìn)行深入的交流合作，嘗試定制專業(yè)化的軟件內(nèi)容，并針對軟件對應(yīng)的接口、對接內(nèi)容等進(jìn)行優(yōu)化，使得軟件能夠與工程檔案管理系統(tǒng)之間進(jìn)行有效的兼容，且相關(guān)功能模塊能夠適應(yīng)工程檔案管理需求。

4.4 推進(jìn)文檔一體化管理

以往的檔案管理工作主要是以分離式管理形式展開。但是根據(jù)如今的具體情況，這一檔案管理形式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)今工作的要求。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理和文檔管理之間實際上是互不影響且互相脫離的狀態(tài)，這種檔案管理形式的主要不足體現(xiàn)在：常常會造成檔案管理工作重復(fù)進(jìn)行的狀況，這會使整個檔案管理工作出現(xiàn)大量的人力、物力的浪費。因此，依據(jù)信息化創(chuàng)新建設(shè)的發(fā)展需求，通過檔案信息化建設(shè)持續(xù)推進(jìn)文檔一體化管理則成為關(guān)鍵所在。其中，應(yīng)當(dāng)將文檔一體化管理作為檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵工作來開展。在此過程中，檔案館可以通過計算機(jī)技術(shù)真正實現(xiàn)檔案管理及文檔管理的云端儲存，繼而再安排檔案管理人員憑借信息化儲存真正完成檔案一體化管理。

4.5 加強(qiáng)管理人才隊伍培訓(xùn)與引進(jìn)工作

對于工程檔案信息化建設(shè)面臨的專業(yè)管理人才不足問題，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)通過以下兩個方面的措施，全面加強(qiáng)管理人才隊伍培訓(xùn)與引進(jìn)工作：一方面，針對現(xiàn)有管理人才隊伍，應(yīng)當(dāng)針對他們的綜合素質(zhì)進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)研、分析，了解他們專業(yè)水平、信息素養(yǎng)，以此來制定針對性的培訓(xùn)教育計劃，為他們提供形式多元、內(nèi)容豐富的培訓(xùn)教育，培訓(xùn)教育的內(nèi)容不僅需要覆蓋工程檔案信息服務(wù)方面的知識內(nèi)容，同時還需要根據(jù)工程檔案信息化建設(shè)動態(tài)，不斷融入新興的檔案管理知識、信息化知識、服務(wù)意識等，以此來促進(jìn)現(xiàn)有管理人才隊伍綜合素質(zhì)的不斷提升。另一方面，加強(qiáng)信息化管理人才的引進(jìn)工作。檔案管理部門需要進(jìn)一步優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境，致力于打造一個良好的人力資源管理機(jī)制，提升隊伍內(nèi)部的激勵體系，完善晉升機(jī)制，提升崗位吸引力，從社會引進(jìn)一批檔案管理人才、信息技術(shù)人才、信息平臺運營人才等，針對管理人才隊伍進(jìn)行不斷的優(yōu)化，為工程檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

4.6 更新觀念，樹立信息化管理觀念

在信息化環(huán)境下，檔案管理部門人員，特別是管理者應(yīng)該樹立信息化管理觀念，加強(qiáng)電子檔案的管理，對于信息化建設(shè)工作的積極影響有深入的認(rèn)知，能夠轉(zhuǎn)變管理觀念，與時俱進(jìn)，積極參與到檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)低效、單一的管理形式，充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，配備信息化管理必備的軟硬件設(shè)施。管理者從思想方面可以給予信息化建設(shè)高度重視，圍繞檔案信息化管理，鼓勵檔案信息管理者利用信息化方法，完成檔案信息的動態(tài)化管理，使檔案信息傳播更加便捷，開發(fā)其最大化實用價值。只有管理者轉(zhuǎn)變觀念，才能對信息化管理和建設(shè)提供更多支持，推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程。

5 結(jié)語

綜上所述，隨著工程事業(yè)、信息技術(shù)的不斷發(fā)展，工程檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)也在進(jìn)一步增大。這就需要管理者深入分析工程檔案信息化需求與建設(shè)暴露出來的問題，圍繞問題制定針對性的策略，通過圍繞標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)推動檔案服務(wù)共享、落實工程檔案軟硬件建設(shè)與信息技術(shù)研發(fā)、加強(qiáng)工程檔案網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)計優(yōu)化、加強(qiáng)管理人才隊伍培訓(xùn)與引進(jìn)工作，從而有效提升工程檔案管理的效率與質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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