加強行政事業(yè)單位檔案管理工作的幾點思考

楊再朝

摘要：隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，經(jīng)濟體制改革不斷深入和完善，信息化技術(shù)得到有效發(fā)展，被人們廣泛使用。但行政事業(yè)單位檔案管理工作存在諸多問題，制約著行政事業(yè)單位的正常發(fā)展。故本文簡單闡述了檔案管理的重要性，以及加強行政事業(yè)單位檔案管理的有效措施，如加強保密工作、加強信息化建設(shè)等，希望對我國行政事業(yè)單位加強檔案管理工作有所幫助。

關(guān)鍵詞：行政;事業(yè)單位;檔案管理

引言：

行政事業(yè)單位在我國發(fā)展歷程中占有重要地位，相關(guān)管理人員應(yīng)該認識到這一問題。隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，行政事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)該做出適當?shù)母淖兒驼{(diào)整，使其能夠緊跟時代的腳步，不斷提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，促進行政事業(yè)單位快速發(fā)展，為我國經(jīng)濟社會發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻。

一、檔案管理的重要性

行政事業(yè)單位檔案管理在人員管理方面發(fā)揮了重要作用，當在辦理保險和社會勞動保障等業(yè)務(wù)時，檔案能夠加快行政人員的工作效率，為其提供工作便利，很多基礎(chǔ)性的信息都會在檔案中清晰的體現(xiàn)出來。因此，相關(guān)工作人員要認識到檔案管理的重要性，仔細做好檔案記錄工作，方便查找，還能使員工快速了解實際工作情況和內(nèi)容，幫助管理人員熟知全體員工的職業(yè)生涯等情況。除此之外，還對人員的選用起到重要作用，當管理人員選用職工擔(dān)任某一崗位時，會仔細了解其工作情況以及專業(yè)能力，檔案管理會發(fā)揮重要作用，所有職工的基本信息都被記錄在檔案中了，管理者只需要查找相應(yīng)的檔案資料，就能快速了解職工的個人信息及工作履歷，促使能夠做到公平、公正、公開的原則。

二、加強行政事業(yè)單位檔案管理的幾點措施

（一）加強保密工作

檔案管理的保密性直接決定整體管理效果，相應(yīng)的工作人員應(yīng)該清楚認識到這一點，行政事業(yè)單位的管理人員要加強保密工作，避免出現(xiàn)檔案信息泄露的情況，從而造成嚴重的后果，影響到行政事業(yè)單位的正常發(fā)展。應(yīng)從以下幾點入手，具體包括：

第一，重視檔案庫房的管理，這是整個保密工作的重點和難點所在，行政事業(yè)單位的檔案庫房管理應(yīng)該遵守國家相應(yīng)的規(guī)定，不能將隨便一間辦公室當做庫房，要經(jīng)過各層領(lǐng)導(dǎo)仔細討論，并能符合國家有關(guān)規(guī)定。在選擇檔案庫房的過程中，不應(yīng)該將其設(shè)置在整個辦公單位的最底層，其人員經(jīng)過較為平頻繁，不易管理，很容易發(fā)生檔案丟失的情況，檔案庫房的門窗應(yīng)由特殊材料制成，禁止使用普通的材料，并且還要將庫房與職工辦公室分開。除此之外，應(yīng)該選擇具有豐富經(jīng)驗的人員管理，增加庫房的安全性。

第二，還應(yīng)該將檔案的保管時間與保密期限分別管理，詳細確定管理的具體時間，并且能夠區(qū)分檔案現(xiàn)實和歷史作用的不同之處，做到系統(tǒng)化管理，使其能夠符合相關(guān)政策要求，還要充分熟知檔案的保存價值。當出現(xiàn)檔案信息泄露，不僅對行政事業(yè)單位產(chǎn)生影響，還會嚴重影響國家的發(fā)展，其管理工作受到國家法律法規(guī)的保護。

（二）加強信息化建設(shè)

進行行政事業(yè)單位的檔案管理，最初目的是促使其能夠提高管理水平和效率，方便各項工作的順利開展，將檔案的作用發(fā)揮到最大，為行政事業(yè)單位的發(fā)展作出貢獻。檔案管理工作要緊跟時代的腳步，采取當前先進的技術(shù)，利用科學(xué)技術(shù)手段進行工作，優(yōu)化工作流程，提高管理工作效率，增加檔案的使用時間。為了達到上述效果，各個行政事業(yè)單位的管理人員，應(yīng)該要求檔案管理部門保證信息管理的時效性，促使其能夠準確快速地傳遞關(guān)鍵信息，還要實現(xiàn)資源共享，增加部門之間的交流，從而大大提高行政事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量。除此之外，還要進行計算機輔助管理，充分利用各種現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備，如掃描儀、計算機等，使其能夠?qū)⒁恍﹫D片和視頻轉(zhuǎn)變成為文字，方便統(tǒng)籌管理。還要運用計算機技術(shù)不斷創(chuàng)新檔案管理方式，將一些信息資源面向社會，服務(wù)社會。

（三）加強組織領(lǐng)導(dǎo)

保證行政事業(yè)單位檔案管理工作的健康發(fā)展，是非常重要的一項任務(wù)，因此，相關(guān)部門應(yīng)該加強組織領(lǐng)導(dǎo)，改變傳統(tǒng)的工作方法，及時采用一些新的技術(shù)和手段，不斷提高管理水平。檔案管理部門應(yīng)該建立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，要求領(lǐng)導(dǎo)人員可以定期檢查檔案管理的實際情況，督促相關(guān)工作人員能夠嚴格要求自己，使其具有極高的責(zé)任心。當在檢查過程中，面對領(lǐng)導(dǎo)指出的一些問題，應(yīng)該及時改正，而不是只說不做，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的制定沒有實際意義。

除此之外，還要根據(jù)工作人員的工作情況，制定相應(yīng)的考核機制，以及獎懲制度，對具體檔案管理職工進行定量的考核，若出現(xiàn)考核不合格的職工，應(yīng)該給予懲罰，對于表現(xiàn)突出的職工，應(yīng)該升職加薪，充分激發(fā)檔案管理人員的工作熱情和積極性，使其能夠不斷學(xué)習(xí)，提高自己的專業(yè)技能和管理水平，從而實現(xiàn)動態(tài)管理。還應(yīng)該參考其他單位的工作方法，依據(jù)國家相關(guān)標準，建立一套完善的質(zhì)量管理體系，使其能夠根據(jù)本單位的實際情況作出相應(yīng)的調(diào)整，并能得到有效落實，保證科學(xué)合理地進行檔案管理。

（四）提高工作人員的素質(zhì)

若想加強檔案管理工作，最重要的一點為提高工作人員的素質(zhì)，其直接影響整個工作的科學(xué)化發(fā)展速度。當進行檔案管理工作時，工作人員應(yīng)該充分熟知相應(yīng)的管理要求，并且具備專業(yè)性技能，可以熟練地使用各項現(xiàn)代化技術(shù)，能夠不斷進行學(xué)習(xí)，提高自身的管理水平，為公眾提供更加準確的信息。隨著我國逐步進入信息化社會，行政事業(yè)單位應(yīng)該要定期對相關(guān)工作人員進行培訓(xùn)，提高其職業(yè)素養(yǎng)，使其在工作中保證充足的耐心，并能加強檔案管理人員的責(zé)任意識，讓其認識到此項工作的重要性，保持好學(xué)、嚴禁、求實、上進的工作作風(fēng)。

三、總結(jié)

總而言之，伴隨著社會的快速發(fā)展，不斷加強行政事業(yè)單位的檔案管理工作，有助于優(yōu)化社會資源的配置、推動公共事業(yè)的發(fā)展等，對行政事業(yè)單位的改革工作也有重要意義。所以，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該重視此項工作，根據(jù)本單位的實際情況，采取相應(yīng)的措施，能夠充分利用信息技術(shù)，從而有效提高檔案管理的效率，更好地為人民服務(wù)。

參考文獻

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