關(guān)于加強軍工企業(yè)檔案信息化建設(shè)及其保密工作的思考

■ 王能文

檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息化為重心轉(zhuǎn)變的過程。由于軍工企業(yè)的特殊性，所以在檔案信息化建設(shè)的過程中，涉及到很多需要保密的工作內(nèi)容。因此，在建設(shè)信息化的過程中，不僅僅要充分保證整個網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境的可靠性，在定制開發(fā)的過程中更應(yīng)該保證其安全性。只有得到雙重保障，軍工企業(yè)檔案信息化的良好建設(shè)才有可能順利實現(xiàn)。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

不論是軍工企業(yè)還是其他企業(yè)，檔案信息化建設(shè)都是非常必要且重要的。首先，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案信息化的建設(shè)成為了必然。在國家發(fā)布的多項材料中，都明確指出國有軍工企業(yè)要推動檔案信息化建設(shè)的進程。第二，軍工企業(yè)都是涉及到國家機密的企業(yè)，不管是從安全性還是效率方面考慮，檔案信息化建設(shè)都是國有企業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。隨著科技的發(fā)展，國有企業(yè)的現(xiàn)代化程度不斷地在加深，涉密網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也不斷地在成熟，大多數(shù)的國有企業(yè)都已經(jīng)通過了涉密網(wǎng)絡(luò)測評，很多便捷的應(yīng)用軟件也得到了普及。其次，檔案信息化建設(shè)是國有軍工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特殊性的特殊要求。大型國有企業(yè)背后都有著重大的使命，或國防建設(shè)或保家衛(wèi)國，在工作的過程中產(chǎn)生的信息都是涉密內(nèi)容。所以，這個信息的借閱流程會經(jīng)受更為嚴格的程序和監(jiān)督。在傳統(tǒng)的檔案管理制度下，用戶一般都是要逐級請示，然后等待會簽，這樣大大地降低了檔案資源服務(wù)的效率。而檔案信息化建設(shè)則很好地解決了這一問題，它讓審批流程變得快捷便利。最后，檔案信息化能夠促進人力資源結(jié)構(gòu)的有效調(diào)整?，F(xiàn)如今，國有企業(yè)的管理崗位比例在逐漸縮減，有關(guān)檔案工作的從業(yè)人員數(shù)量在逐漸縮減，相關(guān)管理崗位的比例也在逐漸減少，人力資源結(jié)構(gòu)在不斷地優(yōu)化。改變傳統(tǒng)的檔案檢索、借閱方式，探索更為快捷便利的檔案借閱流程，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案加工為數(shù)字檔案，減少無用的流通環(huán)節(jié)，降低檔案人員的工作量，以最少的從業(yè)人員最大程度地滿足檔案服務(wù)需求，才能適應(yīng)企業(yè)的人力資源戰(zhàn)略調(diào)整。

二、如何加強軍工企業(yè)檔案信息化建設(shè)

（一）確保充足的經(jīng)費投入

首先要保證投入足夠的經(jīng)費。因為國有軍工企業(yè)的檔案利用有不同于其他企業(yè)的特點，它的軟件往往都需要專門去定制開發(fā)，而且在定制開發(fā)調(diào)查研究的過程中，不管是人力、物力還是財力，消耗都會比較大，因此成本會偏高。想要更好地實現(xiàn)檔案信信息化，不僅僅要有主要的服務(wù)器，備份服務(wù)器也是非常重要的。在檔案信息化的過程中，大量的檔案信息都需要掃碼錄入電子系統(tǒng)，工程掃描儀、書刊雜志掃描儀等硬件設(shè)施都是必不可少的。一旦缺失這些硬件設(shè)施，項目的進展一定會受到影響，嚴重的有時會直接逼停項目。所以說，經(jīng)費投入方面要有充足的財務(wù)預(yù)算做支撐。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)信息化建設(shè)

檔案信息化是整個企業(yè)信息化最重要的部分之一。為了避免在后期遇到不必要的麻煩，盡可能地提升工作效率，檔案信息化建設(shè)的初期就要設(shè)計好軟件的具體對接工作。PDM、OA 等軟件相互之間都應(yīng)該設(shè)置互通的模板，以方便用戶在使用軟件的時候能夠?qū)崿F(xiàn)自由切換，有效地查詢和歸檔各類檔案。針對部分因為開發(fā)較早、版本較低而無法實現(xiàn)互通的軟件，要盡早想好預(yù)防問題出現(xiàn)的措施，以防止各類信息出現(xiàn)不留接口、斷層獨立、使用繁瑣等問題。

（三）提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)

檔案從業(yè)人員的素質(zhì)將直接影響檔案信息化的整體進程。因此，提升從業(yè)人員的綜合素質(zhì)是推動檔案信息化工作的必要舉措。除了逐步引進相關(guān)的高素質(zhì)人才，針對現(xiàn)有檔案從業(yè)人員，也應(yīng)該對其進行適當?shù)呐嘤?xùn)和科學(xué)的管理。具體而言，可以定期組建如計算機基礎(chǔ)、現(xiàn)代管理技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)等有關(guān)知識的培訓(xùn)講座，為檔案從業(yè)人員有效地掌握技能、提升素質(zhì)提供殷實的條件，從而為推動企業(yè)檔案信息化進程培養(yǎng)杰出的專業(yè)人才。

三、完善軍工保密工作的思路及建議

在科技不斷進步的背景下，我國軍工企業(yè)的保密工作獲得了一定的成效。然而，從總體上看，我國軍工企業(yè)還十分缺乏杰出的技術(shù)人才，人才的技術(shù)水平也各有高低。而人才的缺乏也不是近幾年才產(chǎn)生的，只是對比科技發(fā)展的速度，保密工作的技術(shù)人才培養(yǎng)確實是相對滯后的。針對這樣的情況，筆者提出了幾點完善軍工保密工作的思路以及建議。

首先，堅持重點防范工作。這個重點，一方面指的是工作中的重點，另一方面指的是具體防范工作中的重點。在軍工企業(yè)的保密工作中，重點要關(guān)注的是保密制度的建設(shè)以及從事保密工作人員意識的增強。比如，在外包項目上，對于圖紙的發(fā)送，要做到分批、分頁；對于進入科研區(qū)域的車輛、司機都要實施重點檢測，以防止文件的丟失。第二，保密教育精確化。以《中華人民共和國保守國家秘密法》搭配黨和國家對企業(yè)在保密工作中的要求為教育內(nèi)容，結(jié)合具體的案列，開展保密教育工作。保密工作還應(yīng)該致力于實現(xiàn)教育對象的重點化、教育管理的規(guī)范化、教育形式的多樣化以及教育實施的常態(tài)化。除了特別關(guān)注重點部門和重點人員的保密意識，還應(yīng)該從整體上不斷提升全體涉密人員的保密意識。第三，在實現(xiàn)產(chǎn)業(yè)化的過程中，要盡量地去減少涉密人員的數(shù)量。首先，軍工企業(yè)一定會生產(chǎn)大量的軍用裝備，所以要意識到將軍用品和普通民用品分離開來，讓民用品人員接觸不到軍用品；針對必要的外包項目，也應(yīng)該盡量去控制供貨廠家的數(shù)量，保證圖紙、技術(shù)等等產(chǎn)品的質(zhì)量，實現(xiàn)全套的把控；更為重要的是，一定要加強外包廠家的保密要求，讓外包廠家對此簽訂協(xié)議，并要求其在發(fā)貨清單上以非密代號進行標識。

四、結(jié)語

總之，實現(xiàn)國有大型軍工企業(yè)的檔案信息化雖然是比較復(fù)雜的，卻是勢在必行的，它不僅僅是整個社會檔案信息管理的整體發(fā)展趨勢，也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重要支撐。在實際的工作過程中，一定要確保充足的經(jīng)費投入，統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)信息化建設(shè)，提升從業(yè)人員綜合素質(zhì)，完善并執(zhí)行軍工保密工作的思路?！奥仿湫捱h兮，吾將上下而求索?！本W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展告訴我們檔案信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，而是需要我們時刻去堅守、去探索。走軍工企業(yè)的檔案信息化的這條道路固然是比較辛苦的，但是有收獲，有樂趣在其中，我們就應(yīng)該在這條道路上通過不斷的探索、嘗試和努力，一直走下去，從而為軍工企業(yè)的發(fā)展貢獻一份屬于自己的力量。