提高辦公室檔案管理工作效率的策略探究

李樂蘋

摘要：由于辦公室企業(yè)檔案管理者的關(guān)系影響到各類檔案工作管理單位的發(fā)展速度和工作效果，因此想要優(yōu)化企業(yè)檔案管理的工作效率，就是必須要明確規(guī)定辦公室企業(yè)檔案管理合理的法律制度，合理科學(xué)運(yùn)用我國現(xiàn)代檔案管理體制理念和檔案管理體制方法、管理工作方法，創(chuàng)造高效的企業(yè)檔案管理工作模式，提高工作單位的企業(yè)整體檔案工作管理質(zhì)量。就目前我國辦公室企業(yè)檔案管理實(shí)際工作而言，由于單位缺乏明確的檔案管理制度和績(jī)效考核評(píng)價(jià)指標(biāo)，管理工作流程混亂，迫切需要進(jìn)一步建立優(yōu)化完善辦公室檔案管理制度，突出辦公室檔案管理的重要性。針對(duì)目前辦公室檔案管理的現(xiàn)狀，探討了優(yōu)化檔案管理效率的途徑和方法，提出有效的優(yōu)化策略和建議，提高辦公檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率;策略探究

一、影響辦公室檔案管理工作效率的因素

（一）檔案管理體制不健全

單位及其辦公室開展檔案管理服務(wù)工作，需要增強(qiáng)辦公室工作人員較強(qiáng)的學(xué)習(xí)檔案管理服務(wù)意識(shí)，根據(jù)檔案管理制度和檔案管理工作流程，收集所有管理項(xiàng)目檔案信息，并及時(shí)實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整理。但大多數(shù)學(xué)校檔案管理服務(wù)工作人員缺乏進(jìn)行系統(tǒng)的和統(tǒng)一的知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)學(xué)校檔案管理工作缺乏建立足夠的專業(yè)認(rèn)識(shí)，不能根據(jù)實(shí)際管理工作需要，尋求有效收集和整理完善學(xué)校檔案管理信息，更難以合理充分利用學(xué)校檔案管理信息資源開展檔案信息管理服務(wù)[1]。當(dāng)然，這并不完全一定是學(xué)校工作人員的重大過錯(cuò)，因?yàn)樵S多學(xué)校沒有建立完善好學(xué)校檔案管理服務(wù)機(jī)制，沒有隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展而有規(guī)劃做好檔案管理服務(wù)工作，因此，檔案管理服務(wù)工作仍然只能停留在學(xué)校傳統(tǒng)的一種紙質(zhì)管理模式，沒有真正轉(zhuǎn)變成為一種電子化或者是數(shù)據(jù)化檔案管理。因此，許多學(xué)校檔案管理工作者單純地忙于進(jìn)行前期數(shù)據(jù)庫的收集，忽視了后期的資料編輯調(diào)研和數(shù)據(jù)歸檔及其他信息管理服務(wù)，使辦公檔案資源的開發(fā)利用效率低下，影響了業(yè)務(wù)的正常發(fā)展。

（二）管理措施不先進(jìn)

檔案管理系統(tǒng)措施陳舊，現(xiàn)在很多學(xué)校辦公室內(nèi)不能合理的利用引進(jìn)各種現(xiàn)代信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行學(xué)校檔案管理，往往主要還是由于采用以往較為傳統(tǒng)的檔案管理模式方法，致使在其中根本沒有一種辦法真正去充分挖掘?qū)W校檔案所本身存在的巨大價(jià)值，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理繁重。發(fā)展知識(shí)經(jīng)濟(jì)在新時(shí)代背景下，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代數(shù)字信息技術(shù)的不斷出現(xiàn)，促進(jìn)了網(wǎng)上檔案信息共享服務(wù)的不斷實(shí)現(xiàn)和網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫的不斷完善。然而，目前許多高等學(xué)校的檔案辦公室和檔案管理系統(tǒng)工作不僅落后、效率低下，不能全面準(zhǔn)確收集相關(guān)信息，存在著信息分類不規(guī)范、信息資料收集不完整、資源信息更新緩慢等不良問題，也不能有利于實(shí)現(xiàn)整體學(xué)校辦公管理效率的不斷優(yōu)化[2]。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的有效方法

（一）堅(jiān)持依法對(duì)檔案進(jìn)行管理

隨著現(xiàn)代檔案管理技術(shù)手段和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案的及時(shí)獲取和管理調(diào)整以及使用也會(huì)變得更加方便快捷，此時(shí)對(duì)于執(zhí)行相關(guān)保密法律的正確理解、權(quán)利和法律責(zé)任的明確也就變得越來越重要。如果重要文件被錯(cuò)誤傳送或文件丟失，票據(jù)將會(huì)被更正，造成巨大的損失，因此，檔案管理工作者首先應(yīng)明確認(rèn)識(shí)檔案管理法律是執(zhí)行相關(guān)法律制度的基本法律，使檔案管理工作依法規(guī)范開展;對(duì)本事業(yè)單位重要國家機(jī)密文件，提高其保密安全意識(shí)，確保重要機(jī)密文件的安全，依法以案治檔，順應(yīng)新的企業(yè)發(fā)展管理形勢(shì)，在靈活運(yùn)用管理模式基礎(chǔ)的同時(shí)還要堅(jiān)守法律底線，可以更好的有效推進(jìn)總務(wù)辦公室內(nèi)部檔案管理[3]。

（二）建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

辦公室在引進(jìn)人才工作中應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理，要格外提高對(duì)檔案管理的關(guān)注力度或意識(shí)，既要從現(xiàn)場(chǎng)引進(jìn)專業(yè)的檔案管理后臺(tái)人員，又要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，從引進(jìn)人才和崗位培訓(xùn)等方面提高辦公人員檔案管理的效率。一方面，辦公室要充實(shí)利用現(xiàn)有人事檔案管理人員隊(duì)伍，改變現(xiàn)有兼職或其他離退休工作人員人事檔案管理工作現(xiàn)狀，突出現(xiàn)有辦公室人事檔案管理人員工作的實(shí)質(zhì)重要性，加強(qiáng)針對(duì)現(xiàn)有企業(yè)辦公室管理人員人事檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，以開展信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)學(xué)習(xí)和人事檔案管理專業(yè)知識(shí)理論教育培訓(xùn)為主要突破口，利用網(wǎng)絡(luò)專題視頻，專門專題提問，通過專題講座等多種手段不斷提高現(xiàn)有檔案管理工作人員的檔案專業(yè)知識(shí)能力和綜合素質(zhì)。另一方面，要不斷加強(qiáng)人事檔案管理對(duì)現(xiàn)有辦公室管理人員的績(jī)效考核，建立健全考核激勵(lì)機(jī)制，根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際效率以及現(xiàn)有檔案人員信訪管理利益的公平廉潔性，更新資料速度等等作為現(xiàn)有檔案管理人員工作的重要考核衡量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)現(xiàn)有工作人員可以進(jìn)行一些物質(zhì)和各種精神上的獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員工作績(jī)效滯后的其他工作人員可以進(jìn)行相應(yīng)的行政處罰，從而達(dá)到全面提高現(xiàn)有檔案管理人員工作的實(shí)際效率，調(diào)動(dòng)現(xiàn)有檔案管理工作者的管理積極性。

總結(jié)：

綜上所述，檔案管理各項(xiàng)技術(shù)工作一直以來是企業(yè)公司辦公室檔案管理工作的主要研究重點(diǎn)之一，每一項(xiàng)檔案管理工作都與它自身有著深刻的實(shí)際互動(dòng)聯(lián)系，都會(huì)直接影響它的關(guān)系，涉及到其他各項(xiàng)管理工作的正常順利開展，提高公司辦公室的檔案管理工作、案件資料審查記錄管理工作的綜合執(zhí)行力和效率，提高整個(gè)公司辦公室管理、從事公司檔案管理的相關(guān)工作人員質(zhì)量、效率和技術(shù)先進(jìn)性的明顯程度;同時(shí)，檔案管理相關(guān)工作人員還需要不斷學(xué)習(xí)提高自身檔案綜合管理素質(zhì)，堅(jiān)持自覺嚴(yán)守法律底線，優(yōu)化檔案管理工作，更好的用心為公司辦公室的檔案管理工作服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]褚海燕. 探析提高辦公室檔案管理工作的優(yōu)化[J]. 傳媒論壇，2020，3（20）：100，102. DOI：10.3969/j.issn.2096-5079.2020.20.063.